管理理论与实务模块六控制课件.ppt
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1、模块六 控 制经济管理学院 管理控制系统该书是罗伯特安东尼教授的绝笔之作,书中涵盖了管理控制系统的概念、内容和案例,旨在帮助读者获取有关公司管理者如何设计、实施及利用计划和控制系统贯彻公司战略方面的知识、见解和分析技巧。第一部分 理论与背景知识 第一节 控制的基本概念一、什么是控制?控制就是为了保证企业计划与实际作业动态适应的管理职能,是企业的管理人员检查组织实施运作是否按预定的计划、标准和方法进行,发现偏差、分析原因、采取措施确保组织目标实现的过程。计划和控制的关系一方面,计划是控制的指导,指出了期望的结果。没有计划和目标,就不知道控制什么,也不知道怎么控制。另一方面,控制是组织活动与计划一
2、致的保证,是计划信息的来源,有了计划没有控制,就好像有了目标却不知道漂到哪里。沉默的羔羊 沉默的羔羊根据著名小说家哈里斯托玛斯的同名小说改编而成,是20世纪90年代以来深刻反映美国社会犯罪问题的经典之作。影片故事继承了好莱坞恐怖片的传统,然而影片的叙事方式却突破了恐怖片的模式,它颇具匠心地将恐怖片与侦探片巧妙地结合成一体。这是一部令人毛骨悚然的心理悬念片,两位主角的斗智戏扣人心弦,一个想利用后者越狱,另一个想利用对方的心理分析去搜寻另一名杀手。精神病专家汉尼拔博士,本来致力于利用心理学来纠正变态犯罪分子的心态,以此达到抵制犯罪的目的,这是一个伟大的目标,最后却因为没有控制发展的态势,自己也成了
3、精神疾病患者,走向了犯罪道路,与最初的目标远远地背道而驰。二、控制的必要性 管理的目标是实现组织的目标,但是目标需要计划来指导,计划需要控制来约束。(一)组织环境的变化 计划一开始制定的过程中,就有很多无法预料的事情和变化,不管是组织内部环境还是组织外部环境。“Changes always go beyond plans.”The world always change so fast beyond your imagination.The plan is not so good as changing fast.Plans can never catch up with changes.(二
4、)组织变革 企业运用相关管理方法,对组织的权利结构、组织规模、沟通渠道、角色设定、组织与其他组织之间的关系,以及对组织成员的观念、态度和行为,成员之间的合作精神等进行有目的、系统的调整和革新,以适应组织的变化,提高效能。企业经营环境的变化企业经营环境的变化诸如国民经济增长速度的变化、产业结构的调整、政府经济政策的调整、科学技术的发展引起产品和工艺的变革等。企业组织结构是实现企业战略目标的手段,企业外部环境的变化必然要求企业组织结构做出适应性的调整。企业内部条件的变化企业内部条件的变化 (1)技术条件的变化,如企业实行技术改造,引进新的设备要求技术服务部门的加强以及技术、生产、营销等部门的调整。
5、(2)人员条件的变化,如人员结构和人员素质的提高等。(3)管理条件的变化,如实行计算机辅助管理,实行优化组合等。组织变革示意图(三)管理权力的分散 企业主管把管理的事务委托助手来协助工作,随着规模的扩大,助手由于相同的原因,也把事务再委托其他人来帮忙,这样便形成了企业管理层次,层次越多,企业需要的控制也越多。(四)工作能力的差异 在不同组织中,不同人员的工作能力、认知能力都有所不同,而且不同时间、地点对计划的理解也会有所不同,即使理解相同,每个人的工作能力也不一样,必然导致工作结果不同,所以需要在各个环节对偏离计划的现象进行控制。三、控制的要求(一)适时控制 建立组织经营状况的预警系统,反映经
6、营状况的数据一旦超过这个警戒,预警系统就会发出警报,提醒人们采取必要的措施防止偏差的产生和扩大。风险预警系统实际上就是根据所研究对象的特点,通过收集相关的资料信息,监控风险因素的变动趋势,并评价各种风险状态偏离预警线的强弱程度,向决策层发出预警信号并提前采取预控对策的系统。因此,要构建预警系统必须先构建评价指标体系,并对指标类别加以分析处理;其次,依据预警模型,对评价指标体系进行综合评判;最后,依据评判结果设置预警区间,并采取相应对策。(二)适度控制 是指控制的范围、程度和频度要恰当好处。虽然任何组织都需要控制,但控制系统的大小各异,不管管理者应用怎样的控制,它必须与涉及的工作相适合并且是经济
7、的。一方面,过多的控制会扼杀组织成员的积极性,影响效率;另一方面,控制不足将不能使组织活动有序的进行,造成资源浪费。对适度控制的要求体现在这两方面:一方面一方面,过多的控制会扼杀组织中成员的积极性、主动性和创造性,会抑制他们的首创精神,从而影响个人能力的发展和工作热情的提高,最终影响企业的效率。另一方面另一方面,控制不足将不能使组织活动有序地进行,不能保证各部门活动进度和比例的协调,造成资源的浪费。此外,过少的控制还可能使组织中的个人无视组织的要求,我行我素,甚至利用在组织中的便利地位谋求个人利益,从而导致组织的涣散和崩溃。(三)客观控制 尽量建立客观的计量方法,即尽量把绩效用定量的方法记录并
8、评价,把定性的内容具体化;管理人员必须谨慎适当的去解释所获得的信息,学会看到数字背后的东西;管理人员要从组织目标的角度来观察问题,避免个人偏见和成见。(四)弹性控制 组织在生产经营中经常会遇到突发的,无力改变的变化,有效的控制系统应在这种情况下仍有足够的灵活性去保持对运行过程的管理控制,要有弹性。四、控制的条件(一)科学可行的计划 控制要以计划为依据,即控制之前必须先有计划,没有计划无从控制;控制工作自身也应拟定计划,确定控制工作的目标、重点和要求、进度及各种控制形式的正确使用和各种控制手段运用上的协调一致等;控制活动本身是为达到某个计划目标而采取的保证措施,目标决定控制活动的内容,没有目标,
9、控制就没有意义。(二)有效的控制机构 控制机构必须权责分明,每件事都有专门的机构负责,控制容易开展,一旦发现偏差,马上可以纠正。(三)科学的控制方法和手段 在控制过程中,应根据具体的控制目标,采取相应的控制办法,才能取得较好的控制效果,否则就会事倍功半。第二节 控制的类型 一、按照控制目的和对象划分 (一)纠正执行偏差:负馈控制,是使执行结果符合控制标准的要求,为此需要将管理循环中的实施环节作为控制对象,这种控制的目的就是缩小实际情况与控制目标的偏差。(二)调整控制标准:就是正馈控制,是使控制标准发生变化,以便更好的符合内外现实环境条件的要求,其控制作用的发生主要体现在管理循环中的计划环节,也
10、就是这种控制对象包括了控制标准本身。正馈控制和负馈控制应该并重使用,保持一种动态平衡的观念,这也是现代控制的难点。二、按控制信息获取的时间划分(一)前馈控制:是一种在计划实施之前,为了保证将来的实际绩效能达到计划的要求,尽量减少偏差的预防性控制。又被称为预先控制和事前控制。目的:保证高绩效,克服某些干扰或适应环境的变化,提前采取措施。优点:可以防患于未然;适用一切领域中的所有工作;针对行动依赖的条件而不是个人,所以心理抵触差。缺点:面向未来,存在不确定性。冯导防盗版 花钱保证七天无盗版 夜宴这次一共有三道安检手续:先在影院门口凭本人身份证领取电影票;然后将所有随身物品寄存,包括手机;进影厅前还
11、将接受一次检查,这次检查尤其仔细,连纸笔和眼镜都不会放过。王小姐透露,为了严防盗版,在所有安全关卡布置完毕后,华谊方面还将会同影城工作人员在凌晨4点对放映夜宴的两个影厅进行详细检查,连洗手间都不放过。确认完全合格后会将影厅大门用封条贴上,直到今天观众通过安检入场。另外,夜宴的拷贝昨日已送抵广州,并由专人负责看管。(二)现场控制:是指在某项活动或工作进行过程中,于现场及时发现存在的偏差或潜在的偏差,即时提供改进措施以纠正偏差的一种控制方式。又被称为同期控制,分为驾驭控制和关卡控制。优点:经济有效的方法,控制效果明显,纠偏有力。缺点:受管理者时间和经历制约;应用范围狭窄;控制和被控制者心理上有抵触
12、。(三)反馈控制:是管理控制中最常见的控制类型,其控制作用产生于行动之后,所以也称作事后控制。优点:反馈可以根据工作的实际效果对工作进行评价,有利于工作人员接受,也有利于管理者采取有效措施缺点:存在时间滞后性,系统震荡,处于不稳定状态。事后的追踪 央视网称,央视市场研究股份有限公司(简称CTR)对春节联欢晚会的电视直播与网络直播同时进行了满意度调查。截止到2011年2月2日23时45分,共访问成功2098个家庭,其中1969个家庭收看了春节联欢晚会,经数据加权后推算出,今年除夕夜,在全国收看电视的家庭中,有93.88%的家庭收看了中央电视台春节联欢晚会。在收看过晚会节目的家庭中,81.92%的
13、受访者认为今年中央电视台春节联欢晚会办得好(其中表示很好的为49.90%,表示比较好的为32.02%)。三种控制方式的重点:前馈控制重在资源,包括人财物;现场控制重在进行的活动,多为工作过程;反馈控制是对已经结束的工作的资源投入、工作过程进行评价,用于对下一次活动的开展进行控制。三、按照采用的手段划分(一)直接控制:是控制者与控制对象直接接触进行控制的形式,计划的执行取决于执行计划的人。通过提高主管人员的素质来进行控制。假设:合格的主管人员所犯的错误最少;管理工作的绩效是可以计量的;在计量绩效的时,管理的概念、原理和方法通常是一些有用的判断标准;管理基本原理的应用情况是可以评价的。优点:在对个
14、人委派任务时能有较大的准确性;直接控制可以促使主管人员主动的采取纠正措施并使其更加有效;可以获得良好的心理效果;减轻间接控制造成的负担,节约经费开支。(二)间接控制:是通过中间媒介进行控制的形式。是根据计划和标准考核工作的实际结果,着眼于发现工作中的偏差,分析原因,并追究责任者。优点:由于主管人员缺乏知识、经验和判断力造成管理上的失误和偏差,运用间接控制帮助纠正;间接控制可以帮助主管人员总结教训,增加他们的管理水平 假设:工作成效是可以计量的,也是可以比较的;个人责任清晰,个人的尽责程度可以比较;分析偏差和追究责任所需的时间和费用充分保证;出现的偏差可以预料并及时发现;有关责任单位和责任个人将
15、会采取纠正措施。假设不成立条件:许多合理工作的绩效很难计量;责任高低也是难以衡量;主管人员不愿意花时间配合;有时找到偏差也不愿意采取纠正措施。四、按控制源划分(一)正式组织控制:是由管理人员设计和建立起的机构或规定来进行控制。(二)群体控制:是基于群体成员们的价值观念和行为准则,它是由非正式组织发展和维持的。(三)自我控制:是个人有意识的去按某一行为规范进行活动。自我控制的能力取决于个人本身的素质。五、按问题的重要性和影响程度划分(一)任务控制:是针对基层生产作业和其他业务活动而直接进行的控制,多采用负馈控制法,其目的是确保有关人员或机构按既定的质量、数量、期限和成本标准完成所承担的工作任务。
16、(二)绩效控制:是一种财务控制,即用财务数据来观察企业的经营活动状况,以此来考评各责任中心的工作实绩,控制其经营行为。又称为责任预算控制或以责任发生制为基础进行的控制。(三)战略控制:是对计划和目标实现程度的控制。站在高角度看问题,不仅要进行负馈控制,更需要进行正馈控制。第三节 控制过程 控制的基本过程:拟定标准;根据标准衡量活动绩效;采取纠正措施,消除与标准和计划要求的偏差。一、拟定标准。这里的标准是指评定绩效的尺度,控制的目的是确保计划目标的实现,计划是控制的依据。首先,选择关键控制点就是一种管理艺术,它在很大程度上影响着控制的有效性;其次,各类组织各有其特殊性,其内部的控制对象也是千差万
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