董事会秘书的角色与责任概述课件.ppt
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1、董事会秘书的角色与责任董事会秘书的角色与责任上市公司监管一部上市公司监管一部 2015.6.162015.6.16目录目录第一部:董事会秘书的法律地位 及主要职能第二部:董事会秘书的三种角色董事会秘书的权利与义务董事会秘书的权利与义务23 331 董事会秘书的法律地位及主要职能 董事会秘书的法律地位及任职资格董事会秘书的法律地位及任职资格董事会秘书的主要法律责任董事会秘书的主要法律责任董事会秘书的法律地位及任职资格董事会秘书的法律地位及任职资格3 1董事会秘书的法律地位 董事会秘书的法律地位:公司高级管理人员董事会秘书的法律地位:公司高级管理人员-2014年新年新公司法公司法123条。条。从法
2、律层面而言,董事会秘书并不是一名普通的公司雇员,根据公司法第从法律层面而言,董事会秘书并不是一名普通的公司雇员,根据公司法第123条条的有关规定,董事会秘书属于公司高级管理人员。的有关规定,董事会秘书属于公司高级管理人员。董事会秘书享受法律、部门规章及公司章程所赋予的权利,承担相应的义务。董事会秘书享受法律、部门规章及公司章程所赋予的权利,承担相应的义务。根据根据上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法(2015年修订)的相关年修订)的相关规定,上市公司应当建立规定,上市公司应当建立董事会秘书工作制度董事会秘书工作制度,并设立由董事会秘书分管的部,并设立
3、由董事会秘书分管的部门。门。董事会秘书的任职资格 积极资格:积极资格:上市规则、董事会秘书管理上市规则、董事会秘书管理办法等办法等消极资格:消极资格:新公司法新公司法146条及有关规定条及有关规定积极资格 董事会秘书的积极资格董事会秘书的积极资格:(一)具有良好的职业道德和个人品质;(一)具有良好的职业道德和个人品质;(二)具备履行职责所必需的财务、管理、法律(二)具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识;等专业知识;(三)具备履行职责所必需的工作经验;(三)具备履行职责所必需的工作经验;(四)取得本所认可的董事会秘书资格证书。(四)取得本所认可的董事会秘书资格证书。董秘取得资格证只是其
4、任职条件之一,是否适董秘取得资格证只是其任职条件之一,是否适合担任董秘应由交易所根据任职条件审核。合担任董秘应由交易所根据任职条件审核。消极资格 董事会秘书的消极资格董事会秘书的消极资格:(一)(一)公司法公司法第一百四十六条规定的任何一种情形第一百四十六条规定的任何一种情形(二)最近三年曾受中国证监会行政处罚;(二)最近三年曾受中国证监会行政处罚;(三)曾被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司(三)曾被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司 董事会秘书;董事会秘书;(四)最近三年曾受证券交易所公开谴责或者三次以上(四)最近三年曾受证券交易所公开谴责或者三次以上 通报批评;通报批评;(五)本
5、公司现任监事;(五)本公司现任监事;(六)本所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。(六)本所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。消极资格公司法公司法第一百四十六条规定的情形:第一百四十六条规定的情形:1、无民事行为能力或者限制民事行为能力、无民事行为能力或者限制民事行为能力2、因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或者破坏社会主义市场经济秩、因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或者破坏社会主义市场经济秩序,被判处刑罚,执行期满未逾五年,或者因犯罪被剥夺政治权利序,被判处刑罚,执行期满未逾五年,或者因犯罪被剥夺政治权利,执行期满未逾五年;,执行期满未逾五年;3、担任破产清算的公司、企业的董事或者厂长、经理
6、,对该公司、企、担任破产清算的公司、企业的董事或者厂长、经理,对该公司、企业的破产负有个人责任的,自该公司、企业破产清算完结之日起未业的破产负有个人责任的,自该公司、企业破产清算完结之日起未逾三年;逾三年;4、任因违法被吊销营业执照、责令关闭的公司、企业的法定代表人,、任因违法被吊销营业执照、责令关闭的公司、企业的法定代表人,并负有个人责任的,自该公司、企业被吊销营业执照之日起未逾三并负有个人责任的,自该公司、企业被吊销营业执照之日起未逾三年;年;5、个人所负数额较大的债务到期未清偿。、个人所负数额较大的债务到期未清偿。聘任程序聘任:聘任:1、时间要求:首发、时间要求:首发3个月内个月内 前任
7、董秘离职前任董秘离职3个月内。个月内。2、董事会推荐并聘任。、董事会推荐并聘任。3、董事会秘书空缺期间的处理:、董事会秘书空缺期间的处理:(1)指定代行:上市公司应当及时指定一名董事或者高级)指定代行:上市公司应当及时指定一名董事或者高级 管理人员代行董事会秘书的职责;管理人员代行董事会秘书的职责;(2)默认代行:董事会未指定代行董事会秘书职责的人员)默认代行:董事会未指定代行董事会秘书职责的人员 或董事会秘书空缺时间超过三个月的,公司法定代表或董事会秘书空缺时间超过三个月的,公司法定代表 人应当代行董事会秘书职责,直至公司聘任新的董事人应当代行董事会秘书职责,直至公司聘任新的董事 会秘书。会
8、秘书。解聘程序董事会秘书具有下列情形之一的董事会秘书具有下列情形之一的,上市公司应当自相关事实发生之日起上市公司应当自相关事实发生之日起一个月内将其解聘一个月内将其解聘:(一)(一)董秘管理办法董秘管理办法第七条规定的任何一种情形;(消极资格)第七条规定的任何一种情形;(消极资格)(二)连续三年未参加董事会秘书后续培训;(二)连续三年未参加董事会秘书后续培训;(三)连续三个月以上不能履行职责;(三)连续三个月以上不能履行职责;(四)在履行职责时出现重大错误或疏漏,后果严重的;(四)在履行职责时出现重大错误或疏漏,后果严重的;(五)违反法律法规或其他规范性文件,后果严重的。(五)违反法律法规或其
9、他规范性文件,后果严重的。上市公司解聘董事会秘书应当有充足的理由,不得无故将其上市公司解聘董事会秘书应当有充足的理由,不得无故将其解聘。董事会秘书被解聘或者辞职后,在未履行报告和公告解聘。董事会秘书被解聘或者辞职后,在未履行报告和公告义务,或者未完成离任审查、档案移交等手续前,仍应承担义务,或者未完成离任审查、档案移交等手续前,仍应承担董事会秘书的责任。董事会秘书的责任。解聘程序 董事会秘书被解聘时,公司应当及时向本所报告,说明原董事会秘书被解聘时,公司应当及时向本所报告,说明原因并公告。董事会秘书有权就被公司不当解聘,向本所提因并公告。董事会秘书有权就被公司不当解聘,向本所提交个人陈述报告。
10、交个人陈述报告。上市公司董事会秘书被解聘或辞职离任的,应当接受上上市公司董事会秘书被解聘或辞职离任的,应当接受上市公司董事会和监事会的离任审查,并办理有关档案文件市公司董事会和监事会的离任审查,并办理有关档案文件、具体工作的移交手续。、具体工作的移交手续。董事会秘书辞职后未完成上述报告和公告义务的,或者董事会秘书辞职后未完成上述报告和公告义务的,或者未完成离任审查、文件和工作移交手续的,仍应承担董事未完成离任审查、文件和工作移交手续的,仍应承担董事会秘书职责。会秘书职责。相关案例-聘任 2009年年6月月10日,某公司拟聘任朱某担任公日,某公司拟聘任朱某担任公司副总经理、财务总监及董事会秘书。
11、经司副总经理、财务总监及董事会秘书。经查,朱某曾在担任另一家上市公司财务总查,朱某曾在担任另一家上市公司财务总监期间因信息披露违规受到中国证监会予监期间因信息披露违规受到中国证监会予以警告的行政处分。处分时间为以警告的行政处分。处分时间为2007年,年,至拟聘时点未满三年。至拟聘时点未满三年。根据本所上市规则根据本所上市规则3.2.4第二款的有关规定第二款的有关规定,上述人员不得担任上市公司的董事会秘,上述人员不得担任上市公司的董事会秘书。书。相关案例-解聘 2011年年12月月23日,上海金陵董秘陈炳良向本所反日,上海金陵董秘陈炳良向本所反映其将被轮岗至其他公司担任董秘。认为这一安映其将被轮
12、岗至其他公司担任董秘。认为这一安排涉嫌违反上市规则排涉嫌违反上市规则3.2.9不得无故解聘董秘的规不得无故解聘董秘的规定。定。据查,前述人事变动属公司所属集团正常的人事据查,前述人事变动属公司所属集团正常的人事调配,并无明显违规情形。调配,并无明显违规情形。陈炳良于陈炳良于2012年年4月月10日向法院起诉,主要诉由日向法院起诉,主要诉由认为控股股东违规干涉上市公司内部决策程序。认为控股股东违规干涉上市公司内部决策程序。2012年年5月月17日,陈炳良撤诉。日,陈炳良撤诉。董事会秘书的权利与义务董事会秘书的权利与义务3 2董事会秘书的权利(职责)一、信息披露一、信息披露二、公司治理二、公司治理
13、三、投资者关系三、投资者关系四、股权管理四、股权管理五、公司发展战略和资本运作五、公司发展战略和资本运作六、其他职责六、其他职责 英国董秘的职责(一)负责董事会、董事成员间以及(一)负责董事会、董事成员间以及董事会与高管层的信息沟通;董事会与高管层的信息沟通;(二)三会运作、股东意愿统计;(二)三会运作、股东意愿统计;(三)股权管理;(三)股权管理;(四)董事培训;(四)董事培训;(五)董事保险及必要的风险管理(五)董事保险及必要的风险管理信息披露一、上市公司董事会秘书负责上市公司信息披露管理事一、上市公司董事会秘书负责上市公司信息披露管理事务,包括:务,包括:(一)负责公司信息对外发布;(一
14、)负责公司信息对外发布;(二)制定并完善公司信息披露事务管理制度;(二)制定并完善公司信息披露事务管理制度;(三)督促公司相关信息披露义务人遵守信息披露相关(三)督促公司相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定,协助相关各方及有关人员履行信息披露义务;规定,协助相关各方及有关人员履行信息披露义务;(四)负责公司未公开重大信息的保密工作;(四)负责公司未公开重大信息的保密工作;(五)负责上市公司内幕知情人登记报备工作;(五)负责上市公司内幕知情人登记报备工作;(六)关注媒体报道,主动向公司及相关信息披露义务(六)关注媒体报道,主动向公司及相关信息披露义务人求证,督促董事会及时披露或澄清。人求证,督
15、促董事会及时披露或澄清。董秘信批履职要点每天开机三件事;每天开机三件事;第一,查询并关注主流媒体关于本公司的相关报道;第一,查询并关注主流媒体关于本公司的相关报道;第二,登陆上交所网站查看本公司及其他公司发布的信第二,登陆上交所网站查看本公司及其他公司发布的信 息;息;第三,登陆证监会相关网站,学习最新监管政策及规则。第三,登陆证监会相关网站,学习最新监管政策及规则。收集最新违规处罚事件,定期发给全体董监高。收集最新违规处罚事件,定期发给全体董监高。做好重大信息的保密及内幕信息知情人的登记工作做好重大信息的保密及内幕信息知情人的登记工作做好股东名册、董监高股权变动的管理工作做好股东名册、董监高
16、股权变动的管理工作公司治理二、上市公司董事会秘书应协助上市公司董事会加强公二、上市公司董事会秘书应协助上市公司董事会加强公司治理机制建设,包括:司治理机制建设,包括:(一)组织筹备并列席上市公司董事会会议及其专门委(一)组织筹备并列席上市公司董事会会议及其专门委员会会议、监事会会议和股东大会会议;员会会议、监事会会议和股东大会会议;(二)建立健全上市公司内部控制制度;(二)建立健全上市公司内部控制制度;(三)积极推动上市公司避免同业竞争,减少并规范关(三)积极推动上市公司避免同业竞争,减少并规范关联交易事项;联交易事项;(四)积极推动上市公司建立健全激励约束机制;(四)积极推动上市公司建立健全
17、激励约束机制;(五)积极推动上市公司承担社会责任。(五)积极推动上市公司承担社会责任。如何避免董秘履职的利益冲突在一般情况下,董事会秘书能够保持高度的独立性。但在一般情况下,董事会秘书能够保持高度的独立性。但是,当董事长或实际控制人出现违法违规的情形时,董是,当董事长或实际控制人出现违法违规的情形时,董事会秘书的处境就比较的尴尬。根据交易所上市规则的事会秘书的处境就比较的尴尬。根据交易所上市规则的有关规定,董事会秘书有义务将知悉的违法违规的情况有关规定,董事会秘书有义务将知悉的违法违规的情况及时向监管机构汇报。然而,在现实中如实汇报很可能及时向监管机构汇报。然而,在现实中如实汇报很可能意味着失
18、去工作,甚至在业内留下不好的名声。意味着失去工作,甚至在业内留下不好的名声。建议:健全的内控机制是保护自己最好的武器。同时,建议:健全的内控机制是保护自己最好的武器。同时,加强董监高的合规意识,降低履职风险。加强董监高的合规意识,降低履职风险。投资者关系及股权管理三、上市公司董事会秘书负责上市公司投资者关三、上市公司董事会秘书负责上市公司投资者关系管理事务,完善公司投资者的沟通、接待和服系管理事务,完善公司投资者的沟通、接待和服务工作机制。务工作机制。四、董事会秘书负责上市公司股权管理事务,包四、董事会秘书负责上市公司股权管理事务,包括:括:(一)保管公司股东持股资料;(一)保管公司股东持股资
19、料;(二)办理公司限售股相关事项;(二)办理公司限售股相关事项;(三)督促公司董事、监事、高级管理人员及其(三)督促公司董事、监事、高级管理人员及其他相关人员遵守公司股份买卖相关规定他相关人员遵守公司股份买卖相关规定;(四)其他公司股权管理事项。(四)其他公司股权管理事项。董秘投资者关系履职要点在观念及态度上做到平等对待所有投资者在观念及态度上做到平等对待所有投资者 第一,全面了解公司运作、经营状况、发展战略等;第一,全面了解公司运作、经营状况、发展战略等;第二,组织、策划、安排各类投资者关系管理活动;第二,组织、策划、安排各类投资者关系管理活动;第三,制定投资者关系管理的实施办法。第三,制定
20、投资者关系管理的实施办法。在信息披露方面,使中小投资者能够和机构一样平等在信息披露方面,使中小投资者能够和机构一样平等获得信息获得信息在开展投资者关系活动时,采取公开的方式和手段,在开展投资者关系活动时,采取公开的方式和手段,使尽可能多的投资者(中小投资者)能够参与,了解有使尽可能多的投资者(中小投资者)能够参与,了解有关情况和信息并表达自己的意见和建议。关情况和信息并表达自己的意见和建议。积极通过积极通过“易互动易互动”、投资者说明会等方式,主动发、投资者说明会等方式,主动发布投资者关心的信息。布投资者关心的信息。董秘股权管理履职建议股权管理是董秘履职中风险较高且不容易控制的一个股权管理是董
21、秘履职中风险较高且不容易控制的一个环节。根据监管实践,新履职的董、监、高较容易出环节。根据监管实践,新履职的董、监、高较容易出现违规买卖股份的情形:现违规买卖股份的情形:1.某央企新任监事,股票账户由夫人操作。在短短一个某央企新任监事,股票账户由夫人操作。在短短一个多月内,频繁买卖自己公司股票多达数十次,总金额多月内,频繁买卖自己公司股票多达数十次,总金额十多万元,最后亏损数百元;十多万元,最后亏损数百元;同一家公司,新任监事违反证券法对于短线交易的规同一家公司,新任监事违反证券法对于短线交易的规定。定。窗口期及离职的相关规定窗口期及离职的相关规定建议:建立明确的股权管理制度,锁定董、监、高的
22、股建议:建立明确的股权管理制度,锁定董、监、高的股份。违规买卖时,明确内部处罚措施。份。违规买卖时,明确内部处罚措施。资本运作及其他职责五、上市公司董事会秘书应协助上市公司董事会制定公司资本市场五、上市公司董事会秘书应协助上市公司董事会制定公司资本市场发展战略,协助筹划或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事发展战略,协助筹划或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务。务。六、其他职责:六、其他职责:上市公司董事会秘书负责上市公司规范运作培训事务,组织公司董上市公司董事会秘书负责上市公司规范运作培训事务,组织公司董事、监事、高级管理人员及其他相关人员接受相关法律法规和其他事、监事、高级管理人员
23、及其他相关人员接受相关法律法规和其他规范性文件的培训。规范性文件的培训。上市公司董事会秘书应提示上市公司董事、监事、高级管理人员履上市公司董事会秘书应提示上市公司董事、监事、高级管理人员履行忠实、勤勉义务。如知悉前述人员违反相关法律法规、其他规范行忠实、勤勉义务。如知悉前述人员违反相关法律法规、其他规范性文件或公司章程,做出或可能做出相关决策时,应当予以警示,性文件或公司章程,做出或可能做出相关决策时,应当予以警示,并立即向本所报告。并立即向本所报告。上市公司董事会秘书应履行上市公司董事会秘书应履行公司法公司法、中国证监会和本所要求履、中国证监会和本所要求履行的其他职责。行的其他职责。董事会秘
24、书的义务1、忠实义务:、忠实义务:为公司执行职务时应当竭尽忠诚(主观性),必须为公司最佳利益为公司执行职务时应当竭尽忠诚(主观性),必须为公司最佳利益和适当目的行事,不得将个人的利益摆到公司利益相冲突的位置上和适当目的行事,不得将个人的利益摆到公司利益相冲突的位置上(客观性义务)。(客观性义务)。性质:不作为义务,不得从事某种行为来满足法律规定的要求。性质:不作为义务,不得从事某种行为来满足法律规定的要求。2、勤勉义务、勤勉义务 谨慎、认真地行使公司所赋予的权利。在行使公司所赋予的权利时谨慎、认真地行使公司所赋予的权利。在行使公司所赋予的权利时,以一个合理的,谨慎的人在相似的情况下所应表现的谨
25、慎、勤勉,以一个合理的,谨慎的人在相似的情况下所应表现的谨慎、勤勉和技能为其所应为的行为。如果其履行职责时,没有达到合理的,和技能为其所应为的行为。如果其履行职责时,没有达到合理的,谨慎的程度,则应承担法律责任。谨慎的程度,则应承担法律责任。公司法:接受股东的质询;公司法:接受股东的质询;配合监事会的履行职责。配合监事会的履行职责。违反该义务的责任:损害赔偿责任。违反该义务的责任:损害赔偿责任。董事会秘书的主要法律责任董事会秘书的主要法律责任3 3董秘的主要法律责任法律责任法律责任:董事会秘书执行公司职务时违反法律、行政法规或者公董事会秘书执行公司职务时违反法律、行政法规或者公 司章程的规定,
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