项目档案验收与检查中常见课件.ppt
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- 项目 档案 验收 检查 常见 课件
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1、第一页,共88页。工程档案验收主要内容工程验收依据工程档案验收依据验收程序和方法如何准备档案验收验收中发现的问题和解决方法2 2第二页,共88页。工程验收依据验收依据国防科工局?国防科技工业固定资产投资工程竣工验收实施细那么?2021第四条:委托军工集团公司负责其成员单位档案单项验收工作工程验收依据:国家有关法律、法规、及相关规定;工程可行性研究报告、初步设计批复,包括设计变更、方案或概算以及相关文件;3 3第三页,共88页。工程验收依据国防科工局下达的年度验收方案竣工财务决算、审计资料引进技术或成套设备的合同以及国外提供的设计文件等资料环保、消防、人防、劳动平安卫生、质量评定、档案等单项验收
2、文件地方建立主管部门批准的具有法律效力的文件规划证、施工证等4 4第四页,共88页。工程档案验收依据国防科技工业固定资产投资工程档案工作管理方法,科工计2021 931号主要管理规定:?国防科技工业固定资产投资工程档案验收方法?、?重大建立工程档案验收方法?遵从的标准:?国家重大建立工程文件归档要求与档案整理标准?DAT28-2002、?归档文件整理规那么?DAT22、?科学技术档案案卷构成的一般要求?GBT11822、?企业档案工作标准?DAT425 5第五页,共88页。工程档案验收依据国防科技工业固定资产投资工程档案工作管理方法科工计2021 931号六章31条职责分工:科工局、军工集团、
3、工程单位归档:建立单位+参建单位档案验收:现场验收的必备条件、分段验收6 6第六页,共88页。工程档案管理职责分工科工局:制定制度、监视指导检查、宣贯交流主管单位:建立档案工作体系、工程档案验收、培训、档案信息报送建立单位:明确档案工作职责、集中管理归档要求:详细具体档案验收条件:完成批复内容、单项验收完成、财务决算审计、全部材料归档7 7第七页,共88页。工程档案验收依据?国防科技工业固定资产投资工程档案验收方法?161号文根本要求:完整、准确、系统、平安责任在建立单位档案验收的组织国防科工委局或授权档案机构验收组组长+专家不少于5人8 8第八页,共88页。工程档案验收依据验收程序下达验收方
4、案申请验收时间:竣工验收前2个月30天,15个工作日答复验收通知汇报、监理、质询、检查档案、宣布意见9 9第九页,共88页。工程档案验收的程序和方法一、工程档案的完整、准确、系统情况一、工程档案的完整、准确、系统情况 1 1按照按照DADAT 28T 282002?2002?国家重大建立工程文件归国家重大建立工程文件归档要求与档案整理标准档要求与档案整理标准?,结合工程产生文件材料的实,结合工程产生文件材料的实际情况,检查工程档案的完整性、准确性、系统性。际情况,检查工程档案的完整性、准确性、系统性。2 2工程文件材料的收集、整理、归档和工程档案的整理工程文件材料的收集、整理、归档和工程档案的
5、整理与移交符合与移交符合DADAT28T282002?2002?国家重大建立工程文件归档要求国家重大建立工程文件归档要求与档案整理标准与档案整理标准?及及GBGBT11822T118222000?2000?科学技术档案案卷构科学技术档案案卷构成的一般要求成的一般要求?。1010第十页,共88页。工程档案验收的程序和方法二、工程档案的平安二、工程档案的平安 1.1.档案库房采取防火、防盗、防有害生物档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施,档案库房与阅览、办公用和温湿度控制措施,档案库房与阅览、办公用房分开。房分开。2 2档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标档案柜架、卷盒、卷皮等档案装
6、具符合标准要求。准要求。3.3.归档文件材料的制成材料符合耐久性归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。要求。4 4采取有效措施保证档案实体和信息平采取有效措施保证档案实体和信息平安。安。1111第十一页,共88页。工程档案验收的程序和方法三、档案验收申请报告的内容要求三、档案验收申请报告的内容要求 (1)(1)工程概况任务来源、建立起止时间、投资额、工程概况任务来源、建立起止时间、投资额、工程主要建立内容、主要设备购置清单;工程主要建立内容、主要设备购置清单;(2)(2)工程档案管理概况保证工程档案的完整、准确、系统工程档案管理概况保证工程档案的完整、准确、系统所采取的控制措施,工程文件材料的
7、形成、收集、整理与归所采取的控制措施,工程文件材料的形成、收集、整理与归档情况,档案种类和数量、案卷质量、竣工图质量保证工档情况,档案种类和数量、案卷质量、竣工图质量保证工程档案的完整、准确、系统所采取的控制措施;程档案的完整、准确、系统所采取的控制措施;(3)(3)档案在工程建立、管理、试运行中的作用;档案在工程建立、管理、试运行中的作用;(4)(4)申请验收的档案目录申请验收的档案目录 (5)(5)存在的问题及解决措施。存在的问题及解决措施。1212第十二页,共88页。工程档案验收的程序和方法工程档案验收不合格的工程,由工程档案验收组工程档案验收不合格的工程,由工程档案验收组提出整改意见,
8、要求工程建立单位法人于工提出整改意见,要求工程建立单位法人于工程竣工验收前对存在的问题限期整改,并进展复程竣工验收前对存在的问题限期整改,并进展复查。复查后仍不合格的,不得进展竣工验收,并查。复查后仍不合格的,不得进展竣工验收,并由工程档案验收组提请有关部门对工程建立单位由工程档案验收组提请有关部门对工程建立单位法人通报批评。造成档案损失的,依法追究法人通报批评。造成档案损失的,依法追究有关单位及人员的责任。有关单位及人员的责任。1313第十三页,共88页。工程档案验收的程序和方法一自评申报一自评申报 工程参建各单位对照验收标准自评,并由工程建立或工程参建各单位对照验收标准自评,并由工程建立或
9、监理单位将自评情况汇总,形成书面报告监理单位将自评情况汇总,形成书面报告1414第十四页,共88页。工程档案验收的程序和方法二验收组织二验收组织 军工集团档案部门具体组织验收军工集团档案部门具体组织验收1515第十五页,共88页。工程档案验收的程序和方法工程档案验收会议议程:工程档案验收会议议程:1.1.会议主持人介绍参加会议的领导和有关人员;会议主持人介绍参加会议的领导和有关人员;2.2.验收组长宣布档案验收组成员名单;验收组长宣布档案验收组成员名单;3.3.工程建立单位工程建立单位(法人法人)汇报工程建立概况、工程档案工作情况;汇报工程建立概况、工程档案工作情况;4.4.监理单位汇报工程档
10、案质量的审核情况;监理单位汇报工程档案质量的审核情况;5.5.验收组提出相关质询,组长提出检察验收的有关要求;验收组提出相关质询,组长提出检察验收的有关要求;6.6.工程档案验收组检查工程档案及档案管理情况;工程档案验收组检查工程档案及档案管理情况;8.8.工程档案验收组对工程档案质量进展综合评价;工程档案验收组对工程档案质量进展综合评价;9.9.工程档案验收组形成并宣布工程档案验收意见;工程档案验收组形成并宣布工程档案验收意见;10.10.有关单位负责人讲话。有关单位负责人讲话。1616第十六页,共88页。工程档案验收的程序和方法听取汇报听取汇报 1 1、工程档案验收组听取工程建立单位和监理
11、单位、工程档案验收组听取工程建立单位和监理单位如果有多个监理,可以选代表有关工程概况和工程如果有多个监理,可以选代表有关工程概况和工程文件材料收集整理情况口头汇报;文件材料收集整理情况口头汇报;2 2、工程参建各单位建立、设计、施工、监理向验、工程参建各单位建立、设计、施工、监理向验收组提交竣工文件材料编制情况的书面报告及目录。收组提交竣工文件材料编制情况的书面报告及目录。1717第十七页,共88页。工程档案验收的程序和方法观察现场观察现场 工程档案验收组观察工地现场及档案管理现场工程档案验收组观察工地现场及档案管理现场如果时间不够,工地现场可以不看;如果时间不够,工地现场可以不看;观察工地主
12、要是增加对建立工程本身的认识,从而观察工地主要是增加对建立工程本身的认识,从而更全面、准确地了解和掌握工程档案的内容;更全面、准确地了解和掌握工程档案的内容;观察档案管理现场主要是检查档案库房及设施设观察档案管理现场主要是检查档案库房及设施设备。备。1818第十八页,共88页。工程档案验收的程序和方法检查档案检查档案 方式:质询、现场查验、抽查案卷。方式:质询、现场查验、抽查案卷。数量:不少于数量:不少于100100卷卷1001001,15%)1001,15%)重点:工程前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、重点:工程前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、招投标文件、协
13、议等。质检文件、重要合同、招投标文件、协议等。1919第十九页,共88页。档案验收检查方法一组织管理一组织管理 1 1、制度体制、制度体制 5 5、合同管理、合同管理 2 2、同步开展、同步开展 6 6、办公设备、办公设备 3 3、责任考核、责任考核 7 7、信息化、信息化 4 4、人员配备、人员配备 2020第二十页,共88页。工程建立单位认真执行国家档案法律法规,建立健全工程档案各项规章制度,建立了切合实际的工程档案工作的管理体制和工作程序。工程建立单位对档案工作实行统一管理,对本单位各部门和设计、施工、建立等参建单位实行有效的监视、指导,确保工程档案工作与工程建立同步进展。工程档案实行领
14、导负责制,确定了负责工程档案工作的领导和部门,实行了各部门和有关人员档案工作责任制,并采取了有效的考核措施。工程文件的收集、整理和归档纳入合同管理,要求明确,控制措施有力。配备适应工作需要的档案管理人员,档案管理人员经过档案管理培训。采用先进信息技术,实现工程档案管理信息化。保证工程档案工作所需经费,配备了复印机、计算机及声像器材等必备的办公设备,满足工作需要。第二十一页,共88页。一组织管理11 制度体制1是否建立了工程档案工作各项规章制度 主要抽查工程建立单位提供的有关规章制度。2222第二十二页,共88页。12 同步开展工程建立单位(法人)对工程档案工作实行统一管理,对本单位各部门和设计
15、、施工、监理等参建单位进展有效的监视指导。自觉承受有关部门对工程档案工作的检查监视和指导,对检查中发现的问题能及时整改。一看相关文件材料;二看实际效果。2323第二十三页,共88页。12 同步开展 是否做到工程档案工作与工程建立同步进展 一看工程档案工作开展的时间;二看工程建立单位和监理单位工作方案和安排;三看单位工程交工验收记录;四看申报工程档案验收的时间。2424第二十四页,共88页。1 13 3 责任考核责任考核1 1工程档案工作实行领导负责制工程档案工作实行领导负责制 一看工程相关领导的岗位责任制;二看解决档案工作一看工程相关领导的岗位责任制;二看解决档案工作实际问题的事例实际问题的事
16、例2525第二十五页,共88页。1 13 3 责任考核责任考核是否确定了负责档案工作的部门及领导是否确定了负责档案工作的部门及领导 一看工程相关部门及领导的岗位责任制;二看相关部一看工程相关部门及领导的岗位责任制;二看相关部门形成的有关文件材料。门形成的有关文件材料。2626第二十六页,共88页。1 13 3 责任考核责任考核是否采取了有效的考核措施是否采取了有效的考核措施 看相关部门形成的有关文件材料,如年度考核记录、看相关部门形成的有关文件材料,如年度考核记录、总结、通报等。总结、通报等。2727第二十七页,共88页。1 14 4 人员配备人员配备1 1配备了适应工作需要的档案管理人员配备
17、了适应工作需要的档案管理人员 一看相关的文件材料,二看被检查工程档案一看相关的文件材料,二看被检查工程档案工作的完成情况工作的完成情况2828第二十八页,共88页。1 14 4 人员配备人员配备档案管理人员经过档案专业岗位培训档案管理人员经过档案专业岗位培训 主要看建立单位和监理单位提供的相关人员培训证主要看建立单位和监理单位提供的相关人员培训证书。书。2929第二十九页,共88页。1 15 5 合同管理合同管理1 1工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理 抽查建立单位与设计、监理、施工单位签订的合抽查建立单位与设计、监理、施工单位签订的合同文本。
18、同文本。3030第三十页,共88页。1 15 5 合同管理合同管理 2 2要求明确要求明确 抽查建立单位与设计、监理、施工单位签订的合同文本。抽查建立单位与设计、监理、施工单位签订的合同文本。3131第三十一页,共88页。1 15 5 合同管理合同管理 3 3控制措施有力控制措施有力 一看建立单位的合同要求,二看建立单位的结算规定,三一看建立单位的合同要求,二看建立单位的结算规定,三看各参建单位文件材料归档情况。看各参建单位文件材料归档情况。3232第三十二页,共88页。1 16 6 办公设备办公设备 1 1保证档案工作所需经费保证档案工作所需经费 一看相关的文件或记录,二看工程档案工作的条件
19、。一看相关的文件或记录,二看工程档案工作的条件。3333第三十三页,共88页。1 17 7 信息化信息化 采用先进信息技术,实现工程档案管理的信息化。采用先进信息技术,实现工程档案管理的信息化。重点从根底设施、资源建立、应用效果三方面考重点从根底设施、资源建立、应用效果三方面考核。核。3434第三十四页,共88页。二案卷质量二案卷质量 1 1、形成质、形成质量量 1 1齐全齐全完整完整 2 2真实真实准确准确 3 3耐久耐久有效有效 2、整理质量、整理质量 1排列系统排列系统 2封面脊背封面脊背 3案卷题名案卷题名 4卷内目录卷内目录 5卷内备考卷内备考 6纸张折叠纸张折叠 7案卷装订案卷装订
20、3535第三十五页,共88页。2 21 11 1齐全完整齐全完整 按照按照?国家重大建立工程文件归档范围和保管期限表国家重大建立工程文件归档范围和保管期限表?所所列内容,参考各行业归档范围的规定,重要文件归档无遗漏。列内容,参考各行业归档范围的规定,重要文件归档无遗漏。检查竣工图纸含修改通知单或征地图、重要合同、协议检查竣工图纸含修改通知单或征地图、重要合同、协议书等重要文件是否缺失。书等重要文件是否缺失。3636第三十六页,共88页。2 21 12 2真实准确真实准确 1 1所有归档文件材料真实,内容准确,签署手续完所有归档文件材料真实,内容准确,签署手续完备。备。重点抽查各种施工记录、结算
21、材料、进场材料质量证重点抽查各种施工记录、结算材料、进场材料质量证明文件和会议纪要等的签署手续。明文件和会议纪要等的签署手续。3737第三十七页,共88页。2 21 12 2真实准确真实准确 2 2竣工图编制准确,修改到位,签署手续完备,能真竣工图编制准确,修改到位,签署手续完备,能真实反映工程竣工时的实际情况。检查竣工图内容与施工图实反映工程竣工时的实际情况。检查竣工图内容与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更,施工及质检记录是否设计、设计变更、洽商、材料变更,施工及质检记录是否相符。相符。重点抽查竣工图修改是否到位,竣工图章填写是重点抽查竣工图修改是否到位,竣工图章填写是否完整,签署手续是
22、否完备。否完整,签署手续是否完备。3838第三十八页,共88页。2 21 13 3耐久有效耐久有效 1 1归档纸质材料字迹清楚,图样清晰,页面整洁,归档纸质材料字迹清楚,图样清晰,页面整洁,格式标准,符合档案保护要求格式标准,符合档案保护要求 一看纸张质量,有无破损或易破损;二看字迹材料,一看纸张质量,有无破损或易破损;二看字迹材料,有无铅笔、圆珠笔等易退色笔迹;三看有无不应复印归档但有无铅笔、圆珠笔等易退色笔迹;三看有无不应复印归档但实际归复印件,归档文件应以原件为好。实际归复印件,归档文件应以原件为好。3939第三十九页,共88页。2 21 13 3 耐久有效耐久有效 2 2录音、录像文件
23、应保证载体的有效性录音、录像文件应保证载体的有效性 主要检查归档的录音带、录像带有无变质,能主要检查归档的录音带、录像带有无变质,能否正常播放。否正常播放。4040第四十页,共88页。2 21 13 3 耐久有效耐久有效 3 3长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘。长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘。主要检查归档光盘的型号,数据是否可读。主要检查归档光盘的型号,数据是否可读。4141第四十一页,共88页。整理质量2 22 21 1排列系统排列系统 分类清楚,组卷合理,排列系统、有序。分类清楚,组卷合理,排列系统、有序。工程档案案卷与卷内文件的排列符合国家或专业主工程档案案卷与卷内文件的排列符
24、合国家或专业主管部门的有关标准标准。管部门的有关标准标准。一看整个工程的案卷排列是否科学一看整个工程的案卷排列是否科学合理一般按照工程建立的阶段先后进展排合理一般按照工程建立的阶段先后进展排列;二看每一阶段案卷排列是否科学合理列;二看每一阶段案卷排列是否科学合理一般综合性内容在前,专业题性内容一般综合性内容在前,专业题性内容在后;三看卷内文件排列是否科学合理在后;三看卷内文件排列是否科学合理一般按问题一般按问题时间排列,保持文件之间时间排列,保持文件之间的有机联系。的有机联系。4242第四十二页,共88页。2.2.2 2.2.2 封面脊背封面脊背检查书写是否正确清晰、与卷内文件是否一致,密级检
25、查书写是否正确清晰、与卷内文件是否一致,密级标注是否正确标注是否正确。4343第四十三页,共88页。2 22 23 3 案卷题名案卷题名 案卷题名标准,简明扼要,能准确提醒卷内文案卷题名标准,简明扼要,能准确提醒卷内文件材料的主要内容和特征。责任者件材料的主要内容和特征。责任者+内容内容+文种一般文种一般不超过不超过6060个字。个字。重点看能否准确提醒卷内文件内容和特征,重点看能否准确提醒卷内文件内容和特征,其次看表达是否标准和简明扼要。其次看表达是否标准和简明扼要。4444第四十四页,共88页。2 22 24 4卷内目录卷内目录 卷内目录与卷内文件材料实物相符,无错漏;卷内目录与卷内文件材
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