领导出差事务课件.pptx

1、LOGO 秘书实务之领导出差秘书实务之领导出差秘书日常事务工作（二）秘书日常事务工作（二）领导出差v企事业单位由于工作的需要，领导会经常出差、旅行。很多旅行任务甚至是临时性决定下来的。但无论是国内出差还是国外出访，短期出差还是长期出差，在每次出差之前，秘书都要为领导做好大量的准备工作。v思考：领导出差，秘书要做哪些？旅行计划的内容旅行计划的内容 旅行计划是领导出差是否能顺利完成工作任务的重要前提，一份合理、周全、程序规范的旅行计划，能保证领导在最短的时间内完成工作任务。一份周密详细的旅行计划主要从以下几方面进行考虑：1.1.时间时间 一是指旅行出发、返回的时间，包括因商务活动需要到两个或两个以

2、上地点的抵离时间和中转时间；二是指旅行过程中各项活动的时间；三是指旅行期间就餐、休息时间。2.2.地点地点 一是指旅行抵达的目的地（包括中转地）。目的地名称既可详写（即哪个地区、哪个公司），也可略写（即直接写到达的公司名称）；二是指旅行过程中开展各项活动的地点；三是指食宿地点。3.3.交通工具交通工具 一是指出发、返回的交通工具；二是指商务活动中使用的交通工具。这要求秘书了解这方面知识，如识别火车种类等。4.4.具体事项具体事项 一是指商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等；二是指私人事务活动。5.5.备注备注 例：例：旅旅 行行 日日 程程 表表 总经理行程安排 上海至北京 20

3、04年5月11日5月13日 5月11日 星期二 上午 7：00 赴虹桥机场（公司派车送达）。8：40 乘Mu5143次班机离沪赴北京。10：20 抵达北京（接机），住宾馆606房间（已预先定房）。12：00 与总经理共进午餐（在宾馆）。下午 14：30 与总经理在公司会议室洽谈（需用的1、2、3号文件在您的公文包中）。18：00 与 总经理在公司共进晚餐。5月12日 星期三 上午 9：30 赴公司与董事长洽谈（需用的4、5号文件在您的公文包中）。11：30 与董事长共进午餐（在该公司）。下午 15：00拜访先生（由先生陪同，礼品在您手提箱内）。18：00在宾馆用餐。5月13日 星期四 上午 8

4、：50 乘CA1501次班机离开北京（机票已预定，由王秘书事先送交您）。10：25 抵达上海虹桥机场（接机）。出差前出差前 出差中出差中 出差后出差后名片名片若干若干日程表日程表证件（身份证、护照、港澳证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）通行证、边防证等）笔记本电脑和笔记本电脑和ppt（保（保存在桌面）、存在桌面）、ppt备备份软盘份软盘2张张往返机票（将保险费保留在往返机票（将保险费保留在秘书手中）秘书手中）书面讲话稿及素材书面讲话稿及素材2份份活动或会议等背景材料活动或会议等背景材料出访地联系人通讯录出访地联系人通讯录准备现金或信用卡注款准备现金或信用卡注款备用笔等文具备用笔等文具*

5、准备一支准备一支彩色笔彩色笔礼品礼品*包装包装应急药及常用药品应急药及常用药品出差物品携带表出差物品携带表办理出国旅行手续的内容、程序办理出国旅行手续的内容、程序 出国申请手续主要有五项：递呈出国申请书、办理护照、申请签证、准备妥健康证书、办理出境登记卡。（一）办理出国申请。（一）办理出国申请。出国申请的内容，一般包括：出国事由、出国团组的人数，出国路线（外国公司所在国名称），出国日程安排(出国时间、在国外活动时间、地点、回国时间)等。申请文书后面要附出国人员名单(写清出国人员姓名、年龄、性别、职务、职称)以及外国公司所发的邀请函(副单)。v（二）办理护照（二）办理护照 v 1.护照的作用 v

6、 护照是主权国家发给本国公民出入境及到国外办事旅行居留的合法身份证件和国籍证明。凡出国人员均应持有护照。v 2.护照的种类 v 目前，多数国家颁发外交、公务和普通三种护照，也有一些国家颁发三种以上或根本不分类的护照，或颁发代替护照的证件。v 我国政府现在颁发的有外交护照、公务护照和普通护照（包括国公普通护照和因私普通护照）三种。v 3.护照的办理 v 在国内，外交、公务和因公普通护照，由外交部及其授权单位（各省、市、自治区的外事办公室）办理。在国外则由我国驻外使、领馆等外交机构负责办理。秘书在办理护照时要注意几个事项 第一，携带有关证件：主管部门的出国任务批件，出国人员政审批件，所去国有关公司

7、的邀请书等文件。第二，认真填写有关卡片和申请表。第三，拿到护照后，再认真检查核对每位出国人员姓名、籍贯、出生年月和地点，若是组团出国，则要检查护照上的照片是否与姓名一致，有无授权发照人的签字和发照单位的盖章；发照日期和有效期有无问题，使用旧护照再次出国者更应注意其有效期，若已过期，必须申请延长。v（三）申请签证（三）申请签证 v 1.1.签证的作用和种类签证的作用和种类 v 护照办理好后，再申请所去国家（地区）和中途经停国家护照办理好后，再申请所去国家（地区）和中途经停国家的签证。签证是一国官方机构对本国和外国公民出入国境的签证。签证是一国官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停留、居住的许

8、可证明。签证一般可做在护照上或在本国停留、居住的许可证明。签证一般可做在护照上，也有的做在其他身份证上。如果前往未曾建交的国家，也有的做在其他身份证上。如果前往未曾建交的国家，则用单独的签证与护照同时使用。我国的签证一般做在护则用单独的签证与护照同时使用。我国的签证一般做在护照上。照上。v 签证也分为外交、公务和普通三种。根据不同使用情况可签证也分为外交、公务和普通三种。根据不同使用情况可分为入境、入出境、出入境、过境签证，另外还有居留签分为入境、入出境、出入境、过境签证，另外还有居留签证。我国政府规定，因公出国的公民出入国境凭有效护照证。我国政府规定，因公出国的公民出入国境凭有效护照，可不办

9、理签证，而持因私普通护照出入国境的中国公民，可不办理签证，而持因私普通护照出入国境的中国公民必须办理中国的签证必须办理中国的签证 v2.签证的办理 v 因公出国的人员前往国家的签证通常由外交部或中国旅行社代办处向有关国家驻华使馆（或驻华总领馆）申办。如果时间紧迫，在国内来不及办理签证，可向我有关驻外使、领馆发报，请其向驻在国申请。办妥的签证，可在抵达时，由机场移民局发给。前往国的签证应持国外邀请书，或有关国家移民局的允许证等，一般可通过中国旅行社签证代办处办理。v（四）办理健康证书（四）办理健康证书 v 健康证书即预防接种证书，因为它的封面通常是黄色的，所以惯称“黄皮色”。为防止国际间某些传染

10、病的流行，世界卫生组织正式通过的国际卫生准则规定，入境者在进入一个接纳国的国境前，要接种牛痘、霍乱、黄热病的疫苗。v（五）办理出境登记卡 v 在办妥了上述各项手续后，再携带出国人员的护照、户口簿、居民身份证办理临时出境登记手续。凡出国超过六个月的（含六个月）人员，秘书则要携带上述证件到其常住户口所在地的公安派出所办理注销户口手续，然后凭护照、前往国的签证或入境许可证、临时出境登记单、注销户口的证明到护照颁发单位，把办理护照时领到的第一张“出境登记卡”换为第二张“出境登记卡”之后，可以购买机、车、船票离境出国。（一）乘车 接送客户坐轿车外出办事，秘书人员应首先为客人打开右侧后门，并以手挡住车门上

11、框，同时提醒客人小心，等其坐好后再关门，然后自己从左侧后门上车。作为陪同，一定不能先于客人打开车门上车，除非对方坚持我们是女性应女士优先。抵达目的地时，秘书人员应首先下车，并绕过去为客人打开车门，以手挡住车门上框，协助客人下车。如果是女性，上下车的姿势是十分讲究的。上车时仪态优雅的姿势是“背入式”，即将身体背向车厢入座，坐定后即将双腿同时缩入车内（如穿长裙，应在关上车门前将裙子弄好）。下车的正确姿势是：准备下车时，应将身体尽量移近车门，车门打开后，从哪边下车则应先将该方向的脚踏出车外，立定，然后将身体重心移至另一只脚，再把整个身体移离车外，最后踏出另一只脚。总之，上下车的正确姿势是“脚先头后”

12、。乘车、乘船、乘机旅行和预订票注意事项乘车、乘船、乘机旅行和预订票注意事项（二）乘船（二）乘船 外出坐船时，应有秩序地排队上船。对号入舱位后，可在甲板上与送我们的亲友同事告别。告别时，我们举止得体，不要大声叫喊，也不要做出大幅度的动作。由于轮船是公共场所，男女混居，我们进入船舱后，既要落落大方，也要注意谨慎自重，穿着上应该宽松保守些，如果太居家化，难免会遭人白眼。至于穿着睡衣在餐厅用餐或甲板上散步则更是粗俗。因为这是公共场所。在船上就餐时如同在酒店宾馆用餐，虽然要自己动手且有些喧闹混乱，但仍应不失礼貌和风度，一要排队，二是找空位时要向旁边在座者问好，经过允许后才可就座。下船时不要抢先或拥挤，对

13、曾经帮助过我们或有缘相遇的乘客和船员，应友好地告别，说些令人好感的告别语。v（三）乘机（三）乘机 v 乘坐飞机旅行是件令人惬意的事，由于飞机内空间面积较小，人际关系特别紧密，而且各色人等聚在一起，对礼仪要求更高。v 进入机舱找到自己的座位后，我们应侧身尽快将自己随身携带行李放入座位上方的物品箱并关上门后立即坐下来，以免站在通道上堵塞和影响其他乘客入舱。v 坐下后对我们的邻座，我们应微笑致意问好，以礼相待。如果不小心碰到了其他乘客，应立即主动道歉。如果别的乘客主动向我们打招呼想找我们攀谈，除非我们十分疲倦，否则应友好地应对。若我们想休息一下或要做什么事情，譬如看商务文件，查阅商务合同等则应向对方

14、说明并表示歉意。v 飞机抵达目的地还未停稳时，我们不能解开安全带站起身急于拿行李，只有等空中小姐通知后才能这样做。下机前别忘了和舱门口的空中小姐道别。v（四）预订票注意事项（四）预订票注意事项 v 在准备预订车票（机票）的时候，一定要查看最新的时刻表，因为现在有许多季节性的或临时性的车次，稍不留心，就会订不上。v预订车票时，最好选择直达车。因为出差途中，最麻烦的就是换车，倒来倒去，稍不注意，就会误车误点。所以能直达的就最好不要换车。如果是在大站换车，在时间上一定要安排得宽裕些。v 从平时起，秘书就要注意学习预订和购买车票、机票、船票的办法，及如何使用支票，如何兑换外币，等等。这样，就能保证领导

15、工作的顺利进行。相关链接相关链接 拒绝的艺术拒绝的艺术1、替代法：“真对不起，这件事我实在爱莫能助了，不过，我可帮你做另一件事！”分析：拒绝时，如果能够有另外的替代方案，必能获得对方的谅解。例如某部门要求安装冷气，至少你可以给他一台电风扇；朋友希望你送她一盆玫瑰花，至少你可以送她一盆蔷薇。2、先发制人，主动出击，使对方在你面前无法开口提出过分要求。分析：当单位司机工作之余开着公车带着女友兜风在路上出了事时，司机找主管秘书要求用公费修车。主管秘书知道小车出事的原因，他说：“你是个好同志，一向按原则办事，我就是喜欢像你这样的人。”听到对自己的表扬，司机不会提出过分要求，自己想办法修好了车。3、谢绝

16、法：“对不起，谢谢，这样做可能不合适。”4、婉拒法：“哦，是这样，领导今天不在，我转告一下再答复吧。”5、不卑不亢法：“哦，我明白了，可是你最好找XX，好吗？”6、幽默法：“啊！对不起，今天我还有事，只好当逃兵了。”7、无言法：运用摆手，摇头，耸肩，皱眉，转身等身体语言和否定的表情来表示自己拒绝的态度。8、缓冲法：“哦，我再和朋友商量一下，你也再想想，过几天再决定好吗？”9、回避法：“今天咱们先不谈这个，还是说说你关心的另一件事吧”10、借力法：“你问问他，他可以作证，我从来干不了这种事！”11、自护法：“你为我想想，我怎么能去做没把握的事？你让我出洋相啊。”12、严辞拒绝法：“这可不行，我已

17、经想好了，你不用再费口舌了！”有客户投诉公司人员售后服务不到位你该怎么做？答：耐心听完对方的投诉，然后询问具体地址，负责对方 的业务人员是谁，主要对哪方面的服务有意见，并向对方说明在多长时间内解决该公司或派业务去解决问题。有客户询问公司产品价格你该怎么做？答：先询问对方是哪个地区或市场，姓名及联系方式，然后在最短的时间内告诉我们的业务人员与之联系。有人询问公司主要领导人员的电话你该怎么做？答：先不要告诉他，询问清楚对方姓名、单位及联系方式，借口查一下后告知，并汇报给总经理。小小面试题v接到陌生电话找公司总经理你该怎么做？v答：1.如总经理在公司，就先问清楚对方的姓名、单位、事宜，并告知看一下总

18、经理是否在公司或是否方便接听电话。再向总经理报告此人情况，并征求是否接听电话。2.如总经理不在公司，留下对方的姓名、联系方式和相关事宜。并向总经理汇报。v有客户来公司找公司总经理你该怎么做？v答：先为客人让座，倒苶，并询问来访人员单位及姓名，是否与总经理有约。小小面试题v加强做责任心，责任到人，责任到位才是长久的发展。23.1.2423.1.24Tuesday,January 24,2023v弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。17:52:1917:52:1917:521/24/2023 5:52:19 PMv安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦绷。23.1.2417:52:1917:52

19、Jan-2324-Jan-23v重于泰山，轻于鸿毛。17:52:1917:52:1917:52Tuesday,January 24,2023v安全在于心细，事故出在麻痹。23.1.2423.1.2417:52:1917:52:19January 24,2023v加强自身建设，增强个人的休养。2023年1月24日下午5时52分23.1.2423.1.24v追求至善凭技术开拓市场，凭管理增创效益，凭服务树立形象。2023年1月24日星期二下午5时52分19秒17:52:1923.1.24v严格把控质量关，让生产更加有保障。2023年1月下午5时52分23.1.2417:52January 24,2023v重标准，严要求，安全第一。2023年1月24日星期二17时52分19秒17:52:1924 January 2023v好的事情马上就会到来，一切都是最好的安排。下午5时52分19秒下午5时52分17:52:1923.1.24v每天都是美好的一天，新的一天开启。23.1.2423.1.2417:5217:52:1917:52:19Jan-23v务实，奋斗，成就，成功。2023年1月24日星期二17时52分19秒Tuesday,January 24,2023v相信相信得力量，创造应创造的事情。23.1.242023年1月24日星期二17时52分19秒23.1.24谢谢大家！谢谢大家！