账务与报表处理系统课件.ppt

1、第四章 账务与报表处理系统学习目标：了解账务系统的基本任务和特点，熟悉账务系统的基本功能。掌握账务系统的初始化中会计科目设置、录入期初余额及设置各种分类、档案资料的方法；掌握账务系统日常业务处理中凭证处理和记账的方法；熟悉出纳管理的内容和处理方法；掌握账务系统的期末业务的内容和处理方法。了解报表管理系统的功能；掌握报表系统有关基本概念；掌握报表格式设计和公式设置的方法；能够编制会计报表。第一节 账务系统的基本功能与操作流程账务系统是会计电算化信息系统的一个子系统，在整个会计电算化信息系统中既是中枢，又是基本的系统，它综合、全面、概括地反映企业各个方面的会计工作内容，其他各子系统的数据必须传输到

2、账务系统，同时还要把账务系统中的某些数据传输给其他子系统以供利用。许多单位的会计电算化工作往往都是从账务处理系统开始的。一、账务处理系统的基本任务1、力求实现会计循环的自动化。但从原始凭证到记账凭证暂时还不能全部实现自动化。2、实现会计信息的多元分类。即不仅实现对总账、日记账和明细账管理，还能实现对往来、部门、项目、数量、单价、外汇及汇率的管理。3、实现数据的高度共享。二、账务处理系统的主要特点（与手工账务处理系统相比较）1、遵循世界通用的复式记账原则。计算机账务处理系统简化了会计循环，消除了手工会计信息处理的许多技术环节，对会计人员的技术要求只在于从原始凭证到记账凭证的编制和确认。2、记账凭

3、证是数据处理的起点。手工账务一般是从处理原始凭证开始，而计算机账务系统一般不直接处理原始凭证，无论采用前台或后台工作方式，一般都需要由人工编制记账凭证输入系统，并以此为起点开始数据处理。3、部分凭证可以由机器自动生成。手工系统中所有的记账凭证都要人工制作，而计算机账务系统中的部分记账凭证可以由系统自动生成，实现所谓的自动转账。（1）账务处理系统内部对于待摊、预提、摊销、损益结转等每月固定的转账凭证可由机器自动生成（2）电算化系统中的其他子系统都可以自动生成记账凭证并传递给账务处理系统（3）由电子商务产生的电子凭证也可以自动转换为记账凭证，并传给账务处理。4、计算机内部账簿体系有较大的变化。手工

4、系统中严格设置日记账、明细账、总账等相互制约的账簿体系，但在计算机账务处理系统中，不一定存在与之对应的账簿体系：(1)记账凭证成了第一重要的账簿，它是永久性的会计档案，是赖以生成其他序时账和分类账的基础，因此不但要求它数据正确无误，而且分类信息完整，即除了科目、借贷等分类信息之外，还可以存储部门、往来、专项或其他责任中心等分类信息：(2)总账一般也是一个重要的账簿，但除了科目总账之外，还应该有部门总账、客户总账、项目总账等等，以存储多元分类汇总的数据；(3)其他序时账和明细分类账在机内都不应该是永久性的，只是在查账时才临时生成，至于是否需要打印输出还值得商榷。5、记账规则与记账程序。手工会计规

5、定的记账规则在计算机中有些是不必要的，有些也是难以实现的。在计算机账务系统中记账的内涵已不相同，记账一般只能按一种固定的处理程序，根据记账凭证更新各种总账文件，除了科目总账之外，可能还要更新客户总账、部门总账、项目总账等辅助总账文件。6、内部控制已部分实现程序化。手工条件下行之有效的平行登记、试算平衡、签字盖章等许多控制方法已不再适用，其中相当一部分控制要由账务系统自动实现。会计人员可以不理会数据在计算机内部的处理方法，只要输入凭证正确，由此产生的总账、明细账和日记账绝对不会出现错误。因此，如何保证输入凭证的正确性成了内部控制的关键。7、可以提供定期或实时的财务报表。尽管账务系统以输出账簿和固

6、定报表为终点，但它仍然是资产负债表等外部报表的主要数据来源。由于账务系统实现多元分类和实时更新各种分类汇总信息，所以以此为基础的财务报告得以向内容多元化、形式多样化以及定期与实时报告相结合的模式发展。8、查账比手工系统更为方便。在计算机账务处理系统中，只要给出需求条件，即时就可以得到内容详尽、格式美观、本期（月、年）或跨年度的会计信息。三、账务系统的基本功能一般来说，账务处理系统的基本功能应包括系统设置（初始化）、凭证管理、记账结账、查询、打印输出、系统维护等。其基本功能模块结构如下页图所示。账务处理系统系统设置凭证管理系统维护期末处理辅助核算出纳管理建立账套设置辅助项目设置会计科目设置凭证类

7、别录入初始余额凭证输入凭证审核凭证记账支票管理登记日记账其他管理项目管理部门管理往来管理转账结账账簿输出数据备份恢复账套选项四、账务处理系统的操作流程计算机账务处理系统的操作流程如下：1、建立账套和初始设置.2、日常业务处理。主要包括以下几项内容：（1）填制凭证。会计人员通过键盘录入记账凭证、原始凭证或系统自动获取机制凭证，然后将有关凭证写入临时凭证文件。（2）凭证审核。会计人员对临时凭证文件进行审核。（3）凭证记账。根据临时凭证文件中的已审核的凭证进行记账，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除。（4）根据企业银行对账文件和对账单文件进行对账。（5）根据汇总文件和历史凭证文件输出日记账和明细账以

8、及会计报表，根据汇总文件输出总账。此外，考虑到企业一般不能在会计期末及时结账，所以账务处理系统允许本期结账之前输入下一期间的记账凭证，但这些凭证必须在本期结账之后才能审核与记账。五、账务处理系统与其他系统的关系账务系统是会计信息系统的核心，它与其他系统有密切的联系，即除了与其他系统共享编码方案、会计科目、存货分类、存货档案、部门档案等基础数据之外，还与许多系统传递数据。即其他各子系统的数据必须传输到账务系统，同时还要把账务系统中的某些数据传输给其他子系统以供利用。第二节 账务系统的初始设置总账系统初始设置就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算

9、系统”。在使用总账系统之前，需要先启动注册系统。总账系统的启动建立在整个软件系统的基础设置之上，具体操作步骤如下：（参照附录1）一、账套基本信息 1、系统的注册系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置用户和权限，设置备份计划，监控系统运行过程，清除异常任务等。第一次进入系统时，需要以系统管理员的身份注册进入系统，才能进行操作处理。具体操作步骤如下：（1）单击“开始”，选中“程序”，选中会计电算化通用教学软件中的“系统管理”，单击“系统”后，单击“注册”；（2）以系统管理员admin的身份进入系统，

10、第一次进入没有密码，单击“确定”即可，如设置密码，则用鼠标单击“改密码”前面的空白框，打上对勾后单击“确定”，输入两次密码后单击“确定”即可。2、设置操作员操作员是会计电算化以后会计软件的使用者，安装软件以后需要设置操作员。以系统管理员的身份进入系统，建立操作员的编号、姓名，并对每个操作员赋予相应的权限。具体操作步骤如下：（1）注册成功后，单击“权限”，单击“操作员”；（2）单击“增加”，输入编号“001”，输入姓名“赵超”，输入口令和确认口令“1”，输入所属部门“财务部”，单击“增加”；提示：提示：第一，操作员的编号必须唯一，即使是不同的账套，操作员的编号也不能重复。第二，操作员修改与删除的

11、步骤和增加基本相同，用鼠标先选中要修改或删除的操作员，单击“修改”即可以进行修改;单击“删除”就可以把操作员删除，但所设置的操作员一旦被引用，则不能被删除。（注意，一定要向学生讲清楚本书的每一个提示或注意事项）3、账套的建立账套是指一组相互关联的财务数据。一般来说，可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，系统可以建立多个（999）账套。新建账套的基本信息主要包括账套号、账套名称、账套路径、启用时间及会计期间。账套建立过程如下：（1）单击“账套”，选中“建立”单击；（2）输入账套号“666”，输入账套名称“北京友联科技有限公司”，输入启用会计期间“2006年1月”，单击“下一步”；（3）输

12、入单位名称“北京友联科技有限公司”，输入单位简称“友联科技”；（4）输入本币代码“RMB”，输入本币名称“人民币”，选择企业类型“工业”，选择行业性质“新会计制度科目”，账套主管：赵超；不选“按行业性质预置科目”选项，单击“下一步”；（5）根据单位的实际情况，决定选中某些项。在本例中分别不选中“存货是否分类”、“客户是否分类”、“供应商是否分类”，选中“有无外币核算”。如果不能确定是否进行分类核算，在此可以不进行设置。单击“完成”，在“可以创建账套了么?”中选择“是”；（6）在“分类编码方案”对话框中，根据单位制定的编码方案来设置存货分类编码级次、客户分类编码级次、供应商等分类编码级次以及科目

13、编码级次。此处将科目编码修改为42222后，单击“确认”（注意：这里一定要给学生讲清楚“科目编码级次”的含义参见P56中下）；（7）根据单位的要求确定所有的小数位，单击“确认”，新账套“北京友联科技有限公司”账套创建成功。（8）系统启用。在建立账套时，可选择启用子的系统。如果未选择或选择“否”以后，还可以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。如下两页图所示。4、设置操作员权限操作员权限设置功能用于对已设置的操作员进行授权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置，但两者的权限又有所区别。系统管理员可以指定账套主管以及对各个账套的操作员设置权限，而账套主管只可以对所管辖账套

14、的操作员设置权限。操作员权限设置包括增加、修改、删除操作员权限等功能。系统管理员进行设置操作员权限的步骤如下：（1）在“系统管理”窗口中，单击“权限”后，单击“权限”；（2）在左侧选中用户“赵超”，在右侧选中“666北京友联科技有限公司”，选中期间“2006”年，在账套前面“账套主管”前打上对勾；（3）在“用户权限”窗口中，选中用户“王刚”，单击“修改”，选中“666”账套，选中会计期间“2006”年。（4）若要赋予“王刚”总账的全部权限，则在“总账”前面打“对号”后，单击“确定”。提示：一个账套可以设定多个账套主管，账套主管自动拥有该账套的所有权限。二、设置系统参数 系统参数又称账套选项，用

15、以规定如何使用账务系统，使账务系统的功能与控制适合企业的实际需要。账套选项一般包括基本参数、凭证规则、账簿规则、会计日历等多方面的内容。其中凭证规则主要包括：(1)制单控制。主要包括资金及往来赤字控制、预算控制、支票控制、现金流量控制等等。例如若选择预算控制，而且企业预先对科目、部门、项目制定了预算，则制单时可以对科目、部门、项目的发生额或余额进行预算控制；(2)内容控制。例如规定每条分录是否必须有摘要、银行存款是否需要输入结算方式和结算号、凭证是否自动编号、是否允许修改他人填制的凭证，等等；(3)审核控制。规定凭证是否需要审核、是否允许成批审核、出纳是否需要签字等；(4)输出控制。例如规定凭

16、证显示或打印时科目、核算项目的输出格式，凭证每页打印行数，凭证是否按期间、按年度排列等。设置系统参数中凭证规则的具体操作步骤如下：在会计电算化通用教学软件中选择“总账”“设置”菜单，单击“选项”，出现如下页图所示界面：如上图所示，单击“凭证”选项卡，在“制单控制”中，选中“制单序时控制”、“支票控制”、“资金及往来赤字控制”及“允许修改、作废他人填制的凭证”复选框。在“凭证控制”中，选择“打印凭证页脚姓名”、“凭证审核控制到用户”、“出纳凭证必须经由出纳签字”复选框。在“外币核算”中，选择“固定汇率”单选按钮。选中“预算控制”方式，单击“确定”。其他选项设置（略）三、系统初始化系统初始化是指将

17、通用会计软件转成专用会计软件，将手工会计业务数据移植到计算机的一系列准备工作，是使用会计软件的基础。总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别和录入期初余额等。（一）设置基础档案在使用会计软件过程中，启用新账套之前，要根据本单位的实际情况和业务要求，建立企业基础信息资料。1、建立部门档案部门指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定与企业实际的职能部门相对应。部门档案用于设置部门相关信息，包括部门编码、名称、负责人、部门属性等。在部门档案中，建立单位所设置的所有部门，具体操作步骤如下:（1）双击“部门档案”后的空白处，进入“部门档案”；（2）单击

18、“增加”，输入部门编码、部门名称和部门属性等，单击“保存”即可。2、建立职员档案这里的职员是指企业的各个职能部门中参与企业的业务活动，且需要对其进行核算和业务管理的人员。在职员档案中，建立各部门的职员档案，具体操作步骤如下：（1）双击“职员档案”后的空白处，进入“职员档案”。（2）单击“增加”，输入职员编号、职员名称、所属部门及职员属性后按回车键。提示：输入一行职员档案信息，必须按回车键换行才能保存。3、客户分类企业可以从自身管理要求出发对客户进行相应的分类，以便于对业务数据的统计、分析。如可以按照行业或者地区对客户进行划分。建立起客户分类后，必须将客户设置在最末级的客户分类之下。如果在建账时

19、选择了客户分类，就必须先建立客户分类，再增加客户档案；若对客户没有进行分类管理的需求，可以直接建立客户档案。在客户分类中，对与单位有业务往来的客户按照一定标准进行分类，具体操作步骤如下:（1）双击“客户分类”后的空白处，进入“客户分类”。（2）单击“增加”，输入类别编码、类别名称，单击“保存”。4、建立客户档案客户档案主要用于设置往来客户的档案信息，便于对客户及业务数据进行统计和分析。在客户档案中，建立往来客户的具体信息，具体操作步骤如下:（1）双击“客户档案”后的空白处，进入“客户档案卡片”；（2）选中已分类的客户（必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案），单击“增加”，选择客户档案“基本

20、”选项卡输入客户编号、客户名称、客户简称和所属行业等，单击“保存”。5、供应商分类企业可以从自身管理要求出发对供应商进行相应的分类，以便于对业务数据的统计、分析。如可以按照行业或者地区对供应商进行划分。建立起供应商分类后，必须将供应商设置在最末级的供应商分类之下。如果在建账时选择了供应商分类，就必须先建立供应商分类，再增加供应商档案；若对供应商没有进行分类管理的要求，可以直接建立供应商档案。如果企业的供应商比较多，可以对供应商进行分类，便于对供应商进行分类统计和汇总，便于管理。具体操作步骤如下:（1）在“供应商分类”后的空白处双击，进入“供应商分类”对话框。（2）单击“增加”，输入类别编码、类

21、别名称，并单击“保存”。6、建立供应商档案供应商档案主要用于设置往来供应商的档案信息，便于对供应商及业务数据进行统计和分析。供应商档案设置的各栏目内容基本同客户档案，以下仅对不同项目做简要说明。如果企业需要进行往来管理，就必须将供应商的详细资料录入到供应商档案中，建立这些档案便于对供应商数据查询、汇总。具体操作步骤如下：（1）在“供应商档案”后的空白处双击，进入“供应商档案”对话框。（2）选择基本选项卡，输入供应商编号、供应商名称、所属分类码、所属行业等相关信息，如果需要设置其他信息，可打开“联系”、“信用”、“其他”进行输入，完成后单击“保存”。7、设置结算方式为了便于管理和提高银行对账的效

22、率，提供了设置银行结算方式的功能，用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。（1）结算方式编码：用以标识某结算方式。用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序进行输入、输入值必须唯一。（2）结算方式名称：是指其汉字名称，用于显示输出。根据企业的实际情况，必须输入所用结算方式的名称，输入值必须唯一。（3）票据管理标志：票据管理标志是为出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿的管理方式。可根据实际情况，选择该结算方式下的票据是否要进行票据管理。定义结算方

23、式，主要是为了便于管理和提高银行自动对账的效率。具体操作步骤如下：（1）在“结算方式”后的空白处双击，进入“结算方式”对话框。（2）单击“增加”，输入结算方式编码、结算方式名称、选定或不选定“票据管理标志”，单击“保存”即可。（二）设置会计科目会计科目是对经济业务和会计核算内容所作的科学分类。在计算机账务系统中，会计科目必须标准化和代码化，而且会计科目代码一般采用分组码，呈现树形结构，一级开始，逐级明细，以便于分级管理。由于财政部已经统一制定了一级会计科目，中央各部门一般也相应制定了二级甚至部分三级科目，所以用户只需根据单位的具体情况设置明细科目即可。一）建立会计科目会计科目设置一般具有科目的

24、新增、修改、删除、打印等功能，一般涉及以下内容：1、科目编码码与助记码科目编码是科目的标识，账务系统的内部处理都是按科目代码来进行的。科目代码应该按照科目代码结构定义的规则进行编制，而且一般使用数字进行编码。本级科目全编码上一级科目全编码本级科目编码本级科目全编码上一级科目全编码本级科目编码助记码用于帮助记忆会计科目，以便在输入会计科目时以用助记码录入。2、科目名称科目名称一般用汉字或英文字符表示，系统只在输出时使用。在命名科目名称时只需命名本级科目名称，不必带上级科目名称。3、科目类别科目类别是对科目的经济性质进行的分类，有些业务处理可能要涉及到科目类别。会计科目共分五大类：(1)资产类科目

25、：资产类科目包含流动资产和长期资产两项。(2)负债类科目：负债类科目包含流动负债和长期负债两项。(3)所有者权益类科目：所有者权益是企业投资者对企业净资产的所有权。主要包括：“实收资本”、“资本公积”等科目。(4)成本类科目：成本类科目主要反映企业在生产过程中所发生的直接材料、直接人工以及制造费用的发生额。(5)损益类科目：损益类科目是直接反映企业经营成果的科目，其中大都是收入和期间费用科目。损益类科目一般在每期期末都要将其本期的实际发生额全部转入本年利润科目，系统在结账或执行“结转本期损益”功能时，将自动对损益类科目执行以上结转处理。4、余额方向：余额方向用于说明科目余额的计算方法，其中：借

26、方余额=期初余额+本期借方发生额一本期贷方发生额 贷方余额=期初余额一本期借方发生额+本期贷方发生额一般资产类科目的余额方向在借方，负债类科目的余额方向在贷方。会计科目的余额方向对账簿或报表数据有直接影响。5、核算外币 指定科目核算的货币类型。对一个科目来说可以有以下选择：(1)不核算外币：不进行外币核算，只核算本位币。(2)核算所有外币：用户可以使用本账套中设定的所有货币进行核算。(3)核算单一外币：用户只可以使用本账套中设定的某一种外币进行核算。有些会计软件提供有期末自动调汇功能，如果用户在科目设置时选择该功能，则期末执行“期末调汇”功能时系统将自动生成一张调汇凭证。6、数量核算指定科目是

27、否进行数量核算，如果需要进行数量核算，则还必须指定米、公斤、吨等数量的计量单位。7、辅助核算大多数账务处理软件都提供辅助核算功能，包括往来核算、部门核算、职员核算、项目核算等等。但辅助核算功能是针对科目的，所以在设置科目时必须对这些功能作出正确选择。对有辅助核算要求的科目设置相应的辅助核算标记，在输入凭证时，系统将根据辅助账标记的不同，要求输入不同的附加内容。辅助账标记要求设在最底层的科目上，辅助账一经定义并已使用，则不要进行随意的修改。8、现金流量指是否现金流量科目，一般为现金、银行存款、其他货币资金科目，以及现金等价物科目。如果在账务系统中处理现金流量表，则该项设置是不可缺少的。9、账页格

28、式。即根据会计核算的需要对会计账簿的格式进行定义，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。除了上述内容之外，可能还需要指定其他一些信息，例如指定是否需要记日记账、记银行账、是否预算科目、是否需要计息，等等。设置会计科目的操作步骤如下：执行“基础设置一财务一会计科目”命令。在“是否按行业预置会计科目”对话框中单击“不预置”，进入“会计科目”窗口。单击“增加”按钮，进入“会计科目一新增”窗口。输入新增会计科目的相关内容。单击“确定”，继续增加其他科目。提示：1、增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则；2、科目一经使用，就不能再增设下级科目，只能增加同级科目。二）修改

29、会计科目如果要对已设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。但需要注意的是，已经使用的末级会计科目已经使用的末级会计科目不能修改科目编码，非末级会计科目的编码不能修改科目编码，非末级会计科目的编码不能修改或删除，已有数据的会计科目，应不能修改或删除，已有数据的会计科目，应先将该科目及下级科目余额清零后再修改先将该科目及下级科目余额清零后再修改。修改会计科目具体操作步骤如下：在会计科目中单击“修改”按钮，进入“会计科目修改”对话框。选择要修改的内容进行修改后，单击“确定”即可。三）删除会计科目如果科目已制单或已录入期初余额，则不能删

30、除。被指定为现金银行科目的会计科目不能被删除，如果想删除必须先取消指定。“删除将不能恢复”是指不能自动恢复，以后如需恢复该科目可通过“增加”功能来完成。具体操作步骤如下：会计科目中，选择要删除的科目后，单击“删除”按钮。在弹出的对话框中，单击“确定”即可。四）指定会计科目指定会计科目是指定出纳的专管科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。一般情况下，现金科目要设为日记账;银行存款科目要设为银行账和日记账。具体操作步骤如下：在“会计科目”窗口中，选择“编辑”菜单，单击“指定科目”；选择“现金总账科目”后，在左框中选中“1001现金”，单击

31、“”，将其添加到右侧“已选科目”文本框中，单击“确认”；选择“银行总账科目”后，在左框中选中“1002银行存款”，单击“”，将其添加到右侧“已选科目”文本框中，单击“确认”即可。（三）设置凭证类别实行会计电算化以后，根据单位核算和管理的要求，需要对记账凭证进行分类。设置凭证类别后利于凭证的管理、记账和汇总。但是，无论如何分类都不会影响记账结果。具体操作步骤如下：在“基础设置”菜单中，选择“财务”，单击“凭证类别”。选中“收款凭证、付款凭证、转账凭证”后，单击“确定”。双击“收款凭证”后的“限制类型”栏，选择“借方必有”，在“限制科目”栏中输入限制科目。在科目参照中选择“1001现金”和“100

32、2银行存款”后，单击“确定”。其他两种“凭证类别”操作同“收款凭证”。（四）录入期初余额如果是第一次使用账务处理系统，必须使用“录入期初余额”功能，将经过整理的手工账科目的期初余额录入计算机。如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”功能后，上年各账户余额将自动结转到本年。若企业是在年初建账，则输入的期初余额就是年初余额；若企业是在年中建账，则需要输入建账月份的期初余额和本年至此的累计发生额。1、录入基本科目余额 如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量和外币余额。非末级会计科目的余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。其数

33、据栏为黄色。出现红字余额用负号输入。修改余额时，直接输入正确数据，然后单击“刷新”即可。通常，初始余额确定后不能再修改，即凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再进行修改。具体操作步骤如下：在“总账”菜单中，选择“设置”，单击“期初余额”，进入“期初余额录入”窗口，将光标定在“现金”科目的期初余额栏，输入期初余额“5000”。2、录入个人往来科目余额 在“期初余额录入”窗口中，双击“1191其他应收款”科目的期初余额栏。在“个人往来期初”窗口，单击“增加”按钮，输入日期、凭证号、部门、个人、摘要及金额等，单击“退出”即可。提示：当不想输入某项内容而系统又提提示：当不想输入某项内容而系统又提

34、示必须输入时，可按示必须输入时，可按ESC键取消输入键取消输入。3、录入客户往来科目余额 如果某科目涉及客户供应商辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。录入余额时应分别按不同情况处理。如在总账系统中进行客户、供应商往来核算，则其操作规程与录入个人往来余额相似。如使用应收应付系统，那么应该到应收应付系统中录入客户、供应商账类的科目的明细期初余额。在总账系统中，只能录入这些科目的总余额。使用应收应付系统，若往来科目还有其他辅助核算，如部门核算或项目核算，则只能录入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额。在总账系统中录入客户往来科目期初余额、录入供应商往来科目余额和项目核算科目余额的具体操作步骤与录

35、入个人往来科目余额类似，此处不再赘述。4、调整余额方向 一般情况下，软件默认资产类科目的余额方向为借方，负债及所有者权益科目的余额方向为贷方。但是有一部分调整科目，如“坏账准备”、“累计折旧”等科目的余额方向与同类科目默认的余额方向相反。在建立会计科目时如果没有对这些科目的余额方向进行调整的话，那么就需要在此处把方向调整正确。总账科目与其下级明细科目的方向必须一致。余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准。调整余额方向具体操作步骤如下：将光标定在某总账科目行上。单击“方向”，屏幕弹出对话框，确定需调整的方向，如：借贷，单击“是”。5、试算平衡 期初余额试算不平衡，将不能记账，但可

36、以填制凭证。已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。所以应进行试算平衡，操作步骤如下：录入完所有余额后，在“期初余额录入”对话框中单击“试算”按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，如平衡，单击“确认”返回。在“总账”菜单中，选择“设置”，单击“期初余额”，进入“期初余额录入”窗口，将光标定在“现金”科目的期初余额栏，输入期初余额“5000”。第三节 日常账务处理日常账务处理主要是通过输入和处理各种记账凭证，完成记账工作，查询、打印输出各种账页，对部门、项目、个人往来进行管理。一、填制凭证 填制凭证是电算化方式下工作量较大的一项内容，一般根据原始凭证

37、直接在计算机上填制记账凭证。填制凭证的功能包括：增加凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证等。1、增加凭证。记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分；二是凭证正文部分。如果输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。凭证头内容：凭证类别：可以输入凭证类别字，也可以参照输入。凭证编号：一般由系统分类按月自动编号，即每类凭证每月都从000l号开始。系统同时也自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有五条记录，当某号凭证不只一页，系统自动将在凭证号后标上分单号，如：收0001号00020003表示收款凭证第0001号凭证共有三

38、张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。如果在启用账套时设置凭证编号方式为“手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。制单日期：填制凭证的日期。系统自动取进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。附单据数：输入原始单据张数。凭证正文内容：摘要：输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。科目：必须输入末级科目。科目可以通过科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码输入。辅助信息：对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。如果需要对所输人的辅助项进行修改时，可双

39、击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗供用户修改。金额：金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。增加一张凭证操作步骤：如1月3日销售部购买了500元的办公用品，以现金支付，附单据一张，摘要为购办公用品。执行系统菜单“总账一凭证一填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。选择凭证类型“付款凭证”；输入制单日期“20060103”；输入附单据数“1”。输入摘要“购办公用品”；输入科目名称“5501”，借方金额“500”，回车；摘要自动带到下一行，输入科目名称“1001”，贷方金额“500”。单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存!”信息提示框。单击“确定

40、”按钮。提示：提示：（1）采用序时控制时，凭证日期应大于）采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。等于启用日期，不能超过业务日期。（2）凭证一旦保存，其凭证编号不能修）凭证一旦保存，其凭证编号不能修改。改。（3）正文中不同行的摘要可以相同也可）正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。的会计科目在明细账、日记账中出现。（4）科目编码必须是末级的科目编码，）科目编码必须是末级的科目编码，既可以手工直接输入，也可选择输入。既可以手工直接输入，也可选择输入。（5）金额不能为）金额不能为

41、“零零”；红字以；红字以“”号表示。号表示。（6）可按）可按“”键取当前凭证借贷方键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。金额的差额到当前光标位置。2、修改凭证凭证输入时尽管系统提供了多种控制措施，但错误是在所难免的，记账凭证的错误必然影响系统的核算结果。为更正错误，可以通过系统提供的修改功能对错误凭证进行修改：未经审核的错误凭证可以通过“制单”功能直接修改；已经审核的凭证应先取消审核后，再通过“制单”进行修改。如果采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。如果选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。外部系统传过来的凭证不能在

42、总账系统进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。如果涉及银行存款科目的分录已录入支票信息，并对该支票做报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。具体操作步骤如下：在“填制凭证”窗口中，通过“查询”功能找到要修改的凭证，将光标定在要修改的地方即可直接修改。双击要修改的辅助项，如项目，可直接修改“辅助项”对话框中的相关内容。在当前金额的相反方向，按空格键可直接修改金额方向。单击“增行”，可在当前分录前增加一条新的分录。若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“=”键即可。单击“保存”，保存当前修改。3、作废凭证作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。作废凭证不

43、能修改，不能审核。在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。账簿查询时，查不到作废凭证的数据。若当前凭证已作废，可单击“编辑”菜单下的“作废/恢复”，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。具体操作步骤如下：在“填制凭证”中，找到要作废的凭证，在“制单”菜单中单击“作废、恢复”。4、删除凭证删除凭证也叫整理凭证。如果作废凭证不想保留时，可通过“整理凭证”功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。凭证整理只能对未记账凭证进行整理。已记账凭证作凭证整理时，应先恢复本月月初的记账状态，再作凭证整理。具体操作步骤如下：在“制单”菜单中选择“整理

44、凭证”。选择要整理的月份，如“2006.01”，单击“确定”。单击“全选”后，单击“确定”。单击“是”即删除作废凭证并对凭证号进行了整理。5、查询凭证总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。二、签字审核1、出纳签字 会计凭证填制完成之后，如果该凭证是出纳凭证，且在系统“选项”中选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则应由出纳核对签字。出纳人员可以通过“出纳签字”功能对制单员填制的带有现金或银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确。审查认为

45、错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字只能由出纳人自己进行。在确定凭证无误时可以使用“签字”菜单中的“成批出纳签字”功能，以便加快签字速度（一般不建议采用）。2、审核凭证 按照会计制度规定，凭证的填制与审核不能为同一人，因此在进行审核之前，需要更换操作员。具体操作步骤如下：在“文件”菜单中，单击“重新注册”，更换操作员，单击“确定”；以新的操作员身份进入总账系统后，在“凭证”菜单中，单击“审核凭证”，单击“确定”；选择“全部”单选按钮，单击“确认”；选择要审核的凭证，单击“确定”;如果不选择，单击“确定”即审核

46、全部凭证。检查后，单击“审核”，凭证底部“审核”处自动签上审核人姓名，单击“退出”。提示：提示：作废凭证不能被审核，也不能被标错。作废凭证不能被审核，也不能被标错。审核人和制单人不能是同一人，凭证一审核人和制单人不能是同一人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标错的审核签字后才可修改或删除，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。凭证应逐张审核，虽然可以使用审核。凭证应逐张审核，虽然可以使用“成批审核凭证成批审核凭证”功能，但应慎用。执功能，但应慎用。执行审核时，系统将自动翻页。行审核

47、时，系统将自动翻页。三、记账记账凭证经审核签字后，即可用来登记各种账簿。记账工作采用向导方式，使记账过程更加明确。登记账簿是由有记账权限的用户发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记账簿等操作。凭证记账一般按下列步骤进行：1、选择记账凭证，确定本次需要记账的凭证。2、合法性检查，即检查要记账的凭证是否经过审核、凭证号是否连续、借贷金额是否平衡。3、正式开始记账，即用已审核的凭证内容更新总账文件及其他辅助核算文件的借方、贷方发生额。提示：提示：在会计电算化处理方式下，记账是由记记账是由记账员发出指令，计算机自动记账的。第账员发出指令，计算机自动记账的。第一次

48、记账时，若期初余额试算不平衡，一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。上月未结账，本月不能记账。不能记账。上月未结账，本月不能记账。未审核凭证不能记账，记账范围应小于未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。作废凭证不需要审核等于已审核范围。作废凭证不需要审核可直接记账。可直接记账。记账操作每月可多次进记账操作每月可多次进行行。凭证的录入、审核、记账是账务处理的凭证的录入、审核、记账是账务处理的三个关键环节，而且一环扣一环。凭证三个关键环节，而且一环扣一环。凭证未经审核通过其信息不能进入正式的账未经审核通过其信息不能进入正式的账簿文件，而记账后的凭证也将不能再修簿文件，而记账后的凭

49、证也将不能再修改。如果发现记账的凭证有错误，只能改。如果发现记账的凭证有错误，只能采取补充凭证或红字冲销的方式进行更采取补充凭证或红字冲销的方式进行更正。正。四、出纳管理出纳管理主要包括凭证签字、支票管理、银行对账、输出日记账和资金日报表等功能。此处只讲解支票管理、银行对账的相关内容。1、支票登记簿只有在结算方式中设置选择票据控制功能才能在此选择登记银行科目。领用日期和支票号必须输入，其他内容可输可不输，报销日期不能在领用日期之前，已报销的支票可成批删除。具体操作步骤如下:在“现金”菜单中，选择“票据管理”，单击“支票登记簿”。在科目中，选择银行存款科目，单击“确定”。单击“增加”，输入领用日

50、期、领用部门、领用人、支票号、预计金额等内容，单击“保存”，然后单击“退出”。2、银行对账银行对账是企业出纳人员的最基本工作之一。由于企业与银行的账务处理和入账时间不一致，往往会发生双方账面不一致的情况，即所谓“未达账项”。为了能够准确掌握银行存款的实际余额，了解实际可以运用货币数额，防止记账发生差错，企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。在计算机总账系统中，银行银行对账的科目是指已被指定为银行存款的科目对账的科目是指已被指定为银行存款的科目。（1）录入银行对账期初数据为了保证银行对账的正确性，在使用“银行对账”功能进行对账之前，必须在开始对账的月初