秘书学第一讲课件.ppt

1、主讲：刘光明绪绪 论论 走进秘书学走进秘书学一字之师 典出宋魏庆之诗人玉屑：“郑谷在袁州，齐己携诗诣之。有早梅诗云：前村深雪里，昨夜开数枝。谷曰：数枝非早也，不若一枝。齐己不觉下拜。自是士林以谷为一字师。”清末，山东某地有一富豪公子，不务正业，横行乡里。有一次在闹市纵马飞奔，将一老人踏死，当即被众百姓扭送官府，押入死牢。其父母花重金请一位刀笔吏帮忙为之缓颊，刀笔吏查阅案卷，见结论有“跑马伤人致死”一句，提笔将“跑马”二字颠倒一下，成了“马跑伤人致死”。如此一改，罪不在故意，既可免刑，更可免死。又唆使其家人贿赂知县，几经打点，改判赔偿重金，道歉认错，教育释放。为掩人耳目，知县大笔一挥，写了一个冠

2、冕堂皇的判词：劣马脱缰难控驭，却非纵马故伤人。重金赔礼厚安葬，两家从此息争纷。一桩死刑案，就在这文字游戏加贿赂的阴谋下给颠倒过来了。九段秘书的故事一段秘书的做法：发通知用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。二段秘书的做法：抓落实发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。三段秘书的做法：重检查发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。四段秘书的做法：勤准备发通知，落实到人，会前通知后，去测试可

3、能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。五段秘书的做法：细准备发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。六段秘书的做法：做记录发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。七段秘书的做法：发记录会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员

4、。八段秘书的做法：定责任将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。九段秘书的做法：做流程把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。为什么文秘管工作会呈现女性化倾向呢？1.女性擅长处理人际关系；2.女性耐心、细致、条理性强，能更好地适应文秘管理条理性强的特点；3.女性记忆力强；4.女性具有打字天赋；5.女性天性谨慎、易于保密；6.女性能协调办公室气氛。老总闷闷不乐 这天早晨上班，平时和蔼可亲

5、的老总眉头紧锁，一言不发地进了自己的办公室，秘书跟他打招呼“早上好！”他爱理不理。面对这种情况，秘书应该怎么处理？现在秘书有这么几种选择：1、既然老板总烦，他肯定需要一个人独自呆一会，所以先不去管他。2、心烦归心烦，工作是工作。今天有一大堆事等他决定，所以拿上文件夹去找老板签字。3、翻出老总的日程表，取消老总今天的一切约会安排。4、泡上一杯浓茶送给老总，问他是不是要先休息一会。5、马上跟着老总进去，问老总出了什么事。对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并请对其他几种选择进行评析。老板的电话 这天上午，公司老板孙总正在开董事会。公司有这规定，领导在开会时原则上不得接电话，所

6、以，如果客人来电话找领导，只要不是很急的事，秘书就不要让领导来接电话，散会之后再说。11点钟左右，天地公司的李总来电话找公司老板孙总。李总是公司一个很重要的客户，他说有急事要与孙总商量。面对李总的电话，秘书应该怎么办？现在秘书有这么几种选择：a a、李总，对不起！老板正在开会，不接听电话。b b、李总，实在不凑巧，孙总正在参加董事会，估计会 议要到1212点钟才结束。回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗？c c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮 您去找找。d d、李总请您等一下，我马上叫孙总来接电话！e e、李总，实在对不起，孙总不在公司。对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合

7、适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。1、养成不说“不知道”和“与我无关”的习惯2、养成每天早晨第一个到办公室的习惯3、养成请示之前做好腹案的习惯4、养成体谅上司的习惯5、养成做事留有余地的习惯6、养成自已积累资料的习惯7、养成自已找事做的习惯8、养成失误后马上道歉的习惯9、养成记住客人的相貌和名字的习惯10、养成忙里其乐的习惯11、养成全面了解公司业务的习惯12、养成喜怒哀乐不形于色的习惯一、什么是秘书学开会之前我先来，看看谁坐主席台；会议之前我先讲，看看话筒响不响；leader讲话我鼓掌，带动底下一片响。吃饭之前我先尝，尝尝饭菜热或凉；leader喝酒我来挡，誓把青春献给dang；饭后

8、工作我安排，卡拉OK和纸牌；秘书学的研究对象 关于秘书学的研究对象，至今大致有以下几种说法（陈合宜秘书学）：1、“秘书工作”说：“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作的 产生、发展、特点、任务、原则和方法的巧新科学。2、“辅助管理说”：概括地说，秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学。3、“对象多元说”：概括说，秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作和研究对象。4、秘书活动说：即学科对象，应为秘书活动 所谓活动，就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为(一）秘书的定义根据中华人民共和国劳动和社会保障部制定的规定，把秘书试为一种职业名称，把秘书的定义为“从事办公室程序性工作，协助上司

9、处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员全美秘书协会章程对秘书人员的要求是：要象心理学家一样善于洞察别人的心灵；要象文学家一样善于驾驶文字；要象外交家一样有潇洒的风度；要有灵活运用各种办公自动化机器的能力 秘书工作的主要内容 事务办理 中介沟通 文书工作 信息工作 参谋辅助 会务操办 综合协调 督促检查 除上述八个方面的工作外，还有领导办公室的日常事务即领导所需文献资料的准备、领导活动日程的安排等均为秘书工作的内容。秘书工作秘书秘书部门秘书工作规律和特性秘书活动秘书学秘书学（二）秘书的类别1、从服务对象和经济来源分：公务秘书、私人秘书2、从所属部门分：可分为党务、行政、司法、经济和文化等

10、3、从具体的工作分：从具体的工作分文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、外文秘书、生活秘书等（三）秘书的层次秘书的层次有很多分法，主要介绍两种：1、高级秘书、中级秘书、初级秘书高级秘书：参政议政、深入到决策过程，是领导的重要助手中级秘书：一般指文字秘书初级秘书：从事一般日常事务的秘书 秘书各层级的能力要求秘书各层级的能力要求 初级秘书：打字员（每分钟120字以上）、收发员（书写漂亮）、办事员（头脑清晰）、记录员（速记的能力）。直接与物打交道；熟悉周围环境和办事渠道；能保守机密。中级秘书：以文字为主要方式的秘书。有广泛的文史哲、政治、经济知识，重点是理论水平、知识水平、政策水平和写作

11、水平等“四个水平”。懂得人际关系学。高级秘书：除应具有中级秘书的条件外，特别是政策修养：胸怀全局，出谋献策，组织提调，以静制动。少出力，多出智。“秘书国家职业标准”把秘书职业设为四个等级a.五级秘书(具备以下条件之一者)：(1)经五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；(2)在本职业连续见习工作2年以上；b.四级秘书(具备以下条件之一者)：(1)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作2年以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；(2)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作3年以上；(3)连续从事本职业工作4年以上；(4)取得经劳动和社会保障行政部门审核认定

12、、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业(专业)毕业证书。c.三级秘书(具备以下条件之一者)：(1)取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经三级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；(2)取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作5年以上；(3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作2年以上。d.二级秘书(具备以下条件之一者)：(1)取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经二级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；(2)取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作6年以上；(3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作4年以上。

13、（四）秘书工作的特点1、政治性2、辅助性：所有的秘书工作都要围绕领导工作展开、秘书人员能参加领导班子的会议，能提出各种解决问题的方案，但只有发言权而无表决权，更无决定权、秘书人员在处理问题时，只能根据领导的意图和指示的精神来办3、被动性：要根据领导的需要来安排工作，凡是无法分解到具体部门的工作，都由秘书机构来承担。4、综合性：上情下达、下情上传、内外疏通、各方平衡5、事务性（五）秘书工作的原则六个字：准确、迅速、保密（六）秘书工作的任务1、辅助决策工作包括四个方面，一是在领导决策之前协助进行调查研究，收集各方面的信息，为决策做准备；二是协同有关部门提出一个或几个方案，撰拟决策文稿，供领导参考、

14、选择；三是在领导决策确定之后，将决策形成文件，并通过各种形式下传；四是协助领导实施决策和检查决策的执行情况。2、日常程序化工作1、文书处理和撰写2、调查研究3、信息工作4、文书立卷和档案管理工作5、会务工作6、信访工作7、督察工作行政事务管理8、机要保密工作3、协调工作4、领导临时交办的工作 从秘书工作的复杂性来看，秘书人员应是具有比较广博的知识基础机又熟悉某行业专业知识的通才专才型人才（七）秘书工作的特点1、从属性2、被动性3、事务性4、综合性 服从老板六大守则1、老板绝对不会有错。2、如果发现老板有错，一定是我看错。3、如果我没有看错，一定是因为我的错，才害老板犯错。4、如果是他自己的错，

15、只要他不认错，那就是我的错。5、如果老板不认错，我还坚持他有错，那还是我的错。6、总之，老板绝对不会有错，这句话绝对不会错。（八）秘书的能力 联合国秘书长人选的要求：具有领导、筹划和组织众多国家职员的管理的能力，能流利使用联合国两种以上工作语言，具有作为领导人物感人的魅力和有效地沟通人际交流思想的能力。需要具备的能力有：1、办事能力 2、交际能力 3、表达能力 4、操作能力 5、速记能力秘书人员：泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员，如：领导者的个人秘书、秘书机构中的集体秘书，以及为领导工作和机关工作服务的非专职秘书人员秘书活动的基本要素：秘书活动的基本要素：秘书人员主体 秘书工作客体，是载

16、体要素。秘书活动只有依托和通过秘书工作，才能显示出自身的存在价值。秘书方法中介要素，包括思维方法、学习方法、工作方法、处世方法。领导意图潜在要素，是秘书活动的准绳和尺度。衡量某项秘书活动是否有效，往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图。秘书环境外在因素，包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境、办事环境；机构内部环境、组织内部环境、组织外部环境。相关学科管理学领导科学文书、档案学社会心理学公共关系学行为科学秘书学与相关学科的关系1、秘书学与决策学的关系2、秘书学与管理学的关系3、秘书学与行政学的关系4、秘书学与文书学的关系5、秘书学与应用写作学的关系6、秘书学与心理学的关系7、秘书学与公共关

17、系学的关系二、怎么做好秘书把忠心献给组织。把放心献给领导。把恒心献给事业。把细心献给工作。把热心献给群众。把耐心献给矛盾。把欢心献给同事。把真心献给朋友。把爱心献给家庭。把平心献给自己。培养观察力，当好信息员 展现执行力，当好业务员 发挥协调力，当好联络员 增强克制力，当好消防员 提高意志力，当好加油站 激发创新力，当好领航员 三、怎么学习研究秘书学（一）秘书学学科体系 到了90年代末，产生了一系列新的秘书学分支学科内容，如涉外秘书学、秘书心理学、管理秘书学等，它们从多角度、多侧面探索了秘书学的学科体系及其内容问题。（二）秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。其学科特征体现在：知识的综合性；理论的应用性；学科的群体性；知识的综合性。（三）秘书学的研究方法 1、理论联系实际的方法。2、运用比较的方法。3、注重对其他学科尤其易相关学科的研究。