归档文件整理规则概述课件.ppt

1、1什么是档案？档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”简单地说就是各立档单位，在今后工作中需要查找利用的文件，通过档案员的收集、划分保管期限、编目最后成为档案。2 中华人民共和国档案法第六条规定：国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。3 县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡、民族乡、镇人民

2、政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。4档案法实施办法第九条 规定机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照档案法第七条的规定，履行下列职责：1、贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；2、指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；3、统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；4、检查、指导所属机构的档案工作。56 档案管理违法违纪行为处分规定档案管理违法违纪行为处分规定7 第二条第二条 有档案管理违法违纪行为的单有档案管理违法违纪行为的单位，其负有责任的领导人员和直接责任人位，其负有责任的领导人员

3、和直接责任人员，以及有档案管理违法违纪行为的个人，员，以及有档案管理违法违纪行为的个人，应当承担纪律责任。属于下列人员的（以应当承担纪律责任。属于下列人员的（以下统称有关责任人员），由任免机关或者下统称有关责任人员），由任免机关或者监察机关按照管理权限依法给予处分：监察机关按照管理权限依法给予处分：（一）行政机关公务员；（一）行政机关公务员；（二）法律、法规授权的具有公共事务（二）法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织中从事公务的人员；管理职能的组织中从事公务的人员；8 （三）行政机关依法委托从事公共事务（三）行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织中从事公务的人员；管理活动的组织中从事

4、公务的人员；（四）企业、社会团体中由行政机关任（四）企业、社会团体中由行政机关任命的人员。命的人员。事业单位工作人员有档案管理违法违纪事业单位工作人员有档案管理违法违纪行为的，按照事业单位工作人员处分暂行为的，按照事业单位工作人员处分暂行规定执行。行规定执行。9 法律、行政法规、国务院决定及国务法律、行政法规、国务院决定及国务院监察机关、国务院人力资源社会保障部院监察机关、国务院人力资源社会保障部门制定的规章对档案管理违法违纪行为的门制定的规章对档案管理违法违纪行为的处分另有规定的，从其规定。处分另有规定的，从其规定。第三条第三条 将公务活动中形成的应当归档将公务活动中形成的应当归档的文件材料

5、、资料据为己有，拒绝交档案的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。降级或者撤职处分。10 第四条第四条 拒不按照国家规定向指定的国拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员，家档案馆移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，

6、给予撤职处分。予撤职处分。第五条第五条 出卖或者违反国家规定转让、出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的，对有关责任人员，交换以及赠送档案的，对有关责任人员，给予撤职或者开除处分。给予撤职或者开除处分。11 第六条第六条 利用职务之便，将所保管的档利用职务之便，将所保管的档案据为己有的，对有关责任人员，给予记案据为己有的，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。职处分；情节严重的，给予开除处分。第七条第七条 因工作不负责任或者不遵守档因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对案工作

7、制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。的，给予撤职或者开除处分。12 第八条第八条 擅自销毁档案的，对有关责任擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。撤职或者开除处分。第九条第九条 有下列行为之一的，对有关责有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节任人员，给予记过或者

8、记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：重的，给予开除处分：（一）涂改、伪造档案的；（一）涂改、伪造档案的；（二）擅自从档案中抽取、撤换、添加（二）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的。档案材料的。13 第十条第十条 携运、邮寄禁止出境的档案或携运、邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的，对有关责任人员，给予者其复制件出境的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。开除处分。第十一条第十

9、一条 有下列行为之一的，对有关有下列行为之一的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分；责任人员，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：严重的，给予开除处分：（一）擅自提供、抄录、复制档案的；（一）擅自提供、抄录、复制档案的；（二）擅自公布未开放档案的。（二）擅自公布未开放档案的。14 第十二条第十二条 有下列行为之一，导致档案有下列行为之一，导致档案安全事故发生的，对有关责任人员，给予安全事故发生的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或

10、者撤职处分；情节严重的，给予开降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：除处分：（一）未配备安全保管档案的必要设施、（一）未配备安全保管档案的必要设施、设备的；设备的；（二）未建立档案安全管理规章制度的；（二）未建立档案安全管理规章制度的；（三）明知所保存的档案面临危险而不（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施的。采取措施的。15 第十三条第十三条 有下列行为之一的，对有关有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：严重的，给予开除处分：（一）

11、档案安全事故发生后，不及时组（一）档案安全事故发生后，不及时组织抢救的；织抢救的；（二）档案安全事故发生后，隐瞒不报、（二）档案安全事故发生后，隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告的；虚假报告或者不及时报告的；（三）档案安全事故发生后，干扰阻挠（三）档案安全事故发生后，干扰阻挠有关部门调查的。有关部门调查的。16 第十四条第十四条 在档案利用工作中违反国家在档案利用工作中违反国家规定收取费用的，对有关责任人员，给予规定收取费用的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分

12、。除处分。第十五条第十五条 违反国家规定扩大或者缩小违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的，对有关责任人员，给予档案接收范围的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。职处分。17 第十六条第十六条 拒不按照国家规定开放档案拒不按照国家规定开放档案的，对有关责任人员，给予警告、记过或的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分。者记大过处分。第十七条第十七条 因档案管理违法违纪行为受因档案管理违法违纪行为受到处分的人员对处分决定不服的，依照到处分的人员对处分决

13、定不服的，依照中华人民共和国行政监察法、中华中华人民共和国行政监察法、中华人民共和国公务员法、行政机关公务人民共和国公务员法、行政机关公务员处分条例等有关规定，可以申请复核员处分条例等有关规定，可以申请复核或者申诉。或者申诉。18 第十八条第十八条 任免机关、监察机关和档案任免机关、监察机关和档案行政管理部门建立案件移送制度。行政管理部门建立案件移送制度。任免机关、监察机关查处档案管理违任免机关、监察机关查处档案管理违法违纪案件，认为应当由档案行政管理部法违纪案件，认为应当由档案行政管理部门给予行政处罚的，应当及时将有关案件门给予行政处罚的，应当及时将有关案件材料移送档案行政管理部门。档案行政

14、管材料移送档案行政管理部门。档案行政管理部门应当依法及时查处，并将处理结果理部门应当依法及时查处，并将处理结果书面告知任免机关、监察机关。书面告知任免机关、监察机关。19 档案行政管理部门查处档案管理违法档案行政管理部门查处档案管理违法案件，认为应当由任免机关或者监察机关案件，认为应当由任免机关或者监察机关给予处分的，应当及时将有关案件材料移给予处分的，应当及时将有关案件材料移送任免机关或者监察机关。任免机关或者送任免机关或者监察机关。任免机关或者监察机关应当依法及时查处，并将处理结监察机关应当依法及时查处，并将处理结果书面告知档案行政管理部门。果书面告知档案行政管理部门。20 第十九条第十九

15、条 有档案管理违法违纪行为，有档案管理违法违纪行为，应当给予党纪处分的，移送党的纪律检查应当给予党纪处分的，移送党的纪律检查机关处理。涉嫌犯罪的，移送司法机关依机关处理。涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。法追究刑事责任。第二十条第二十条 本规定所称的档案，是指属本规定所称的档案，是指属于国家所有的档案和不属于国家所有但保于国家所有的档案和不属于国家所有但保存在各级国家档案馆的档案。存在各级国家档案馆的档案。21 第二十一条第二十一条 本规定由监察部、人力资本规定由监察部、人力资源社会保障部、国家档案局负责解释。源社会保障部、国家档案局负责解释。第二十二条第二十二条 本规定自本规定自20

16、13年年3月月1日起日起施行。施行。五指山市监察局、五指山市人力资源和社会保障局、五指山市档案局关于转发的通知（五监20133号）22档案的作用档案的作用1、凭证作用:如花名册、干部介绍信、考核表、调资表等都可以证明某人的身份、表现、待遇等。2、参考借鉴作用：主要体现在工作上的参考和借鉴。23 档案的种类档案的种类1、按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及各种专门档案2、按立档单位性质分：党政机关档案、企业档案、军队档案、农村档案等3、按信息表达方式分：文字档案、音像档案24文书档案文书档案 档案工作的内容：收集、整理、鉴定、检索、保管、统计、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础工作，

17、后两个环节称为编研利用工作。25一、收集：一、收集：1、收文：上级单位、平级单位、下级单位 的来文。2、发文：本单位对外发文，如请示、报告、总结、汇报等。3、本单位形成的各种材料，如各类报表、合同、调资表、花名册、考核表、党团介绍信、证明等。26二、整理二、整理:文件齐全完整1、发文要有正文，有底稿，不能缺张少页。2、本单位产生的文件应是原件。3、签字盖章手续完备，即要求每份文件底稿要有领导签名，正文落款处要盖公章。4、文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸等）书写。27三、鉴定三、鉴定 文件保管期限要根据国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（2

18、006年公布）进行划分。28291.划分保管期限：永久、30年、10年永久保存的文件：（1）本单位年度和年度以上的计划、总结、统计材料 （2）本单位党员花名册、职工花名册 （3）本单位年度考核、人事考核、职称评审（4）本单位职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤30（5）人事任免文件。一是上级机关任免本单位的领导；二是本单位任免下属单位或内部机构的领导。（6）本单位党组会议和行政办公会的纪要、会议记录（7）本单位制定的方针政策性、法规性等有关规定、制度的文件材料。（8）本单位重要业务问题的请示与上级机关的批复、批示。（9）本单位编辑、编写的 大事记、组织沿革等 3

19、1（10）本单位固定资产、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料。（11）本单位不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料。（12）本单位20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料。（13）本单位重要职能活动的总结、重要专题的调研材料。（14）本单位人员受县级（含）以上表彰、奖励的。32（15）本单位机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料。（16）本单位有关人员受到警告（不含）以上处分的。（17）本单位党、团、工会工作活动中形成的工作报告、总结、换届选举结果。（18）本单位形成的人大议案答复

20、和政协提案办理结果。（19）对本单位具有历史性意义的文件材料。33定期30年保存的文件：（1）本单位重要业务问题的请示与上级机关的批复、批示。（2）本单位形成的工作方案、工作计划。（3）本单位的重要请示。（4）本单位形成的一般工作情况汇报、报告。（5）上级机关制发的与本单位业务有关的规定、办法。（6）本单位形成年度以下的总结、报告、统计报表。34（7）本单位20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料。（8）对本单位有关人员受到警告处分的材料。（9）本单位财务预算。（10）下级单位报送重大问题的专题报告。（11）本单位形成的一些重要文件材料但又没必要永久保存的。35定期1

21、0年保存的文件：（1）本单位制发的一般性通知。（2）本单位转发上级机关的一般性文件。（3）本单位一般活动的总结、一般问题的调研材料。（4）本单位编辑、编写的简报、情况反映、工作信息。（5）本单位的一般业务经费请示。（6）本单位执行上级文件形成的一般性汇报、报告。36（7）上级机关制发的属于本单位主管业务一般性文件材料。（8）上级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料。（9）同级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料。（10）下级单位报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料。37特别提醒：1、凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。机关文件材料归档应

22、体现“以我为主以我为主”的思想，突出立档单位的主体地位。2、所有归档文件中的“请示”不论内容多么重要，都不能放在永久保存。3、所有归档文件必须以文件落款的时间来确定归档所在年度。例如：2015年年度考核表的考核时间为2016年的，那就应该放在2016年度归档。382、装盒排列（1）本单位：工作总结干部花名册年度考核表调资表等（2）与本单位有业务往来的文件（3）上级文件：把同一个单位的文件集中放在一起（例如：五府五府函五府办五府办函政府的其他文件等）（4）其他文件注意：不同归档年度、不同保管期限的文件不能同装在一个档案盒内。39如：永久1-50（第1盒）、51-100（第2盒）30年1-50（第

23、3盒）、51-100（第4盒）10年1-40（第5盒）、41-95（第6盒）、96-130（第7盒）.说明：盒号是一个年度编一个流水号，先编永久，再编30年的，最后才编10年的。编盒号只是为了日后方便查找档案，不做档案统计，档案统计以件单位。每个档案盒的最后都要放一张备考表。403、装订：永久和30年要换不锈钢钉，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。装订排序是：正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿子的，文件处理单在前，正文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。41例如：发文装订排序正本

24、发文稿纸 定稿。收文装订排序文件处理单收文。42 说明：来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函）“一般独立成件，也可为一件”，也就是说来文与复文可以合并为一件，也可以各自独立为一件，不再要求必须为一件。434、盖归档章、编页（1）文件页码，文件中有图文的页面为一页，每份归档文件的每一页都要编页码，分别标注在归档文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以不重编页码。编码时使用黑色铅笔（最好是6B）标注，不建议打号机或难以修改的签字笔进行标注。44（2）盖归档章：在归档文件首页上端的空白处盖上归档章，尽量统一在右上角位置，并填写

25、相关内容。全宗号：档案馆给各单位的代码年度：归档文件年度，如2016保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。45件号：文件的排列顺序号。永久、30年、10年保管期限归档件各编一个顺序号，如 永久归档文件：1、2、3 30年归档文件：1、2、3 10年归档文件：1、2、3机构（问题）：不用填写。4647四、检索、保管、统计1、编目:就是制作目录，归档文件应逐件编目。（1）序号：填写归档文件顺序号，对应归档章上的件号，可以从目录上找第几件。48（2）档号：全宗号-档案门类代码年度-保管期限-件号。例如“46-WS2016-D30-0015”

26、，“46”是档案局的全宗号，每个单位都有自己的全宗号是档案馆给的；“WS”是“文书”2位汉语拼音首字母标识；“2016”是归档文件年度；“D30”是保管期限“定期30年”；“0015”是归档章上的件号，也是归档文件目录的顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足。49（3）文号：文件的发文字号，如五档字20163号。没有文号的，不用标识。（4）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。50 第一，“责任者”不能简写，如“五指山市档案局”，不能写成“市档案局”。第二，联合发文的“责任者”最多著录2个，立档单位本身是责任者的必须著录，文号所代表的机关必须著录。51（5

27、）题名：文件标题。第一，没有题名或题名不规范的，自拟题名，外加“”号。第二，请示与批复合为一件时，只著录批复文件标题，但可以在标题后面加括号“（）”并注明“含请示”。第三，“任免通知”等公文的标题通常只标注一个人，著录时可在题名之后加括号“（）”并52注明标题没有体现任免人员名字，发文单位必须要全部录入任免人名，收文单位只需录本单位的。（6）日期：文件的形成日期，即文件正文落款的日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20160209，表示月日的数字可回行填写。（7）密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。53（8）页数：填写每一件归档文件的总页数。与归档章的页数一致。（9）备

28、注：注释文件需说明的情况。如借出、销毁等。5455562、编写全宗说明（1）本单位的职能、机构变化情况、人员编制、内设机构。（2）领导班子情况（本年度领导有变动要注明变动的时间）（3）本年度工作概况。（4）归档文件情况。57如：归档文件情况 2016年文件收集比较齐全，归档是按中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则结合海南省档案局有关规定和机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局8号令）进行整理，分类采用年度保管期限分类法，文件按党群、行政、业务结合机构排序。全年共归档文件240件，其中永久39件，30年81件，10年120件，综合目录一式3本。五指山市档案局（馆）2017年

29、4月13日 583、装订目录本，一式3本。目录排列：全宗说明永久目录30年目录10年目录填写目录封面4、填写档案盒、备考表。备考表的“盒内文件情况说明”：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；整理人时间落款要与全宗说明落款时间相同。596061NoImage62NoImage635、档案排架。以一个独立的档案柜为单位，档案的排列顺序是从上到下，从左到右；先排永久30年10年；年度与年度之间用归档目录隔开。64NoImage65谢谢大家！66读一本好书，就是和许多高尚的人谈话。-歌德书籍是人类知识的总结。书籍是全世界的营养品。-莎士比亚书籍是巨大的力量。-列宁好的书籍是最贵重的珍宝。-

30、别林斯基任何时候我也不会满足，越是多读书，就越是深刻地感到不满足，越感到自己知识贫乏。-马克思书籍便是这种改造灵魂的工具。人类所需要的，是富有启发性的养料。而阅读，则正是这种养料。-雨果 喜欢读书，就等于把生活中寂寞的辰光换成巨大享受的时刻。-孟德斯鸠如果我阅读得和别人一样多，我就知道得和别人一样少。-霍伯斯英国作家读书有三种方法：一种是读而不懂，另一种是既读也懂，还有一种是读而懂得书上所没有的东西。-克尼雅日宁俄国剧作家诗人要学会读书，必须首先读的非常慢，直到最后值得你精读的一本书，还是应该很慢地读。-法奇(法国科学家)了解一页书，胜于匆促地阅读一卷书。-麦考利英国作家读书而不回想，犹如食物

31、而不消化。-伯克美国想思家读书而不能运用，则所读书等于废纸。-华盛顿(美国政治家)书籍使一些人博学多识，但也使一些食而不化的人疯疯颠颠。-彼特拉克意大利诗人生活在我们这个世界里，不读书就完全不可能了解人。-高尔基读书越多，越感到腹中空虚。-雪莱(英国诗人)读书是我唯一的娱乐。我不把时间浪费于酒店、赌博或任何一种恶劣的游戏；而我对于事业的勤劳，仍是按照必要，不倦不厌。-富兰克林书读的越多而不加思索，你就会觉得你知道得很多；但当你读书而思考越多的时候，你就会清楚地看到你知道得很少。-伏尔泰(法国哲学家、文学家)读书破万卷，下笔如有神。-杜甫读万卷书，行万里路。-顾炎武读书之法无他，惟是笃志虚心，反复详玩，为有功耳。-朱熹读书无嗜好，就能尽其多。不先泛览群书，则会无所适从或失之偏好，广然后深，博然后专。-鲁迅读书之法，在循序渐进，熟读而精思。-朱煮读书务在循序渐进；一书已熟，方读一书，勿得卤莽躐等，虽多无益。-胡居仁明读书是学习，摘抄是整理，写作是创造。-吴晗看书不能信仰而无思考，要大胆地提出问题，勤于摘录资料，分析资料，找出其中的相互关系，是做学问的一种方法。-顾颉刚书犹药也，善读之可以医愚。-刘向读书破万卷，胸中无适主，便如暴富儿，颇为用钱苦。-郑板桥知古不知今，谓之落沉。知今不知古，谓之盲瞽。-王充举一纲而万目张，解一卷而众篇明。-郑玄