4《会议管理》课件 第四章.pptx

1、第四章会议策划与策划方案会议策划概念会议策划概念会议策划方案的制定会议策划方案的制定会议策划概述会议策划概述策划是思维主体根据现实的各种情况及所掌握的信息，运用知识和能力进行全面思考运筹的过程。它从宏观上掌握原则和方向，更多地表现为战略性和科学性，包括分析情况、发现问题、确定目标、设计和优化方案，最后形成具体工作计划等一整套环节。为了使会议实现既定目标，达到预期效果，针对会议过程的各个环节进行科学构思和第四章会议策划与策划方案合理设计，拟定初步的、总体的安排的过程即会议策划。会议策划的意义会议策划的特点会议策划概念会议策划概念会议策划对会议各项活动进行谋划、设计，为领导者提供多种备选方案，既保

2、障了会务工作的积极、顺利进展，又为领导者以策划方案为基础进行选择和决断奠定了基础，赢得了主动。赢得主动，减少被动性赢得主动，减少被动性运用科学的运作程序对会议各个环节进行构思，使计划切实可行，使预算投向可靠，提高会务工作的效率。提高效率，增强可行性提高效率，增强可行性会议策划以其理性思维进行预期性设计，确保即将进行的活动有条不紊地按预定的目标进行，保障各项举措的有效性，提升会议的成功率。确保有序，增强有效性确保有序，增强有效性策划通过对会议各项要素进行程序化和科学化设计，合理利用积极因素，及时排除消极因素，避免因盲目行动对会议造成的无法弥补的负面影响。保证科学，避免盲目性保证科学，避免盲目性会

3、议策划的意义会议策划的意义前瞻性会议策划需要对即将进行的会议活动进行预测，运用的是宏观的战略思维，充分考虑可能出现的风险性因素，提出的行动的设想和具体方案都具有前瞻性和预见性。可行性会议策划是符合客观实际，具有可操作性的，既在实际环境中具有现实条件的可操作性，如经费、场地等；也在具体实施上有切实可行的方法，易于操作，便于实现。灵活性策划毕竟是对未来的预期想法，而影响会议效果的因素较多，当现实中出现意外因素影响原本的计划进程时，往往需要灵活适应，及时调整。因此，必要时，还应策划会议的备选方案。科学性会议策划是为了实现会议目标，对即将采取的行动进行安排。只有以科学的方法进行合理的设计，才能使策划具

4、有指导现实的作用，体现策划的意义。目的性会议策划是针对具体的会议活动进行的，在策划过程中，要充分考虑到会议的实际情况，如会议性质、会议目标、会议要求等。一个好的会议策划，首先是目标明确、指向鲜明的。会议策划会议策划的特点的特点会议策划的主要任务010305020406查阅与会议有关的各种资料，了解同类会议的组织方法和经验教训，征求会议相关部门或人员的意见和想法。根据会议类型成立会务工作机构，确定会务工作人员，分工负责，落实到人。根据会议预期目标，明确会议的时间、地点等基本要素，确定会议的议题、议程、与会范围及会议活动要点。遵守有关规定，根据会议规格制定会议经费预算。与会议活动的相关领导、相关部

5、门、与会人员等进行沟通协调，落实筹备方案中的具体任务，确定与会人员并安排其食宿住行等。具体分析各种因素，提前准备应对意外情况的办法，拟定会议筹备方案及备选方案。会议策划的十项要素（一）明确会议（一）明确会议目标目标会议目标是会议组织者的期望和目的，是会议所要完成的各项任务的总和，是使会议具有号召力和灵魂的关键因素。会议目标决定了会议的性质和类型，制约着会议的议题，影响着会议的模式和结果。会议要发挥其应有的功能，必须做到目标清晰、任务明确，这是会议策划的首要任务。会议目标要根据客观实际的需求而定。目标过高，不切实际，难以达成，不利于解决问题；目标过低，失去意义，影响实效，不利于推进工作。客观实际

6、客观实际明确具体明确具体此部分内容作为文字排版占位显示（建议使用主题字体）重点突出重点突出目标越是具体明确，据此制定的措施和步骤越切实可行，会议活动才越有方向性和针对性。若目标不明，任务不清，会议的有效性将无从谈起。当会议涉及几个不同性质的矛盾和问题，会议目标不止一个时，要处理好目标层次之间的关系，分清主次，突出重点。若目标庞杂，主次不分，议事质量下降，会议精神也难以贯彻落实。（二）提出会议二）提出会议议题议题1、议题的来源2、提出议题应注意的问题一要科学准确二要集中高效议题的来源主要是上级领导机关下达指示，布置本单位集体学习讨论或研究需贯彻执行的问题或需要汇报的问题。由秘书汇总，经主管领导同

7、意后安排讨论。不论采用何种办法和方式，任何会议的议题都要经过有关领导的审核才能最终确定。安排好议题是会务工作的一项重要内容，既要避免会议议题安排得笼统空泛、大而无当、毫无实效，也要避免议题安排得事无巨细、不分主次、冗余或啰唆。由上级机关提出由上级机关提出议题议题主要是指下级部门向上级汇报或是请上级审议的问题。由秘书人员在一周甚至一个月之前询问下属各部门有无要拿到会议上讨论的问题，然后汇总整理成系统意见，按照问题的轻重缓急进行排列，报告主管领导同意后，提交会议讨论。这种情况多用于例行工作会议。由下级部门提出由下级部门提出议题议题指的是领导同志批示交办的或指定有关部门汇报的问题，由秘书向有关部门搜

8、集准备材料。这种情况一般用于领导临时决定召开的会议。由主管领导确定由主管领导确定议题议题提出议题应注意的问题会议议题根据会议的目标和任务来确定切合目标切合目标建立在调查研究的基础上，客观全面，结合本单位的实际，具有现实针对性。实事求是实事求是在内容上注意关联性，尽量将属于同一个体系的问题集中排列，减少重复，便于讨论；在顺序上注意保密性，尽量把涉密的议题排列在后面，便于有关人员到会和无关人员提前退席。安排合理安排合理科学准确科学准确议题要分清主次轻重，抓住重点难点。保证与会者能够把主要精力集中于最重要和最需要认真思考的问题上。突出中心突出中心议题直接关系会议的效率，一次会议的议题要适度、适量，避

9、免因议题过多导致会议拖沓冗长、效率低下。数量适中数量适中必要性强必要性强集中高效集中高效VS准确合规准确合规一方面，要表述准确、清楚、避免含混或产生歧义；另一方面，必须在会议的职权范围内。凡拟提交会议讨论的议题应具有重要性、必要性和时效性。避免无关紧要的内容分散与会者精力，占用会议时间。准备充分准备充分与议题相关的背景材料要准备到位，经领导审核后，提前印发给相关与会者，以便其准备意见；要形成两个以上的备选议题，最大限度地提高会议的决策质量。（三）确定会议名称（三）确定会议名称010305020406名称揭示会议的主题特征名称揭示会议主办者特征名称揭示会议功能特征名称揭示与会者身份特征名称揭示会

10、议时间和届次特征名称揭示会议地点特征如：“国际性金融危机防范对策学术研讨会”“中国科学院知识创新试点工作咨询座谈会”“产品鉴定会”“中国共产党第次全国代表大会”“2012年粤港经济技术贸易合作交流会”“上海国际贸易洽谈会”（四）拟定与会人员范围，确定会议规模（四）拟定与会人员范围，确定会议规模（）资格合法明确。与会者尤其是法定性会议与会者资格的确定必须符合有关法律法规、规章规则。同时，与会人员的职务级别、身份地位也要符合会议需要，“出席”、“列席”、“旁听”代表等要明确加以区分。（）组成周到全面。在熟悉各部门业务范围和各相关领导相关行程的前提下，对于按规定应该出席的人员以及与会议议题密切相关、

11、应该列席的人员，在提名时做到不漏提、不错提。同时，还要从有利于保密的原则出发，提出与本次会议内容直接相关的人员，杜绝无关人员“陪会”现象，做到合情合理、不宽不严。提名与会人员应考虑的因素（）避免先斩后奏。秘书提出的与会人员名单，应提前报请领导审核，并作出必要的说明，只有通过领导审核后才能最后确定会议的与会人员范围，从而确定会议规模。要避免会议开始前临时提出与会人员人选，甚至提名不经领导审核，“先斩后奏”。（）考虑效率成本。会议与会人员的多少决定会议规模的大小。会议规模直接关系会议的效率。一般来说，会议人数越少，所花费的时间越少，效率越高，动用的人力、物力、财力等成本也越低。反之，人数越多，意见

12、不容易集中，时间长，效率自然越低，动用的人力、物力、财力也会随人数而增加，成本自然增高。因此，在确定会议规模时，既要考虑会议的效率，也要考虑会议的成本，做到量力行事。（四）拟定与会人员范围，确定会议规模（四）拟定与会人员范围，确定会议规模与会人员的分组为方便讨论问题，促进相互交流意见，在组织需要安排讨论、审议等活动的大中型会议时，出席会议名单确定后要按照一定的依据将全体与会人员划分为若干小组。编组可以按地域范围、系统行业、研究领域、议题或人数进行。无论采用何种编排方法，均要考虑全面周到，安排合理恰当，既要注意小组的数量和规模，又要顾及与会者的积极性，并尽可能将组织会议的机关领导同志分散到各个组

13、，保证讨论的针对性和有效性。必要时，也可为各小组安排联络员，以便及时沟通信息，掌握会议动态。联络员工作由会务工作机构统一管理和协调。（五）（五）研究拟定会议议程与日程研究拟定会议议程与日程1.议程的拟定会议议程是对会议议题性活动的程序化安排，是会议目标的具体落实，是将已经确定的议题按讨论或审议的主次、轻重、先后次序进行编排。会议议程拟定的合理与否直接关系到会议能否顺利实现预定的目标，取得预期的效果，也关系到能否高效率地完成会议活动。一般情况下，会议议程由会议的领导者或主办者确定，法定性会议的议程必须提交会议的主席团或预备会议表决通过。议程一旦确定，不得任意改动。标题。由会议全称加上“议程”二字

14、组成。标题标题简明扼要地说明会议的每项议题和活动的顺序，多采用分条列项的写法，句末一般不用标点。根据议题的具体情况，若会议时间有限，议程可以先主后次地安排内容，保证在有限的时间内，先讨论研究主要议题。若会议时间比较充裕而次要议题的数量又较少，也可采取先次后主的方法，先解决一些次要的议题，再集中精力讨论研究主要议题。正文正文题注。法定性会议议程应当在标题下方说明该议程通过的日期、会议名称。题注题注议程（五）（五）研究拟定会议议程与日程研究拟定会议议程与日程2.日程的拟定会议的日程是对会议议程规定的各项活动进行单位时间的细化安排，也包括对会议过程中其他辅助活动的具体落实。会议的日程在时间、地点、人

15、员等方面如遇到一些变化，可做相应调整。标题。由会议名称加上“日程”或“日程安排”、“日程表”组成。标题标题正文正文日程正文一般应写明以下要素：活动时间（可具体到分钟、活动地点、参加对象、活动内容、活动要求等。可采用条文式和表格式两种写法。无论采用何种方式，都以使会议精简、高效为原则，做到安排科学合理，规定明确具体，表述准确无误。会议会议议程议程与与会议日程会议日程的的区别区别会议议程是会议议题性活动即会议所要通过文件、解决问题的总体的、概略的安排，列入其中的内容一般是会议多项任务中最主要、最能体现会议职能和成果的部分。其主要作用是使与会者对会议主要内容心中有数，以便提前做好准备。议程一旦确定，

16、不得任意改动。会议日程 是 会 议 各 项 活 动（包括辅助活动）在会期以内的每一天中具体的、详细的安排，一般以上午、下午、晚上三个时间段为单位。其主要作用是使与会者和会议工作人员了解会议活动的具体进程。若遇特殊状况，其内容可做适当调整。（六）确定会议（六）确定会议时间时间确定召开会议的确定召开会议的时间时间准备充分准备充分考虑考虑周到周到确定会期的确定会期的长短长短适当适当精简会议精简会议活动活动提高效率提高效率一是要考虑讨论问题的时机是否成熟，解决问题的条件是否具备。如会议的各项组织和准备工作是否能够完成，学术会、论证会等与会者是否有足够的时间准备提交相关文件或发言材料。既要避免时机未到而

17、影响会议效果，也要避免拖延不议而贻误工作。二是要考虑出席会议的主要领导人、嘉宾、报告人的行程与会议的时间能否协调一致，以免相互冲突而影响会议进程。有些时候，即使无法做到所有人都能有时间参会，也应选择关键人物和大多数与会者都能到会的时间。三是要考虑召开会议的时间是否科学合理，是否有利于推动工作。应实行统一审批协调制度，统筹安排单位内准备召开的会议，避免各会议之间在时间上相互冲突。此外，会议时间应符合人的生理和心理规律。一是精简会议活动。在预测各项议程能够完成的前提下，尽量做到开短会、讲短话，力戒空话、套话，简化会议议程，提高会议实效。二是严格会议纪律。通过签到、请假、代出席等制度措施，保证会议准

18、时召开。通过建立会风督查机制，有效制止迟到、早退、缺席的现象。三是进行必要限制。会议应做到开门见山，紧紧围绕议题讨论。必要时可对发言人数和发言时间进行限制。一般性的会议交流，已发书面文件就不必照本宣读。应杜绝重复性发言、离题性发言与长篇大论的发言。需要说明的是，由法律法规以及由组织章程或议事规则明确规定会期的，应当合法合规，严格按规定的会期召开，非特殊情况不得提前或推迟。（七七）确定确定会议会议场地场地会议具体场所的选择会议具体场所的选择会议所在地点的选择会议所在地点的选择（）空间大小与会议规模是否相宜。（）成本费用与相关规定是否相符。（）设施配备与会议需求是否相适。（）交通状况是否便于参会者

19、到会。（）安全性能与会议要求是否相应。（）服务水平能否满足会议所需。（）交通是否便利。（）能否突出会议主题。（）自然条件是否有利。为了保证会议取得最佳效果，将会议成本控制在合理范围内，会前应根据会议的规模和日程安排制定会议经费预算，如会议费、培训费、资料费、食宿费、交通费等。（八）拟定经费预算（八）拟定经费预算（九）策划宣传报道工作（九）策划宣传报道工作内部宣传内部宣传外部宣传外部宣传内部宣传即有效运用组织内部的各种宣传渠道，开展各种形式的宣传报道。可通过单位内部的广播、电视、网站、论坛、橱窗、展板、刊物、简报等载体，以动员会、集体学习、讲座等形式，宣传会议的目的和会议的精神。要坚持少而精少而

20、精的原则，注意控制期数、份数和分发范围。需要编发简报的，秘书应协调督促编写人员，求新、求实、求短、求快，迅速反映会议上值得注意的动态与问题。外部宣传二是策划邀请群众直接参与的宣传活动。这是行之有效的宣传会议精神、完善会议决策的手段。此外，也可通过广播、电视、报纸、网络等媒体刊登会议广告，张贴会议宣传海报，向社会公开征集会徽和标语等方式。会议新闻报道：一要迅速及时，讲求时效性；二要及时向新闻记者提出宣传会议精神的要求和建议，请记者准确反映会议要求以利于推动会议精神的贯彻落实；三要在发布前送领导审核，以免出现偏差或错误。一是策划通过新闻媒体进行宣传报道的活动。由秘书直接或协助拟写新闻报道稿件，经领

21、导审阅后，向有关新闻机构发送，或拟定邀请的记者名单，待召开会议时驻会随访，择机发布消息。必要时，也可以策划召开新闻发布会或记者招待会，邀请各新闻单位和有关方面参加，由会议领导者或新闻中心发言人回答记者的提问。（十十）安全保卫及后勤工作的落实安全保卫及后勤工作的落实会议保密工作会议保密工作拟定会议拟定会议安全安全管理管理制度制度安排后勤服务工作安排后勤服务工作会议保密工作为确保各类会议召开期间所涉及的各项机密的安全，防止损害党和国家、地区、为确保各类会议召开期间所涉及的各项机密的安全，防止损害党和国家、地区、单位的单位的利益，防止给有关企业或利益，防止给有关企业或商业组织造成无法挽回的经济损失，

22、有必要在会前根据会议商业组织造成无法挽回的经济损失，有必要在会前根据会议性质性质和内容对会议的保密工作进行周密的策划安排。和内容对会议的保密工作进行周密的策划安排。会场位置，基本设施的隔离、屏蔽等效果，会议筹备期间不外泄会议地点等信息。会场的选择会场的选择一方面，对与会者的范围和各项资格条件严加限定；另一方面，必要的工作人员也要经过严格选拔。此外，要保存好经领导审核后的与会者名单，防止外泄。设备的选用设备的选用会议必要的器材，如扩音机、录音机、录像机、照相机、电话机、传真机、计算机、签到机、复印机等，要指定可靠的会务工作人员使用和管理，应尽量选用保密会议专用器材，否则一定要进行加密处理，经过严

23、格的安全检查后，方可使用。文件的印发文件的印发策划具有保密性质的会议时，要安排落实专门的人员，利用专门的检测手段或设备，对进入会场的人员实行严格的检查。一是检查与会者是否佩戴会议证件，无证件者不得进入会场；二是检查与会者有无随身携带录音录像及其他通信工具和设备，若有，则向其说明规定后，帮其妥善保管，会后再予以归还。人员的进出人员的进出属于保密范围的各种会议文件（如会议通知、议程、出席名单、备选的决策方案等）的草案或讨论稿，从起草到印制的过程都要采取一定的保密手段，防止文件内容外泄。对于会议上需要使用的保密性文件，在发放时，应当实行严格的签收制度。需要清退的保密文件，为防止与会人员擅自将文件带走

24、，在分发的同时，应附上一份文件清退目录，以便会后严格按目录清退。宣传把关宣传把关人员的限定人员的限定保密性会议在策划时应事先确定报道的方式、传达的范围等，要指定专人对所有的宣传报道文稿进行统一审查把关，统一宣传报道的口径，严防报道泄密。拟定会议安全管理制度大中型会议要加强会议安全管理，策划会议时，要考虑拟定会议安全管理制度和应急方案，保证会议的安全，随时应对各种突发事件。做好与会人员人身和财产的安全工作，做好重要文件资料、各种设备用品、会场环境等方面的安全工作。安排后勤服务工作生活服务生活服务车辆服务车辆服务医疗卫生医疗卫生服务服务会议策划方案的制订会议策划方案的制订概述任何会议的会务工作都要

25、有针对性，明确会议的指导思想和任务目标，做到主题突出、要求具体。在内容较重要、会期较长、规模较大的大中型会议召开之前，会务工作机构要根据会议领导者的指示意图和整体思路形成完整、详细、周密的书面文字方案，将会议活动各项策划意图清晰呈现出来，这种关于会议基本事项的构想和各项准备工作的计划性书面形态，即会议策划方案或会议筹备方案，又称为会议活动策划书、会议预案。会议策划方案的内容标题标题落款落款完整的标题由“会议召开单位名称会议全称文种名称”构成。开头部分简要介绍会议名称、会议目标和指导思想（依开头部分简要介绍会议名称、会议目标和指导思想（依据、意义、必要性和可行性）、主办单位等。主体部分据、意义、

26、必要性和可行性）、主办单位等。主体部分逐项写明策划的具体内容，主要包括：会议议题，会议逐项写明策划的具体内容，主要包括：会议议题，会议的起止时间的起止时间 （会期）、报到时间，会议地点，与会人员（会期）、报到时间，会议地点，与会人员范围范围 （拟邀请的有关领导、嘉宾、出席和列席会议的人（拟邀请的有关领导、嘉宾、出席和列席会议的人员）和会议的规模，会议议程和日程安排，拟设立的会员）和会议的规模，会议议程和日程安排，拟设立的会议组织机构及各自分工，会场的规格及布置要求，会议议组织机构及各自分工，会场的规格及布置要求，会议拟采用的方式和技术手段，会议的后勤保障（食宿安排、拟采用的方式和技术手段，会议

27、的后勤保障（食宿安排、车辆调度、安全保卫等）以及辅助活动的安排，会议的车辆调度、安全保卫等）以及辅助活动的安排，会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等，会议经费的预算以及筹集经者采访、发送新闻稿件等，会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式，及其他需要说明和注意的事项与要求。费的渠道和方式，及其他需要说明和注意的事项与要求。制订会议策划方案的注意事项程序程序规范报请规范报请审批审批思路思路清晰清晰表述表述准确准确切实可行切实可行留有余地留有余地要求要求明确明确措施措施具体具体会议筹备工作的检查对于会场环境安全、

28、食品卫生安全、文件保密安全、车辆安全等，要按照会议策划方案中的部署，一一进行检查落实，将票证检验、交通指挥及主席台服务等工作人员定位到岗，落实到人。安全保卫工作部署和落实情况安全保卫工作部署和落实情况要检查会场装饰是否得体，会场布局是否科学，座次安排是否合理，会场布置是否合乎会议各方面要求，能否体现会议的主题等会场布置与会议物品的准备情况会场布置与会议物品的准备情况在发放给与会人员之前，要对会议所需的所有文件和资料从起草、印制到分装、分发各个环节进行严格检查，逐一校对，严防内容、印刷、装订、分装等方面的任何疏漏和差错。会议所需文件和资料的准备情况会议所需文件和资料的准备情况物品物品文件资料文件资料安保安保思考与练习(ppt6-32)(ppt16-17、24)(ppt12-14、16-19)(ppt25、33-37)