档案管理系统课件.ppt

1、档案管理系档案管理系统统四川宏华友信石油机械有限公司 档案与档案工作概述档案与档案工作概述 文书档案管理文书档案管理 科技档案管理科技档案管理 电子档案管理电子档案管理 一、档案概述一、档案概述 1 1、档案的起源及演变、档案的起源及演变 （1 1）档案的起源）档案的起源 档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。发展到一定阶段的必然产物。（2 2）档案的演变）档案的演变 古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。传统型载体档案：纸质档案。传统型载体档案：纸质档案。新型载体档案：感光材料

2、与磁性材料形成的档案新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。一、档案概述一、档案概述 1 1、档案的起源及演变、档案的起源及演变 （1 1）档案的起源）档案的起源 档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。发展到一定阶段的必然产物。（2 2）档案的演变）档案的演变 古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。传统型载体档案：纸质档案。传统型载体档案：纸质档案。新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案新型载体档案：感

3、光材料与磁性材料形成的档案，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。（3 3）档案的名称）档案的名称 商代：册商代：册 周代：中周代：中 秦汉：卷、案秦汉：卷、案 唐宋：文案、案卷、簿书唐宋：文案、案卷、簿书 清代：杨宾清代：杨宾柳边纪略柳边纪略 “边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也，然今文子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也，然今文字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。”2 2、档案的

4、定义及含义、档案的定义及含义 （1 1）定义）定义 档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。其它各种方式和载体的历史记录。档案的记录方式和载体档案的记录方式和载体多种多样。多种多样。档案的性质档案的性质原始记录性。原始记录性。（档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中（档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接直接形成的）形成的）3 3、档案的基本价值、档案的基本价值（1 1）档案的凭证作用）档案的凭证作用（2 2）档案的参考作用）档案

5、的参考作用1 1、档案工作的内容、档案工作的内容 八个业务环节：八个业务环节：收集、整理、鉴定、保管、收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用统计、检索、编研、利用2 2、档案工作的性质、档案工作的性质 服务性服务性 科学管理性科学管理性 政治性政治性3、我国档案工作的基本原则、我国档案工作的基本原则(中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法19871987年年9 9月月5 5日第六届全国人民日第六届全国人民代表大会常务委员会第代表大会常务委员会第2222次会议通过，次会议通过，根据根据19961996年年7 7月月5 5日第八届全国人民代表大会常务委员会第日第八届全国人民代表大会常务委

6、员会第2020次会议次会议关于关于修改修改中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法的决定的决定修正修正)“统一领导、分级集中地管理国家全部档案统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。面的利用。”统一领导、分级集中地管理国家全部档案统一领导、分级集中地管理国家全部档案我我国档案工作的组织原则和管理体制。国档案工作的组织原则和管理体制。维护档案的完整与安全维护档案的完整与安全我国档案工作的基本我国档案工作的基本要求。要求。便于社会各方面的利用便于社会各方面的利用我国档案工作的根本我国档案工作的根本目的。目的。4 4、档案

7、工作机构、档案工作机构 各级各类档案室（内部机构）各级各类档案室（内部机构）各级各类档案馆（文化事业机构）各级各类档案馆（文化事业机构）档案行政管理部门档案行政管理部门 国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务的最高职能机构。的最高职能机构。19541954年经第一届全国人民代表年经第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议批准成立。大会常务委员会第二次会议批准成立。文件中心（介于单位和档案馆之间的过渡性档案文件中心（介于单位和档案馆之间的过渡性档案管理机构）管理机构）档案寄存中心（由国家综合性档案馆设立）档案寄存中心（由国家综合性档案馆设立）档案科

8、研和教育机构档案科研和教育机构档案宣传、出版机构档案宣传、出版机构档案室档案室基础基础档案馆档案馆主体主体档案行政管理部门档案行政管理部门组织指挥中心组织指挥中心档案工作辅助机构档案工作辅助机构档案工作发展的条件档案工作发展的条件4 4、档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体、档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体化）化）5 5、档案室与档案馆的关系（积累输送、无偿进馆）、档案室与档案馆的关系（积累输送、无偿进馆）6 6、传统管理与现代化管理的关系（人员素质、电子、传统管理与现代化管理的关系（人员素质、电子文件、双套制）文件、双套制）7 7、管理工作中人与物的关系、管理工作中人与物的关

9、系 Agenda Item Number One Agenda Item Number Two Agenda Item Number Three Agenda Item Number Four Agenda Item Number FiveAGENDA“Add a customer testimonial or pull quote here.Add a customer testimonial or pull quote here.”Agenda Item Number One Agenda Item Number Two Agenda Item Number Three Agenda It

10、em Number Four Agenda Item Number FiveAGENDA“Add a customer testimonial or pull quote here.Add a customer testimonial or pull quote here.”Agenda Item Number One Agenda Item Number Two Agenda Item Number Three Agenda Item Number Four Agenda Item Number FiveAGENDA“Add a customer testimonial or pull qu

11、ote here.Add a customer testimonial or pull quote here.”Agenda Item Number One Agenda Item Number Two Agenda Item Number Three Agenda Item Number Four Agenda Item Number FiveAGENDA“Add a customer testimonial or pull quote here.Add a customer testimonial or pull quote here.”光盘格式光盘格式 格式格式光盘格式填写光盘格式填写

12、全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。题名：准确概括本光盘存储的电子文件主要内容。题名：准确概括本光盘存储的电子文件主要内容。时间：光盘上电子文件形成的起止年月日，只有一个电时间：光盘上电子文件形成的起止年月日，只有一个电子文件，填起始日期。子文件，填起始日期。保管期限：电子文件归档时划定的保管期限。保管期限：电子文件归档时划定的保管期限。件数：光盘中保存的电子文件个数，一个文件即一件。件数：光盘中保存的电子文件个数，一个文件即一件。页数即全文页数。页数即全文页数。全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。目录号：全宗内所

13、属目录的编号。目录号：全宗内所属目录的编号。光盘号：全宗或目录内光盘的顺序编号，在同一个目录光盘号：全宗或目录内光盘的顺序编号，在同一个目录内不允许出现重复的光盘号。内不允许出现重复的光盘号。光盘封面填写光盘封面填写 光盘种类：填写光盘载体的类型。如：光盘种类：填写光盘载体的类型。如：CD-R、CD-ROM、CD-RW等。等。文件类型：用英文字母代表电子文件的类型，文件类型：用英文字母代表电子文件的类型，T文本文本文件；文件；I图像文件；图像文件；G图形文件；图形文件；V影像文件；影像文件；A声音文件；声音文件；O超媒体链结文件；超媒体链结文件；P程序文件；程序文件；D数据文件。同一光盘含有多

14、种类型文件依次填写。数据文件。同一光盘含有多种类型文件依次填写。数据容量：本光盘所存储数据的大小。数据容量：本光盘所存储数据的大小。立档单位：光盘文件制发的组织或个人，即电子文件的立档单位：光盘文件制发的组织或个人，即电子文件的发文机关或署名者。发文机关或署名者。立档时间：制作光盘文件时的时间。立档时间：制作光盘文件时的时间。归档文件移交检验表 格式检验项目单位名称 移交单位接收单位载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验填表人（签名）年 月 日 年 月 日审核人（签名）审核人（签名）年 月 日 年 月 日单单 位（印章）位（印章）年 月 日 年 月 日光盘说明文件 光盘参数光盘编号光盘保管单位光盘制作单位光盘一致性检查单位光盘阅读硬件环境光盘阅读软件环境光盘类目表光盘类目表 光盘编号：序号代号题名密级保管期限备注