职务分析和职位说明书编写课件.ppt

1、职位分析与职位说明书编写职位分析与职位说明书编写2008年7月内容内容l企业为什么要进行职位分析企业为什么要进行职位分析l如何进行职位分析如何进行职位分析l如何编写职位说明书如何编写职位说明书 企业为什么要进行职位分析企业为什么要进行职位分析公司：公司：结合企业战略，应该设计什么样的组织结构？结合企业战略，应该设计什么样的组织结构？在组织结构下在组织结构下应该应该设置多少职位，招收多少人？设置多少职位，招收多少人？每个职位应该付多少报酬？每个职位应该付多少报酬？哪些人可以胜任这个职位？哪些人可以胜任这个职位？企业人力资源管理中遇到的问题企业人力资源管理中遇到的问题 企业人力资源管理中遇到的问题

2、企业人力资源管理中遇到的问题人力资源部：人力资源部：如何合理配置各部门人力资源？如何合理配置各部门人力资源？如何选拔合适的人到合适的岗位？如何选拔合适的人到合适的岗位？调薪的科学依据是什么？调薪的科学依据是什么？如何设置员工的职业发展通道？如何设置员工的职业发展通道？如何实现内部人力资源的合理调配与流动？如何实现内部人力资源的合理调配与流动？部门主管：部门主管：我的部门应该有多少职位？需要多少人？我的部门应该有多少职位？需要多少人？我应该选什么样的人就任该职位？我应该选什么样的人就任该职位？我应该从哪些方面辅导员工做好工作？我应该从哪些方面辅导员工做好工作？我如何评价员工的工作业绩？我如何评价

3、员工的工作业绩？我应该如何指导下属在企业内的发展？我应该如何指导下属在企业内的发展？企业人力资源管理中遇到的问题企业人力资源管理中遇到的问题员工：员工：我的责任范围是哪些？我的责任范围是哪些？我将如何开展我的工作？我将如何开展我的工作？我将如何改进我的工作？我将如何改进我的工作？我的工作标准是什么？我的工作标准是什么？我在这个企业里将如何发展？我在这个企业里将如何发展？企业人力资源管理中遇到的问题企业人力资源管理中遇到的问题1、使职位的设立具有科学性、合理性。、使职位的设立具有科学性、合理性。定义：职位（Job）是对工作性质相同、工作内容相似的一系列岗位的归类。职位存在的目的是因为他们是落实组

4、织使命的具体承担者，并为人与工作之间架设了桥梁。特点：面向结果的：从外部看必须有输出结果 从内部看必须有应负责任动态的：当机构发生变化时，职位也将发生变化。ORGANIZATION PURPOSESTRATEGYSTRUCTUREJOBS/ROLES组织目标战略结构 职位2、选择合适的人到合适的工作岗位。、选择合适的人到合适的工作岗位。企业价值链企业价值链价值创造源泉价值创造源泉价值创造价值创造价值评价价值评价价值分配价值分配价值创造要素的重新集聚价值创造要素的重新集聚价值价值创造创造源泉源泉人人财财物物信息信息人员选拔人员选拔人员评估人员评估人员继任人员继任人员调配人员调配职位说明书职位说明

5、书3、为清晰描述各职位之间的关联和区别提供依据。、为清晰描述各职位之间的关联和区别提供依据。职位族管理族营销族专业族技术族操作族五级管理者四级管理者三级管理者销售类产品类营销策划类营销工程类市场财经类公共关系类国际投标商务类计划类流程管理类财经类采购类人力资源类项目管理类销售管理类商务类订单履行类物流管理类秘书类法务类系统类软件类硬件类测试类结构类技术支援类特殊技术类专项技术类技术管理类资料类制造类IT类质量管理类装配类调测类物料类检验类设备类技术员类事务类司机类4、为人力资源管理各项工作的有效开展提供支持。、为人力资源管理各项工作的有效开展提供支持。职位说明（名称）报酬评估绩效管理选拔/再分

6、配怎样评估员工的胜任状况怎样判断候选人资格何为绩效考核重点继任计划职位培训职位的继任要求职位的培训需求怎样报酬员工如何进行职位分析如何进行职位分析职位分析应遵循的原则职位分析应遵循的原则 职位原则（对职不对人）直线经理主导原则 职位分析必须对战略实施有驱动作用 必须分层分类建立职位分析体系 强调职位说明书的动态管理职位分析的主要方法职位分析的主要方法n 观察法观察法n 面谈法面谈法n 写实法（职务调查表法、工作日志法、核对法）写实法（职务调查表法、工作日志法、核对法）n 工作实践法工作实践法n 典型事例法典型事例法职位分析方法的比较职位分析方法的比较观察法能较多、较深刻地了解工作要求不适用于管

7、理类职位、研究工作、耗时长或技术复杂的工作、不确定性工作面谈法效率较高面谈对象可能持怀疑、保留态度；对提问要求高；易失真问卷调查法费用低；速度快，调查面广；可在业余进行；易于量化；可对调查结果进行多方式、多用途的分析对问卷设计要求高；可能产生理解上的不一致实践法短期内可掌握的工作不适用于需进行大量训练或危险的工作典型事例法可揭示工作的动态性，生动具体费时；难以形成对一般性工作行为的总的概念如何如何编写编写职位职位说明书说明书职位目的应负责任工作依据职位说明书包括的内容要素职位说明书包括的内容要素职位范围任职要求基础信息工作关系职位说明书模板职位说明书模板职位名称：工作地点：所属大部门：所属最小

8、部门：职位类型：职位等级：拟订人签字：审 核：评审代表签字：生效日期：职位目的：简要地介绍该职位的主要目的，突出该职位对组织独一无二的贡献。工作关系：请列出该职位的上级职位，同僚职位及下属职位的名称。含行政汇报关系及业务汇报关系。（该职位名称）（业务上级职位名称）（上级职位名称）（同僚职位名称）（直接下属职位名称）（业务下属职位名称）（业务相关性职位名称）职位说明书模板（续）职位说明书模板（续）职位范围：请列出与该职位工作之范围与程度有关的资料。非经济性指标该单位总人数：直接下属：间接下属：业务下属：下属类型：管理人员：专业人员：技术人员：其它人员：经济性指标年度预算额：年度销售额：年度花费：

9、年度净收入：运营成本：主要应负责任：请描述职位48项应负责任，包括主要活动和要达到的成果，每一应负责任请依其重要性排列。重要性应负责任衡量标准主要应负责任：请描述职位48项应负责任，包括主要活动和要达到的成果，每一应负责任请依其重要性排列。重要性应负责任衡量标准重要性应负责任衡量标准职位说明书模板（续）职位说明书模板（续）任职要求：请详列出此职位最低需要的认可专业资格、学历、特殊训练、经验、素质等。工作依据：主要填写任命文件,开展工作所依据的文件、规章制度等，应包括文件签发日期、签发部门、签发文号和文件名。部门职责：请描绘该职位所属的最小部门的主要职责(摘自任命文件)职位基础信息职位基础信息

10、职位名称职位名称 职位所属部门（大部门、小部门）职位所属部门（大部门、小部门）职位类型职位类型 职位定级职位定级 拟定人（人力资源专业人员拟定人（人力资源专业人员 +该职位的直接主管）该职位的直接主管）审核人信息（该功能审核人信息（该功能/业务部门的主管）业务部门的主管）评审小组代表签字评审小组代表签字 生效日期（批准日期）生效日期（批准日期）职位目的职位目的l 对一个职位所对一个职位所期望达成期望达成“什么什么”及及“为什么为什么”该职位需该职位需要存在的简短、准确地表述。要存在的简短、准确地表述。l 一般一般只有只有1-21-2句话句话，在组织中仅有少数职位的目的超过在组织中仅有少数职位的

11、目的超过一一 句话，也就是那些有句话，也就是那些有“多种职务角色多种职务角色”的职位。的职位。l 这个职位为这个职位为组织整体目标组织整体目标的完成的完成承担承担了什么？了什么？l 该职位对组织的该职位对组织的独一无二的贡献独一无二的贡献是什么？是什么？l 到底我们到底我们为什么需要为什么需要这个职位？这个职位？任职资格（上级职位名称）（该职位名称）同僚职位名称直接下属职位名称业务下属职位名称业务相关性职位（业务上级职位名称）职位汇报关系职位汇报关系通过行动而实现通过行动而实现应负责任应负责任期望期望“什么样什么样”的结果的结果期望的最终结果期望的最终结果输输出出“如何如何”达到达到（行为动词

12、名词）（行为动词名词）主要活动主要活动输输入入1、需要强调的是应负责任是与一般职责不同的，应负责任是指、需要强调的是应负责任是与一般职责不同的，应负责任是指对结果负有直接责任且属该职位的专有的职责，所用描述语言必对结果负有直接责任且属该职位的专有的职责，所用描述语言必须包含动作、对象、结果，且可衡量。须包含动作、对象、结果，且可衡量。2、有多人任职同一职位的，可以多访谈几个，以归纳总结出属、有多人任职同一职位的，可以多访谈几个，以归纳总结出属该职位专有的应负责任。该职位专有的应负责任。n 专有职责专有职责,非一般职责的罗列非一般职责的罗列n 注重结果注重结果n 不受时间影响不受时间影响n 清晰

13、的清晰的n 可衡量的可衡量的n 体现职位特点的体现职位特点的应负责任的特点应负责任的特点期望的最终结果期望的最终结果（输出输出）主要活动具体行为主要活动具体行为（输入）（输入）应负责任应负责任（举例举例-软件开发工程师）软件开发工程师）参与参与软件模块概要设计，软件模块概要设计，根据根据软件模软件模块概要设计方案和开发计划的要求，块概要设计方案和开发计划的要求，完成软件模块详细设计完成软件模块详细设计,提供提供软件编软件编码和实现的依据。码和实现的依据。制订制订软件模块单元测试方案和测试计软件模块单元测试方案和测试计划划,提供提供软件单元测试的依据。软件单元测试的依据。确保确保软件缺陷得到及时

14、修正。软件缺陷得到及时修正。完成完成软件模块调试工作，软件模块调试工作，并配合完成并配合完成模块间或硬件调试工作模块间或硬件调试工作制定制定指导指导建立建立控制控制计划计划准备准备策划策划分析分析达到达到估价估价实施实施评估评估预测预测确认确认落实落实提高提高增加增加安装安装维护维护监控监控谈判谈判建议建议回顾回顾明确明确订立订立查验查验校对校对分配分配收集收集运作运作加工加工生产生产提供提供提交提交应负责任常用动词应负责任常用动词政策制定政策制定/目标设定目标设定工作的执行工作的执行较低的任务较低的任务 语句采用动宾结构，避免用形容词语句采用动宾结构，避免用形容词 各应负责任之间不能重复各应

15、负责任之间不能重复 应负责任的输入、输出保持平衡应负责任的输入、输出保持平衡 责任要明确程度，避免使用含混不清的字眼责任要明确程度，避免使用含混不清的字眼 应负责任不能与上下级重复应负责任不能与上下级重复应负责任描述要求应负责任描述要求 应负责任要反映职位现状；应负责任要反映职位现状；应负责任针对具体的职位，而不对人；应负责任针对具体的职位，而不对人；对工作内容进行分析，并按照所涉及的领域进行整理和归纳，对工作内容进行分析，并按照所涉及的领域进行整理和归纳，而非简单的罗列；而非简单的罗列；多项活动可能是要达到一个目的，产生一种结果；多项活动可能是要达到一个目的，产生一种结果；每一职位的应负责任

16、一般为每一职位的应负责任一般为4 48 8项，从最重要往次重要填写。项，从最重要往次重要填写。应负责任描述要求（续）应负责任描述要求（续）l “职位的产出职位的产出”可以衡量任职者在职位上如何有效地体可以衡量任职者在职位上如何有效地体现绩效现绩效l 可以是定量的，也可以是定性的可以是定量的，也可以是定性的l 名词（不是形容词）名词（不是形容词）l 着重于最主要的绩效指标着重于最主要的绩效指标应负责任衡量指标应负责任衡量指标注意：衡量标准不宜过多，且要具有可衡量性。注意：衡量标准不宜过多，且要具有可衡量性。用于描述应负责任所要求做到的程度。用于描述应负责任所要求做到的程度。衡量指标：是某一应负责

17、任中可以测定的因素，在这些因素的基衡量指标：是某一应负责任中可以测定的因素，在这些因素的基础上，能够确定目标和绩效标准。指标有如下特点：础上，能够确定目标和绩效标准。指标有如下特点：1、只验证将被测定的对象；、只验证将被测定的对象；2、只验证应该集中力量的点；、只验证应该集中力量的点；3、是否是可测定因素；、是否是可测定因素；4、验证和监督这些指标的代价不会超过获得信息的价值。、验证和监督这些指标的代价不会超过获得信息的价值。它可以是它可以是“硬性硬性”指标、指标、“软性软性”指标或需解决的问题，是开展考核指标或需解决的问题，是开展考核工作的基础，必须尽可能量化，具有可操作性。工作的基础，必须

18、尽可能量化，具有可操作性。应负责任衡量指标应负责任衡量指标应负责任性质应负责任性质独立独立-完全承担完全承担合作合作-与他人共同完成（平行）与他人共同完成（平行）协作协作-协助他人完成（从属性）协助他人完成（从属性）指导指导-有监控责任，负有连带责任，但不是操有监控责任，负有连带责任，但不是操 作主体作主体任职条件任职条件 学历：学历：专业：专业：工作经验：工作经验：必备的知识与技能：（必备的知识与技能：（了解、掌握、熟悉、精通了解、掌握、熟悉、精通）以上的资历与经验应该反映出该职位的专业深度、管理广以上的资历与经验应该反映出该职位的专业深度、管理广度度 及人际关系状况，资历与经验必须足以支持应负责任。及人际关系状况，资历与经验必须足以支持应负责任。素质要求：素质要求：（3-53-5项项）最低标准是指最低标准是指“合格标准合格标准”。满足职位需要的满足职位需要的最低最低要求而不是理想要求：要求而不是理想要求：