《档案管理学（第四版）》课件第五章 档案保管.ppt

1、第五章第五章 档案保管档案保管第五章 档案保管 内容提要 本章主要讲四个方面的内容:第一节档案保管概述 第二节档案保管条件 第三节档案库房管理 第四节档案保管制度第一节档案保管概述 一、档案完整与安全的威胁因素 二、档案保管工作的任务和内容 三、档案保管工作的要求一、档案完整与安全的威胁因素从原因产生的根源来看,损害和破坏档案的因素主要包括外部因素和内部因素。二、档案保管工作的任务和内容(一)档案保管工作的任务1.最大限度地防止和减少档案的损毁,将威胁因素带来的不良影响降至最小2.延长档案的寿命3.确保档案的安全(二)档案保管工作的内容1.正确认识和全面把握档案的安全现状和破坏档案的各种因素2

2、.制定和完善档案保管的各项制度和标准3.提供档案保管的基本物质条件4.日常的档案保管工作5.开展有针对性的档案保护工作三、档案保管工作的要求档案保管工作的要求,是完成工作任务的指导和保障。具体工作中,我们将档案保管工作的要求概况为“三结合一区分”,具体表现为:(一)防、治结合,以防为主(二)针对重点与兼顾全面相结合(三)管理与技术相结合(四)不同的档案,区分保管第二节档案保管条件一、档案库房建筑二、档案保管的设备三、档案装具一、档案库房建筑在建设中应坚持以下原则:(一)档案库房的建设应以实现档案的安全保管为首要原则(二)档案库房的建设应经济适用、环保美观二、档案保管的设备(一)温湿度调节和检测

3、设备(二)防火防盗等安全装置(三)照明设备(四)档案保护和修复设备二、档案收集工作的意义(一)收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手段档案馆(室)的收藏是一定地区、部门在政治、经济、科学和文化教育等方面情况的综合反映。三、档案装具档案装具是指用于存放档案的各种档案架、档案柜(箱)、档案盒,以及包装档案的卷皮、卷夹等。档案装具可以直接防止光线、灰尘、有害气体对档案的危害,减少存取过程中对档案的磨损,是档案保管的基本设备。第三节档案库房管理 一、档案库房的编号和排架 二、全宗的排列和档案上架 三、档案存放位置索引、档案代理卡和全宗卷的编制 四、库房的环境管理一、档案库房的编号和排架(一)档案库

4、房的编号档案库房的编号一般由数字、代码、字符等构成,每个档案馆(室)的建筑不同,档案库房编号应结合本单位建筑物的构成特点,以唯一性、稳定性、易识别、易使用为原则对本单位的档案库房进行编号。档案库房的编号一般由建筑物号、层号、房间号等要素构成,可根据库房的多少和位置将各要素进行组合编制。(二)档案库房内的排架档案库房内的排架是指对档案库房内的档案架(柜)、箱等按一定的顺序排放,并编号以固化其排放位置。二、全宗的排列和档案上架1.全宗的排列方法,主要有按全宗顺序号流水排列法和全宗分类排列法两种。2.上架的次序应根据档案架(柜)及其栏、格等的编号次序进行。档案的存放方式一般有两种:一是竖放,一是平放

5、。竖放的优点是便于存放和检取档案,是目前被广泛采用的一种档案存放方式。平放的方式虽然不便于档案的取放,但有利于档案的保护,这种方式适合于保管珍贵档案和不易于竖放的档案。平放档案时,为了避免文件承担过重的压力,堆叠的高度以不超过40cm为宜。三、档案存放位置索引、档案代理卡和全宗卷的编制(一)档案存放位置索引档案存放位置索引,是为了便于档案保管工作者随时掌握档案馆(室)档案的存放情况和快速存取档案,将排放好的档案与其所处的位置一一对应而形成的索引。根据作用的不同侧重,档案存放位置索引可以分为两种:三、档案存放位置索引、档案代理卡和全宗卷的编制(二)档案代理卡该卡片直观、准确、简明地反映了档案流向

6、。卡片的内容主要包括全宗号、案卷目录号、卷(件)号、移出日期、移往何处、进收人、归还日期、签收人等,其常常被设计为红色、黄色、绿色等醒目颜色以示区别和易于辨认。三、档案存放位置索引、档案代理卡和全宗卷的编制(三)全宗卷全宗卷的主要内容包括:(1)档案收集方面:档案交接文据、移交目录,接收、征集记录,档案来源和价值说明等。(2)档案整理方面:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。(3)档案鉴定方面:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。(4)档案保管方面:档案安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况

7、报告等。(5)档案统计方面:档案收进、移出登记,案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。(6)档案利用方面:全宗指南(全宗介绍),开放利用和控制使用范围说明,档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。(7)档案管理新技术的应用方面:缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。四、库房的环境管理在库房的环境管理中,应注意以下方面:第一,对库房温湿度的控制。第二,通过“十防”措施确保档案的安全。第三,定期和不定期的库房检查。第四节档案保管制度 一、档案保管制度的原则 二、档案保管制度的内容一、档案保管制度的原则首先,档案保管制度的制定应合法合理。其次,档案保管制度应明确具体,具有可操作性。最后,档案保管制度既应具有一定的稳定性,又要具有适应不断变化的新情况的预见性。二、档案保管制度的内容第一,说明档案保管制度制定的目的和依据。第二,关于档案库房管理的各项规定。第三,关于档案保密的规定。第四,对于不同类型档案的有针对性保管措施。第五,明确档案保管工作人员的职权和责任。思考与复习题1.简述威胁档案完整与安全的因素有哪些。2.说明档案保管工作的任务和内容。3.如何理解档案保管工作的基本要求?4.简述档案库房在建设中应遵循什么原则。5.简述科学的档案保管制度应包括哪些主要内容。