《档案管理学（第四版）》课件第十章 档案提供利用.ppt

1、第十章第十章 档案提供利用档案提供利用第十章 档案提供利用 本章重点讲四个方面的内容:一、档案提供利用在档案工作中的地位和怎样做好档案的提供利用工作。二、档案利用服务的方式。三、档案提供利用的宣传和咨询服务。四、开放档案。第一节 档案提供利用在档案工作中的地位和怎样做好档案的提供利用工作 一、档案提供利用工作在档案工作中的地位 二、档案提供利用工作的指导思想 三、怎样做好档案的提供利用工作一、档案提供利用工作在档案工作中的地位(一)档案提供利用工作是档案工作的中心任务(二)档案提供利用工作是档案工作为社会主义事业服务的直接体现(三)档案提供利用工作对整个档案工作有检验和促进作用(四)档案提供利

2、用工作是档案工作诸环节中最富有活力的一个环节一、档案提供利用工作在档案工作中的地位(一)档案提供利用工作是档案工作的中心任务我们不是为档案工作而做档案工作,我们做档案工作总的目的,是提供档案为社会各项事业服务,为公众服务,充分发挥档案的作用。从这个意义来说,档案提供利用工作是实现档案工作目的的主要手段,从而也就决定了档案提供利用工作是档案工作的中心任务,是最重要的一项工作。一、档案提供利用工作在档案工作中的地位(二)档案提供利用工作是档案工作为社会主义事业服务的直接体现档案提供利用工作是运用各种方式把档案信息提供给社会上各行各业使用,代表整个档案工作的成果为社会各项事业服务,直接与利用者发生关

3、系,体现档案工作的服务性和政治性。只有通过档案提供利用工作,才能使档案工作发挥应有的作用,否则档案工作就失去了方向,乃至失去了存在的意义。所以,在实际工作中,人们总是把档案提供利用工作做得如何,作为衡量档案馆(室)业务开展的尺度,工作好坏的标志。一、档案提供利用工作在档案工作中的地位(三)档案提供利用工作对整个档案工作有检验和促进作用在档案提供利用工作中,能够比较客观地发现和了解档案工作的其他业务环节的优缺点,如收集的档案是否齐全,整理是否科学,鉴定是否准确,保管是否安全等,从而促使我们采取有效措施改进档案管理工作。由于利用工作的开展,必然向档案工作其他业务环节提出相应的要求,如需要丰富馆藏,

4、加强收集工作,提高检索速度,编制各种检索工具,采用先进的技术手段等。这些要求必然促进了这些工作环节的开展,使档案业务水平得到不断提高,科学管理工作不断加强。一、档案提供利用工作在档案工作中的地位(四)档案提供利用工作是档案工作诸环节中最富有活力的一个环节档案提供利用工作与广大利用者发生密切的联系,是档案工作联系群众、服务群众的纽带。一方面,通过提供利用工作把收藏的大量档案信息提供给利用者,满足多方面的需要,充分发挥档案的作用;另一方面,是对档案工作最实际、最有效的宣传,能扩大档案工作在社会上的影响,争取各方面的重视与支持。当前我国处于历史发展的新时期,档案事业要发展,档案工作要开创新局面,最重

5、要的一环就是要搞好档案提供利用工作,使档案工作在建设高度的物质文明和精神文明中作出应有的贡献。档案提供利用工作虽然在档案工作中具有突出的地位,对其他各项业务工作产生深刻的影响,但也不能忽视其他各项业务工作对档案提供利用工作的作用。它们是档案提供利用工作的基础和前提条件,档案提供利用工作不能离开这些工作而存在和发展,只有搞好了档案收集、整理、鉴定、保管、检索等工作,档案提供利用工作才能落在坚实可靠的基础上,否则就会成为无源之水,无本之木,谈不上开展档案的提供利用工作。二、档案提供利用工作的指导思想档案提供利用工作的指导思想:全心全意为广大利用者提供档案信息服务,最大限度地满足利用者的档案信息需求

6、。二、档案提供利用工作的指导思想档案提供利用的指导思想,包括以下几层含义:一是要求档案馆(室)和档案工作人员要全心全意地为利用者服务,树立“利用者第一,利用者至上”的观念,强化服务意识;二是要求档案馆(室)及其工作人员在档案提供利用工作中,既要为国家各项工作服务,又要为广大人民群众服务;三是最大限度地满足广大利用者的档案信息需求,想方设法挖掘出馆(室)藏中有价值的档案信息,激发利用者的现实和潜在的档案利用需求,全面、及时、准确、有效地为档案利用者服务,尽最大努力满足广大利用者的档案信息需求。三、怎样做好档案的提供利用工作(一)明确服务方向,端正服务态度(二)熟悉档案,了解和研究利用者的需要(三

7、)正确处理档案提供利用和保密的关系第二节 档案利用服务的方式一、阅览服务将档案提供给利用者阅览是档案馆(室)利用服务工作的重要方式。因此,档案馆(室)大都建立阅览室,它是档案馆(室)为利用者开设的查阅和研究档案的场所。二、档案的外借档案一般是不借出馆外使用的,但是根据党政领导机关工作的需要,或某些机关必须使用档案原件做证据,不能在阅览室利用档案,可以暂时借出去使用。三、制发档案复制本档案馆(室)提供档案为党和国家各项工作利用,既可以提供原件,也可以根据档案原件制发各种复制本。第二节 档案利用服务的方式四、档案证明档案证明是档案馆(室)根据机关、团体或个人的询问和申请,为了证实某种事实在本馆(室

8、)保存档案内有无记载和如何记载而摘抄的书面证明材料。五、档案目录档案目录是联系档案用户与档案馆(室)的一种重要桥梁。六、档案展览 具体内容见本章第三节。七、档案咨询 具体内容见本章第三节。八、网络化、档案数字化环境下档案利用服务方式的变化网络化、档案数字化环境下档案馆(室)利用工作的改变,包括思维方式、工作模式、管理方法等多方面,而且档案利用服务的方式也发生了革命性的变化,主要表现以下几个方面:第二节 档案利用服务的方式(一)计算机占据主要利用空间(二)网络服务成了查阅档案信息的主要方式网络查阅档案信息可采取以下方式:1.文件下载2.网上数据库查询3.网页浏览4.定向网络传递(三)下载、打印逐

9、步取代复印档案(四)利用服务实现自动化第三节 档案提供利用的宣传和咨询服务一、档案提供利用的宣传工作二、档案咨询服务一、档案提供利用的宣传工作(一)宣传内容1.宣传馆藏档案内容2.宣传档案对社会建设的作用和实际效果3.宣传有关档案馆(室)工作的规章制度和基本知识(二)宣传方式1.档案展览2.利用电台、电视、报纸、刊物进行宣传3.编辑出版档案史料和编写各种专题参考资料二、档案咨询服务(一)档案咨询的种类1.按内容性质,可分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询2.按档案咨询的难易程度,可划分为一般性咨询和专题性咨询3.按利用者向档案部门提出咨询问题的方式,可划分为口头咨询、书面咨询和电话咨询(二)

10、档案咨询的步骤1.接受咨询问题,建立咨询记录2.研究分析问题3.查找档案材料4.答复咨询问题5.建立咨询档案第四节 开放档案一、什么是开放档案开放档案,就是将已满一定保密期限的和可以公开的档案,解除封锁、禁令和不必要限制,向社会开放,允许经过一定的手续就可以通过各种方式利用。第四节 开放档案二、开放档案的意义第一,开放档案是有利于贯彻“开发信息资源,服务四化建设”的新方针,是繁荣科学文化事业的一项新政策,对有效地开发利用档案信息资源,发展我国科学文化事业,对推动社会主义现代化建设,都将产生巨大而深远的影响。第二,开放档案是实现档案馆由封闭型、半封闭型向开放型战略转化的重大措施第三,开放档案将对

11、档案馆工作的发展产生深远的影响。第四,开放档案,系统公布和出版档案史料,撰写史志,促进历史科学的研究,为祖国保存、整理世代流传珍贵的文化遗产,为后代留下档案,为维护中华民族历史的真实面貌等方面都将作出积极的贡献。第四节 开放档案三、开放档案的理论依据(1)档案价值在一定意义上是一种客体满足主体需要的关系及其程度,档案价值的实现,决定了档案必须向社会开放。(2)随着时间的推移和条件的变化,档案机密性的弱化趋势,决定了档案最终可以开放。(3)档案是重要的信息资源,只有使其走向社会供人民群众利用,才能把深藏于档案馆中的档案信息变成精神的和物质的财富,造福于人类,决定了开放档案的必要性。(4)档案是“

12、知识之源、文化之母”,内容丰富,可以满足各行各业的利用,决定了档案开放的广泛性。(5)社会民主化进程促进了档案的开放。第四节 开放档案四、档案开放的标志和条件 档案向社会开放的标志是:开放档案与受控档案已经分开,并编制有开放目录;档案开放的范围与数量已经同级党政领导机关正式批准,并向社会发布了开放档案的信息;在接待对象和接待手续方面已符合法规要求;已采取不同的形式向社会开放档案;已有数量不等的公民持合法证件到档案馆查阅所需要的档案。档案开放的条件有:有一定数量的档案;档案已经过整理编目;有开放档案的规章制度;具备必要的阅览条件和复制设备第四节 开放档案五、档案开放的起始时间(1)中华人民共和国

13、成立以前的档案(包括清代和清代以前的档案;民国时期的档案和革命历史档案),自本办法实施之日起向社会开放。(2)中华人民共和国成立以来形成的档案,自形成之日起满30年向社会开放。(3)经济、科学、技术、文化等类档案,可以随时向社会开放。六、如何做好开放档案的工作应把开放档案作为档案馆工作的着眼点和出发点,结合本馆实际,采取多种措施,把开放档案工作做好。第四节 开放档案六、如何做好开放档案的工作开放档案,既是社会客观的需要,又是档案馆工作发展的需要。因此,应把开放档案作为档案馆工作的着眼点和出发点,结合本馆实际,采取多种措施,把开放档案工作做好。具体说就是应当继续解放思想,增强开放意识,克服一切有碍于开放档案的思想阻力和障碍;正确处理好开放与保密的关系,搞好新中国成立后档案的降密、解密工作,加快新中国成立后档案的开放速度;切实处理好开放档案与被控制档案的关系,做到该开放的开放,该控制的控制;切实解决好开放工作中存在的实际问题,正确处理好开放工作与基础工作的关系,使开放工作与基础工作再上一个新台阶;开辟各种渠道,突出服务的多样性、主动性和针对性;强化开放档案的宣传工作,使开放档案深入人心,引导公众自觉地利用档案。思考与复习题1.简述档案提供利用工作在档案工作中的地位。2.怎样做好档案提供利用工作?3.简述档案利用服务的方式。4.简述开放档案的理论依据、标志和条件。