高效的会议培训课件.ppt

1、 开会不是很简单的吗？会议还需要管理还需要技巧吗？通常会议中你的困惑？整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领固定的部门会议：固定的部门会议：建议频率：至少每月一次建议频率：至少每月一次注意事项：注意事项：不能多于每周一次，不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。以

2、防因一时疏忽造成工作上的被动。建议频率：至少每两月一次建议频率：至少每两月一次注意事项：注意事项：利用全体大会通报政策，但不利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则回给公司造成沉能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。重的负担。全体会议：全体会议：建议频率：随时建议频率：随时注意事项：注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。工作无序的可怕境地。处理突发事件的会议：处理突发事件的会议：建议频率：按需要建议频率：按需要注意事项：注意事项：可以按需要天天发生，但是会可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过议长

3、度最好不要超过1 1小时。小时。一对一会议：一对一会议：会议效率不高的原因及具体表现？小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人

4、往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。时下有一句很流行的话“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。项 次原因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持

5、人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。会议效率不高的原因及具体表现：会议效率不高的原因及具体表现：会会议议效率不高的原因效率不高的原因预防性管理措施预防性管理措施时时间间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。避免安排在周一或周五。地地

6、点点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。进行。开会对象的选择开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。加者、可以旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。参会者的技能参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、

7、目的开会的原因、目的和结果和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。会者。开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度议程议程分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结结束会议结束会议总结安排下次会议跟踪跟踪备忘录跟踪计划 如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）如果必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务 一家合资工厂着火了，经过调查，原因在于一名员

8、工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。(1)如果你是这家合资企业的生产经理，你要采取下列哪种方式处理此事：A.一对一批评B.开会当众批评C.写检查处罚(2)你为什么这么做？。通常会议前需要准备哪些事项？会议准备工作核对单会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.

9、确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知会议准备的会议准备的5W1H5W1H法法 G?彼德德鲁克决议法：用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益律估计有无采集更多参考资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各题案之认同对提案做适当的休整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督单位。世界著名的管理大师，被称为世界著名的管理大师，被称为“现代管理学之父现代管理学之父”，他通过多年的学习研究，总结出，他通过多年的学习研究，总结出了达成协议的如下步骤。通过这些步骤

10、的有效执行，能够顺利达成协议。了达成协议的如下步骤。通过这些步骤的有效执行，能够顺利达成协议。彼德彼德德鲁克德鲁克美国籍美国籍19092005权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策(1)无异议决策无异议决策(2)权威决策权威决策(3)少数服从多数决策少数服从多数决策(4)共识决策共识决策【自检】请你完成以下连线题：请你完成以下连线题：A、确保团队每个人都认为所达成的决议是最、确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的，并公开支持它；意见不和及冲突最低。佳的，并公开支持它；意见不和及冲突最低。D、决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权、决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权力界限明

11、显的地方最有效。力界限明显的地方最有效。C、允许多数人对问题发表自己的意见。保、允许多数人对问题发表自己的意见。保证大多数获胜。决议可通过简单唱票，相对证大多数获胜。决议可通过简单唱票，相对迅速和高效做出。迅速和高效做出。B、保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队、保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成员均有机会发表意见。复杂的决议会经过深思成员均有机会发表意见。复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量决议。熟虑，从而产生高质量决议。德尔菲这一名称起源于古希腊有关太阳神阿波罗的神话。传说中阿波罗具有预见未来的能力。因此，这种预测方法被命名为德尔菲法，德尔菲法，也称专家调查法。某公司员工甲

12、因为个人的住房问题主动与其经理乙进行沟通。谈话内容如下：u员工甲说：我想贷款买房，但是首付不够，所以很烦恼。u经理乙说：别太着急，大家可以帮你凑足首付，你还差多少钱？u员工甲说：不好意思，我还差很多钱。u经理乙说：没关系的，你说吧。u员工甲说：差12000元。u经理乙说：啊.员工甲听到经理乙的“啊.”之后，就此闭嘴不语。这次沟通以失败告终。请你谈谈经理乙在这次沟通中犯了什么错误？在倾听中经理乙以后应该注意什么问题？是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。倾听的技巧？我也有过相同的经历我也有过

13、相同的经历 如果我是你，我跟你感觉一样如果我是你，我跟你感觉一样与“cicada蝉”相遇与“shark鲨鱼”相遇与“donkey驴”相遇遭遇“rabbit tracking兔子般追踪”与“crab螃蟹（跑题者）”相遇 (1)“兔子般追踪”的发言者往往喜欢挑战现有程序。()(2)具有“螃蟹”性格的发言者，具有很强的防备心理。()(3)“鲨鱼”性格的发言者习惯于给予消极的、否定的意见。()(4)保持短暂的沉默可以对付在会议中打瞌睡的人。()【自检】请做以下判断题：请做以下判断题：案例案例任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。把习惯变成技巧及行为把习惯变成技巧及行为Th

14、ank you!Thank you!激励学生学习的名言格言激励学生学习的名言格言220、每一个成功者都有一个开始。勇于开始，才能找到成功的路。221、世界会向那些有目标和远见的人让路（冯两努香港著名推销商）222、绊脚石乃是进身之阶。223、销售世界上第一号的产品不是汽车，而是自己。在你成功地把自己推销给别人之前，你必须百分之百的把自己推销给自己。224、即使爬到最高的山上，一次也只能脚踏实地地迈一步。225、积极思考造成积极人生，消极思考造成消极人生。226、人之所以有一张嘴，而有两只耳朵，原因是听的要比说的多一倍。227、别想一下造出大海，必须先由小河川开始。228、有事者，事竟成；破釜沉

15、舟，百二秦关终归楚；苦心人，天不负；卧薪尝胆，三千越甲可吞吴。229、以诚感人者，人亦诚而应。230、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会都看到某种忧患。231、出门走好路，出口说好话，出手做好事。232、旁观者的姓名永远爬不到比赛的计分板上。233、怠惰是贫穷的制造厂。234、莫找借口失败，只找理由成功。（不为失败找理由，要为成功找方法）235、如果我们想要更多的玫瑰花，就必须种植更多的玫瑰树。236、伟人之所以伟大，是因为他与别人共处逆境时，别人失去了信心，他却下决心实现自己的目标。237、世上没有绝望的处境，只有对处境绝望的人。238、回避现实的人，未来将更不理想

16、。239、当你感到悲哀痛苦时，最好是去学些什么东西。学习会使你永远立于不败之地。240、伟人所达到并保持着的高处，并不是一飞就到的，而是他们在同伴们都睡着的时候，一步步艰辛地向上爬241、世界上那些最容易的事情中，拖延时间最不费力。242、坚韧是成功的一大要素，只要在门上敲得够久、够大声，终会把人唤醒的。243、人之所以能，是相信能。244、没有口水与汗水，就没有成功的泪水。245、一个有信念者所开发出的力量，大于99个只有兴趣者。246、环境不会改变，解决之道在于改变自己。247、两粒种子，一片森林。248、每一发奋努力的背后，必有加倍的赏赐。249、如果你希望成功，以恒心为良友，以经验为参谋，以小心为兄弟，以希望为哨兵。250、大多数人想要改造这个世界，但却罕有人想改造自己。