日常公文写作培训课件.ppt

1、课程大纲公文概述公文的格式常见公文写作错误示例公文概述什么是公文？什么是公文？公文和应用文有什么关系？公文和应用文有什么关系？日常公文有什么种类？日常公文有什么种类？公文有什么特点？公文有什么特点？公文有什么作用？公文有什么作用？公文的历史延革怎么样？公文的历史延革怎么样？公文的概念 公务文书（简称公务文书（简称“公文公文”），是各），是各级党政机关、人民团体、企事业单位以级党政机关、人民团体、企事业单位以及其他社会组织在公务活动中，经过一及其他社会组织在公务活动中，经过一定处理程序而形成的各种书面文字材料定处理程序而形成的各种书面文字材料（简称（简称“文书文书”），它是发布政策法令、），它是

2、发布政策法令、传达工作意图、请示和答复问题、报告传达工作意图、请示和答复问题、报告情况、联系公务及交流工作经验的一种情况、联系公务及交流工作经验的一种重要文字工具。重要文字工具。应用文与公文的关系u公文是应用文的一部分，是应用文中最重要且用途最公文是应用文的一部分，是应用文中最重要且用途最为广泛的一种文体。为广泛的一种文体。u“应用文应用文”是一个外延甚广的概念，它包含了种类繁是一个外延甚广的概念，它包含了种类繁多的各种应用文体。除多的各种应用文体。除“公文公文”以外，大致上还包括以外，大致上还包括以下几种：以下几种：1、经济（财经）文书、经济（财经）文书 2、科技文书、科技文书 3、法律文书

3、、法律文书 4、外交（外事）文书、外交（外事）文书 5、编辑（编务）文书、编辑（编务）文书 6、机关事务文书：、机关事务文书：7、社交（礼仪）文书：、社交（礼仪）文书：8、生活文书、生活文书公文的种类 国家行政机关的公文种类主要国家行政机关的公文种类主要有有13种：命令（令）、决定、公告、种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。请示、批复、意见、函、会议纪要。命令（令）命令（令）命令（令）“适用于依照有关法律公布行适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；政法规和规章；宣布施行重大强制性行政

4、措施；嘉奖有关单位及人员嘉奖有关单位及人员”。命令（令）的制发主。命令（令）的制发主体有着严格的限定，体有着严格的限定，中华人民共和国宪法中华人民共和国宪法和和中华人民共和国各级人民代表大会和地方中华人民共和国各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法各级人民政府组织法规定，只有全国人大的规定，只有全国人大的常委会及委员长，国家主席，国务院及总理，常委会及委员长，国家主席，国务院及总理，国务院各部委及部长、主任，地方各级人民政国务院各部委及部长、主任，地方各级人民政府和各级人大，才有权力发布命令（令）。府和各级人大，才有权力发布命令（令）。决定 决定决定“适用于对重要事项或者重大适用于对重要事项

5、或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事变更或者撤销下级机关不适当的决定事项项”。公告 公告公告“适用于向国内外宣布重要事适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项项或者法定事项”。它一般以国家各级。它一般以国家各级领导机关的名义发布，社会团体、企事领导机关的名义发布，社会团体、企事业单位和基层组织不使用这一公文文种。业单位和基层组织不使用这一公文文种。通告 通告通告“适用于公布社会各有关方面适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项应当遵守或者周知的事项”。通知 通知通知“适用于批转下级机关的公文，适用于批转下级机关的公文

6、，转发上级机关和不相隶属机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员周知或者执行的事项，任免人员”。通报 通报通报“适用于表彰先进，批评错误，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况传达重要精神或者情况”。议案 议案议案“适用于各级人民政府按照法适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项大会常务委员会提请审议事项”。报告 报告报告“适用于向上级机关汇报工作，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问反映情

7、况，答复上级机关的询问”。请示 请示请示“适用于向上级机关请求指示、适用于向上级机关请求指示、批准批准”。批复 批复批复“适用于答复下级机关的请示事适用于答复下级机关的请示事项项”。意见 意见意见“适用于对重要问题提出见解适用于对重要问题提出见解和处理办法和处理办法”。函 函函“适用于不相隶属机关之间商洽工适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项批事项”。会议纪要 会议纪要会议纪要“适用于记载、传达会议适用于记载、传达会议情况和议定事项情况和议定事项”。公文的特点 明确的公务性。明确的公务性。作者的法定性。作者的法定性。极高的权

8、威性。极高的权威性。较强的时效性。较强的时效性。体式的特定性。体式的特定性。文风的朴实性。文风的朴实性。严格的程序性。严格的程序性。公文的作用领导和指导作用。领导和指导作用。规范和约束作用。规范和约束作用。宣传和教育作用。宣传和教育作用。联系和知照作用。联系和知照作用。依据和凭证作用。依据和凭证作用。以上是公文的现实作用。公文还有其历史作用，就是以上是公文的现实作用。公文还有其历史作用，就是可以存史。可以存史。公文的历史延革 公务文书是伴随着国家和文字两者的诞公务文书是伴随着国家和文字两者的诞生而产生的。可以从以下三个方面来阐生而产生的。可以从以下三个方面来阐明公文的起源和流变：明公文的起源和

9、流变：第一，从公务文书的形式，它的书写材第一，从公务文书的形式，它的书写材料（载体）来看。料（载体）来看。甲骨卜辞、钟鼎文、简牍、帛书甲骨卜辞、钟鼎文、简牍、帛书公文的历史延革 第二，从公务文书的内容、种类和体式来看。第二，从公务文书的内容、种类和体式来看。1、殷商时代的统治者崇尚迷信，每遇征战，渔猎、祭、殷商时代的统治者崇尚迷信，每遇征战，渔猎、祭 祀等重大活动，必事先占卜，故甲骨卜辞实际上祀等重大活动，必事先占卜，故甲骨卜辞实际上 就是现今所能考识出来的最早的公文。就是现今所能考识出来的最早的公文。2、周王朝为了巩固自己的统治，大封诸侯，形成了许、周王朝为了巩固自己的统治，大封诸侯，形成了

10、许 多王命文书，例如多王命文书，例如书经书经中的中的大诰大诰、康康 诰诰等，就是周公、成王发布的告民众书。一部等，就是周公、成王发布的告民众书。一部 书经书经，实际上就是今天所能见到的最早的公文，实际上就是今天所能见到的最早的公文 集。集。“书，古之号令也。书，古之号令也。”（班固（班固汉书汉书艺文志艺文志）3、秦始皇统一六国，也统一了文字和公文的格式。、秦始皇统一六国，也统一了文字和公文的格式。从文书的用语和公文文种都反映出严格的封建等从文书的用语和公文文种都反映出严格的封建等 级关系。如书写公文必须严格执行抬头制度和避级关系。如书写公文必须严格执行抬头制度和避 讳制度等。这些公文格式，有的

11、竟一直延续到清讳制度等。这些公文格式，有的竟一直延续到清 代的后期。代的后期。公文的历史延革 第二，从公务文书的内容、种类和体式来看。第二，从公务文书的内容、种类和体式来看。4、辛亥革命以后，南京临时政府颁布了一个、辛亥革命以后，南京临时政府颁布了一个 公文程式条例，专门规定了新的公文名称公文程式条例，专门规定了新的公文名称 和使用范围，废除了千百年来封建王朝所和使用范围，废除了千百年来封建王朝所 使用的诏、诰、题、奏、表等文种，表现使用的诏、诰、题、奏、表等文种，表现 了革命党人反对封建帝制的思想和决心。了革命党人反对封建帝制的思想和决心。国民党政府时期，公布过三个公文程式条国民党政府时期，

12、公布过三个公文程式条 例，对公文种类、名称和用法等做了若干例，对公文种类、名称和用法等做了若干 具体规定。具体规定。公文的历史延革 第二，从公务文书的内容、种类和体式来看。第二，从公务文书的内容、种类和体式来看。5、中国共产党成立后至建国前，已逐渐形成、中国共产党成立后至建国前，已逐渐形成 一套自己的新的公文制度，为建国后公文工作一套自己的新的公文制度，为建国后公文工作 的建立和发展打下了良好的基础。的建立和发展打下了良好的基础。1951年，年，中央人民政府政务院颁布了中央人民政府政务院颁布了公文处理暂行办公文处理暂行办 法法，沿用了，沿用了30年，直到年，直到1981年，国务院办年，国务院办

13、 公厅又发布了新的公厅又发布了新的国家行政机关公文处理暂国家行政机关公文处理暂 行办法行办法；1987年，在原年，在原“暂行办法暂行办法”的基础的基础 上，作了一些修改，正式颁布了上，作了一些修改，正式颁布了国家行政机国家行政机 关公文处理办法关公文处理办法；其后，又分别于；其后，又分别于1994年年 和和2000年先后两次作了新的修订。现在，新年先后两次作了新的修订。现在，新 的的公文处理办法公文处理办法是我们撰写和处理各种公是我们撰写和处理各种公 文的主要依据。文的主要依据。公文的历史延革 第三，从公文处理的组织与制度来看。第三，从公文处理的组织与制度来看。1、殷商时代，设有史官负责占卜和

14、刻制文书、殷商时代，设有史官负责占卜和刻制文书 （卜辞），记录王室活动。（卜辞），记录王室活动。2、西周时期，从中央到各诸侯国普遍设立史、西周时期，从中央到各诸侯国普遍设立史 官，负责掌管公文的书写和保管等，协助国官，负责掌管公文的书写和保管等，协助国 君处理文书事务。君处理文书事务。3、秦汉时期，建立了统一的中央集权国家，设、秦汉时期，建立了统一的中央集权国家，设 立郡县，建立了一整套系统的公文处理组织立郡县，建立了一整套系统的公文处理组织 和制度。和制度。4、唐代，进入到中国封建社会的全盛时期，秘、唐代，进入到中国封建社会的全盛时期，秘 书工作的组织更加健全，有比较严格的文书书工作的组织更

15、加健全，有比较严格的文书 工作制度，并以法律形式加以固定，如公文工作制度，并以法律形式加以固定，如公文 格式与书写字体、用纸规格等，都有严格的格式与书写字体、用纸规格等，都有严格的 规定。规定。公文的历史延革 第三，从公文处理的组织与制度来看。第三，从公文处理的组织与制度来看。5、清朝雍正年间起，设立军机处，作为皇帝的机要、清朝雍正年间起，设立军机处，作为皇帝的机要 秘书处，并逐步演变成为清王朝控制国家全面工秘书处，并逐步演变成为清王朝控制国家全面工 作的特殊机构，文书的保密制度非常严格。作的特殊机构，文书的保密制度非常严格。6、辛亥革命以后，南京临时政府在新政权中设立了、辛亥革命以后，南京临

16、时政府在新政权中设立了 各级秘书机构，承揽各项文秘事务和日常工作。各级秘书机构，承揽各项文秘事务和日常工作。7、中国共产党从成立起，就建立了自己的一套秘书、中国共产党从成立起，就建立了自己的一套秘书 工作机构。建国后，历次修订颁布的工作机构。建国后，历次修订颁布的公文处理公文处理 办法办法中都规定：各级行政机关的办公厅（室）中都规定：各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，应当设立文秘部门或配是公文处理的管理机构，应当设立文秘部门或配 备专职人员负责公文处理工作，并要求文秘人员备专职人员负责公文处理工作，并要求文秘人员 “应当忠于职守、廉洁正派，具备有关专业知识。应当忠于职守、廉洁正派

17、，具备有关专业知识。”公文格式 公文的格式指的是公文的外观形式，是对公文的公文的格式指的是公文的外观形式，是对公文的文面要求，具有较强的规范性。规范的公文格式文面要求，具有较强的规范性。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，不仅能增加公文的美有利于维护公文的严肃性，不仅能增加公文的美学效果，而且方便对其进行阅读与传递、处理和学效果，而且方便对其进行阅读与传递、处理和提高工作效率。提高工作效率。公文的格式一般由文头、正文和文尾三部分组成。公文的格式一般由文头、正文和文尾三部分组成。置于公文首页红色分隔线以上的各要素统称置于公文首页红色分隔线以上的各要素统称文头文头（又叫眉首）；置于红色分隔线（不

18、含红色分隔（又叫眉首）；置于红色分隔线（不含红色分隔线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称统称正文正文（又叫主体）；置于主题词以下的各要（又叫主体）；置于主题词以下的各要素统称素统称文尾文尾（又叫版记）。（又叫版记）。公文文头u正式公文的文头（又叫眉首）一般由公文份数序号、正式公文的文头（又叫眉首）一般由公文份数序号、发文机关标识、发文字号、签发人、秘密等级和保发文机关标识、发文字号、签发人、秘密等级和保 密期限、紧急程度等要素组成，实际上就是置于公密期限、紧急程度等要素组成，实际上就是置于公 文首页红色分隔线以上的各要素，一般用横隔线与文首页

19、红色分隔线以上的各要素，一般用横隔线与 正文分开，约占公文首页的三分之一到五分之二左正文分开，约占公文首页的三分之一到五分之二左 右。右。1、公文份数序号。、公文份数序号。2、秘密等级和保密期限。、秘密等级和保密期限。3、紧急程度。、紧急程度。4、发文机关标识。、发文机关标识。5、发文字号。、发文字号。6、签发人。、签发人。7、红色分隔线。、红色分隔线。公文正文u公文的正文（又叫主体）一般由标题、主送机公文的正文（又叫主体）一般由标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章等要素组成。等要素组成。1、标题。、标题。2、主送机关。、主送机关。3、正

20、文。、正文。4、附件。、附件。5、发文机关。、发文机关。6、成文时间。、成文时间。7、印章。、印章。公文文尾u公文的文尾（又叫版记）一般由主题词、公文的文尾（又叫版记）一般由主题词、抄送栏、印发机关与印发日期、印制份抄送栏、印发机关与印发日期、印制份数等要素组成。数等要素组成。1、主题词。、主题词。2、抄送机关。、抄送机关。3、印发机关与印发日期。、印发机关与印发日期。4、印制份数。、印制份数。5、分隔线（横隔线）。、分隔线（横隔线）。常见公文写作错误示例 文种使用不当文种使用不当 格式不规范格式不规范 行文规则混乱行文规则混乱 其他问题其他问题文种使用不当l 有的公文作者不了解或不会正确运用

21、确切的文种，以有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以 致长期只使用致长期只使用“通知通知”、“决定决定”等两、三种公文，等两、三种公文，其余其余 文种一概不会用；文种一概不会用；l 有的有的“公告公告”、“通告通告”、“通报通报”分不清，望文生义分不清，望文生义去应用；去应用；l 有的不知道公文中有的不知道公文中“报告报告”与与“请示请示”是两种不同的文是两种不同的文 种，经常混淆不清，使用时张冠李戴，或者干脆写种，经常混淆不清，使用时张冠李戴，或者干脆写 成成“请示报告请示报告”；l 有的不知有有的不知有“函函”、“会议纪要会议纪要”等公文，遇到该使用等公文，遇到该使用这这 些公文的

22、场合都用些公文的场合都用“通知通知”等公文去代替。等公文去代替。格式不规范l 公文版头不规范；公文版头不规范；l“秘密等级秘密等级”和和“紧急程度紧急程度”等标识不规范；等标识不规范；l 发文字号混乱；发文字号混乱；l 标题内容不确切或文不对题，甚至无标题；标题内容不确切或文不对题，甚至无标题；l“主送机关主送机关”的书写位置混乱，或甚至不写主送机关；的书写位置混乱，或甚至不写主送机关；l 附件标注不规范；附件标注不规范；l“成文时间成文时间”标注不规范；标注不规范；l 印章使用不规范或干脆不盖公章。印章使用不规范或干脆不盖公章。行文规则混乱l越级行文；越级行文；l多头报送；多头报送；l“请示

23、请示”一文数事。一文数事。其他问题l用词不当；用词不当；l校对不严；校对不严；l文字不精炼和条理不清楚；文字不精炼和条理不清楚；l数字和顺序号书写杂乱，不规范；数字和顺序号书写杂乱，不规范；l人名、地名、单位名等表述混乱或滥用简称；人名、地名、单位名等表述混乱或滥用简称；l用时间代名词替代具体日期或随意省略年份。用时间代名词替代具体日期或随意省略年份。附：公文写作的基本程序公文处理分为公文处理分为“收文收文”和和“发文发文”两部分。两部分。u收文办理程序：收文办理一般包括签收、登记、收文办理程序：收文办理一般包括签收、登记、分办、拟办、催办、办结、立卷、归档等程序。分办、拟办、催办、办结、立卷、归档等程序。1、签收、登记、签收、登记 2、分办、拟办、分办、拟办 3、催办、催办 4、办结、办结 5、立卷、归档、立卷、归档附：公文写作的基本程序u发文办理程序：发文办理一般包括拟搞、核搞、发文办理程序：发文办理一般包括拟搞、核搞、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。归档等程序。1、拟稿。、拟稿。2、核稿。、核稿。3、签发。、签发。4、校对。、校对。5、印刷。、印刷。6、文件的分发。、文件的分发。