公文处理培训-讲义课件.ppt

1、2023-1-15公文处理培训公文处理培训PPT 目录 CONTENTS 04 主体部分常见错误 05 版记 06 原因分析 01 公文特点及作用 02 公文格式编排规则图表 03 公文格式注意事项 01 公文的特点和作用 01 公文定义 公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递表达意志、发布号令、传递交流重要信息交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了党政机关公文处理党政机关公文处理工作条例工作条例（中办发（中办发201220121414号）号），从2012年7月1日起施行。1996年

2、5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和2000 年8 月24 日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了党政机关公文格式党政机关公文格式国家标准（国家标准（GB/T 9704-2012GB/T 9704-2012）。该标准于2012年7月1日起正式实施。01 公文定义 公文写作要求起草者懂得工作中许多微妙的关节，在具体起草中要有较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要

3、根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语。02 公文特点和作用公文的特点公文的特点NO.1权威性和政策性NO.2针对性和指导性NO.3规范性和约束性NO.4程序性和严密性NO.5对应性和定向性公文的作用公文的作用NO.1指导工作，传达意图（通知）NO.2联系工作，交流情况（函）NO.3请示工作，答复问题（请示、批复）NO.4总结工作，推广经验（通知、决定）NO.5记载工作，积累史料(各文种）02 公文格式编排规则图表 01 公文要素版头（版头（6个要素）个要素）主体（主体（

4、9个要素）个要素）版记（版记（2个要素）个要素）版心外（版心外（1个要素）个要素）份号标题抄送机关页码密级和保密期限主送机关印发机关和印发日期紧急程度正文发文机关标志附件说明发文字号发文机关署名成文日期印章附注附件 02 公文种类1.决议。决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项.2.决定。决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位 和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项.3.公报。公报。适用于公布重要决定或者重大事项.4.公告。公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项.5.通告。通告。适用于在一定范围内公布适当遵守或者周知的事项.6.意见。意见。适用于对重要问题提出见解和处理

5、办法.7.通知。通知。适于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周 知或者执行的事项，批转、转发公文.8.通报。通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告 知重要情况.9.报告。报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级 单位的询问.10.请示。请示。适用于向上级单位请求指示、批准.11.批复。批复。适用于答复下级单位请示事项.12.函。函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问 题、请求批准和答复审批事项.13.纪要。纪要。适用于记载会议主要情况和决定事项.03版面要求公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm1mm版心尺寸为156 mm2

6、25 mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间距用固定值28.8磅，为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。版面要求 03 版头示例 03 版头示例 03 版头示例 03 版头示例 03 版头示例 03 公文格式注意事项 01 版头份号、密级和保密期限、紧急程度。份号、密级和保密期限、紧急程度。位数和字号，“一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行”。党政机关公文的密级和保密期限、紧急程度标注位置统一为版心左上角。发文机关标志。发文机关标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称

7、。发文机关后面加括号标明文种组成的版式已取消，不再使用。发文字号。发文字号。发文字号中的括号应使用六角括号“”，而不宜错用成圆括号“（）”、方括号“”或黑方头括号“【】”。上行文的发文字号应居左空一字标注，不宜和下行文混淆。签发人。签发人。上行文（包括请示、报告和上行意见）应标注签发人。“签发人”三个字用3号方正仿宋体，签发人姓名用3号方正楷体。有多个签发人时一般每行排两个姓名，不宜单列竖排。签发人姓名右空一个字。02 主体标题。标题。结构应尽量完整，做到“三要素”齐全，不随意省略发文机关名称，更不能没有文种。标题回行时要词意完整，不将一个词拆开分作两行。上下行长短要适宜，宜使用梯形或菱形，不

8、使用矩形和上下长中间短的沙漏形。正文。正文。结构层次序数应执行“依次用一、（一）1.（1）标注”的规定，不宜无端跳级使用。字体应执行“第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注”的规定，不宜随意乱用。附件说明。附件说明。在正文下空一行左空两个字编排“附件”二字，不应不空行或只标“附”字。附件顺序号用阿拉伯数字，上下对齐。附件名称不用标点符号，回行时与上一行的首字对齐。在批转、转发、印发性公文和报送类公文中，被批转、转发、印发的公文和报送件不应作为附件处理，文中不宜标注附件说明。发文机关署名、成文日期。发文机关署名、成文日期。不宜再沿用单一行政机关行文不署名的做法。成文日期中的

9、数字用阿拉伯数字（年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位），不宜再沿用行政机关用汉字标注的做法。加盖印章的公文，成文日期一般右空四个字编排。02 主体附注。附注。附注用于标注公文印发传达范围等需要说明的事项，居左空两个字加圆括号编排在成文日期下一行，不宜置于正文后、落款前或成文日期的右下方。请示在附注处注明联系人姓名和电话。附件。附件。附件应当另起一面编排，最好在版记之前，不宜在版记之后。“附件”二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明表述一致。不应将被批转、转发、印发的公文以及报送件误作附件，而在另面编排

10、时首页错误地标注“附件”二字。04 主体部分常见错误 01 标题常见错误 01 标题常见错误 01 标题常见错误l 缺少发文机关缺少发文机关。关于要求回复宁都县钓峰乡中罗村白石岗小组水坡的函 应改为宁都县协调办关于要求回复宁都县钓峰乡中罗村白石岗小组水坡的函l 缺少发文机关和事由缺少发文机关和事由。较为常见的是以“通知”“通告”等作为标题l 缺少文种缺少文种。团委关于2014年团建重点工作安排工会关于2014年工作要点都缺少文种l 将将“汇报汇报”当作文种当作文种。关于协调工作中存在问题的汇报应改为C3标项目经理部关于协调工作中存在问题的报告l 将将“复函复函”当作文种当作文种。关于XXX的复

11、函应改为公司关于xxxx的函 01 标题常见错误l 将将“说明说明”当作文种。当作文种。关于XXX合同签订有关问题的说明应改为公司关XXX合同签订有关问题说明的通知l“通报通报”错用成错用成“报告报告”。公司关于危险废物规范化管理专项检查情况的报告，用“通报”文种更合适l“函函”错用成错用成“请示请示”。关于取消公司XXXX的请示应改为公司关于取消XXX的函l“请示请示”错用成错用成“报告报告”。但请示是事前行文，报告大多是事后行文。关于申请XXX专项费用的报告，应用“请示”文种。01 标题常见错误l 用用“批复批复”答复答复“报告报告”。l 文种累赘。文种累赘。转发关于转发国家安全监管总局关

12、于进一步加强建设项目职业卫生“三同时”工作的通知的通知的通知，应为公司转发国家安全监管总局关于进一步加强建设项目职业卫生“三同时”工作的通知l 文种连用。文种连用。关于印发的通知，应改为集团公司矿区服务工作部关于石油石化矿区和谐稳定工作指导意见。关于对公司召开第四届职工代表大会请示的批复应改为工会关于公司召开第四届职工代表大会的批复 01 标题常见错误l 标题滥用标点符号。标题滥用标点符号。公文标题中的标点符号应遵循简单少用的原则，一般只用书名号、引号和括号l”申请申请”与与“请示请示”合用。合用。公司关于申请办理经营资质的请示，“申请”与“请示”词义重复，标题应为公司关于办理经营资质的请示l

13、“同意同意”与与“批复批复”同用。同用。关于同意公司增补工会委员会委员的批复，“同意”与“批复”词义重复，标题应为工会关于公司增补工会委员会委员的批复。l 标题转行或排列错误。标题转行或排列错误。l 错用主送机关。错用主送机关。“决议”“决定”“意见”这类公文不用标明主送机关。02 正文常见错误公文首页必须显示正文。联合行文时发文机关多、标题太长、主送机关过多，首页无正文内容，就要精简发文机关；调整标题内容，缩减标题字数；对主送单位用规范化简称，或在抄送中列出。首页无正文首页无正文正文结构层次序号使用有明确规定，依次为“一、”“（一）”“1.”“（1）”。但在实际使用过程中，有的将第二层序号写

14、成“（一）、”有的将第三层序号数字写成“1、”，有的将第四层序号写成“（1）、”“1）”“”等，同一公文内结构层序号使用不一致也是较突出的问题。正文结构层序号使用不规范正文结构层序号使用不规范 03 正文常见错误 03 附件说明不规范印发、批转、转发的文件，公文的主要内容在附件，主件只起发布、按语、转发的作用，无需作附件说明。不应使用附件说明不应使用附件说明而使用了而使用了误用“附件：1、”或“附件1：”等。公文附件数量的阿拉伯数字后面一般用实圆点来表示，如“附件：1.”。标点符号标点符号使用不当使用不当正文附的标题和后面正文附的标题和后面附件标题不一致附件标题不一致123 05 盖章在空白页

15、 06 上行文缺附注 上报公文要在附注中标注联系人和联系电话，以便于上级机关在办理该公文时联系沟通。附注是公文需要补充说明的事项附注是公文需要补充说明的事项 05 版记 01 抄送机关和印发机关、成文日期主题词要素已经取消，抄送机关成了版记第一个要素。抄送机关用4号仿宋体字，不宜再沿用3号字。“抄送”二字左空一个字，后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。抄送机关之上应当加粗横线。在抄送后不赘加早已明文取消的“抄报”“抄发”。抄送印发用4号仿宋体字。编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期用阿拉伯数字，年份标全称，月、日不编

16、虚位，后加“印发”二字。在版记下面不赘加“拟稿，打字，校对，印数份”等非公文格式要素。另须说明，页码位于版心外，独立要素，不属于版记部分0102 02 版记常见错误版记常见错误抄送给个人仍使用抄报标点符号不规范抄送格式不规范 06 原因分析 01 原因分析123公文标准执行不到位公文标准执行不到位党政机关公文处理工作条例，是2012年发布的，与原办法有很大变化，部分单位和公文承办人员在思想上未引起足够的重视，按老方法干事、凭经验办理，导致出现错误，使得与新条例规定的格式不相符。业务知识培训不到位业务知识培训不到位不按规范发文不按规范发文党政机关公文格式和党政机关公文处理工作条例实施后，很多单位没有组织文秘人员进行学习和培训，在实际工作中导致公文格式与标准不符的现象。有些错误是明知故犯、按领导要求办，尤其是企业给政府部门的行文中比较明显，这就要求办公室人员坚持原则，对不规范行文要及时改正，任何时候都要按公文的规范行文。