活动策划与执行培训精编版课件.ppt

1、活动策划与执行培训活动策划执行流程 1 2总纲执行与执行力选择要求场地情况目的和程序预算构思团队组成项目推进表工作说明书前期准备活动场地团队组成和时间表车辆安排核心内容说在前面的话来宾接待（记者）现场布置后勤工作停车场接待用车特殊嘉宾媒体接待基础文件确定你的目标-意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路判断一：采取何种方式判断四：不做无法改变事实的努力判断二：在活动中体现什么内容判断三：抛弃一切非目标必须的华丽想法前期准备目的定位准确项目的目的反复讨论达成一致尽快让项目组成员参与讨论定义清楚如何衡量项目效果?怎样使项目效果可量化评估?公布项目的评估标准确定资源列出所需资源检查已有资源寻求可调用资源

2、前期准备确立目标的程序先确定预算，再确定计划是稳妥的方法确定必须成本 运费、接待费用 场地施工和装饰布置费用 工作人员费用纳入非必须成本 表演和娱乐 主持人等其他前期准备预算前期准备构思摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充：每个环节可能出现问题的地方每个环节所需用到的物料每个环节是否可以再优化每个环节是否给人惊喜在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？团队构成和时间表团队项目负责人参与部门项目所必须的人员配备供应商列表和对应联系人：场地 搭建/声光 租车/礼仪/演出 摄

3、影摄像 其他确定你的工作团队确定你的供应商团队构成和时间表项目推进表项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3）-项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容-物料清单：列举已有物料及需要准备的物料-人员分工：列出每个子项目负责人必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？-场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地-重要来宾：他们的时间、行程是不确定的-其他不可控因素预定的检查时间通报:-向所有成员报告每日工作的完成情况-使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么?-应付意外情况、赢得补救机会所有子目标的完成将自然导致总目标的完成与所有成员逐个讨论总目标明确每个成员的工作及在总体任务中的位置

4、为每个成员限定目标要求及资源使每个成员了解子目标,但同时知道总目标每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利运用子目标来限定责任和要求项目推进表的分解正确制定并运用子目标可能出错的就一定会出错！可能出错的就一定会出错！团队构成和时间表工作说明书活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等）活动物料汇总部门工作（接待）流程和要求活动现场具体分工（人员位置和要求）文案准备-新闻稿-主持人台本-领导讲话稿-重要领导的现场文件夹内容资料通讯录工作说明书主要目的确定活动基本要素/相互关系及检查点明确活动基本要素利于活动掌控-参与人员的工作指导，提升工作效率-新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）相互关

5、系的确认-部门之间的配合和各自负责人；-哪些事情可以同时进行；-完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法；检查点可为我们提供补救的机会-定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目进展，并对意外情况作出补救。场地选择列出要求需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求来宾人数：测算最小面积要求活动内容：活动所摆放的特殊物品，设施顶高的要求。活动能否造成场地的破坏。周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿气候条件：防风、防雨、防寒、防暑、日落时间费用限制：能够用于场地租赁的最高限额场地选择注意的问题档期布展时间活动结束场地清扫场地可容纳人数场地使用手续场地用电的问

6、题 保证点容量的充足场地卫生间位置贵宾和工作人员休息的地方场地物料和车辆的停放来宾接待当来宾抵达接待区时：-确保第一时间看到接待人员和接待指示牌-预估每批来宾人数，保障足够的接待人力-如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台-在接待区预备休息区-如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌突发情况处理：-因交通原因突然导致来宾人数剧增现场布置注意问题场地入口入口是否需要铺设红地毯是否有明确方向指示和指示牌摄影摄像设备的摆放位置现场布置搭建施工-保证施工期间的用电及保安-保证施工用料的摆放位置-检查施工单位用料摆放是否合

7、理-搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间-务必进行最大负荷电量测试-施工完毕后应清理一切施工痕迹-确保用电线路安全隐秘现场布置舞台布置-保障上场及下场通道畅通-后台有方便快捷且安全的物品存放处-来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能-舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线-确保来宾无法进入后台后勤安排安排专门工作人员负责用餐预订及送达指定工作人员用车和司机文件打印资料装袋、运输和存放物品领取登记视频、图片资料媒体接待基础文件媒体接待基础文件-邀请媒体名单-新闻夹内容-航班时刻表（接、送车辆安排）-住房登记表-媒介分工（活动现场位置）-接待物料-专访安排其他事项活动付款明细表供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期现场指挥文件根据确定流程-音响（上场音乐/出车音乐）、灯光配合-摄影摄像预定位置和要求-重要环节时的前后衔接、人员补位-现场提问时的媒介人员位置-主持人台本活动（专访）结束后-汇集活动摄影摄像资料-挑选图片或整理速录文字，确认后上传网络-统计媒体对视频资料的数量-准备活动总结报告和报账材料。-费用的结算执行的8字方针认真第一，聪明第二什么样的人是执行天才成功人士的共同特点：强烈的责任感！有责任心的人的三个重要特点：信守承诺结果导向永不言败聪明人大多不是执行型人才！谢谢！