时间管理与工作统筹技巧培训讲义课件.ppt
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1、1时间管理与工作统筹技巧Wednesday,MarWednesday,March13,2019ch13,20192“明日歌明日歌”l 明日复明日,明日何其多。明日复明日,明日何其多。l 我生待明日,万事成蹉跎!我生待明日,万事成蹉跎!l 世人若被明日累,世人若被明日累,l 春去秋来老将至。春去秋来老将至。l 朝看水东流,暮看日西坠,朝看水东流,暮看日西坠,l 百年明日能几何?百年明日能几何?l 请君听我明日歌!请君听我明日歌!3“今日歌今日歌”l 今日复今日,今日何其速!今日复今日,今日何其速!l 朝朝复暮暮,连命都不顾!朝朝复暮暮,连命都不顾!l 世人若被今日累,世人若被今日累,l 终身劳累
2、何其苦。终身劳累何其苦。l 早出又晚归,忙碌何所图?早出又晚归,忙碌何所图?l 百年今日怎生度,百年今日怎生度,l 人生真谛谁能悟!人生真谛谁能悟!4一、一、“水桶效应水桶效应”的启迪的启迪二、时间与二、时间与“习惯习惯”的关系的关系三、优先管理三、优先管理四、西瓜与芝麻四、西瓜与芝麻五、时间管理的角度五、时间管理的角度目 录5l 一个用不同长短木板拼成的水桶,其存水量取决一个用不同长短木板拼成的水桶,其存水量取决于最短的那块木板!于最短的那块木板!问题:问题:l 哪一块是我们走向成功的哪一块是我们走向成功的“短板短板”?关键词:关键词:l 必须设法找到那块短板!必须设法找到那块短板!l 必须
3、充分利用那块短板!必须充分利用那块短板!6时间的特性时间的特性不可逆不可逆性性时时 间间特特 性性不可再不可再生生无法积无法积蓄蓄无法替无法替代代毫无弹毫无弹性性5 54 43 32 21 1结论:结论:“时间时间”是最珍贵的资源是最珍贵的资源短板短板!7l 无意识、不经思考的行为方式;无意识、不经思考的行为方式;l 是精神或性格的一种固定趋向;是精神或性格的一种固定趋向;l 我们会受制于各种各样的习惯。我们会受制于各种各样的习惯。关键词:关键词:l 你的潜意识会构成无数个习惯。你的潜意识会构成无数个习惯。什么是习惯什么是习惯8习惯的养成习惯的养成l 不断重复又重复,最后不再需要考虑;不断重复
4、又重复,最后不再需要考虑;l 不断重复,成为机械的行为不断重复,成为机械的行为改也难!改也难!例如:例如:l 准时、勤奋、进取、守信、学习;准时、勤奋、进取、守信、学习;例如:例如:l 暴躁、凶残、酗酒、盗窃、吸毒。暴躁、凶残、酗酒、盗窃、吸毒。例如:例如:l 拖延、随意、犹豫、多变、无所谓。拖延、随意、犹豫、多变、无所谓。9习惯的判断习惯的判断l 什么是好习惯,什么是坏习惯?什么是好习惯,什么是坏习惯?问题:问题:l 好习惯、坏习惯、一般的习惯,哪一种危害性最大?好习惯、坏习惯、一般的习惯,哪一种危害性最大?思考:思考:l 大象为什么不逃跑?大象为什么不逃跑?10习惯与习惯与“舒适区舒适区”
5、的关系的关系不舒适的不舒适的舒适的舒适的不舒适的不舒适的l 每个人都有自己的舒适区;每个人都有自己的舒适区;l 因为舒服所以就不愿离开;因为舒服所以就不愿离开;l 舒适区是由习惯所构成的。舒适区是由习惯所构成的。11走出你的舒适区走出你的舒适区l 危机管理:危机管理:“谁动了我的奶酪谁动了我的奶酪”;l 要想舒适,首先必须先不舒适。要想舒适,首先必须先不舒适。关键词:关键词:l 不舒适的具体行为:变革与创新!不舒适的具体行为:变革与创新!12您的工作中,有哪些需要改善的习惯?并说出理由?案例分享13透过现象看本质透过现象看本质很多管理者的三个字特征很多管理者的三个字特征人治特征下的权力情结人治
6、特征下的权力情结时间管理失序时间管理失序做事缺乏计划性做事缺乏计划性做事分不清主次做事分不清主次不善于说不善于说“不不”无法恰当处理外部的打扰无法恰当处理外部的打扰“茫茫”“忙忙”“盲盲”看一看我们的周围看一看我们的周围141 1、每、每8 8分钟受到分钟受到1 1次打扰;每小时约次打扰;每小时约7 7次,即每天次,即每天50605060次;次;2 2、平均每次打扰、平均每次打扰5 5分钟,每天约分钟,每天约4 4小时,即占用小时,即占用50%50%的时间;的时间;3 3、其中,约、其中,约3 3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的;小时的打扰是没有意义或者极少有价值的;4 4、打扰后,重拾原
7、来的思路至少需要、打扰后,重拾原来的思路至少需要3 3分钟,约分钟,约2.52.5小时。小时。结果:结果:每天因打扰而损失的时间约为每天因打扰而损失的时间约为5.55.5小时,按小时,按8 8小时工作制小时工作制算,占用了工作时间的算,占用了工作时间的68.7%68.7%。日本学者关于时间浪费的调查日本学者关于时间浪费的调查15某项调查数据结果(天)某项调查数据结果(天)睡睡 眠眠 8.058.05小时小时用用 餐餐 1.311.31小时小时琐琐 事事 0.550.55小时小时工工 作作 7.347.34小时小时交交 际际 0.390.39小时小时 休休 息息 0.450.45小时小时娱娱 乐
8、乐 0.310.31小时小时上下班交通上下班交通 0.730.73小时小时读书报杂志读书报杂志 0.420.42小时小时处理家务事处理家务事 0.260.26小时小时兴趣的工作兴趣的工作 0.370.37小时小时音乐或电视音乐或电视 2.512.51小时小时 与朋友聊天与朋友聊天 1.111.11小时小时16工作优先级综合分析工作优先级综合分析重要度重要度紧迫性紧迫性A 重要而且紧迫重要而且紧迫 紧迫但不重要紧迫但不重要D 不重要不紧迫不重要不紧迫重要但不紧迫重要但不紧迫 四象限坐标图四象限坐标图17一象限文化一象限文化l 这是你和你的团队,一定要做的事情。这是你和你的团队,一定要做的事情。问
9、题:问题:l 真的有那么多紧急和重要的事情吗?真的有那么多紧急和重要的事情吗?事实:事实:l 投资二象限,一象限工作会大幅减少!投资二象限,一象限工作会大幅减少!18二象限文化二象限文化l 紧急与重要的事情很少会同时出现。紧急与重要的事情很少会同时出现。结果:结果:l 我们往往忽视,不紧急但很重要的事。我们往往忽视,不紧急但很重要的事。事实:事实:l 问题表象与实质,不在同一时空出现!问题表象与实质,不在同一时空出现!l 我们投资第二象限的回报是最高的!我们投资第二象限的回报是最高的!19三象限文化三象限文化l 如果总是忙而无效,太不值得;如果总是忙而无效,太不值得;l 很多企业的很多企业的“
10、西部牛仔西部牛仔”现象。现象。结果:结果:l 我绝对是最最不能缺少的人;我绝对是最最不能缺少的人;l 很多人开会前很多人开会前 5 5分钟最忙乱。分钟最忙乱。事实:事实:l“忙乱忙乱”成为很多企业的文化!成为很多企业的文化!20四象限文化四象限文化l 犹豫、多疑、拖延、发呆;犹豫、多疑、拖延、发呆;l“明日歌明日歌”对于我们的启迪。对于我们的启迪。结果:结果:l 我们往往在白白浪费时光!我们往往在白白浪费时光!事实:事实:l 有益的活动并非第四象限!有益的活动并非第四象限!l 这是一个不必进入的象限!这是一个不必进入的象限!21请运用四象限方法排列你的工作:请运用四象限方法排列你的工作:22如
11、何投资二象限如何投资二象限l 时间本身并无多余,无法增加。时间本身并无多余,无法增加。有效的方法:有效的方法:l 坚决的从第三象限腾出时间;坚决的从第三象限腾出时间;l 第三象限的欺骗性是最大的。第三象限的欺骗性是最大的。关键词:关键词:l 找回浪费在第三象限的时间!找回浪费在第三象限的时间!23 如何走出三象限如何走出三象限问题:问题:l 你真的无法把你的时间投资第二象限?你真的无法把你的时间投资第二象限?建议:建议:l 改变你的习惯,增强持续行动的能力;改变你的习惯,增强持续行动的能力;l 学会决不受急迫性事件的影响和左右。学会决不受急迫性事件的影响和左右。关键词:关键词:l 急迫性与重要
12、性正邪两立,互为消长!急迫性与重要性正邪两立,互为消长!24如何进入第二象限如何进入第二象限问题:问题:l 你的生命中最重要的是什么?你的生命中最重要的是什么?l 你的人生意义和目的是什么?你的人生意义和目的是什么?l 你的为人处事的原则是什么?你的为人处事的原则是什么?l 你人生的基础:信念是什么?你人生的基础:信念是什么?关键词:关键词:l 我们必须认真和深深的思考!我们必须认真和深深的思考!l 否则,你只能是一个:混球!否则,你只能是一个:混球!25改变传统的时间观念改变传统的时间观念误区:误区:l 在最短的时间内做最多的事。在最短的时间内做最多的事。正确的方法:正确的方法:l 依照重要
13、性程度,来安排顺序;依照重要性程度,来安排顺序;l 不轻易因紧急情况,改变计划;不轻易因紧急情况,改变计划;l 认清紧急性与重要性的区别;认清紧急性与重要性的区别;l 要遵循你心中的目标和方向。要遵循你心中的目标和方向。26你对时间的控制你对时间的控制以下时间哪个最难控制?请排序:以下时间哪个最难控制?请排序:()工作的时间;)工作的时间;()业余的时间;(酒、赌、玩、侃)业余的时间;(酒、赌、玩、侃)()上司的时间;)上司的时间;()下属的时间;)下属的时间;()客户的时间;)客户的时间;()女友的时间;)女友的时间;()家庭的时间;)家庭的时间;()哥们的时间。)哥们的时间。27时间是怎样
14、流失的时间是怎样流失的问题:问题:l 时间总是被干扰、控制、割裂、破坏。时间总是被干扰、控制、割裂、破坏。所以:所以:l 你往往总是感觉时间实在太不够用了!你往往总是感觉时间实在太不够用了!困惑:困惑:l 你的时间到底到那里去了?你的时间到底到那里去了?28关于时间的事实关于时间的事实事实的一方面:事实的一方面:l 有些事情我们认为能够左右和管理,但其实我们不能!有些事情我们认为能够左右和管理,但其实我们不能!(没问题!)(没问题!)事实的另一面:事实的另一面:l 有些事情我们认为不能左右和管理,但其实我们能!有些事情我们认为不能左右和管理,但其实我们能!(啊呀(啊呀,不行不行)关键词:关键词
15、:l 学习分辨和处理这些事情!学习分辨和处理这些事情!29有效的建议有效的建议建议一:建议一:l 专心去照顾你的猴子;专心去照顾你的猴子;建议二:建议二:l 让别人照顾他的猴子;让别人照顾他的猴子;建议三:建议三:l 把猴子交给能干的人。把猴子交给能干的人。建议四:建议四:l 团队分工合作养猴群!团队分工合作养猴群!30你的时间哪去了你的时间哪去了l 被你的上司抢走了!被你的上司抢走了!l 被你的同事分走了!被你的同事分走了!l 被你的下属偷走了!被你的下属偷走了!l 被你的朋友拿走了!被你的朋友拿走了!l 被它自己给溜走了!被它自己给溜走了!31来自上司的干扰来自上司的干扰l 来自上司的干扰
16、,往往最难控制。来自上司的干扰,往往最难控制。有效的方法:有效的方法:l 让上司清楚知道你的工作目标;让上司清楚知道你的工作目标;l 主动约见你的上司以减少干扰。主动约见你的上司以减少干扰。关键词:关键词:l 管理好你的上司!管理好你的上司!l 发扬发扬“香蕉文化香蕉文化”!32来自同事的干扰来自同事的干扰l 来自同事的干扰,往往最难推却。来自同事的干扰,往往最难推却。有效的方法:有效的方法:l 如果有人找你,站起来接待他;如果有人找你,站起来接待他;l 公司设立人人安静一小时制度;公司设立人人安静一小时制度;红色信号:请勿打扰!红色信号:请勿打扰!绿色信号:可以进来。绿色信号:可以进来。关键
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