书面沟通培训教材课件.pptx

1、 学习要点：学习要点：了解书面沟通的类型、特点；了解书面沟通的类型、特点；理解书面沟通的障碍；理解书面沟通的障碍；掌握与运用商务文本写作过程中的语掌握与运用商务文本写作过程中的语言组织和逻辑结构；言组织和逻辑结构；写作是一种重要的沟通方式写作是一种重要的沟通方式 写作是一种特殊的沟通方式写作是一种特殊的沟通方式 写作是一个不断发展的概念写作是一个不断发展的概念 1、书面沟通的含义 所谓书面沟通，指利用书面文字作所谓书面沟通，指利用书面文字作为主要的表达方式，在人们之间进为主要的表达方式，在人们之间进行信息传递与思想交流。行信息传递与思想交流。例：丰田的跨部门沟通例：丰田的跨部门沟通 大多数公司

2、决定新车型的变动方案都是通过大多数公司决定新车型的变动方案都是通过开会，丰田的做法是：当新车型的变动需要开会，丰田的做法是：当新车型的变动需要跨部门分工时，主张谁发现问题，谁撰写报跨部门分工时，主张谁发现问题，谁撰写报告，分析问题并提出解决办法。收到报告的告，分析问题并提出解决办法。收到报告的部门阅读后用另一个报告回复。部门阅读后用另一个报告回复。几个报告的回合，大部分问题已解决几个报告的回合，大部分问题已解决。3.书面沟通的优点：书面沟通的优点：容易记录，并可长期保留；容易记录，并可长期保留；可避免由于言辞激烈与上级发生正面冲突；可避免由于言辞激烈与上级发生正面冲突；易于大规模传播，且不易易

3、于大规模传播，且不易“污染污染”；讲究逻辑性和严密性；讲究逻辑性和严密性；可以反复推敲、修改，直到满意为止；可以反复推敲、修改，直到满意为止；书面沟通缺点书面沟通缺点 耗费时间长；耗费时间长；信息反馈速度慢；信息反馈速度慢；无法运用情景和非语言要素；无法运用情景和非语言要素；有时人们不愿意阅读书面的东西；有时人们不愿意阅读书面的东西；你无法了解你所写的内容是否被人阅读你无法了解你所写的内容是否被人阅读4.受众导向的文字组织原则受众导向的文字组织原则 受众对信息的第一反应受众对信息的第一反应 受众到底需要多少信息受众到底需要多少信息 以何种方式编辑信息以激发受众兴趣以何种方式编辑信息以激发受众兴

4、趣5.书面写作要则书面写作要则4 4C C：正确正确(Correct)Correct)清晰清晰(Clear)Clear)完整完整(Complete)Complete)简洁简洁(Concise)Concise)5.写作过程写作过程5.1 Gather information 收集资料收集资料files,articles,books,financial statements,interviewing by telephone,world wide web,CD-ROMs,intranet databases,brainstorming,free writing,etc.5.2 Organize y

5、our thoughts 组织观点组织观点(1)Batching 分组分组 (2)Concluding 筛选筛选 (3)Headlining 归纳标题归纳标题 (4)Strategic ordering有策略地编排有策略地编排 5.3 Focus the message 提炼材料提炼材料 Imagine the reader skimming 设想读者只设想读者只是浏览是浏览 “Nutshell”your ideas 概括你的观点概括你的观点 “Teach”your ideas 灌输你的观点灌输你的观点 Use the“elevator”technique 使用使用“电电梯间谈话梯间谈话”技巧

6、技巧 Use the“price per word”technique 使用使用“惜字如金惜字如金”技巧技巧5.4 Draft the document起草文章起草文章Compose in any order 不要在乎写作顺序不要在乎写作顺序 Avoid editing 不要边写边改不要边写边改 Get typed copy 使用打印件使用打印件 Schedule a time gap 安排时间间隔安排时间间隔 5.5 Edit the document 修改文稿修改文稿 Edit for strategy 从策略上进行修改从策略上进行修改 Edit for macro issues 从宏观上

7、进行修改从宏观上进行修改 Edit for micro issues 从微观上进行修改从微观上进行修改 Edit for correctness 就正确性进行修改就正确性进行修改6.6.1 商务信函商务信函 1信函是商务文书的最主要形式信函是商务文书的最主要形式 2商务信函关系到形象问题商务信函关系到形象问题 3信函是商务沟通的重要工具信函是商务沟通的重要工具 商业信件商业信件 1书信的风格书信的风格 2信件的布局信件的布局 3写信的一些技巧写信的一些技巧：(1)写信当如面读写信当如面读 (2)开头的技巧开头的技巧 (3)如何结尾如何结尾 (4)书写字体书写字体 (5)信函礼貌信函礼貌 (6)

8、信封书写信封书写 商业函件商业函件公司部经理先生：公司部经理先生：这次请您了解商品市场情况，承蒙您在百忙之中作这次请您了解商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于商品价格，待深入的调查了解，实在不胜感激。关于商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。我公司调整修订以后再函告您。希今后加强往来，并请给予大力支持！希今后加强往来，并请给予大力支持！特此书面表达感谢之意！特此书面表达感谢之意！此致此致致礼致礼 敬上敬上 年月日年月日 图图9.1 致谢函实例致谢函实例 公司经理先生：公司经理先生：敬启者，最近我公司接到贵埠公司来函订购大敬启者，最近我公司接到贵埠公司来函订购大量

9、货物，该公司地址随函附上，因为该公司第一次交量货物，该公司地址随函附上，因为该公司第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何易，敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代后请贵公司代为查明见告，贵公司所提供之情报，敝公司严守秘密。为查明见告，贵公司所提供之情报，敝公司严守秘密。今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。公司经理公司经理 年月日年月日 图图9.2 查询函实例查询函实例 公司：公司：经查一季度已于三月三十一日届满，现寄上经查一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵公司之季结算清单一份，共计￥贵公司之季结算清单一份，共计￥1 1，200200，00

10、0000元，谅属无误，此前供应贵公司之物品，元，谅属无误，此前供应贵公司之物品，想必满意，期待今后更密切的合作。想必满意，期待今后更密切的合作。公司公司(盖单盖单)年月日年月日 图图9.3 结帐清单实例结帐清单实例 总公司：总公司：敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价目表予以作废，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函附上。并代之以另订新价目表，现随函附上。五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算，六月五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算，六月一日以后，则以新

11、价目表为准。一日以后，则以新价目表为准。因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买，务请尽早，预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买，务请尽早，以免误失时机。以免误失时机。公司公司 年月日年月日 图图9.4 通知提价函实例通知提价函实例 先生：先生：您所申请的秘书职位已补满，我们刚雇用您所申请的秘书职位已补满，我们刚雇用了一位从大学毕业的小姐，将先予以试用了一位从大学毕业的小姐，将先予以试用几个星期，以决定其能力是否胜任。几个星期，以决定其能力是否胜任。我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案我们很乐意把您的名

12、字列入秘书人选档案之中，倘若将来有缺额，一定首先与您联系。之中，倘若将来有缺额，一定首先与您联系。公司经理公司经理 年月日年月日 图图9.5 求职答复函实例求职答复函实例 表表 书信撰写者清单书信撰写者清单A A写信前写信前 1 1信的主题是什么信的主题是什么?2 2你为什么写这封信你为什么写这封信?3 3信的读者是谁信的读者是谁?主要读者主要读者 其他读者其他读者 4 4读者对信的主题已了解多少，还需知道什读者对信的主题已了解多少，还需知道什么么?现有知识现有知识 需要知道的知识需要知道的知识 B B信写完后信写完后 你撰写的信（回答你撰写的信（回答“是是”“”“否否”）清楚清楚 按逻辑顺序

13、编排按逻辑顺序编排 语法正确语法正确 没有行话和俚语没有行话和俚语 语言简洁明了、惹人喜爱有礼貌有益语言简洁明了、惹人喜爱有礼貌有益准确完整、迅捷准确完整、迅捷 踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就未来。23.1.1523.1.15Sunday,January 15,2023弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。7:02:597:02:597:021/15/2023 7:02:59 AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦绷。23.1.157:02:597:02Jan-2315-Jan-23重于泰山，轻于鸿毛。7:02:597:02:597:02Sunday,January 15,2023不可麻

14、痹大意，要防微杜渐。23.1.1523.1.157:02:597:02:59January 15,2023加强自身建设，增强个人的休养。2023年1月15日上午7时2分23.1.1523.1.15追求卓越，让自己更好，向上而生。2023年1月15日星期日上午7时2分59秒7:02:5923.1.15严格把控质量关，让生产更加有保障。2023年1月上午7时2分23.1.157:02January 15,2023重规矩，严要求，少危险。2023年1月15日星期日7时02分59秒7:02:5915 January 2023好的事情马上就会到来，一切都是最好的安排。上午7时2分59秒上午7时2分7:02:5923.1.15每天都是美好的一天，新的一天开启。23.1.1523.1.157:027:02:597:02:59Jan-23务实，奋斗，成就，成功。2023年1月15日星期日7时02分59秒Sunday,January 15,2023抓住每一次机会不能轻易流失，这样我们才能真正强大。23.1.152023年1月15日星期日7时02分59秒23.1.15谢谢大家！谢谢大家！