医药公司作业流程与管理制度课件.ppt

1、采购验收核对入库上垛养护送货运输复核出库销售开票信 息 流质量管理流物 流资金流资金流公司作业流程图售后服务商流商流录入审核发货选定供货商选定供货商审核资质审核资质编制商品编制商品采购计划采购计划审核计划审核计划新品初步录入新品初步录入跟踪跟踪到货交验准备到货交验准备录入信息录入信息1 1、在工作当中能严把商品信息关，能够严以律己并受到公、在工作当中能严把商品信息关，能够严以律己并受到公司领导和各部门及供应商朋友的一致好评者。将予以通报表司领导和各部门及供应商朋友的一致好评者。将予以通报表扬。给予正评扬。给予正评2 2分。分。2 2、在票据收集和整理方面能够及时、准确且无丢失票据者、在票据收集

2、和整理方面能够及时、准确且无丢失票据者通报表扬。给予正评通报表扬。给予正评2 2分。分。3 3、以月单位能够及时处理资质和计划的由质管部给予相关、以月单位能够及时处理资质和计划的由质管部给予相关人员人员1 1分正评分正评4 4、以月单位能够及时审核计划录入基本信息由采购部给予、以月单位能够及时审核计划录入基本信息由采购部给予相关人员相关人员1 1分正评分正评质管部录入企业及商品信息并完善采购部录入修正单据采购部归总实货验收及核对入库首营资质资料营销各部计划跟踪情况新品样品送货单系统审核传票（价格、GSP、入库、定价政策）9录入员应按照送货单据的信息准确录入，不得多入，少入，误入。2：录入员应注

3、意供应商、申购部门、结算人等正确选择录入。不得将同一供应商不同申购部门结算人混淆录入。必须按送货单上的公章上的文字及填写的申购部门结算人准确录入。3：录入员应按照将批号及效期准确录入，不得将生产日期和批号混淆录入。并逐项核对商品的单价、数量、批准文号及合计金额，必须做到准确无误。4:录入员在收集整理入库单和送货票时，必须核对对其金额，无误后在一个工作日内整理完毕。5：入库票坚决杜绝人为原因导致的重复打印。非人为原因导致的重复打印必须留有原始凭证。采购来货登记表采购来货登记表供货企业票货到达时间票据份数总件数发票日期-计划品规数日期-实到品规数到货率到货差异票货传递时间接收人业务经办人跟踪情况备

4、注单据回流时间及经手人入库时间 来货验收登记表来货验收登记表供货企业票货到达时间票据份数检验报告总件数拼箱件数品规数票号验收时间票据传递时间接收人业务经办人日期索要供货企业及其销售人员资质证明文件采购员审核供货企业及其销售人员合法性质管员填写首营企业审批表，审核资质证明文件是否齐全，签署采购员意见审核资质证明文件的真实性、有效性，并对企业的质量保证能力进行考察，确定供货企业及其销售人员合法性，签署质管意见批准建立供货关系企业负责人审核并批准建立供货关系，签署企业负责人意见签定购货合同或质量保证协议书企业法人签定购货合同或质量保证协议书，明确供需双方质量责任首营企业审批购进环节首营企业审批过程购

5、进环节首营企业审批过程采购部通知储运部接到通知并进行搬运商品在待验区处或物流处交接确认签字验收人员接到验收通知后再次清点进入验收程序供 货 企 业货到时间总件数拼箱件数搬运时间传递时间接收人业务经办人日期计划表计划表序号序号药品名称药品名称规格规格生产企业生产企业单位单位数量业务部负责人意见：质量管理部意见：审批意见：验收员凭单验收完全合格品经验收员签字交保管员入库不合格验收员拒绝验收报告采购处理验收员重新验收，合格破损药品验收员整理登记并封箱退回商品存放于供应商待处理区供应商带走不可退回采购部门登记申请公司报损保管员持单复核签字确认后交录入修正或录入按GSP要求上架或上垛采购部经理审核传票发

6、现破损商品验收疏忽验收员自己承担保管疏忽保管员自己承担上架时发现破损接待顾客或洽谈业务提供供货品种目录购货单位合法资格审核签订合同或质量保证协议书开票收款发货复核出货顾客自提送货或办理托运收集用户意见反馈信息物流与信息流的输出制作单据收银员收银审核并送单保管员分类并进行捡货按指定位置交于复核员发货员将商品和票据摆放与指定的发货区出库复核员进行复核有误的和复核员核对准确无误销售员与运输员有误的返库送货凭证交相关人员整理归档复核员将整理装箱的货物连同出库单及送货单相关责任人或 运输员配送站或客户情况反馈运输流程图客户名称票据份数发票件数反馈收获情况离开时间接受人电话非常满意满意一般公司调度人员电话

7、：运输员：日期：销后退回流程一、销售退货流程：1、客户（申请人）退货填写退货申请经领导批准后交录入处退货专人处理。2、退货专人填写销后退回药品记录附原销售凭证或复印件，在销售凭证上勾出所退商品和数量，把退货记录与药品存放于退货区并通知待验。根据原凭证录入销后退回药品清单待处理。3、验收组验收后合格在销后退回药品记录签章通知储运部核对入库；不合格的商品按不合格流程处理。4、储运部核对签章入库后通知退货专人打印电脑销后退回药品清单一式五联。销后退回药品记录仓库留存，退货开票处留存蓝联并通知（指定人或各部门）电脑系统退货流程走完。5、退货专人通知客户领取黄联到财务结帐，红联财务留存，白联验收留存，绿

8、联仓库联，下班前处理（签章）分发。手写单据和电脑打印的票据分别由相关部门进行按月整理，装订成册，至少保存至超过药品有效期一年，但不得少于三年。销售退回药品流程图销后退回记录销后退回流程注意事项退货申请及记录空单从录入处领取，退货申请在星期四前经领导签章批准后在星期四前或当天上午交退货专人统一处理。退货日期集中处理为每周星期四，客户星期四下午4点后到前台拿黄联退货凭证到出纳处结帐。药品拒收报告单票据管理票据管理整理要求：票据整理要撕边、有封面标识、按日整理按月装订，同日按单据号顺序排列。每月5号前对上月的票据核对无误后装订成册备查。按年上交保存于质管部到单据要求的年限。质管部每月10号前对各部门

9、整理保管的票据记录检查督促，计入月度考评。各项记录字迹清楚、正确、完整。不得用铅笔填写，不得撕毁或任意涂改，需要更改时应在更改处加盖本人签章，保证其具有真实性、规范性和可追溯性。各环节的单据保管1、采购入库流程中，录入员打印一式二联采购入库通知单交予验收员和保管员验收和保管员，复核储运部部留存白联做为入库复核记录，验收员留存红联做为验收记录采购部打印的入库单白联留存，红联给财务对账2、采购退出流程中，退出单蓝联和绿联随货同行或给顾客，黄联购进退出记录，储运部白联留存，红联留存做为财务对账。3、批发销售流程中，开票员打印三联销售开票单并留存一份做为销售记录备查，财务凭单复核留单对账，一份顾客，储运打印发货清单备货出库，复核员凭发货清单复核签章留存记录。4、销后退回流程中，录入处留存打印的销后退回单蓝联，黄联给顾客，红联财务对账，绿联储运部留存，白联验收留存。5、报损流程中白联仓库留存，红联财务留存，黄联质管部留存。开具 发票通知单 部门:年 月 日销售单位:销售清单日期:销售清单金额(大写):销售清单张数:应开发票金额(大写):收发票人签字:营销部意见:财务部意见:经理审批: