NoteExpress文献管理软件北京大学口腔医院课件.ppt

1、NoteExpress文献管理软件文献管理软件李晓霞李晓霞北京大学口腔医院图书馆北京大学口腔医院图书馆2015.4.232015.4.23主要内容主要内容一、前言一、前言二、参考文献管理前的准备二、参考文献管理前的准备三、三、NE软件的主要功能软件的主要功能一、前言一、前言1.1文献对科研的重要性文献对科研的重要性n站在巨人的肩膀上，避免重复劳动；站在巨人的肩膀上，避免重复劳动；n知己知彼，百战不殆；知己知彼，百战不殆；n在已有的成果上寻求突破和创新；在已有的成果上寻求突破和创新；n参考文献是文章和论文的重要组成部分。参考文献是文章和论文的重要组成部分。1.2文献管理的发展历程文献管理的发展历

2、程阅读纸质文献，手抄、复印或剪报，效率极低。阅读纸质文献，手抄、复印或剪报，效率极低。阅读电子文献，简单用资源管理器阅读电子文献，简单用资源管理器或或Excel表管理，效率较低。表管理，效率较低。阅读电子文献，利用专业文献阅读电子文献，利用专业文献管理工具进行管理，效率较高。管理工具进行管理，效率较高。效率非常高效率非常高1.卡片式管理卡片式管理2.非专业化工具管理非专业化工具管理4.网络化专业工具？网络化专业工具？3.专业化工具管理专业化工具管理管理效率管理效率您是哪个阶段？您是哪个阶段？1.3传统文献管理面临的问题传统文献管理面临的问题n“二次检索二次检索”的痛苦的痛苦n不同来源、类型、格

3、式的文献杂乱无章地存不同来源、类型、格式的文献杂乱无章地存在电脑里，想找一篇符合条件的文献有如在电脑里，想找一篇符合条件的文献有如“大海捞针大海捞针”，非常痛苦。，非常痛苦。n“参考文献参考文献”的痛苦的痛苦n不同载体对不同载体对“参考文献参考文献”的引用方式和文献的引用方式和文献格式不同，整理起来非常痛苦。格式不同，整理起来非常痛苦。引入专业的文献管理工具，从文献引入专业的文献管理工具，从文献管理的痛苦中解放出来！管理的痛苦中解放出来！Hard Research,Easy Work!1.4常用的文献管理工具常用的文献管理工具nEndNote/RefWorksn：历史久，起步早，功能强大：历史

4、久，起步早，功能强大n：对中国人使用环境和习惯考虑不周，学：对中国人使用环境和习惯考虑不周，学习成本较高习成本较高nNoteExpressn：容易上手，对中文环境支持非常好：容易上手，对中文环境支持非常好n：破解跟不上步伐，不过北医目前有正版：破解跟不上步伐，不过北医目前有正版软件，首次安装使用及更新需在软件，首次安装使用及更新需在IP范围内。范围内。nNE系统的安装系统的安装n研究课题相关数据库的建立研究课题相关数据库的建立二、参考文献管理前的准备二、参考文献管理前的准备2.1 NoteExpress软件下载安装软件下载安装2.1 NoteExpress软件下载软件下载2.1 NoteExp

5、ress软件下载软件下载NoteExpress安装版提供了标准的Windows应用程序安装向导。双击安装文件，根据相关向导即可完成安装。2.1 NoteExpress 软件软件安装安装NoteExpress主程序介面菜单栏菜单栏工具栏工具栏数据库及数据数据库及数据库结构目录栏库结构目录栏题录列表栏题录列表栏表头列表表头列表题录详细信息列表题录详细信息列表题录相关信息命令题录相关信息命令2.1 安装好的安装好的NoteExpress软件界面软件界面2.2 数据库的建立数据库的建立在第一次打开在第一次打开NoteExpress时，软件会自时，软件会自动启用一个名为动启用一个名为Sample的数据文

6、件，里面所有的数据文件，里面所有的信息均为范例，所以不建议大家用它来保存自的信息均为范例，所以不建议大家用它来保存自己的数据。己的数据。大家可以大家可以在非系统盘在非系统盘中重新建立一个数据文中重新建立一个数据文件，并且定时备份，以确保数据安全。件，并且定时备份，以确保数据安全。数据库的建立（1）1.1.点击新建数据库点击新建数据库2.选择存放位置，注意不选择存放位置，注意不要存放在系统盘要存放在系统盘3.为数据库命名为数据库命名数据库的建立（2）扩展名为扩展名为.nel.nel的文件都是的文件都是NE2.0NE2.0及及以上的数据库文件，在任何一台以上的数据库文件，在任何一台装有装有NE2.

7、0NE2.0的电脑上都能打开的电脑上都能打开建好的数据库建好的数据库建立数据库组织结构建立数据库组织结构在文件夹处点击鼠标右键在文件夹处点击鼠标右键 通过建立树通过建立树形结构目录，形结构目录，可以轻松建可以轻松建立管理多个立管理多个层次的文件层次的文件夹。夹。三、三、NoteExpressNoteExpress的主要功能的主要功能n帮助读者帮助读者收集收集、管理管理题录题录n阅读文献时可随时对每条题录编写阅读文献时可随时对每条题录编写笔记笔记n优化论文写作优化论文写作流程，提高研究效率流程，提高研究效率第一大功能：收集题录第一大功能：收集题录以题录为核心以题录为核心 ，又称为摘要信息、信息款

8、目，它是，又称为摘要信息、信息款目，它是原始信息的替代物，能够代替、揭示或定位原原始信息的替代物，能够代替、揭示或定位原始信息。（即通常所说的参考文献目录）始信息。（即通常所说的参考文献目录）NoteExpress 是以题录为核心去管理文献资料是以题录为核心去管理文献资料n手工逐条录入手工逐条录入n通过通过NoteExpressNoteExpress检索检索在线数据库导入在线数据库导入n文献数据库检索结果经过滤器导入文献数据库检索结果经过滤器导入n从电脑中导入文件为题录和题录更新从电脑中导入文件为题录和题录更新 NoteExpress提供了四种方式让读者保存提供了四种方式让读者保存收集到的题录

9、信息：收集到的题录信息：题录的收集题录的收集（1 1）手工录入手工录入1 1、手工录入、手工录入作者的格式为：分排；或者：姓名1;姓名2;。多个姓名之间必须用英文分号加空格(;)隔开。中文作者的姓与名之间不要留空格。（1 1）手工录入手工录入（1 1）手工录入）手工录入 NoteExpress本身集成了本身集成了Amazon，CNKI，万方，维普，万方，维普，ISI，Wiley，PubMed 等数据库，可以在软件中通过统一的等数据库，可以在软件中通过统一的界面检索，检索结果直接保存到自身数据库中。界面检索，检索结果直接保存到自身数据库中。（2 2）NoteExpressNoteExpress检

10、索结果导入检索结果导入（2 2）NoteExpressNoteExpress检检索结果导入索结果导入（2 2）NoteExpressNoteExpress检检索索结果导入结果导入-PUBMED数据库数据库（2 2）NoteExpressNoteExpress检索检索结果导入结果导入-PUBMED数据库数据库（2 2）NoteExpressNoteExpress检检索索结果导入结果导入-PUBMED数据库数据库点击保存点击保存（3 3）文献数据库检索结果批量导入文献数据库检索结果批量导入n在国内的维普，万方，在国内的维普，万方，CNKI等等n国外的国外的Elsevier、EI、SCI、Googl

11、e学学术搜索等。术搜索等。n分为两个大步骤，先从数据库批量导出分为两个大步骤，先从数据库批量导出题录文件，再导入题录文件，再导入NE软件中。软件中。CNKI在线检索结果批量导出在线检索结果批量导出步骤1：检索，选择单一数据库，如期刊全文数据库步骤3：点击“导出/参考文献“按钮进入保存页面步骤2：勾选需要的题录CNKI在线检索结果批量导出在线检索结果批量导出步骤4：勾选需要的题录步骤5：点击“导出/参考文献“按钮进入保存页面CNKI在线检索结果批量导出在线检索结果批量导出步骤6：选择输出样式noteExpressCNKI在线检索结果批量导出在线检索结果批量导出步骤7：点击”导出“按钮步骤8：选择

12、保存路径，命名，保存。CNKI在线检索结果批量导出在线检索结果批量导出CNKI检索结果批量导入检索结果批量导入步骤1：选择要导入的文件夹或点击工具栏上的“导入题录”按钮步骤2：菜单【文件】-【导入题录】步骤3：选择从数据库导出的文件步骤4：选择过滤器“noteExpress”步骤5：开始导入CNKI检索结果批量导入检索结果批量导入CNKI检索结果批量导入检索结果批量导入步骤1：勾选需要的题录万方数据库检索结果万方数据库检索结果批量批量导出步骤导出步骤步骤2：如果全部需要，可跳过步骤1点“全选”按钮步骤3：点击“导出“按钮进入保存页面万方数据库检索结果万方数据库检索结果批量批量导出步骤导出步骤步

13、骤4：点击“全选“步骤5：点击“Notexpess“按钮万方数据库检索结果万方数据库检索结果批量批量导出步骤导出步骤步骤6：点击“导出“按钮步骤7：选择保存路径，命名，保存。SCI数据库题录批量导出步骤数据库题录批量导出步骤第1步：检索，勾选，点击“保存为其他文件格式”第1步：检索，勾选题录，点击“保存为其他文件格式保存为其他文件格式”SCI数据库题录批量导出步骤数据库题录批量导出步骤第2步：点击“发送”SCI数据库题录批量导出步骤数据库题录批量导出步骤点击“保存”，保存题录SCI数据库题录批量导入步骤数据库题录批量导入步骤n与与CNKI、万方、维普基本相同、万方、维普基本相同n不同将过滤器选

14、择为不同将过滤器选择为“web of science”Google学术搜索题录导出导入学术搜索题录导出导入步骤1：设置文献题录导入格式步骤步骤2：选择：选择RefMan导入格式，导入格式，然后点击然后点击“保存保存”Google学术搜索题录导出导入学术搜索题录导出导入自动选择文件和过滤器Google学术搜索题录导出导入学术搜索题录导出导入小结小结n基本过程类似：检索基本过程类似：检索勾选文献勾选文献 进入题进入题录页面录页面选择题录保存格式选择题录保存格式 保存为一个保存为一个题录文件题录文件 通过通过NE软件导入软件导入选择过滤选择过滤器器 开始导入。开始导入。注意：注意：1 需要导入需要导

15、入NoteExpress的题录信息下载保存后的存储位置；的题录信息下载保存后的存储位置；2 从哪个数据库导出的题录（文件后缀）？从哪个数据库导出的题录（文件后缀）？3 导入导入NoteExpress时需要选择与该数据库对应的过滤器；时需要选择与该数据库对应的过滤器；4 需要导入到需要导入到NoteExpress哪个文件夹；哪个文件夹；n核心是选择什么样的题录导出格式，以及选择什么样的过核心是选择什么样的题录导出格式，以及选择什么样的过滤器。滤器。常用数据库检索结果导入常用数据库检索结果导入NE小结小结数据数据库库多多库库检索页面进检索页面进入题录选项入题录选项页面页面由题录页面进入存盘由题录页

16、面进入存盘文件名特征文件名特征(数字会不同数字会不同)过滤器过滤器CNKI否否导出导出NoteExpress 导出导出CNKI-NoteExpress万方万方是是导出导出NoteExpress 导出导出2010-3-2+21 WanFangdataNoteExpress维普维普下载下载NoteExpress 下载下载Wpzx.txtNoteExpressSCI是是保存为纯文保存为纯文本本 保存保存保存保存savedrecs.txtWeb of scienceElsevierExport RIS fomat exportSience4e81e9dd1 Refman-（RIS）（自动）（自动）EI

17、downloadRIS download27-4-2010-1272343395370_RIS_ris_Refman-（RIS）或）或EI-（RIS）Google 学术学术单文单文件件导入导入refmanscholar1Refman-（RIS）（自动）（自动）*过过 滤滤 器器 我们所指的过滤器是用来我们所指的过滤器是用来“过滤过滤”数据的数据的。不同数据库的检索结果格式各不相同，导入。不同数据库的检索结果格式各不相同，导入NoteExpress时却要以相同的格式进入数据库时却要以相同的格式进入数据库，并显示出来。整个导入就是一个从无序到有，并显示出来。整个导入就是一个从无序到有序的过程。因此

18、，我们在导入题录时需要选择序的过程。因此，我们在导入题录时需要选择正确（与相应数据库匹配）的过滤器。正确（与相应数据库匹配）的过滤器。选用不当的过滤器，选用不当的过滤器，会导致有用的信息丢会导致有用的信息丢失，失，数据导入的地方出错（如把卷信息导入到数据导入的地方出错（如把卷信息导入到期等等）。期等等）。过过 滤滤 器器CBMCNKI、维普、万方、维普、万方NE中的自建数据库中的自建数据库SciFinderPubMed过滤器管理器过滤器管理器n通过两种方式进入过滤器管理器n一：通过NoteExpress 菜单【工具】-【过滤器】-【过滤器管理器】n二：通过NoteExpress 菜单【文件】-

19、【导入题录】过滤器很多需要检索（4 4）导入文件为题录和题录更新导入文件为题录和题录更新 如果用户在使用如果用户在使用NoteExpress之前，在电脑上之前，在电脑上已经存储了大量的文献全文。如果需要将这些文件已经存储了大量的文献全文。如果需要将这些文件作为题录导入到作为题录导入到NoteExpress，显然逐条搜索和输，显然逐条搜索和输入是不现实的，并且费时费力。在入是不现实的，并且费时费力。在NoteExpress中，中，我们为用户提供了一种更简便和高效的操作方式，我们为用户提供了一种更简便和高效的操作方式，用户可以直接将这些文件导入到新建的用户可以直接将这些文件导入到新建的NoteEx

20、press数据库中。数据库中。注意：注意：想要导入的题录标题准确，建议用户在保存想要导入的题录标题准确，建议用户在保存PDF等文献全文的时候，使用文献标题作为文件等文献全文的时候，使用文献标题作为文件名称，这样在导入到名称，这样在导入到NoteExpress后才能使用题后才能使用题录更新，否则需要用户先修改题录标题，然后才录更新，否则需要用户先修改题录标题，然后才能进行更新。因为能进行更新。因为NoteExpress是使用题录标题是使用题录标题和某数据库中的记录进行比较的，如果题录标题和某数据库中的记录进行比较的，如果题录标题不正确将严重影响更新的结果。不正确将严重影响更新的结果。第二大功能：

21、管理题录第二大功能：管理题录题录管理的题录管理的10个方面个方面n（1）去重）去重n（2）检索）检索n（3）排序）排序n（4）表头设置）表头设置n（5）设置优先级）设置优先级n（6）设置标签）设置标签n（7）虚拟文件夹）虚拟文件夹n（8）批量功能）批量功能n（9）题录信息统计）题录信息统计（1 1）去重）去重n通常一个数据库的题录信息不是一次导入的，如果多次导入的话，不可避免的会出现重复题录。而在文章撰写中，如果没有删除重复题录，在文章中引用会造成题录重复。当然重复的题录也会增加用户的阅读。科研相关应用（1 1）去重）去重 （）去重前专题数据库总记去重前专题数据库总记录数录数部分重复记录部分重

22、复记录去重前的去重前的NE专题数据库专题数据库科研相关应用操作步骤操作步骤“题录题录”-“全部选择全部选择”“检索检索”-“查找重复题录查找重复题录”在在“查找重复题录查找重复题录”界面设定待查文件夹及待查重字段界面设定待查文件夹及待查重字段后，点击后，点击“查找查找”（1 1）去重）去重 （）科研相关应用查找重复题录后点击查找重复题录后点击“题录题录”-“从所有文件从所有文件夹中删除夹中删除”并确认并确认（1 1）去重）去重 （）科研相关应用（1 1）去重）去重 （）被删除的重复题录被删除的重复题录科研相关应用点击点击“题录题录”文件夹，文件夹，返回去重后的返回去重后的NE专题数专题数据库据

23、库去重后的去重后的NE专题数据库记专题数据库记录数录数去重后的去重后的NE专题数据库专题数据库（1 1）去重）去重 （）(2)NE检索检索n快速查找数据库内存放的题录。n分为快速检索与高级检索。快速检索高级检索高级检索科研相关应用单击此排表头任单击此排表头任一按钮均可排序一按钮均可排序（3）排序（）科研相关应用按年代升序排列后的NE专题数据库点击“年份”表头使之按升序排列获取最老外文文献及最老中文文献科研相关应用点击“年份”表头使之按降序排列获取最新外文文献及最新中文文献按年代降序排列后的NE专题数据库（4 4）自定义表头字段设置）自定义表头字段设置 NE默认默认8个表头名称从左到右依次个表头

24、名称从左到右依次为题录类型、星标、优先级、附件、年为题录类型、星标、优先级、附件、年份、作者、标题、来源。可通过份、作者、标题、来源。可通过“列表列表表头管理器表头管理器”“自定义自定义”路径修改。路径修改。在表头处点击鼠标右键在表头处点击鼠标右键（4 4）自定义表头字段设置）自定义表头字段设置高级设置设置好的表头显示字段设置好的表头显示字段科研相关应用题录的优题录的优先级显示先级显示（5 5）设置优先级）设置优先级为选定题录设置优先级路径：为选定题录设置优先级路径：1.题录题录设置优先级设置优先级2.单击鼠标右键，选择单击鼠标右键，选择“设置优先级设置优先级”科研相关应用（6 6）设置标签（

25、）设置标签（）为选定题录设置标签路径：为选定题录设置标签路径：1.题录题录设置标签设置标签2.单击鼠标右键，选择单击鼠标右键，选择“设置标签设置标签”科研相关应用点击标签，获取所有相关标签文献点击标签，获取所有相关标签文献（6 6）设置标签（）设置标签（）（7 7）虚拟文件夹）虚拟文件夹 虚拟文件夹为多学科交叉的当代虚拟文件夹为多学科交叉的当代科研提供了解决办法科研提供了解决办法：同一条题录文：同一条题录文献可以属于多个文件夹但数据库中只献可以属于多个文件夹但数据库中只保存一条。保存一条。右键选择需要链接到其它文件夹的题录（8）多项批量功能）多项批量功能nNoteExpress提供多项批量功能

26、，大大提供多项批量功能，大大提高了管理效率，节约管理文献资源的提高了管理效率，节约管理文献资源的时间。时间。n批量替换批量替换n批量编辑批量编辑n批量链接附件批量链接附件批量替换批量替换批量编辑批量编辑批量附件链接批量附件链接（9）题录信息统计）题录信息统计n按组织显示题录信息n文件夹统计题录信息按组织显示题录信息按组织显示题录信息-例如按优先级例如按优先级文件夹统计信息文件夹统计信息右键注意：不包含子文件，即只对单个文件夹统计第三大功能：添加附件与笔记第三大功能：添加附件与笔记为题录添加附件为题录添加附件n附件功能：存放与某一题录相关的信息，信息可以是任意格式的文件。PDF全文、MP3、图片

27、、视频等多种格式文件。为指定题录添加附件法一为指定题录添加附件法一右键为指定题录添加附件法二为指定题录添加附件法二通过鼠标直接拖拽的方式添加附件右键为指定题录添加附件法三为指定题录添加附件法三此处方块代表此此处方块代表此文献有附件文献有附件为指定题录添加及编辑笔记为指定题录添加及编辑笔记n类似日记，类似日记，科研心得，科研心得，论文草稿等瞬间产生的论文草稿等瞬间产生的隐性知识也可以通过隐性知识也可以通过NoteExpress的笔记功能的笔记功能进行记录，并且可以与某个参考文献的题录建进行记录，并且可以与某个参考文献的题录建立相互的链接方便管理。立相互的链接方便管理。从题录界面进入笔记界面从题录

28、界面进入笔记界面此处粉色方块代此处粉色方块代表附件有笔记表附件有笔记1、点击笔记按钮点击笔记按钮2、书写科研笔记书写科研笔记2个笔记文档个笔记文档编辑笔记界面编辑笔记界面编辑与word差不多，还有公式编辑器从从“笔记笔记”文件夹文件夹进入笔记界面进入笔记界面右键一条笔记可与多条题录关联一条笔记可与多条题录关联右键一条笔记可以与多个题录关联笔记名“概况”与2条题录关联第四大功能：辅助论文写作第四大功能：辅助论文写作插件功能n电脑安装NE软件后，每次打开Word文档进行编辑时，都会在左上方显示工具栏。撰写论文撰写论文n插入引文插入引文n格式化参考文献格式化参考文献n编辑引文编辑引文n定位引文定位引

29、文撰写论文撰写论文n插入引文插入引文 首先将光标移至到需要插入引文的位首先将光标移至到需要插入引文的位置，再点击插件中的置，再点击插件中的“转到转到NE”按钮切换按钮切换到到NoteExpress数据库，选中要插入的题数据库，选中要插入的题录，激活录，激活Word文档窗口，点击插件中的文档窗口，点击插件中的“插入引文插入引文”按钮即可按钮即可1、光标定位到要光标定位到要插入引文的位置插入引文的位置2、切换到切换到NoteExpress数据库数据库 3、选择需要插入的选择需要插入的多条题录文献多条题录文献4、切换到、切换到Word文档，文档，点击点击“插入引文插入引文”图标，将题录图标，将题录文

30、献插入文章中。文献插入文章中。撰写论文撰写论文n格式化参考文献格式化参考文献 插入引文后，在论文后自动生成对应插入引文后，在论文后自动生成对应的参考文献，格式为默认，此时根据需要的参考文献，格式为默认，此时根据需要可进行更改，即格式化参考文献。可进行更改，即格式化参考文献。点击点击“格式化参考文献格式化参考文献”按按钮，弹出格式化对话框，选钮，弹出格式化对话框，选择输出样式。择输出样式。自动转换参考文献格式自动转换参考文献格式格式化后的参考文献格式化后的参考文献撰写论文撰写论文n编辑引文编辑引文 将光标停留在需要编辑的引文处，点将光标停留在需要编辑的引文处，点击插件中的击插件中的“编辑引文编辑

31、引文”按钮，在弹出的按钮，在弹出的对话框中根据需要进行设置。对话框中根据需要进行设置。点击可删除引文点击可删除引文在引文的前在引文的前后增加文字后增加文字点击可编辑题录信息点击可编辑题录信息NoteExpress快捷键快捷键1.转到NoteExpress2.在数据库中检索3.插入引文4.插入注释5.插入笔记6.格式化参考文献7.编辑引文8.定位引文9.查找引文10.去除格式化11.更新题录信息12.设置13.排列窗口位置14.NoteExpress帮助 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 NE在在Word中的设置中的设置n若若NoteExpress安装后，安装后，

32、Word无法加载，可采取以下步骤：无法加载，可采取以下步骤：n1.打开打开Word，“工具工具”“自定义自定义”。n2.在在“命令命令”标签左边一栏中选择标签左边一栏中选择“工具工具”，然后将右栏第，然后将右栏第一项一项“Com 加载项加载项”拖动到工具栏的任意位置处。关闭自拖动到工具栏的任意位置处。关闭自定义对话框。定义对话框。n3.点击工具栏上的点击工具栏上的“Com 加载项加载项”按钮，显示已安装的按钮，显示已安装的Com 加载项列表。加载项列表。n4.删除删除 NEWord Addin（如果有的话）。点击（如果有的话）。点击“添加添加”将将 NoteExpress 目录下的目录下的 NEWordAddin.dll 文件添加到文件添加到 Com 加载项中（如果加载项中（如果Word 版本为版本为 Word 2000以上，请选择以上，请选择 NEWordAddin2.dll）。）。谢谢！