现代企业秘书实务[1]课件.ppt

1、2023-1-9现代企业秘书实务1现代企业秘书实务现代企业秘书实务现代企业秘书实务1 工作职能与素质要求工作职能与素质要求 接待工作接待工作 电信及办公设备电信及办公设备 文书写作文书写作 时间管理和旅行时间管理和旅行 会议安排会议安排 信息管理信息管理 人际交往人际交往现代企业秘书实务1 职业概述：职业概述：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务，为领导决策及其实施服务的人员日常事务，为领导决策及其实施服务的人员 适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中 等级：初、中、高级等级：初、中、

2、高级 职业环境：办公室职业环境：办公室 职业能力里倾向：具备较强的书面与口头语言表达能职业能力里倾向：具备较强的书面与口头语言表达能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。现代企业秘书实务1秘书特性：秘书特性：辅助性辅助性对上司工作起辅助作用，不能自作对上司工作起辅助作用，不能自作决定。决定。服务性服务性为上司工作和上司本人服务。为上司工作和上司本人服务。现代企业秘书实务1应处理好的几个关系：应处理好的几个关系：工作的被动性与主动性的关系工作的被动性与主动性的关系 工作的经常性与突击性的关系工作的经常性与突击性的关系 工作的平凡性与重要性的关

3、系工作的平凡性与重要性的关系 工作的原则性与灵活性的关系工作的原则性与灵活性的关系现代企业秘书实务1 接待工作接待工作日常、专门、团组日常、专门、团组 收发信息收发信息电话、电传、传真、邮件、电子邮电话、电传、传真、邮件、电子邮件件 文书写作文书写作使用电脑写各类文件及制作文件使用电脑写各类文件及制作文件 时间管理时间管理自己、上司自己、上司 会议组织会议组织会前、会中、会后会前、会中、会后 信息管理信息管理存、管、取存、管、取 旅行安排旅行安排吃、住、行吃、住、行 对外公关对外公关联络（外事）、参与活动联络（外事）、参与活动 商务活动商务活动营销、市场、税务、法律营销、市场、税务、法律-指派

4、工作指派工作上司安排上司安排现代企业秘书实务1职业道德：职业道德：爱本职爱本职爱岗敬业，归属服从，从点滴爱岗敬业，归属服从，从点滴作作起起 要谦虚要谦虚刻苦学习，虚心求教，钻研业务刻苦学习，虚心求教，钻研业务 多动脑多动脑主动思考，机智敏锐，有商业主动思考，机智敏锐，有商业意识意识 守纪律守纪律遵纪守法，格守信用，严保秘密遵纪守法，格守信用，严保秘密现代企业秘书实务1工作作风：工作作风：热情热情真心诚意，笑脸迎送，谦和友善真心诚意，笑脸迎送，谦和友善 扎实扎实做事不飘，跟进落实，检查确认做事不飘，跟进落实，检查确认 细致细致准确不粗，认真不草，稳重不浮准确不粗，认真不草，稳重不浮 敏捷敏捷干练

5、守时，讲究效率，商如战场干练守时，讲究效率，商如战场现代企业秘书实务1秘书的业务素质秘书的业务素质 秘书的知识、智力和能力是相互联系、相互制秘书的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体约、相得益彰的整体 知识是基础；知识是基础；智力是知识的结晶；智力是知识的结晶；能力是知识和智力的最终体现和归宿。能力是知识和智力的最终体现和归宿。现代企业秘书实务1通才型的通才型的知识结构知识结构，其特点：，其特点：1、专与博的兼容性专与博的兼容性。既包容多学科的面，满足综合。既包容多学科的面，满足综合服务的需要；又具备专业的精深度，满足当智力助手服务的需要；又具备专业的精深度，满足当智力助手的深

6、层次需要。的深层次需要。2、广泛的适应性。广泛的适应性。知识结构需随领导工作的变化而知识结构需随领导工作的变化而不断地调整，时时处在调整的动态过程中。不断地调整，时时处在调整的动态过程中。3、强健的再生性。强健的再生性。知识需不断延伸、开拓、活化，知识需不断延伸、开拓、活化，使思路开阔、思维敏捷、使思路开阔、思维敏捷、思想深刻，满足高智能创造思想深刻，满足高智能创造性劳动。性劳动。现代企业秘书实务1智力结构智力结构智力是赖以吸取外界知识的能力，包括：智力是赖以吸取外界知识的能力，包括：观察力观察力 注意力注意力 记忆力记忆力 思维力思维力 想象力。想象力。现代企业秘书实务1能力结构能力结构能力

7、能力是知识与智力诸因素的综合表现，属改是知识与智力诸因素的综合表现，属改造世界范畴。造世界范畴。1、语言文字运用能力、语言文字运用能力2、协调能力、协调能力3、管理能力、管理能力4、处理信息能力、处理信息能力NVQ二级的二级的13项能力考核项能力考核NVQ三级的三级的10项能力考核项能力考核现代企业秘书实务1 像心理学家一样善于观察和理解他人像心理学家一样善于观察和理解他人 像政治家一样有灵敏的头脑像政治家一样有灵敏的头脑 像外交官一样有潇洒的风度像外交官一样有潇洒的风度 有处理各种棘手问题的丰富经验有处理各种棘手问题的丰富经验 有良好的写作能力和文字功夫有良好的写作能力和文字功夫 熟练运用各

8、种办公自动化设备熟练运用各种办公自动化设备 熟识商务往来的法律、金融和税务知识熟识商务往来的法律、金融和税务知识 迅速对文件、信息归类、整理和查询迅速对文件、信息归类、整理和查询现代企业秘书实务1秘书培训资料秘书培训资料现代企业秘书实务1 时间管理和旅行时间管理和旅行 会议安排会议安排 信息管理信息管理 人际交往人际交往现代企业秘书实务1时间管理时间管理 时间管理是效率的保障。时间管理是效率的保障。爱迪生说：爱迪生说：“世界上最重要的东西是时间。世界上最重要的东西是时间。”马克思说：马克思说：“可支配的时间，就是财富本身。可支配的时间，就是财富本身。”现代企业秘书实务1 1、开门前后：开门前后

9、：a、取邮件报纸、取邮件报纸b、开门，定格观看办公室（有，无）、开门，定格观看办公室（有，无）c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器现代企业秘书实务11、2、常规工作：（迅速按优先顺序排列）常规工作：（迅速按优先顺序排列）A、查阅日志（准备、提醒、查阅日志（准备、提醒-）B、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-）C、聆听上司指示（笔记、聆听上司指示（笔记-）D、接打电话、收发传真、电子邮件、接打电话、收发传真、电子邮件E、制备文稿（起草、修改、审批、制备文稿（起草、修改、审批-打印、装订）打印、装订）F、接

10、待访客、接待访客G、安排会议、约会、安排会议、约会H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）现代企业秘书实务11、3、日志项目：（当日必完成）日志项目：（当日必完成）A、为上司、为上司外出，会议，会客等（准备，参与外出，会议，会客等（准备，参与-结束）结束）B、为自己、为自己外出，会议，会客等（准备，参与外出，会议，会客等（准备，参与-结束）结束）2、4、新增内容：、新增内容：（立即调整先后次序，张而有序，忙而不乱）（立即调整先后次序，张而有序，忙而不乱）A、新加工作、新加工作B、应急工作、应急工作C、突发事件、突发事件现代企业秘书实务1

11、 5、关门前后：、关门前后：A、查看日志（提醒上司，自己清晰）、查看日志（提醒上司，自己清晰）B、回顾当日（是否结束，加班否）、回顾当日（是否结束，加班否）C、离前必做（清理办公桌，存放信息，关闭机、离前必做（清理办公桌，存放信息，关闭机器，器，切断电源，保密检查，柜屉上锁，关窗切断电源，保密检查，柜屉上锁，关窗关门）关门）现代企业秘书实务1每日记录，一周统计，周志显示：每日记录，一周统计，周志显示：接电话接电话500次，打电话次，打电话380次，接访客次，接访客70位，做文位，做文件件36份（份（5万字），万字），出外访出外访17家，参加会家，参加会14个，处理事务个，处理事务68件件-再加

12、入分析、评价，送交上司再加入分析、评价，送交上司结论：结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动，自己小结获鼓舞，上司清楚受感动，加强沟通近感情，平凡工作有伟大加强沟通近感情，平凡工作有伟大现代企业秘书实务1 明确目标明确目标 建立计划，写成清单建立计划，写成清单 设定先后顺序，分清轻重缓急设定先后顺序，分清轻重缓急 遇事马上做，现在就做遇事马上做，现在就做 第一次就做好，次次做好第一次就做好，次次做好 专心致志，不要有头无尾专心致志，不要有头无尾 珍惜今天，当日事当日毕珍惜今天，当日事当日毕 养成整洁和有条理的习惯养成整洁和有条理的习惯 养成快速的节奏感养成快速的节奏感 设定完成期限设定完成期限

13、善用零碎时间善用零碎时间现代企业秘书实务1ABCD法则：法则：急迫急迫 先做先做A既重而急既重而急 次做次做B重而不急重而不急 再做再做C急而不重急而不重 不做不做D不重不急不重不急重要重要ABDC现代企业秘书实务1行动计划和时间表行动计划和时间表是用于管理时间和任务的是用于管理时间和任务的文件，包括：文件，包括：任务的名称和摘要；任务的名称和摘要；衡量进度的目标、最终期限和阶段任务；衡量进度的目标、最终期限和阶段任务；需要来完成该工作的物质资源的信息；需要来完成该工作的物质资源的信息；任务的分配任务的分配已经分配特定任务的人员和已经分配特定任务的人员和部门的细节；部门的细节；现代企业秘书实务

14、1 意外情况的处理意外情况的处理万一有时间拖延如何处万一有时间拖延如何处理，例如设备发理，例如设备发生故障生故障 进展信息报告进展信息报告报告何人、何时和怎样报告何人、何时和怎样报告报告 监督和管理监督和管理何人、如何监督工作的进展何人、如何监督工作的进展和质量；和质量；当目标实现时，有明确的标记的方法，例如当目标实现时，有明确的标记的方法，例如在方框打勾在方框打勾现代企业秘书实务1日志管理要做到：日志管理要做到：输入会议的完整准确的信息，最终期限等，输入会议的完整准确的信息，最终期限等，立即标上开始和结束的时间立即标上开始和结束的时间 在每月或年的开始，输入固定的会议，约会在每月或年的开始，

15、输入固定的会议，约会 在一周的开始和一天的开始查看日志，及时在一周的开始和一天的开始查看日志，及时更新更新 需要取消时，清楚和立即输入取消记号。需要取消时，清楚和立即输入取消记号。安排隔开假日安排隔开假日现代企业秘书实务1 计划：包括计划：包括日期、时间、地点、交通工具、具日期、时间、地点、交通工具、具体工作和活动、相关信息、联络方法体工作和活动、相关信息、联络方法 交通工具：包括选择、如何订票、再确认以及交通工具：包括选择、如何订票、再确认以及国际旅行中的国际时差换算国际旅行中的国际时差换算 订宾馆：包括宾客要求、选择、确认订宾馆：包括宾客要求、选择、确认 办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅

16、行文件办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件现代企业秘书实务1 会前筹备会前筹备 会中职责会中职责 会后任务会后任务现代企业秘书实务1 确立议题：（多由领导定）主题、内容、时间、会期、确立议题：（多由领导定）主题、内容、时间、会期、方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。发送请柬和通知。发送请柬和通知。准备资料准备资料：会议日程、各类文件、声像资料、广告、：会议日程、各类文件、声像资料、广告、报导、证件类、表格、材料袋等。报导、证件类、表格、材料袋等。会

17、务工作：会场布置、设备物资准备、车辆安排、报会务工作：会场布置、设备物资准备、车辆安排、报到登记、餐饮安排、安全保卫等。到登记、餐饮安排、安全保卫等。经费预算：来源、计划、审批等。经费预算：来源、计划、审批等。现代企业秘书实务1 提前到会，检查设备和安排（设施、座位、标提前到会，检查设备和安排（设施、座位、标签、存衣架等）签、存衣架等）需要时，实施备用方案（如人员、地点、设备需要时，实施备用方案（如人员、地点、设备等出现意外）等出现意外）做好迎客、签到工作（迎接佳宾和与会者、办做好迎客、签到工作（迎接佳宾和与会者、办理签到手续等）理签到手续等）做好会议记录、录音、录象工作（摘要记录、做好会议记

18、录、录音、录象工作（摘要记录、详细记录、代表名册等）详细记录、代表名册等）现代企业秘书实务1 辅助会议正常进行（提供材料、复印，协助主辅助会议正常进行（提供材料、复印，协助主持人掌握会场情况、控制会议进程、观注会议持人掌握会场情况、控制会议进程、观注会议动态、做好联络协调、处理电话应急等）动态、做好联络协调、处理电话应急等）安排好会中的后勤服务（会议休息、饮料、用安排好会中的后勤服务（会议休息、饮料、用餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等）餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等）集会议的信息（发新闻、写简报、会议调查、集会议的信息（发新闻、写简报、会议调查、反馈等）反馈等）妥善做好送客工

19、作（购票、车辆、留宿等）妥善做好送客工作（购票、车辆、留宿等）现代企业秘书实务1 目的目的-反映会议情况、进程，介绍会议讨论、反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的问题，摘录会议发言要点（规模大、会争论的问题，摘录会议发言要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息）期长的常编发简报以交流信息）类别类别-摘要式摘要式将有代表性、启发性的发言摘录整理，将有代表性、启发性的发言摘录整理，让其他组了解。让其他组了解。概括式概括式-根据会议记录分析综合，概括大会、根据会议记录分析综合，概括大会、小组情况，供阅。小组情况，供阅。综合式综合式-包容上两式，加上其他，如上级指示、包容上两式，加上其他，如上级

20、指示、贺信、花絮等。贺信、花絮等。现代企业秘书实务1 快快-抢时间，不拖拉，边听、边记、边分析、抢时间，不拖拉，边听、边记、边分析、边整理，满足时限性。边整理，满足时限性。新新-提出新情况、新问题、新经验，引人注目，提出新情况、新问题、新经验，引人注目，满足交流性和指导性。满足交流性和指导性。实实-内容真实准确可靠，数字、事实核对清楚，内容真实准确可靠，数字、事实核对清楚，不夸大缩小。不夸大缩小。短短-行文简明扼要，开门见山，朴实无华，一行文简明扼要，开门见山，朴实无华，一语中的语中的现代企业秘书实务1目的目的-反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的问

21、题，摘录会议发言问题，摘录会议发言要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息）要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息）类别类别-摘要式摘要式将有代表性、有启发性的发言摘录整理，将有代表性、有启发性的发言摘录整理，让其他组了解。让其他组了解。概括式概括式-根据会议记录分析综合，概括大会、小组根据会议记录分析综合，概括大会、小组情况，供与会者阅。情况，供与会者阅。综合式综合式-包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、会中花絮等。会中花絮等。现代企业秘书实务1 快快-抢时间，不拖拉，边听、边记、抢时间，不拖拉，边听、边记、边分析、边整理，满足时限性。边分析

22、、边整理，满足时限性。新新-提出新情况、新问题、新经验，提出新情况、新问题、新经验，引人注目，满足交流性和指导性。引人注目，满足交流性和指导性。实实-内容真实、准确、可靠，数字、内容真实、准确、可靠，数字、事实核对清楚，不夸大缩小。事实核对清楚，不夸大缩小。短短-行文简明扼要，开门见山，朴实无华，行文简明扼要，开门见山，朴实无华，一语中的，不过千字。一语中的，不过千字。现代企业秘书实务1 格式格式-报头报头XXX会议简报（第会议简报（第X期）期）XXX会议秘书处编会议秘书处编XXXX年年X月月X日日 正文正文XXXXXX（标题）（标题）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

23、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 报尾报尾送：送：XXXXXXX（上级）（上级）发：与会代表发：与会代表（共印（共印XX份）份）现代企业秘书实务1 定义定义-按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报和下达贯彻执行。和下达贯彻执行。写作写作-1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。2、突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主、突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主有次，言语精练。有次，言语精练。3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时加理

24、论说明。要时加理论说明。4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、约束作用。调、约束作用。现代企业秘书实务1 格式格式-列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三部分，可不盖公章。三部分，可不盖公章。本体：标题本体：标题-公文式或简式（会议名称公文式或简式（会议名称+纪要）纪要）时间时间-标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间正文正文-概况：概况：会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。主体：

25、具体反映会议的主要情况、内容与成果。结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、望、号召号召 签署签署-正文右下方署明主办单位或会议名称正文右下方署明主办单位或会议名称现代企业秘书实务1主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。表达方式有表达方式有:概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用小型会议小型会议 条块式；规模大，议题多的会根据不同内容条块式；规模大，议题多的会根据不同内容分块表达独立意思，或分条列项归纳分块表达独立意思，或分条列项归纳会议内容，或先块后条混合使

26、用，层次明确会议内容，或先块后条混合使用，层次明确 记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主体体现代企业秘书实务11、收回所有单位（部门）物品（文件材料、设备收回所有单位（部门）物品（文件材料、设备文具物品等）文具物品等）2、清洁、检查会议地点、场所（借用还回、移清洁、检查会议地点、场所（借用还回、移动恢复等）动恢复等）3、向有关提供帮助者告辞致谢向有关提供帮助者告辞致谢4、结请帐目（场地、住宿、设备、餐饮、服务、结请帐目（场地、住宿、设备、餐饮、服务、文具复印费等与预算比较，并检查订金最后结文具复印费等与预算比较，并检查订金最后结算。现金、支票、信用卡

27、算。现金、支票、信用卡索要发票凭证）索要发票凭证）现代企业秘书实务15、会议分析和评估（统计、分析调查、问卷会议分析和评估（统计、分析调查、问卷等，包含对会议内容、展示、管理、地点等，包含对会议内容、展示、管理、地点设施、材料、服务等评估）设施、材料、服务等评估）6、整理会议文件材料（如记录的整理、会议整理会议文件材料（如记录的整理、会议材料的存档）材料的存档）7、编制会议报告、纪要、通讯编制会议报告、纪要、通讯8、进行会议催办和备忘（执行催办会议交办进行会议催办和备忘（执行催办会议交办决定，整理待做工作表等）决定，整理待做工作表等）现代企业秘书实务1定义定义-按会议宗旨，精练准确记述其要点，

28、以上报和下达按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报和下达贯彻执行。贯彻执行。写作写作-1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。2、突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主有次、突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主有次言语精练。言语精练。3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时加理论说明。加理论说明。4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、约束作用。约束作用。现代企业秘书实务1列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三部分，列为法定公文，版面编排由版头、本体

29、、版尾三部分，可不盖公章。可不盖公章。本体：本体：标题标题-公文式或简式（会议名称公文式或简式（会议名称+纪要）纪要）时间时间-标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间 正文正文-概况：会期、会址、主持、参会、议题、结果概况：会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素六要素主体：具体反映会议的主要情况、内容主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。与成果。现代企业秘书实务1 表达方式有：表达方式有：概述式概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用小；综合原始材料，围绕议题概述多用小型会议型会议条块式条块式；规模大，议题多的；规模大，议题多的会根据不同内容分块表达会

30、根据不同内容分块表达 独立意思，或分条列项归纳会议内容，或先块独立意思，或分条列项归纳会议内容，或先块后条混合使用，层次明确后条混合使用，层次明确 记录式记录式：有重要讲话时用记录方式构：有重要讲话时用记录方式构成记要主体成记要主体现代企业秘书实务1 结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召希望、号召 签署签署-正文右下方署明主办单位或会议名称正文右下方署明主办单位或会议名称现代企业秘书实务1-国家机构、社会组织、个人从事政、军、经、国家机构、社会组织、个人从事政、军、经、科、技、文、宗等活动中直接形成的对国家、科、技、文、宗等活动中直接形

31、成的对国家、社会有保存价值的各种文字、图表、声像记录社会有保存价值的各种文字、图表、声像记录（行政管理类、经营管理类、科研类、工艺技术（行政管理类、经营管理类、科研类、工艺技术类、法律类、财会金融类、类、法律类、财会金融类、基建设备类、人事类等）基建设备类、人事类等）现代企业秘书实务1 档案特点档案特点-1、社会实践中的原始记录；、社会实践中的原始记录；2、是有条件转化来的文件、是有条件转化来的文件3、来源广泛、内容丰富、形式多样来源广泛、内容丰富、形式多样 档案作用档案作用-1、凭证作用；、凭证作用；2、参考及情报作用、参考及情报作用现代企业秘书实务11、收集工作收集工作-获取积累档案的手段

32、，统获取积累档案的手段，统一管理的措施，力求丰富完整高质一管理的措施，力求丰富完整高质2、整理工作整理工作-按一定原则分类、组合、按一定原则分类、组合、排列、编号、编目的有序化过程排列、编号、编目的有序化过程3、鉴定工作鉴定工作-对库存进行鉴别、挑选、对库存进行鉴别、挑选、去去粗取精，最佳优化，发挥价值粗取精，最佳优化，发挥价值现代企业秘书实务14、保管工作保管工作-采取保护措施，妥善管理采取保护措施，妥善管理延长寿命，加强保密，确保安全延长寿命，加强保密，确保安全5、统计工作统计工作-进行收进、移出、利用数进行收进、移出、利用数量登记、统计和分析，掌握情况量登记、统计和分析，掌握情况6、提供

33、利用提供利用-开发和直接提供档案，为开发和直接提供档案，为事业服务，达到建档根本目的事业服务，达到建档根本目的现代企业秘书实务1 按字母排列按字母排列-以英文姓氏顺序排，同姓再按名以英文姓氏顺序排，同姓再按名的首字，中文按拼音的首字，中文按拼音如客户名单李如客户名单李L在前，张在前，张Z在后在后 按主题内容按主题内容-同类内容的文件归在一起，建立同类内容的文件归在一起，建立一个易区分的主题一个易区分的主题如建立供应类文件和销售类文件不同主题如建立供应类文件和销售类文件不同主题 按形成时间按形成时间-文件形成时间年、月、日的先后，文件形成时间年、月、日的先后，看发展变化看发展变化如将财务发票本按

34、年、月分类如将财务发票本按年、月分类现代企业秘书实务1 按地区范围按地区范围-业务活动以地区更显重要和方便业务活动以地区更显重要和方便时，确定地区名时，确定地区名如西北分公司、东北分公司如西北分公司、东北分公司 按数字规律按数字规律-按规律用数字给文件编号归档，按规律用数字给文件编号归档，便于增添和查找便于增添和查找如人事档案的编号，病历，微机管理如人事档案的编号，病历，微机管理现代企业秘书实务1 按档案来源按档案来源-保持文件形成的来源地的清晰，保持文件形成的来源地的清晰，不随意拆散、搬家不随意拆散、搬家如市办公厅文件、市经贸委文件如市办公厅文件、市经贸委文件 按载体形式按载体形式-根据档案

35、载体的不同而分类根据档案载体的不同而分类如纸质类，音像类，电子类，缩微胶卷如纸质类，音像类，电子类，缩微胶卷 综合应用各类综合应用各类，如先时间，后主题，再地区，如先时间，后主题，再地区现代企业秘书实务1 人际关系人际关系 气质类型气质类型 约哈里窗户约哈里窗户 与同事相处与同事相处 与上司相处与上司相处现代企业秘书实务1 人际关系是指人际关系是指在社会活动中，人们相互间所结在社会活动中，人们相互间所结成的各种关系，也可以说是反映人与人之间心成的各种关系，也可以说是反映人与人之间心理上的距离。理上的距离。人际关系图人际关系图现代企业秘书实务1 接近性吸引接近性吸引空间距离近，见面机会多空间距离

36、近，见面机会多 相似性吸引相似性吸引处事态度相似，感情融合处事态度相似，感情融合 互补性吸引互补性吸引满足需要，我无换他有满足需要，我无换他有 报答性吸引报答性吸引他对你好，报之以琼瑶他对你好，报之以琼瑶 仪表性吸引仪表性吸引仪表诱人，第一印象好仪表诱人，第一印象好现代企业秘书实务1现代企业秘书实务1现代企业秘书实务1情商EQ智商IQ情商是测定人的情绪感情的一种指情商是测定人的情绪感情的一种指标标现代企业秘书实务1 尊重他人尊重他人 感谢他人的帮助感谢他人的帮助 关心他人，提供帮助、配合与支持，表现温情与爱心关心他人，提供帮助、配合与支持，表现温情与爱心 不强加于人，体谅他人不强加于人，体谅他

37、人 谦虚谨慎，戒骄戒躁谦虚谨慎，戒骄戒躁 准确扮演自己的角色准确扮演自己的角色 保持沟通与交流保持沟通与交流 正确对待他人的成绩正确对待他人的成绩现代企业秘书实务1 l l每天上班见了同事，你主动问好，表示致意吗？每天上班见了同事，你主动问好，表示致意吗？l l你能细心察觉同事的情感变化，主动询问表示关你能细心察觉同事的情感变化，主动询问表示关切吗？切吗？l l在与同事共同工作时，你采取：齐心协力、漫不在与同事共同工作时，你采取：齐心协力、漫不精心、推委、拆台？精心、推委、拆台？l l同事遇到困难，你是：热心帮助、表面应付、不同事遇到困难，你是：热心帮助、表面应付、不闻不问？闻不问？l l遇到

38、难以分清的工作，你是主动去做，还是推给遇到难以分清的工作，你是主动去做，还是推给别人？别人？现代企业秘书实务1 l l当你需要同事的帮助，你能礼貌的提出请求吗？当你需要同事的帮助，你能礼貌的提出请求吗？l l你认为同事帮助你是应该的，而不需要感谢吗？你认为同事帮助你是应该的，而不需要感谢吗？l l同事外出，有访客找他，你能代同事热情接待和同事外出，有访客找他，你能代同事热情接待和 处理事由吗？处理事由吗？l l同事外出，有电话找他，你是怎样接应电话的？同事外出，有电话找他，你是怎样接应电话的？l l当你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮当你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮 兮，还是共

39、同分享？兮，还是共同分享？l l你怎样给同事留言和写备忘条？你怎样给同事留言和写备忘条？现代企业秘书实务1 l l当你取得一些成绩时，你会在同事面前流露、当你取得一些成绩时，你会在同事面前流露、炫耀，甚至吹嘘吗？炫耀，甚至吹嘘吗？l l对待同事的缺点或毛病，你是看笑话、夸大对待同事的缺点或毛病，你是看笑话、夸大 喧扬，还是真诚帮助？喧扬，还是真诚帮助？l l看到同事取得成绩或上司表扬，你是祝贺、无看到同事取得成绩或上司表扬，你是祝贺、无 所谓，还是有些嫉妒？所谓，还是有些嫉妒？l l工作中，你能与同事相互切磋、共同商量、交工作中，你能与同事相互切磋、共同商量、交 流体会吗？流体会吗？现代企业秘

40、书实务1尊重上司：尊重上司：上司也是人，是自然人，是普通人，不是完人上司也是人，是自然人，是普通人，不是完人 上司承担的责任比你大，向家中长子，既要完成上司承担的责任比你大，向家中长子，既要完成父母交给的任务又要管理好弟妹，实属不易父母交给的任务又要管理好弟妹，实属不易1、了解上司工作职责、侧重点，了解性格、爱好、了解上司工作职责、侧重点，了解性格、爱好、习惯，调整自己适应他习惯，调整自己适应他2、体谅上司苦衷，他们担子更重、工作更艰巨、竞争、体谅上司苦衷，他们担子更重、工作更艰巨、竞争更激烈，也有难与苦更激烈，也有难与苦现代企业秘书实务13、对上司的期望值要适当，你无论有多大成绩，在、对上司

41、的期望值要适当，你无论有多大成绩，在物质和精神方面不苛求物质和精神方面不苛求4、善为上司保守工作中和私人的秘密，对他忠诚可、善为上司保守工作中和私人的秘密，对他忠诚可靠是必备的素质靠是必备的素质5、适时以适当方式与上司沟通、消除误会，表示敬、适时以适当方式与上司沟通、消除误会，表示敬重，加强感情重，加强感情6、在公众中给上司留足面子，如艺术的拒绝工作、在公众中给上司留足面子，如艺术的拒绝工作、委婉的提出意见委婉的提出意见现代企业秘书实务1提醒自己：提醒自己：自己是下属，认清角色和地位，上司是指挥，自己是下属，认清角色和地位，上司是指挥，自己干具体事自己干具体事 上司常有理，下属被上司斥责是理所

42、应当上司常有理，下属被上司斥责是理所应当1、服从上司，按上司指示办事，不自作主张服从上司，按上司指示办事，不自作主张2、自觉有效地工作，不靠上司监督催促，主动汇自觉有效地工作，不靠上司监督催促，主动汇报，争取指导报，争取指导现代企业秘书实务13、善待上司的批评指教，能虚心聆听，仔细分析，善待上司的批评指教，能虚心聆听，仔细分析，认真反思认真反思4、努力学习，提高自己的业务水平和工作能力，作努力学习，提高自己的业务水平和工作能力，作上司的得力助手上司的得力助手5、不背后议论、指责、嘲笑上司，不讲上司的闲话、不背后议论、指责、嘲笑上司，不讲上司的闲话、怪话怪话6、工作中的问题不到不得已的时候，不越

43、级汇报和工作中的问题不到不得已的时候，不越级汇报和处理处理7、作好工作是应当的，取得成绩也是上司领导的好，、作好工作是应当的，取得成绩也是上司领导的好，不凌驾于上司之上不凌驾于上司之上现代企业秘书实务1 了解上司的类型与特性了解上司的类型与特性1、喜欢独断专行，不相信部属、喜欢独断专行，不相信部属2、见机行事，变化多端、见机行事，变化多端3、总爱指责别人，不严以律己、总爱指责别人，不严以律己4、爱管小事、闲事，唠叨不停、爱管小事、闲事，唠叨不停5、无主见，摇摆不定、无主见，摇摆不定6、草率粗心，大事小事不过问、草率粗心，大事小事不过问7、脾气暴躁，爱发牢骚、脾气暴躁，爱发牢骚2023-1-9现代企业秘书实务1