商务部工作介绍课件.ppt

1、商务部工作介绍商务部工作介绍具体内容与流程具体内容与流程目录目录商务部工作内容介绍商务部工作内容介绍1工作内容的具体介绍工作内容的具体介绍2相关流程图相关流程图3补充说明补充说明4工作内容介绍工作内容介绍:一、备案项目与售前项目的销售支持工作。二、合同评审以及合同签订工作。三、销售合同及相关文件的归档管理。四、签约项目的执行(包括市政合同、常规合同、市政售后合同)。五、K3、CRM、PM系统中有关本部门的工作。六、商务部各项统计工作。七、负责协助销售人员对投标保证金的催收、中标服务费发票的催收及履约保证金的退回等。八、每个月销售人员发票单据的接收与查对。（与财务部指定人员进行核对与交接）九、部

2、分来访客户的接待工作。（包括订餐、订房、安排会议室等）十、公司总机的接听和信息分流处理。十一、公司名片的印制工作。十二、其它临时性工作的处理。十三、部门主管对本部门员工工作的管理及监督，指导下属工作并解决下属在工作中出现的问题及矛盾，为销售工作顺利进行提供支持。十四、协助公司完成ISO9001、ISO14000认证工作（主要是销售部审查文件的准备）。目录目录商务部工作内容介绍商务部工作内容介绍1每一项工作内容的具体介绍每一项工作内容的具体介绍2相关流程图相关流程图3补充说明补充说明4备案项目与售前项目的销售支持备案项目与售前项目的销售支持备注：红色虚线部分为可选部分。备注：红色虚线部分为可选部

3、分。项目跟踪过程阶段输出文件项目跟踪过程阶段输出文件公司立项阶段输出文件公司立项阶段输出文件授权文件技术方案与图纸资质文件招标文件前期修改与销售人员沟通重复立项项目并确认具体执行人公司介绍文件备案文件已完成的同区域项目的文件查询项目报名阶段输出文件项目报名阶段输出文件资格预审阶段输出文件资格预审阶段输出文件制作资格预审文件资质文件借原件开具介绍信办理资格预审文件购买手续催促销售人员办理资格预审文件工本费发票并上交财务文件输出、包装授权文件制作资质文件准备开具介绍信资质文件借原件办理报名文件购买手续催促销售人员办理报名文件工本费发票并上交财务办理交易证或IC卡招标文件购买阶段输出文件招标文件购买

4、阶段输出文件制作投标文件阶段输出文件制作投标文件阶段输出文件在CRM系统中的标书制作申请表中获取相关文件信息并与技术部沟通制作时间点。投标保证金、银行资信证明的办理质疑（澄清）文件的处理商务标制作报价、商务标、技术标整合催促项目经理填写“特殊申请表”授权文件制作开标信息开具介绍信资质文件借原件办理招标文件购买手续催促销售人员办理招标文件工本费发票并上交财务文件输出、包装阶段输出文件文件输出、包装阶段输出文件资格后审阶段输出文件资格后审阶段输出文件打印出稿、装订密封文件制作降价函制作资质文件借原件CRM上传投标文件并提兴销售人员关闭项目立项和标书制作申请表，同时注明投标结果与得失分析招标文件纸质

5、版、电子版交商务部统一归档保存制作资格后审文件资质文件借原件办理资格预审文件购买手续催促销售人员办理资格预审文件工本费发票并上交财务文件输出、包装项目签约阶段项目签约阶段项目签约操作步骤：项目签约操作步骤：1 1、CRMCRM系统的签约项目上传合同初稿同。系统的签约项目上传合同初稿同。2 2、合同评审（参加部门总经办、生产部、技术部、财务部）。、合同评审（参加部门总经办、生产部、技术部、财务部）。3 3、与项目经理沟通合同评审情况。、与项目经理沟通合同评审情况。4 4、明确是否有特殊申请。、明确是否有特殊申请。5 5、销售人员确认后，按合同评审结果修改后的合同电子重新上、销售人员确认后，按合同

6、评审结果修改后的合同电子重新上传传CRMCRM系统。系统。6 6、通过合同评审后的合同输出并邮寄。、通过合同评审后的合同输出并邮寄。项目的执行阶段项目的执行阶段投产单履约保证金办理开票申请收款单收款计划发布公告生产任务单合同信息上挂系统 生成销售订单、发货通知单、销售出货单审核销售订单、发货通知单打印发货单并传真未到款需发货项目的手续办理K3系统 CRM系统 PM系统系统做好销售支持、规范管理、提高效率做好销售支持、规范管理、提高效率项目执行阶段输出文件项目执行阶段输出文件协助催款协助发货办理开具履约保函的手续与文件的准备。办理收据撰写商务函 其它其它其它商务部各项统计工作。（应收账款统计、投

7、标项目统计、业绩统计、价商务部各项统计工作。（应收账款统计、投标项目统计、业绩统计、价格对比表统计等）格对比表统计等）各类商务文件的制作、编辑、传真、复印、打印等日常工作。各类商务文件的制作、编辑、传真、复印、打印等日常工作。协助销售人员对投标保证金的催收、中标服务费发票的催收及履约保证协助销售人员对投标保证金的催收、中标服务费发票的催收及履约保证金的退回。金的退回。公司相关资质文件的管理。（文件的更新、保存、提供）公司相关资质文件的管理。（文件的更新、保存、提供）公司总机的接听和信息分流处理。公司总机的接听和信息分流处理。公司名片的印制工作。公司名片的印制工作。每个月销售人员发票单据的接收与

8、查对。（与财务部指定人员进行核对每个月销售人员发票单据的接收与查对。（与财务部指定人员进行核对与交接）与交接）协助公司完成协助公司完成ISO9001ISO9001、ISO14000ISO14000认证工作（主要是销售部审查文件的认证工作（主要是销售部审查文件的准备）。准备）。部分来访客户的接待工作。（包括订餐、订房、安排会议室等）部分来访客户的接待工作。（包括订餐、订房、安排会议室等）其它临时性工作的处理。其它临时性工作的处理。目录目录商务部工作内容介绍商务部工作内容介绍1每一项工作内容的具体介绍每一项工作内容的具体介绍2相关流程图相关流程图3补充说明补充说明4标书制作流程标书制作流程滤布滤池

9、、转盘过滤器、滤布滤池、转盘过滤器、生物转盘及相关配件的销售流程生物转盘及相关配件的销售流程紫外线市政项目、常规项目、日常零散件的销售流程目录目录商务部工作内容介绍商务部工作内容介绍1每一项工作内容的具体介绍每一项工作内容的具体介绍2相关流程图相关流程图3补充说明补充说明4补充说明 以上工作流程的详细内容见“工作流程说明”。上述所有工作流程、都是在正常情况的前题下实现的，但现在的实际情况是很多项目在做的时候都不是按照正常流程操作的，这种情形下需要我们做很多与项目经理、采购部、技术部以及对外的沟通工作，既耽误了时间影响了工作效率，严重时也影响到项目的执行推进，实际上这些工作如果按正常流程操作的话，是可以避免的。所以希望能尽快实现流程规范化。Thank you!20112011年年4 4月月2121日日