商务邮件书写-课件.ppt

1、2培训培训内容内容Email常识常识邮件结构邮件结构邮件正文书写原则邮件正文书写原则邮件签名邮件签名邮件格式邮件格式人力行政部人力行政部-员工培训员工培训注意事项注意事项3什么情况下使用email商务邮件书写商务邮件书写-邮件常识邮件常识口头表达、电话、短信不能说明的，内容较多：n对外如方案、产品资料、商务框架协议、表扬信、感谢信、致歉信等。n对内如工作报告、部门之间事务往来、通知、重要信息等4如何使用如何使用商务邮件书写商务邮件书写-邮件常识邮件常识to cc bcccc呢，中文翻译成抄送，顾名思义，这信不是给你写的，抄一份给你过目下，也就是知会的意思。bcc呢，中文翻译成暗送。收信人，能够

2、看到这封信to谁cc谁，但看不到bcc的对象。5Reply reply to allforward商务邮件书写商务邮件书写-邮件常识邮件常识回回 复复 全全 部部 回回 复复 转转 发发注意注意事项事项n收到一封信，有reply（回复）和reply to all（回复全部）的选项。nreply会把回信发给from的那一个人，而reply to all呢，会把回信寄给from,to,cc的所有人。6 收件人收件人 主题主题 正文正文 签名签名7收件人收件人n收件人的邮箱地址n第一次发送前须核对确认，避免出现发送错误，如邮件内容涉及商业机密，后果则不堪设想n发送邮件后及时保存联系人邮件地址主主 题

3、题 正正 文文签签 名名8收件人收件人主主 题题 正正 文文签签 名名正文内容包括n称呼：收件人的姓名、性别、职务，如李爽、李经理、李总李先生、李老师等；）n问候及寒暄语：你好！您好！新年好！感谢您长期以往对我司的支持与信任，n祝 词：祝工作顺利！祝周末愉快！顺祝商祺！9收件人收件人主主 题题 正正 文文签签 名名n 主题是收件人了解邮件的第一信息，可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性n 不要空白标题，这是失礼的表现n 标题清楚简短，能反应邮件的内容和重要性，如面试通知，营销方案，工作月报n 一封邮件尽可能只针对一个主题，不在一封信件内谈及过多事情n 可适当使用大写字母或特殊符号来突出标

4、题，引起收件人注意，特别不要随便就用“紧急”之类的字眼。n 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更该标题，不要RE-RE一大串 10收件人收件人主主 题题 正正 文文签签 名名nEmail末尾加上签名，对方可以清楚的知道发件人信息n电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分。尤其是对外部联系的邮件都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象。n签名档文字应选择与正文文字相匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些11签名档签名档12原则之一 清晰简洁清晰简洁原则之五 一致一致 原则之四 正确正确 原则之三 注意语气注意语气原则之二 完整周详完整周详 正正文文书书写写五五原

5、原则则13原则之一 清晰简洁清晰简洁EmailEmail正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应制作摘要介绍，然后单独写个文件确实很多，正文应制作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。人家拉滚动条才能看完你的邮件。14原则之二 完整周详完整周详 发邮件的目的（你要什么？他要什么？）发邮件的目的（你要什

6、么？他要什么？）写完邮件读一遍检查是否有遗漏？立场写完邮件读一遍检查是否有遗漏？立场客观？站在收件人的立场上想一下，他客观？站在收件人的立场上想一下，他们收到是什么感受？们收到是什么感受？15原则之三 注重语气注重语气 根据收件人与自己的熟络程度，等级关系；邮件时对内还是对外的性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须谨慎而客观。16原则之四 正确正确 错别字错别字名字名字Email地址地址检查检查17原则之五 一致 内容前后一致，不要自相矛盾内容前后一致，不要自相矛盾语气一致语气一致电话邮件

7、风格一致电话邮件风格一致18背景简单 干净简练 颜色统一 最多两种 字体易读 字号统一 或中或西 切勿杂乱一事一段 段间隔行适当留白 松紧有度192021n不要动不动使用 之类的笑脸字符在商务信函了里面使用 之类的笑脸字符会显得比较幼稚。n附件是邮件的重要组成部分如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时附件数目不宜超过附件数目不宜超过4 4个，数目较多时应打包压缩成一个文件个，数目较多时应打包压缩成一个文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，一面影响使用22n 及时回复

8、及时回复EmailEmail 收到他人的重要电子邮件后，即可回复对方一下，往往还是必不可少的，这就是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，特别是对一些紧急重要的邮件，对于一些优先级别的邮件可集中在一特定时间处理，但一定不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时回复，云云“，不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认下收到了。如果你正在出差或者休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。n 回复不得少于回复不得少于1010个字个字 对方给你发来一大段邮件，你确至回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼

9、，这是非常不礼貌的，怎么着也得凑够10个字，显示出你的尊重。23n 沟通确认和反馈沟通确认和反馈 对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或请对方确认收到Email 如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒n 转发敏感或者机密信息要小心谨慎转发敏感或者机密信息要小心谨慎不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人n 记住：只发有必要的邮件，认真发邮件！记住：只发有必要的邮件，认真发邮件！24事务邮件事务邮件X经理/总：您好！非常荣幸能够代表我公司与您联系。我是XXXX公司的XXX（职位）的XXX（姓名），今天将您所感兴趣的我司产品报价及相关介绍发送给您，

10、请您查阅附件！如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电话：*，或联系XXX（该客户的具体主管以上负责人）手机号：XXXX。祝顺商祺！XXX公司25问候邮件：问候邮件：X经理/总：您好！在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利！XXX公司XX敬上26培训考核培训考核 请各位结合培训内容及要求，于本请各位结合培训内容及要求，于本周日周日24点前，提交一份商务电子邮件。点前，提交一份商务电子邮件。收件人：收件人：*（邮箱：）（邮箱：）抄抄 送：直接上级送：直接上级人力行政部人力行政部-员工培训员工培训27天下难事，必做于易；天下难事，必做于易；天下大事，必做于细。天下大事，必做于细。-老子老子 人力行政部人力行政部-员工培训员工培训