高效会议组织课件.ppt

1、2023-1-8高效会议组织高效会议组织高效会议组织高效会议组织团队学习公约 积极参与积极参与 积极回应积极回应 空杯心态空杯心态 延迟评判延迟评判 相互信赖相互信赖 积极参加互动积极参加互动 保持秩序保持秩序 准时集合准时集合 快速安静快速安静如何落实?高效会议组织低效会议的种种现象:举例老跑题；老跑题；领导一言堂；领导一言堂；有人胡侃，哗众取宠；有人胡侃，哗众取宠；议题太敏感，不便深说；议题太敏感，不便深说；本位严重，相互推委；本位严重，相互推委；效率不高，经常延时；效率不高，经常延时；迟到、早退严重；迟到、早退严重；等等等等高效会议组织课程主要内容 前言前言 会议管理会议管理 有效会议操

2、作有效会议操作 会议中的主要角色会议中的主要角色 会议中的常见问题会议中的常见问题 有效解决问题的技巧有效解决问题的技巧高效会议组织 4小时小时/周周 *52周周 =208小时小时/年年 208小时小时/年年*45年年 =9360小时小时 9360小时小时 /24 =390天天 超过一年的时间在开会！超过一年的时间在开会！高效会议组织 正常人正常人1-20岁和岁和60-80岁都无法工作，人的一生真正能用于工作的可岁都无法工作，人的一生真正能用于工作的可能只有能只有40年的时间，让我们看看我们的时间是如何分配的年的时间，让我们看看我们的时间是如何分配的 以下是一个以下是一个正常人的时间帐目表正常

3、人的时间帐目表项目每天耗时项目每天耗时40年耗时结余年耗时结余睡眠睡眠 8小时小时13.3年年 26.7年年一日三餐一日三餐 2.5小时小时 4.2年年 22.5年年交通交通 1.5小时小时 2.5年年 20年年电话电话 1小时小时 1.7年年 18.3年年看电视上网看电视上网 3小时小时 5年年 13.3年年看报、聊天看报、聊天 3小时小时 5年年8.3年年刷牙、洗脸、洗澡刷牙、洗脸、洗澡 1小时小时 1.7年年6.6年年白日梦、闹情绪、白日梦、闹情绪、2小时小时 3.3年年3.3年年身体不适身体不适真正工作的时间只有真正工作的时间只有3.3年！年！超过一年的时间在开会！超过一年的时间在开会

4、！高效会议组织培训前调查结果培训前调查结果:问卷问卷 份份:总平均分：总平均分：（6070总体低效；总体低效；4050比较低效；比较低效；3040尚尚可；可；1520高效高效）最高得分：最高得分：（说明团队会议低效主要原因。）（说明团队会议低效主要原因。）最低得分：最低得分：（说明团队会议高效主要原因。）（说明团队会议高效主要原因。）最高分数项目所占数量和比例：（说明企业总体会议文化中的最高分数项目所占数量和比例：（说明企业总体会议文化中的低效因素）低效因素）最高分数项目所占最高分数项目所占 数量数量 和和 比例比例：权力会议权力会议 0%利益会议利益会议 0%观念会议观念会议 0%性格会议性

5、格会议 0%心情会议心情会议 0%临时会议临时会议 0%失控会议失控会议 0%前言前言_我们身边的会议：我们身边的会议：高效会议组织前言前言_会议低效的原因会议低效的原因项项 次次原因原因具体表现具体表现（1 1）时间时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。辘，无心开会。（2 2）地点地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。断，无法正常进行。（3 3）开会对象的选择开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。无

6、的参加者。（4 4）主持人的技能主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。鼻子跑，无法达到会议意图。（5 5）参会者的技能参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。引退，致使会议失败。（6 6）会议的准备工作会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。而无成效。（7 7）开会的原因、目开会的原因、目的和结果的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现开会的原因、目的和结果在

7、会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。高效会议组织 前言前言 会议管理会议管理 有效会议操作有效会议操作 会议中的主要角色会议中的主要角色 会议中的常见问题会议中的常见问题 有效解决问题的技巧有效解决问题的技巧高效会议组织1 1、时间安排、时间安排会议的时机选择会议的时机选择高效会议组织开会的时机选择开会的时机选择适于开会的情况适于开会的情况发起人想从参会者那里获取信息或建议发起人想从参会者那里获取信息或建议发起人想想让下属参与解决问题或制定决策发起人想想让下属参与解决问题或制定决策发起人有问题需向下属澄清发起人有问题需向下属澄清发起人有

8、重要事情需要把下属集中到一起传达发起人有重要事情需要把下属集中到一起传达大家自己要开会大家自己要开会有问题涉及多个部门而需协调解决有问题涉及多个部门而需协调解决有问题情况不明或责任厘定不清。有问题情况不明或责任厘定不清。高效会议组织开会的时机选择开会的时机选择不适于开会的情况不适于开会的情况对会议的目标和主题没有考虑清晰对会议的目标和主题没有考虑清晰会议所需资料不全或会议准备不充分会议所需资料不全或会议准备不充分所需解决的问题用电话、备忘录或个别谈话等所需解决的问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好方式解决起来更好所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围发起

9、人对要解决的问题已经作出决定发起人对要解决的问题已经作出决定大家之间怨气太大、敌对情绪太浓，开会之前大家之间怨气太大、敌对情绪太浓，开会之前需要时间平静需要时间平静高效会议组织会议类型的选择会议类型的选择 问题解决会问题解决会 决策会决策会 计划会计划会 情况报告会情况报告会 反映评估会反映评估会 其他类型其他类型高效会议组织会议参加人员选择会议参加人员选择高效会议组织参会人员数量安排参会人员数量安排高效会议组织参会人员角色参会人员角色明确角色是会议效率的重要保证明确角色是会议效率的重要保证会议主席会议主席/领导领导主持人主持人记录人记录人参会者参会者专家专家/知情人知情人旁听者旁听者参会人员

10、角色安排高效会议组织会议室大小要适当会议室大小要适当桌椅摆放符合会议要求桌椅摆放符合会议要求门的位置不应影响与会注门的位置不应影响与会注意力意力挂会议记录的位置挂会议记录的位置合适的温度、光线合适的温度、光线远离噪音远离噪音会议室的选择和布置会议室的选择和布置高效会议组织会议计划会议计划必须涉及以下一些基本问题：必须涉及以下一些基本问题：为什么开会？会议的目的和期望是什么？为什么开会？会议的目的和期望是什么？开一个什么类型的会？开一个什么类型的会？让谁参加？与会者由哪些部分的人员组成？让谁参加？与会者由哪些部分的人员组成？要让大家作何种方式和程度的介入和参与？要让大家作何种方式和程度的介入和参

11、与？会议规模多大？与会人员多少？会议规模多大？与会人员多少？会议在哪儿开？会议室如何布置？会议在哪儿开？会议室如何布置？每个人在会议中的任务和职责是什么？每个人在会议中的任务和职责是什么？会议开多长时间？会议开多长时间？高效会议组织如何填写议程表如何填写议程表议议 程程 表表单位名称：单位名称：日期：日期：开始时间：开始时间：会议名称：会议名称：结束时间：结束时间：召集人：召集人：开会地点：开会地点：会议类型：会议类型：背景资料：背景资料：期望结果：期望结果：携带物品：携带物品：经理经理/主席：主席：开会方法：开会方法：决策方法：决策方法：主持人：主持人：最后决策人：最后决策人：记录人：记录人

12、：与会者：与会者：旁听者：旁听者：顾问：顾问：议程项目议程项目 负责人负责人 方式方式 分配时间分配时间议议 程程 表（示例）表（示例）单位名称：产品部单位名称：产品部 日期：日期：2005/11/22 开始时间：上午开始时间：上午10：00会议名称：削减成本问题会议名称：削减成本问题 会会 结束时间：上午结束时间：上午11：30召集人：何经理召集人：何经理 开会地点：三层会议室开会地点：三层会议室会议类型：问题解决会会议类型：问题解决会 背景资料：背景资料：10月财务报表月财务报表期望结果：期望结果：1、提出建议、提出建议 携带物品：上述资料携带物品：上述资料 2、拟出具体行动计划、拟出具体

13、行动计划经理经理/主席：何经理主席：何经理 开会方法：互动讨论开会方法：互动讨论 决策方法：全体达成一致决策方法：全体达成一致 /经理拍板经理拍板主持人：刘秘书主持人：刘秘书 最后决策人：何经理最后决策人：何经理记录人：李小燕记录人：李小燕与会者：与会者：旁听者：财务部旁听者：财务部 王会计王会计 顾问：顾问：无无议程项目议程项目 负责人负责人 方式方式 分配时间分配时间高效会议组织确定了会议时间后要确定了会议时间后要提前一周提前一周告知参加会议的人员告知参加会议的人员同时需要把会议的同时需要把会议的主要目的主要目的告诉他们，如果有相关的告诉他们，如果有相关的资料可以提前发放资料可以提前发放会

14、议组织者会议组织者不要迟到！不要迟到！不要随意推迟和变更开会时间不要随意推迟和变更开会时间，打乱原定计划会影响，打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；管理召集部门（人）的威信下降会议；管理召集部门（人）的威信下降严格按照议程进行，严格按照议程进行，不要超时不要超时会议结束会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。天后，所有与会者应拿到会议记录。其他其他高效会议组织有效会议操作有效会议操作成功会议十八步成功会议十八步成功会议五要素成功会议五要素成功会议五大意义成功会议五大意义 前言前言 会议管理会议管理 有效会议操

15、作有效会议操作 会议中的主要角色会议中的主要角色 会议中的常见问题会议中的常见问题 有效解决问题的技巧有效解决问题的技巧高效会议组织成功会议十八步成功会议十八步会议前会议前1、认真计划，理清何人、何事、认真计划，理清何人、何事、何时、何地、何因及多少等问何时、何地、何因及多少等问题。题。2、准备预先发放议程表及会议有、准备预先发放议程表及会议有关资料关资料3、提前到会场，整理会议室、提前到会场，整理会议室有效会议操作有效会议操作高效会议组织成功会议十八步成功会议十八步会议开始时会议开始时4、按时开始、按时开始5、让与会者作自我介绍，并陈述、让与会者作自我介绍，并陈述对会议的期望对会议的期望6、

16、清楚解释会议角色、清楚解释会议角色7、检查、修订和确定议项顺序、检查、修订和确定议项顺序8、设定时间限制、设定时间限制9、回顾上次会议确定的行动项目、回顾上次会议确定的行动项目有效会议操作有效会议操作高效会议组织成功会议十八步成功会议十八步会议中会议中10、让大家在同一时间以同、让大家在同一时间以同一方法把精力集中于同一一方法把精力集中于同一问题问题有效会议操作有效会议操作高效会议组织成功会议十八步成功会议十八步会议结束时会议结束时11、确定行动项目：何人、何事、确定行动项目：何人、何事、何时何时12、检查会议记录、检查会议记录13、设定下次会议的时间和地点，、设定下次会议的时间和地点，并拟出

17、初步议程并拟出初步议程14、对会议进行评价、对会议进行评价15、宣布会议结束、宣布会议结束有效会议操作有效会议操作高效会议组织成功会议十八步成功会议十八步会议后会议后16、打扫整理会议室、打扫整理会议室17、准备会议备忘录、准备会议备忘录18、跟踪行动项目的执行情况，并开始计划下次、跟踪行动项目的执行情况，并开始计划下次会议会议有效会议操作有效会议操作高效会议组织成功会议十八步成功会议十八步(回顾回顾)1、会议前计划、会议前计划2、议程表及资料、议程表及资料3、整理会议室、整理会议室4、按时开始、按时开始5、让与会者作自我介绍，、让与会者作自我介绍，并陈述对会议的期望并陈述对会议的期望6、解释

18、会议角色、解释会议角色7、确定议项顺序、确定议项顺序8、设定时间限制、设定时间限制9、回顾上次会议项目、回顾上次会议项目10、集中、集中11、确定行动项目、确定行动项目12、检查会议记录、检查会议记录13、下次会议、下次会议14、评价、评价15、宣布结束、宣布结束16、打扫会议室、打扫会议室17、会议备忘录、会议备忘录18、跟踪执行、跟踪执行有效会议操作有效会议操作高效会议组织成功会议五条基本原则成功会议五条基本原则 必须有一个共同的内容注意点必须有一个共同的内容注意点 必须有一个共同的过程注意点必须有一个共同的过程注意点 必须有人负责维持一个开放而必须有人负责维持一个开放而平衡的会议环境平衡

19、的会议环境 必须有人负责保护与会人员不必须有人负责保护与会人员不受人身攻击受人身攻击 一般情况下，开会时每个人的一般情况下，开会时每个人的角色必须分配明确，责任必须角色必须分配明确，责任必须划分清楚，并认真遵守划分清楚，并认真遵守有效会议操作有效会议操作高效会议组织成功会议五大意义成功会议五大意义 讨论、决策讨论、决策 制定项目执行计划制定项目执行计划 反馈信息，闭环控制的关反馈信息，闭环控制的关键一环键一环 沟通、理解沟通、理解 保持组织中各部门的协调保持组织中各部门的协调统一统一有效会议操作有效会议操作高效会议组织高效会议组织会议中的主要角色会议中的主要角色参会人员角色：参会人员角色：会议

20、主席会议主席/领导领导主持人主持人记录人记录人参会者参会者专家专家/知情人知情人旁听者旁听者 前言前言 会议管理会议管理 有效会议操作有效会议操作 会议中的主要角色会议中的主要角色 会议中的常见问题会议中的常见问题 有效解决问题的技巧有效解决问题的技巧高效会议组织会议中的领导会议中的领导会前：会前：草拟会议议程，并决定是否允许下属添加议题草拟会议议程，并决定是否允许下属添加议题决定参加会议人员、每个人所要扮演的角色：决定参加会议人员、每个人所要扮演的角色：会中：会中：少说多听，你在会议上越低调，大家参与得就越多。少说多听，你在会议上越低调，大家参与得就越多。监督会议运行，一个议题未完成，不要进

21、入下一个议题。监督会议运行，一个议题未完成，不要进入下一个议题。对对什么人什么人该该做什么做什么或或什么时候什么时候完成等事项必须明确部署完成等事项必须明确部署会后：监督各项任务的进展情况会后：监督各项任务的进展情况高效会议组织会议中的主持人会议中的主持人定位：会场上的服务人员定位：会场上的服务人员不提出自己的意见也不评不提出自己的意见也不评论他人的意见论他人的意见把与会者的精力集中到一把与会者的精力集中到一起起对开会方法和会议程序提对开会方法和会议程序提出建议出建议保护与会者意见不受压制保护与会者意见不受压制更不能受到人身攻击更不能受到人身攻击鼓励和引导参与鼓励和引导参与帮助与会者寻找双赢解

22、决帮助与会者寻找双赢解决方案方案具体技巧：具体技巧：w清楚阐述自己的角色清楚阐述自己的角色w会议开始前让大家对讨论的问题会议开始前让大家对讨论的问题和程序保持一致和程序保持一致w不回答有关会议内容的问题不回答有关会议内容的问题w态度积极态度积极多鼓励大家参与多鼓励大家参与 w不要讲话太多不要讲话太多w支持记录人工作支持记录人工作w不要怕出错不要怕出错w帮助教育大家帮助教育大家高效会议组织会议中的主持人会议中的主持人 保持紧张，准备应付随时可能发生的意外变故。保持紧张，准备应付随时可能发生的意外变故。随机应变，视情境采取当时最适合的方式。随机应变，视情境采取当时最适合的方式。要有耐心要有耐心 注

23、意自己和与会者的身体语言注意自己和与会者的身体语言 保持中立，建立信任保持中立，建立信任 会议成功，并不取决于你会议成功，并不取决于你 敢于承认错误，坦诚合作敢于承认错误，坦诚合作 安排好旁听者和专家安排好旁听者和专家高效会议组织会议中的主持人会议中的主持人如何开场？如何开场？介绍会议背景介绍会议背景 除了会议召开的背景除了会议召开的背景,也可让与会也可让与会人员自我介绍，并说明对会议的期待人员自我介绍，并说明对会议的期待,以促进与会人員及会议气氛的融洽以促进与会人員及会议气氛的融洽 明确会议目的明确会议目的 列明会议议程列明会议议程 议中欲讨论之事项及其先后和预估议中欲讨论之事项及其先后和预

24、估时间。时间。提出会议期待提出会议期待高效会议组织開場练习開場练习 背景背景:公司本季營收目標達成率只有公司本季營收目標達成率只有70%70%。议題议題:如何刺激现有市場如何刺激现有市場,新市場的擴展計劃新市場的擴展計劃 目标目标:提出執行方案提出執行方案 要求要求:每组主持人代表本组当场练习每组主持人代表本组当场练习符合会议开场白要求符合会议开场白要求每组领导（组长）讲评每组领导（组长）讲评会议中的主持人会议中的主持人高效会议组织開場舉例說明開場舉例說明 近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響,使得本季的使得本季的營收目標達成率只有營收目標達成率

25、只有70%70%。因此今天召開會議主要討論兩大問題因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市第一就是如何刺激原市場的買氣場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。第二討論新市場的擴展計劃。首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各再由各位一起討論位一起討論,然後各區市場督導會一一提出配合方案然後各區市場督導會一一提出配合方案,最後由行銷部最後由行銷部門整合后提出執行方案。門整合后提出執行方案。本次會議的進行時間預估為本次會議的進行時間預估為1.51.5小時。希望今天經由在場各位小時。希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩的相互討

26、論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效的業績提升計劃能夠產生一套完整有效的業績提升計劃,大大家加油家加油!会议中的主持人会议中的主持人高效会议组织如何进行会议总结如何进行会议总结 宣布会议决议宣布会议决议 激励与会者继续努力激励与会者继续努力 宣布评估目標已经達成宣布评估目標已经達成 过程回顾，让大家看到会议成绩过程回顾，让大家看到会议成绩 列出悬而未决事项，重申落实责任人和时限要求列出悬而未决事项，重申落实责任人和时限要求会议中的主持人会议中的主持人高效会议组织如何如何讓讓大家大家願願意意發發言言 塑造會議歡樂、和諧的氣氛。塑造會議歡樂、和諧的氣氛。建立包容、安全的討論環境。建立包容、安全的討論

27、環境。保持客觀保持客觀,對事不對人。對事不對人。不以言立人不以言立人,不以言廢人。不以言廢人。設置設置“暗樁暗樁”,帶動與會人員的熱烈參與帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。有拋磚引玉的效果。主動出擊主動出擊,適時發問適時發問,塑造發言機會塑造發言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。且予以正向的肯定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。有效傾聽與良好溝通。会议中的主持人会议中的主持人高效会议组织主持人的主持人的發問發問、傾聽傾聽和和記錄記錄会议中的主持人会议中的主持人高效会议组织会议主持人会议主持人的工作的工作 發言的促動發言的促動:讓大家想發言讓大家想發言,並說出想表達的意見。並說出想表達的意見。工作

28、分配的促動工作分配的促動:鼓勵大家主動認領工作鼓勵大家主動認領工作,掌握会议成掌握会议成 功的機會。功的機會。創意的促動創意的促動:提出新思路，如其他產品的優點提出新思路，如其他產品的優點,激發大激發大家的創意家的創意,將別人的優點用於我們的產品上。將別人的優點用於我們的產品上。問題的促動問題的促動:主持人應提出一些問題讓與會人員了解主持人應提出一些問題讓與會人員了解 問題的实际狀況。問題的实际狀況。感情的促動感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關懷、主席除了要讓與會者體會到你的關懷、感恩、自責、包容、肯定外感恩、自責、包容、肯定外,還還 要讓與會者自動自發創造和諧的氣氛要讓與會者自動自發

29、創造和諧的氣氛会议中的主持人会议中的主持人高效会议组织主持人临场应注意的其他问题主持人临场应注意的其他问题 尽可能不要念稿或背稿尽可能不要念稿或背稿 要面对听众，不要背对大家或埋头看文件资料要面对听众，不要背对大家或埋头看文件资料 若非需要，不要在你和听众之间放置桌椅，以免产生若非需要，不要在你和听众之间放置桌椅，以免产生距离感距离感 注意你的身体语言。不要来回踱步或无精打采，要有注意你的身体语言。不要来回踱步或无精打采，要有精神、有活力精神、有活力 也要注意听众的身体语言也要注意听众的身体语言 多给大家介绍情况多给大家介绍情况 如果你在作报告中遇到困难，或感到紧张，就坦诚地如果你在作报告中遇

30、到困难，或感到紧张，就坦诚地说出来，让大家保持耐心，并让他们帮助你。说出来，让大家保持耐心，并让他们帮助你。会议中的主持人会议中的主持人高效会议组织会议记录人会议记录人现象：现象：会上问题太多，或同一问题理出很多头绪，会上问题太多，或同一问题理出很多头绪，大家混淆不清了，有人问：我们现在讨论大家混淆不清了，有人问：我们现在讨论的是什么问题，我们谈到哪儿了？的是什么问题，我们谈到哪儿了？有人因迟到没有了解全部信息而发表意见有人因迟到没有了解全部信息而发表意见 刚才别人的一句话使你有一个主意，到要刚才别人的一句话使你有一个主意，到要发言时又忘了。发言时又忘了。会议长时间在原地打转，没有进展。会议长

31、时间在原地打转，没有进展。会议方向偏离了，拉不回来，计划内讨论会议方向偏离了，拉不回来，计划内讨论的问题没有时间了。的问题没有时间了。高效会议组织会议记录人会议记录人设立会议记录人：设立会议记录人：定位：会场服务人员定位：会场服务人员原则：努力捕捉与会者的发言要点，不要加原则：努力捕捉与会者的发言要点，不要加入个人意见。入个人意见。要求：开会过程中展示很多内容要求：开会过程中展示很多内容 会后可保存会议信息会后可保存会议信息推荐：挂在墙上的多张大白纸推荐：挂在墙上的多张大白纸比较：黑板、幻灯、比较：黑板、幻灯、PPT高效会议组织会议记录人会议记录人会议记录的作用：会议记录的作用：为大家提供具体

32、可关注点，有助于大家全神贯注；为大家提供具体可关注点，有助于大家全神贯注；是对会议内容与过程的即时记录，不但让与会者知道自己做出了什是对会议内容与过程的即时记录，不但让与会者知道自己做出了什么决策，而且让他们知道是怎么作出的。么决策，而且让他们知道是怎么作出的。通过提供短时记忆功能，防止信息超载通过提供短时记忆功能，防止信息超载替你替你“记住记住”你想出的各种主意你想出的各种主意你不用自己作笔记你不用自己作笔记保证你的观点记下来时其他人已经保证你的观点记下来时其他人已经“听听”到到你可以检查核对自己的观点是否被准确无误地记录下来你可以检查核对自己的观点是否被准确无误地记录下来有助于防止无休止的

33、重复有助于防止无休止的重复可进行图示，显示观点间相互关系可进行图示，显示观点间相互关系可按过程、分步骤地记下某个问题的解决方法有助于复杂问题的解可按过程、分步骤地记下某个问题的解决方法有助于复杂问题的解决决高效会议组织会议记录人会议记录人会议记录的作用：会议记录的作用：鼓励大家参与，让大家可以看到每个人的观点都很重要，鼓励大家参与，让大家可以看到每个人的观点都很重要，都得到记录都得到记录所记录的观点去除了个人色彩而为大家共同拥有，有助所记录的观点去除了个人色彩而为大家共同拥有，有助于观点原有者以开放、客观的角度看待该观点，更好地于观点原有者以开放、客观的角度看待该观点，更好地了解它的价值和正确

34、性，同时有助于其他人撇开观点原了解它的价值和正确性，同时有助于其他人撇开观点原有者的因素来看该观点有者的因素来看该观点增强大家的成就感增强大家的成就感有助于会议的连续性有助于会议的连续性有助于开会迟到者了解前面的内容有助于开会迟到者了解前面的内容明确任务项目、执行者以及时间要求等，避免将来推委、明确任务项目、执行者以及时间要求等，避免将来推委、扯皮扯皮经济方便，任何想提高开会效率的组织均可采用。经济方便，任何想提高开会效率的组织均可采用。高效会议组织会议记录人会议记录人如何作会议记录：如何作会议记录：听关键字听关键字 抓基本意思和主旨抓基本意思和主旨 不要一字不拉地记不要一字不拉地记 写清楚。

35、字体大小适当，便于以后阅读。写清楚。字体大小适当，便于以后阅读。不要怕写错字不要怕写错字 在关键处画圆圈在关键处画圆圈变化颜色：用不同颜色的笔突出重变化颜色：用不同颜色的笔突出重点和进行分类点和进行分类 在重点内容下面画线在重点内容下面画线 画星号、打箭头、标数字等画星号、打箭头、标数字等 每张纸都标上序号每张纸都标上序号高效会议组织会议记录人记录人角色探讨记录人角色探讨 帮助主持人调整会议方向帮助主持人调整会议方向 可以从整个会议进程角度看出会议的问题，可以从整个会议进程角度看出会议的问题，以及正在探讨问题的症结所在。以及正在探讨问题的症结所在。熟练后能成为出色的主持人。熟练后能成为出色的主

36、持人。高效会议组织与会者的准备工作与会者的准备工作 确认自己在会前收到的议程表。确认自己在会前收到的议程表。对自己负责的议题有充分的了解，并有充分的资料提供给其他与会者。对自己负责的议题有充分的了解，并有充分的资料提供给其他与会者。除非已被指定对某议题发表演讲，否则有义务在会中主动提出建设性除非已被指定对某议题发表演讲，否则有义务在会中主动提出建设性的意见。的意见。努力去了解其他与会者对议程上议题的观点，他们的兴趣所在，是否努力去了解其他与会者对议程上议题的观点，他们的兴趣所在，是否有权威在背后支持这些观点有权威在背后支持这些观点找出可能存在的你的反对者，并预先与其协商、折中找出可能存在的你的

37、反对者，并预先与其协商、折中 高效会议组织与会者与会者如如 何何 發發 言言 积极、明确、坦诚、客观、切题、尊重。积极、明确、坦诚、客观、切题、尊重。会议参加者会议参加者高效会议组织会议中的会议中的感覺與事實感覺與事實 感覺感覺即對事物主觀的意念即對事物主觀的意念,其中包含其中包含個人的價值判斷個人的價值判斷,因此感覺的產生往往因因此感覺的產生往往因人而異。人而異。事實事實即有具體、明確的訊息陳述即有具體、明確的訊息陳述,與與實際所發生的事件相符。實際所發生的事件相符。会议参加者会议参加者高效会议组织感覺與事實演練感覺與事實演練 昨日九點過後昨日九點過後,G,G珠寶店里有一位珠寶店里有一位商人

38、正在收拾店面商人正在收拾店面,一位客人出現並一位客人出現並要求鑑賞貨品要求鑑賞貨品,店主打開玻璃櫥窗店主打開玻璃櫥窗,櫥窗內的東西被人抓起櫥窗內的東西被人抓起,忽然有個男忽然有個男人迅速跑出店外人迅速跑出店外,突然間警鈴大響保突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現場。安人員迅速趕至現場。高效会议组织判判 斷斷 問問 題題 以下問題你認為是事實者請打以下問題你認為是事實者請打 為感覺者請打為感覺者請打1.1.店主正在收拾店面時店主正在收拾店面時,有一個男人出現。有一個男人出現。2.2.那個男人是強盜。那個男人是強盜。3.3.此事件發生於昨晚九點過后。此事件發生於昨晚九點過后。4.4.打開櫥窗的男人是店

39、主。打開櫥窗的男人是店主。5.5.強盜抓取櫥窗內物品后迅速跑出店外。強盜抓取櫥窗內物品后迅速跑出店外。6.6.有人打開櫥窗。有人打開櫥窗。7.7.要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內的物品后迅速逃走。要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內的物品后迅速逃走。8.8.櫥窗內有金飾櫥窗內有金飾,且有許多貴重的寶石。且有許多貴重的寶石。9.9.強盜威協店主並進行搶劫。強盜威協店主並進行搶劫。10.10.這個故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個角色。這個故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個角色。高效会议组织問問 題題 答答 案案 1.1.客人未指明是男女客人未指明是男女 2.2.沒有明確的線索顯示是強盜。沒有明確的線索顯

40、示是強盜。3.3.未指明是白天九點還是晚上九點未指明是白天九點還是晚上九點 4.4.沒有明確提出店主的性別沒有明確提出店主的性別 5.5.沒有指明是強盜抓取櫥窗內的物品沒有指明是強盜抓取櫥窗內的物品 6.6.7.7.沒有指明是要求鑑賞貨品的人抓取櫥窗內的物品迅速逃走沒有指明是要求鑑賞貨品的人抓取櫥窗內的物品迅速逃走 8.8.只說有寶石只說有寶石,沒有指明是金飾沒有指明是金飾 9.9.均沒有在文中提到過均沒有在文中提到過 10.10.沒有明確的數字或說明顯示參與的人數沒有明確的數字或說明顯示參與的人數 高效会议组织如何达到会议目标如何达到会议目标开会模拟：开会模拟：月球逃生月球逃生背景情况：背景

41、情况：你们团队乘母舰到月球表你们团队乘母舰到月球表面，突与母舰失去联络，迷失面，突与母舰失去联络，迷失方向。身边有十五件用品，需方向。身边有十五件用品，需要根据有用程度进行排序，由要根据有用程度进行排序，由于大家体力有限，排名后六位于大家体力有限，排名后六位将不得不丢弃。请大家开会讨将不得不丢弃。请大家开会讨论，作出决策，尽快出发。论，作出决策，尽快出发。高效会议组织月球逃生临时会议月球逃生临时会议(演练演练)用品用品理由理由参考排序参考排序集体排序集体排序差值差值备注备注一盒火柴一盒火柴A压缩干粮压缩干粮B50英尺尼龙绳英尺尼龙绳C降落伞降落伞D便携式太阳能加热器便携式太阳能加热器E两把两把

42、0。45口径手枪口径手枪F一箱脱水牛奶一箱脱水牛奶G两瓶氧气两瓶氧气H月球地图月球地图I自动充气救生阀自动充气救生阀J指南指南 针针K5加仑水加仑水L信号灯信号灯M急救注射针头急救注射针头N太阳能调频收发机太阳能调频收发机O高效会议组织月球逃生月球逃生测验测验理由：理由：A：月球上没有使火燃烧的氧气，事实上毫无用处。：月球上没有使火燃烧的氧气，事实上毫无用处。B：提供能量需求的有效用品：提供能量需求的有效用品C：可用于攀爬悬崖或捆绑伤员：可用于攀爬悬崖或捆绑伤员D：防太阳辐射：防太阳辐射E：在有光一面时才有用：在有光一面时才有用F：自我推进的可能工具：自我推进的可能工具G：笨重且与压缩干粮重复

43、：笨重且与压缩干粮重复H：最急需的生存用品：最急需的生存用品I：基本导向工具：基本导向工具J：筏上的：筏上的CO2瓶可以用于推进瓶可以用于推进K：月球上的磁场没有极化，无法用于导向：月球上的磁场没有极化，无法用于导向L：可用于补充水分，但量大不便携带：可用于补充水分，但量大不便携带M：看到母船是打遇难信号：看到母船是打遇难信号N：用于注射，如无药物，毫无用途：用于注射，如无药物，毫无用途O：用于与母船联系，但调频需要直波发射，且收发范：用于与母船联系，但调频需要直波发射，且收发范围小围小高效会议组织月球逃生临时会议月球逃生临时会议(参考参考)用品用品理由理由参考排序参考排序集体排序集体排序差值

44、差值备注备注一盒火柴一盒火柴A15压缩干粮压缩干粮B150英尺尼龙绳英尺尼龙绳C8降落伞降落伞D7便携式太阳能加热器便携式太阳能加热器E10两把两把0。45口径手枪口径手枪F5一箱脱水牛奶一箱脱水牛奶G12两瓶氧气两瓶氧气H2月球地图月球地图I3自动充气救生阀自动充气救生阀J6指南指南 针针K145加仑水加仑水L11信号灯信号灯M4急救注射针头急救注射针头N13太阳能调频收发机太阳能调频收发机O9高效会议组织月球逃生临时会议结果月球逃生临时会议结果差值为你的排序与参考排序的差（不考虑正负）：差值为你的排序与参考排序的差（不考虑正负）：025：优秀：优秀2632：良好：良好3345：一般：一般4

45、655：中等：中等5670：差：差71112：很差：很差高效会议组织高效会议组织会议中的常见问题会议中的常见问题人身攻擊人身攻擊 離題離題爭議不下爭議不下 抱怨抱怨与会领导發言過多与会领导發言過多 短話長說短話長說会议時間不足会议時間不足 爭功諉過爭功諉過為反對而反對為反對而反對 獨占發言獨占發言消極的話消極的話迟到者迟到者 早退者早退者老调重弹者老调重弹者 否定论者否定论者摇头晃脑者摇头晃脑者 心不在鄢者心不在鄢者耳语者耳语者 穷嘴多舌者穷嘴多舌者人身攻击者人身攻击者 代言者代言者传播不确信息者传播不确信息者抢断别人说话者抢断别人说话者 争宠者争宠者 前言前言 会议管理会议管理 有效会议操作

46、有效会议操作 会议中的主要角色会议中的主要角色 会议中的常见问题会议中的常见问题 有效解决问题的技巧有效解决问题的技巧高效会议组织麻烦人物类型麻烦人物类型迟到者迟到者早退者早退者老调重弹者老调重弹者 否定论者否定论者心不在鄢者心不在鄢者耳语者耳语者 人身攻击者人身攻击者 代言者代言者传播不确信息者传播不确信息者会场忙碌者会场忙碌者抢断别人说话者抢断别人说话者 争宠者争宠者应付方法（接受、肯定其合理性、推迟、强制）应付方法（接受、肯定其合理性、推迟、强制）w解决迟到的方法；准时开始，绝不能等！不要把进解决迟到的方法；准时开始，绝不能等！不要把进程停下来给迟到者补课。决策会上有决策权力的领程停下来

47、给迟到者补课。决策会上有决策权力的领导除外。导除外。w从早退者那里学到东西。从早退者那里学到东西。w老调重谈者；在会议记录中明确记录。礼貌制止。老调重谈者；在会议记录中明确记录。礼貌制止。w否定论者：规定在别人发言时不要过早给予评论。否定论者：规定在别人发言时不要过早给予评论。并要求大家遵守。并要求大家遵守。w心不在鄢者：走近；让其发言；询问。心不在鄢者：走近；让其发言；询问。w耳语者：走近；让其发言；分开；会间谈。耳语者：走近；让其发言；分开；会间谈。w人身攻击者：记录下双放的观点。人身攻击者：记录下双放的观点。w代言者：制止、对比代言者：制止、对比w传播不确信息者：追问，让其确认，或让他人

48、确认传播不确信息者：追问，让其确认，或让他人确认w会场忙碌者：施加压力，暂停会议，会前、会间做会场忙碌者：施加压力，暂停会议，会前、会间做工作工作w抢断别人说话者：耐心太差，没有礼貌。制止；记抢断别人说话者：耐心太差，没有礼貌。制止；记录下他的意见录下他的意见w争宠者：寻求主持人或领导的夸奖，而不是关注问争宠者：寻求主持人或领导的夸奖，而不是关注问题。引导他与大家就问题沟通题。引导他与大家就问题沟通高效会议组织会议中的常见问题会议中的常见问题人身攻擊人身攻擊 離題離題爭議不下爭議不下 抱怨抱怨与会领导与会领导發言過發言過多多 短話長說短話長說会议会议時間不足時間不足 爭功諉過爭功諉過為反對而反

49、對為反對而反對 獨占發言獨占發言消極的話消極的話高效会议组织 人身攻擊 對策對策:F 對雙方進行安撫對雙方進行安撫F 重申議事規則重申議事規則F 重提主題進行討論重提主題進行討論会议中的常见问题会议中的常见问题高效会议组织離題離題對策對策:兜一圈切回主題兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最後再做討論。將離題的議題留置最後再做討論。請他做歸納或替他做歸納。請他做歸納或替他做歸納。事先請將規則講清楚事先請將規則講清楚發言限定時間發言限定時間会议中的常见问题会议中的常见问题高效会议组织爭議不下爭議不下對策對策:暫停會議休會暫停會議休會2020分鐘以上。分鐘以上。參與第

50、三者的意見參與第三者的意見 將雙方意見列表比較。將雙方意見列表比較。進行不記名投票。進行不記名投票。重整雙方意見提出新的方案。重整雙方意見提出新的方案。重申共同利益。重申共同利益。会议中的常见问题会议中的常见问题高效会议组织抱怨抱怨领导领导發言過發言過多多短話長說短話長說時間不足時間不足爭功諉過爭功諉過為反對而反對為反對而反對獨占發言獨占發言消極的話消極的話会议中的常见问题会议中的常见问题 抱怨抱怨：同情其不滿的情緒。歸納其不滿的原因。尋求同情其不滿的情緒。歸納其不滿的原因。尋求解決的方法。解決的方法。与会领导与会领导發言過發言過多：多：裝傻發問裝傻發問、重新提出問題重新提出問題、幽默幽默有技