办公自动化基础课件.ppt

1、 进入Word 工作窗口之后，首先要做的事情是文档的管理，它包括:创建文档、输入正文、保存文档、打开文档 这些操作可以通过“文件”菜单中的相应命令或者“常用”工具栏中对应的“新建”按钮、“保存”按钮、“打开”按钮实现。启动Word 2000,系统能自动创建一个名为“文档 1”的空文档，可以直接输入内容;选择“文件/新建”命令，单击“常用”工具栏上的“新建”按钮 用快捷键Ctrl +N+N。2、创建文档 输入的途径有多种，常用的是：键盘输入、语言输入、联机手写体输入、扫描仪输入。输入文字的状态有两种：插入和改写。在插入状态下（状态栏中“改写”两字呈淡灰色），输入的字符插在光标后的字符前；在改写状

2、态下（“改写”两字呈黑色），输入的字符将代替光标后的字符。双击“改写”两字或按Insert 键，可切换插入/改写状态3 3、输入正文、输入正文 光标定位 选择输入法 插入日期和时间 输入特殊符号 插入文件 3 3、输入正文、输入正文输入文字一般在插入状态下进行：“符号”对话框 插入特殊符号插入特殊符号:输入特殊符号可借助下图所示对话框输入：方法：方法：选择“文件/保存”命令、单击“常用”工具栏中的保存图标或用快捷键Ctrl+S,也可以选择“文件/另存为”命令 “另存为另存为”对话框对话框4 4、保存文档、保存文档v单击“常用”工具栏中的“打开”按钮 ；v选择“文件/打开”命令；v用快捷键Ctr

3、l+O 或 Ctrl+F12 选定文本的常用技巧q插入q删除：用BackSpace键或Delete键可逐个删除字符q移动或复制：选定文本块，单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮 或选择“编辑/剪切”命令，然后将光标定位至要插入文本的位置，单击“粘贴”按钮 或选择“编辑/粘贴”命令q撤销、恢复与重复q查找和替换q检查拼写与语法对字符进行格式化同样需要选定文本，否则只对光标处新输入的字符有效。选择“格式/字体”命令，打开“字体”对话框：v “字体”选项卡：用于设置字体、字号、字形、字符颜色、下划线、着重号和静态效果等；v “字符间距”选项卡：用于设置字符的横向缩放比例、字符间距、字符的位置等内容；v

4、 “文字效果”选项卡：用于设置字符的六种动态效果 “字体”对话框上标着重号斜体下划线位置提升5磅位置降低5磅 中文版式效果页面边框边框、15%底纹、右对齐分散对齐两端对齐、悬挂缩进2个字符、1.5倍行距左对齐、首行缩进2个字符、左缩进2个字符、右缩进7个字符、单倍行距居中对齐段前6磅段后6磅 制制 表表 位：位：默认状态下，水平标尺上每隔2个就有一个隐藏的左对齐制表位。输入内容时，每按一次Tab键，光标会跳到下一个制表位，每行结束按回车键。设置制表位的方法有：1、标尺设置 2、对话框设置标尺设置制表位 单击水平标尺最左端的“制表位”按钮，选定文本在制表位处的对齐方式。对齐方式包括：左对齐、居中

5、、右对齐、小数点对齐和竖线对齐。选定对齐方式之后单击标尺，在相应位置就出现了制表位标记，用鼠标水平拖动它即可以移动制表位，若垂直拖动它，可删除制表位。竖线对齐左对齐居中小数点对齐右对齐(1)页面设置：页面设置：设置纸张大小、页边距、页眉和页脚的位置、每页容纳的行数和每行容纳的字数等。“页面设置”对话框(2)页眉和页脚：页眉和页脚：定义：在文档排版打印时，通常在每页的顶部和底部加入一些说明性信息。(下图为“页眉和页脚”的操作）(3)脚注和尾注：脚注和尾注：二者都是一种注释方式，用于对文档解释、说明或提供参考资料脚注注释文本脚注注释文本 尾注注释文本尾注注释文本尾注引用标记尾注引用标记脚注引用标记

6、脚注引用标记“脚注和尾注”示例(4)特殊格式设置：特殊格式设置：分栏：分栏：分栏排版在编辑报纸、杂志时经常用到，它是将一页纸的版面分为几栏，使得页面更生动和更具可读性。（下图为“分栏”对话框）首字下沉：首字下沉：将选定段落的第一个字放大数倍，以引导阅读。（下图为“首字下沉”对话框）分栏和首字下沉效果下沉2行距正文0.3厘米三栏无分隔线文档竖排：通常情况下，文档都是从左至右水平横排的，但是有时需要特殊效果，如古诗文、古诗的排版需要文档竖排。“文字方向”对话框文档竖排效果“样式样式”对话框对话框“新建样式新建样式”对话框对话框自动创建目录自动创建目录n首先在文档中正确的应用标题、正文样式，将各级标

7、题用样式中的“标题”统一格式化n创建目录：将光标定位到要插入书籍目录的位置处，选择“插入/索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，选择目录选项卡自动创建目录效果 对于图片，可以利用“图片”工具栏进行图片操作，包括裁剪与缩放图片、改变图片对比度和亮度、设置图片格式、设置图片与文字的环绕方式、设置水印效果 对于利用图片形象，可以使用“绘图”工具栏、“艺术字”工具栏和“公式”工具栏中相应按钮进行图形操作。1、图片插入、编辑和格式化（1）插入剪贴画和其他图形文件：(2)插入截取的屏幕图像或界面图像 屏幕图像 界面图标 图片编辑和格式化2、图形对象的插入、编辑和格式化n绘制的图形 绘制简单图形 绘制

8、复杂图形 编辑和格式化 n文本框n艺术字n公式 通过选择通过选择“插入插入/对象对象”命令，在其打开命令，在其打开的对话框的的对话框的“新建新建”选项卡中选择选项卡中选择“Microsoft Microsoft 公式公式3.0”3.0”（下图为（下图为“公式公式”工具栏和公式输入栏）工具栏和公式输入栏）1 1、表格的建立：表格的建立：a)规则表格的建立：选择“表格/插入/表格”命令或单击“常用”工具栏中的 按钮b)不规则表格的建立：通过“表格和边框”工具栏中的 按钮直接绘制c)文字转换表格：选择“表格/转换/文字转换成表格”命令选定表格表格跨页操作设置右图为表格跨页操作设置对话框p 打印预览打印预览p 打印打印 设置打印份数 设置页面范围嵌套汇总“数据透视表和数据透视图向导版式”对话框“数据透视表字段”对话框