公文格式及公文处理课件.ppt

1、一、公文种类（一、公文种类（1515种）种）1PPT课件公文用纸及版面尺寸 A4纸型210mm297mm页面设置 上白边：371mm 下白边：351mm 左白边：281mm 右白边：261mm 版版 心心:156mm225mm排版规格 一般每页一般每页22行，每行行，每行28字字，正文用三号仿宋，正文用三号仿宋页面版心210mm297mm下白边：下白边：351mm上白边：上白边：371mm右白边：右白边：26261mm1mm左白边：左白边：28281mm1mm二、公文格式二、公文格式(公文版式公文版式)2PPT课件公文结构公文结构版版头头主主体体版版记记份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关

2、标志、发文字号、签发人、分隔线标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码3PPT课件包括份号、密级和保密期限、紧急程度发文机关标示、发文字号、签发人和分隔线七部分。（一）版头部分要求（一）版头部分要求4PPT课件份号，即公文印制份份号，即公文印制份数的顺序号。公文标注份数的顺序号。公文标注份号有利于对公文的管理和号有利于对公文的管理和利用。并不是所有公文都利用。并不是所有公文都需要编制份号，但涉密公需要编制份号，但涉密公文应标注份号。文应标注份号。份号的标法：份号的标法：一般用位号阿拉伯数一般用位号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上字，顶格编

3、排在版心左上角的第一行，位数不足角的第一行，位数不足位的前面用补足。位的前面用补足。份号份号 文件文件000001 5PPT课件密级和保密期限密级和保密期限按照保密法的规定，涉密公文应根据按照保密法的规定，涉密公文应根据涉密程度分别标注：涉密程度分别标注：绝密、机密及秘密。绝密、机密及秘密。密级标法方法：密级标法方法：用用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），如需要同时标明保密期限，（份号下方），如需要同时标明保密期限，密级和保密期限之间用实心密级和保密期限之间用实心“”隔开，密隔开，密级二字中间不空字。级二字中间不空字。没有保密期限的，密级二字中

4、间空没有保密期限的，密级二字中间空1个字。个字。保密期限中的数字用阿拉伯数字标识。保密期限中的数字用阿拉伯数字标识。文件文件000001机密1年6PPT课件紧急程度紧急程度紧急程度即对公文送达及办紧急程度即对公文送达及办理的时间要求。理的时间要求。紧急公文分别标明：特急、加急。紧急公文分别标明：特急、加急。一般公文都不标注紧急程度，一般公文都不标注紧急程度，急件都采用电报或发电的形式，分急件都采用电报或发电的形式，分特提、特急、加急和平急特提、特急、加急和平急四种。其四种。其中特提电报为最高级别要求随到随中特提电报为最高级别要求随到随办。特急、加急和平急的紧急程度办。特急、加急和平急的紧急程度

5、依次降低。依次降低。用用3号黑体，标注于公文首页左号黑体，标注于公文首页左上角第三行（密级下方）。上角第三行（密级下方）。文件文件000001机密1年特急7PPT课件发文机关标志发文机关标志 文件文件 即我们常说的即我们常说的“红头红头”。除在报。除在报刊上公开发表的公文不适用发文机关刊上公开发表的公文不适用发文机关标志外，其他公文都应适用发文机关标志外，其他公文都应适用发文机关标志，以示公文的庄重性和权威性。标志，以示公文的庄重性和权威性。发文机关的标法：发文机关的标法：可由发文机关全称或规范化可由发文机关全称或规范化简称加上简称加上“文件文件”组成；也可以用发组成；也可以用发文机关全称或者

6、规范化简称。文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布在公发文机关标志居中排布在公文首页上部；上边缘至版心上边缘为文首页上部；上边缘至版心上边缘为35mm35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。红色。联合行文时，应将主办机关联合行文时，应将主办机关名称排在前。名称排在前。000001机密1年特急8PPT课件发文字号发文字号 (1)(1)即机关制发公文的编号。由机关代即机关制发公文的编号。由机关代字、发文年度和发文顺序号组成，缺一不字、发文年度和发文顺序号组成，缺一不可。可。如如:“:“信职发信职发201420141 1号号”（2 2）发文字号一般用号仿宋体，简

7、）发文字号一般用号仿宋体，简称要准确没有歧义，年份应标全称，如称要准确没有歧义，年份应标全称，如“2014”2014”不能用简称不能用简称“14”14”；用中文用中文“”括起来，括起来，不能用西方的方括号不能用西方的方括号“”或或“【】【】”；顺序号前不能加；顺序号前不能加“第第”。（3 3）上行文发文字号居左空一字编排，）上行文发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。与最后一个签发人姓名处在同一行。（4 4）联合行文只标注主办机关的发文）联合行文只标注主办机关的发文字号。字号。发文机关标识下发文机关标识下边缘发文字号的边缘发文字号的距离是：距离是：2 2行字行字。9PPT课件

8、签发人签发人 即签发文件的负责人。只即签发文件的负责人。只有上行文标注签发人。有上行文标注签发人。“签发人签发人”用用3号仿宋号仿宋，签发人姓名使用签发人姓名使用3号楷体标注。号楷体标注。签注签发人的文件，发文字签注签发人的文件，发文字号居左空个字，签发人及签号居左空个字，签发人及签发人姓名居右侧，右侧后空发人姓名居右侧，右侧后空个字。个字。10PPT课件 联合行文的单位均应标签联合行文的单位均应标签发人，签发人姓名按发文机关发人，签发人姓名按发文机关的排序从左至右、自上而下依的排序从左至右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排两个次均匀顺排，一般每行排两个姓名，主办机关的签发人姓名姓名，主办机关

9、的签发人姓名排第一行，其他单位签发人按排第一行，其他单位签发人按版头往下排。版头往下排。回行时与上一行第一个签发回行时与上一行第一个签发人姓名对其，最后一个签发人人姓名对其，最后一个签发人姓名应与发文机关字号处在同姓名应与发文机关字号处在同一行一行11PPT课件7分隔线分隔线发文字号之下发文字号之下4mm4mm是与版心等宽的红是与版心等宽的红色分隔线色分隔线12PPT课件包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件九个部分（二）主体部分要求（二）主体部分要求13PPT课件标标 题题14PPT课件15PPT课件16PPT课件17PPT课件18PPT课件19PPT课

10、件20PPT课件21PPT课件主送机关主送机关n（）主要受理公文的机关。（）主要受理公文的机关。n（）主送机关名称应用全称或规范（）主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称。化简称或同类型机关统称。n（）主送机关位于标题下方，正文（）主送机关位于标题下方，正文上方，顶格排印。上方，顶格排印。n（）有多个主送机关的，各机关名（）有多个主送机关的，各机关名称之间用称之间用顿号顿号隔开，最后一个主送机隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。关名称后标全角冒号。n（）请示性公文（）请示性公文只能送一个主送机只能送一个主送机关。关。受双重领导的机关，也只能主送受双重领导的机关，也只能主送一个上级

11、机关，必要时抄送另一个上一个上级机关，必要时抄送另一个上级机关。级机关。22PPT课件正正 文文（）正文一般用（）正文一般用3 3号仿宋，号仿宋，如果转发文件前面的引言，则用如果转发文件前面的引言，则用楷体。楷体。（）（）正文的每个段落首行前面空个字，段尾避免单字成正文的每个段落首行前面空个字，段尾避免单字成行、单行成页。回行顶格，数字，年份不回行。行、单行成页。回行顶格，数字，年份不回行。（）每个段落之间一般不空行，但特殊情况的文件，为了（）每个段落之间一般不空行，但特殊情况的文件，为了突出层次，可在段落之间加入一个空行。突出层次，可在段落之间加入一个空行。主送机关和正文之间主送机关和正文之

12、间不能空行。不能空行。23PPT课件正文中的层次序数：正文中的层次序数：第一层第一层：“一、一、”（小标宋或黑体）（小标宋或黑体）（作为小标题时句尾无标点）；（作为小标题时句尾无标点）；第二层第二层：“（一）（一）”（楷体）（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层第三层：“1.”1.”（仿宋）（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层第四层 “（1 1）”（仿宋）（仿宋）（必须有标点）。（必须有标点）。正文中的数字有个特例，每另起一段的正文中的数字有个特例，每另起一段的数字后面的标点，应为数字后面的标点，应为圆点

13、圆点，而不能用，而不能用顿号。但文中的数字后面则用顿号。但文中的数字后面则用顿号顿号。24PPT课件附件说明附件说明（）附件说明分别与正文和发文（）附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用机关署名之间空一行，字体字号用3 3号仿宋体号仿宋体。（）（）“附件：附件：”前空前空2 2个字，后个字，后接排附件名称，接排附件名称，名称后不加标点符名称后不加标点符号，号，附件序号用阿拉伯数字，每行附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如位置对齐，如“附件：附件：1.1.”。（）（）。附件：1.2.2014年月日 25PPT课件发文机关署名发文机关署名（1 1）应用全称或规范化简称，应用全称或

14、规范化简称，应与发文机关标志、标题中发文应与发文机关标志、标题中发文机关名称相一致。机关名称相一致。（）字体字号用（）字体字号用3 3号仿宋体号仿宋体，位于正文的右下方（与正文或附位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），件说明空一行），居右排，后空居右排，后空2 2个字。个字。（）两个以上机关联合发文，（）两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。开，长度相同。附件：1.2.恩施州食品药品监督管理局 2013年月日 26PPT课件成文日期成文日期 。附件：1.2.恩施州食品药品监督管理局 2013年月日 一般署会议通过日期或领导同志签发日期

15、。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿宋_GB2312，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。27PPT课件印印 章章除会议纪要和印有版除会议纪要和印有版头的向下普发的公文头的向下普发的公文外，外，公文应加盖发文公文应加盖发文机关印章。机关印章。用印页（发文机关署用印页（发文机关署名页）至少应有二行名页）至少应有二行正文，不能标注正文，不能标注“此此页无正文页无正文”字样。字样。28PPT课件29PPT课件附附 注注30PPT课件附件附件附件应另页编排

16、，不管前一面留有多少空白，都需要另起一面。附件排在版记之前，与正文一起装订。附件正文左上角第一行顶格用3号黑体字标识“附件”，有几个附件时还应标注顺序号。如“附件1”、“附件2”等，其后不加冒号。附件标题应与“附件”两字空开一行。31PPT课件包括抄送机关、印发机关、印发日期三部分（三）版记部分要求（三）版记部分要求32PPT课件版记版记33PPT课件抄送机关抄送机关 （1 1）除主送机关外，需要执行或知晓公文内容的其他机关，应）除主送机关外，需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称或规范化简称。当使用机关全称或规范化简称。一律使用一律使用“抄送抄送”，不使用不使用“抄报抄报”或或“

17、报送报送”。（）抄送机关一般用（）抄送机关一般用4 4号仿宋体字号仿宋体字，在印发机关和印发日期之，在印发机关和印发日期之上一行、上一行、左右各空字编排。左右各空字编排。“抄送抄送”二字后标全角冒号和抄送机关，二字后标全角冒号和抄送机关，回行时与冒号后面的首字对齐。回行时与冒号后面的首字对齐。（）（）同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。34PPT课件印刷机关及印刷日期印刷机关及印刷日期印发机关及印发日期编排方法：印发机关及印发日期编排方法：一般用一

18、般用4 4号仿宋体号仿宋体，标注于末条分隔线上，印刷机关左空，标注于末条分隔线上，印刷机关左空1 1个字，个字，印刷日期右空印刷日期右空1 1个字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，后面加个字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，后面加“印发印发”二字。二字。35PPT课件页码编排要求页码编排要求1.1.一般用一般用4 4号半角号半角白体阿拉伯数字白体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm7mm。2.2.单页码居右空一字，双页码居左空一字。单页码居右空一字，双页码居左空一字。3.3.

19、公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。36PPT课件37PPT课件机密1年特急0000001毕节市 局文件2011015号错误：1.份号、密级、紧急程度标示不规范2.发文字号编虚号3.上行文没人签发人4.标题与红色反线距离太近5.正文抬头与标题距离太近 毕节市局关于开展服务发展 争当先锋活动的报告市人民政府：根据38PPT课件。附件：1.。局 2012年7月17日 (附件径送市人民政府办公室)错误：1.附件与正文中间没有空1 行2.附件回行对齐方式不对3.附件名称后不应打句号4.只有一个附件不用打序号5.附注与成文日期间空1行,居左空2格6.机关名称没有以成文日期为参照居中编排39PPT课件谢谢大家！40PPT课件