连锁企业采购管理课件.ppt

1、连锁企业采购管理连锁企业采购管理主讲老师主讲老师郑光财郑光财皇甫梅风皇甫梅风本书全部内容 第一章第一章 连锁企业采购概述连锁企业采购概述 第二章第二章 商品采购流程商品采购流程 第三章第三章 商品采购计划商品采购计划 第四章第四章 供应商管理供应商管理 第五章第五章 采购谈判及采购合同签订采购谈判及采购合同签订 第六章第六章 招标采购招标采购 第七章第七章 商品采购的监督和控制商品采购的监督和控制 第八章第八章 采购联盟采购联盟 第一章 连锁企业采购概述第一节第一节 连锁企业采购概述连锁企业采购概述第二节第二节 商品采购制度商品采购制度第三节第三节 采购组织的设置采购组织的设置第一节 连锁企业

2、采购概述 连锁企业是现代企业的一种新型的组织经营方式，其外在形式表现为总部领连锁企业是现代企业的一种新型的组织经营方式，其外在形式表现为总部领导下的若干门店或分支机构组成联体式的经营活动，其内在本质是实现流通导下的若干门店或分支机构组成联体式的经营活动，其内在本质是实现流通活动的统一化、标准化、专业化和简明化，从而达到规模效益目的。活动的统一化、标准化、专业化和简明化，从而达到规模效益目的。一、连锁企业采购的概念和特征一、连锁企业采购的概念和特征 1 1、采购的概念采购的概念 所谓采购是指在一定的时间、地点条件下，通所谓采购是指在一定的时间、地点条件下，通过商品交易手段，实现从多个备选对象中选

3、择购过商品交易手段，实现从多个备选对象中选择购买能够满足自身需求的物品的企业活动过程。买能够满足自身需求的物品的企业活动过程。所谓所谓“备选对象备选对象”，既可以是市场、厂家、商，既可以是市场、厂家、商店，也可以是物品。前者是对区域、组织等的选店，也可以是物品。前者是对区域、组织等的选择，后者是对具体物资，如原料、工具、设备等择，后者是对具体物资，如原料、工具、设备等的选择。的选择。采购具有如下特点：采购具有如下特点：采购是一种交易行为；采购是一种交易行为；采购的实现必须具备一定的条件；采购的实现必须具备一定的条件；采购的过程是一个选择的过程；采购的过程是一个选择的过程；采购是从资源市场获取资

4、源的过程；采购的目的是满足自身的需求；采购是从资源市场获取资源的过程；采购的目的是满足自身的需求；采购过程是商流、物流、信息流的有机统一。采购过程是商流、物流、信息流的有机统一。2 2、连锁企业采购的概念与特征、连锁企业采购的概念与特征 所谓连锁企业采购，是指连锁企业根据连锁经营需求提出采购计划、审核所谓连锁企业采购，是指连锁企业根据连锁经营需求提出采购计划、审核计划，有目的地选择供应商，并经严格的商务谈判，确定商品价格、交货方计划，有目的地选择供应商，并经严格的商务谈判，确定商品价格、交货方式及相关条件，最终签订合同并按合同要求收货付款的过程。式及相关条件，最终签订合同并按合同要求收货付款的

5、过程。连锁企业采购的主要特征如下：连锁企业采购的主要特征如下：（1 1）实行统一采购制度）实行统一采购制度（2 2）购销业务统分结合）购销业务统分结合（3 3）采购计划性强）采购计划性强（4 4）采购批量大）采购批量大二、二、连锁企业采购的分类连锁企业采购的分类1.1.按采购地区分类按采购地区分类(1)(1)国内采购国内采购(2)(2)国外采购国外采购2.2.按采购进行的方式进行分类按采购进行的方式进行分类(1)(1)直接采购直接采购(2)(2)间接采购间接采购(3)(3)联合采购联合采购(4)(4)委托采购委托采购3.3.按采购价格方式分类按采购价格方式分类(1)(1)招标采购招标采购(2)

6、(2)询价采购询价采购(3)(3)比价采购比价采购(4)(4)议价采购议价采购4.4.按采购主体分类按采购主体分类(1)(1)个人采购个人采购(2)(2)组织采购组织采购5.5.按采购方法分类按采购方法分类(1)(1)传统采购传统采购(2)(2)科学采购科学采购订货点采购订货点采购 JITJIT采购采购 供应链采购供应链采购 电子商务采购电子商务采购 6.6.连锁企业常见的采购类型连锁企业常见的采购类型（1 1）代销采购）代销采购（2 2）买断采购）买断采购（3 3）订单采购）订单采购（4 4）招标采购）招标采购 三、连锁企业采购的功能和目标三、连锁企业采购的功能和目标 1.1.连锁企业采购的

7、功能连锁企业采购的功能(1)(1)连锁企业采购，是从资源市场获取资源的过程连锁企业采购，是从资源市场获取资源的过程(2)(2)连锁企业采购，是商流、物流、信息流的统一连锁企业采购，是商流、物流、信息流的统一体体(3)(3)连锁企业采购连锁企业采购,是连锁经营规模扩张的内在动力是连锁经营规模扩张的内在动力(4)(4)连锁企业采购，是企业的基本利润源连锁企业采购，是企业的基本利润源2.2.连锁企业采购的目标连锁企业采购的目标(1)(1)适时适量适时适量(2)(2)保证质量保证质量(3)(3)降低费用降低费用第二节第二节 商品采购制度商品采购制度 所谓采购制度，是指企业采购中使用的采购方式及采购行为

8、准则。在采购所谓采购制度，是指企业采购中使用的采购方式及采购行为准则。在采购工作实践中，采购制度主要有三种，分别为集中采购制度、分散采购制度和工作实践中，采购制度主要有三种，分别为集中采购制度、分散采购制度和混合采购制度。连锁企业通常采用集中采购制度。混合采购制度。连锁企业通常采用集中采购制度。一、集中采购制度一、集中采购制度 所谓集中采购，是指由企业采购部门全权负责企业采购工作。在连锁企业所谓集中采购，是指由企业采购部门全权负责企业采购工作。在连锁企业中的集中化采购，是指将各连锁企业所要需的经营物资统一由一个部门负责，中的集中化采购，是指将各连锁企业所要需的经营物资统一由一个部门负责，其他部

9、门均无采购职权。其他部门均无采购职权。1 1、集中采购的优势如下：、集中采购的优势如下：（1 1）有利于商品的标准化。）有利于商品的标准化。（2 2）减少了管理上的重复设置。）减少了管理上的重复设置。（3 3）由于连锁经营的需求量大，可以获得谈判优）由于连锁经营的需求量大，可以获得谈判优势。势。（4 4）在物资短缺的时候，连锁企业之间不会为了）在物资短缺的时候，连锁企业之间不会为了得到物资而相互竞争从而引起价格的上涨。得到物资而相互竞争从而引起价格的上涨。（5 5）利于对采购活动进行更有效的控制。）利于对采购活动进行更有效的控制。（6 6）有利于连锁企业采购决策的专业化分工和）有利于连锁企业采

10、购决策的专业化分工和专业技能发展，同时也更有益于时间的利用专业技能发展，同时也更有益于时间的利用。2 2、适用的企业、适用的企业（1 1）企业产销规模大，采购量值大。）企业产销规模大，采购量值大。（2 2）企业各部门及工厂集中于一个地理区域，采购工作并无因地制宜的必要。）企业各部门及工厂集中于一个地理区域，采购工作并无因地制宜的必要。（3 3）企业虽有数个生产机构，但是产品种类大同小异，集中采购可以达到）企业虽有数个生产机构，但是产品种类大同小异，集中采购可以达到“以量制价以量制价”的效果。的效果。（4 4）连锁企业）连锁企业二、分散采购制度二、分散采购制度 所谓分散采购，是指按照需要由各单位

11、自行设立采购部门负责采购工作，所谓分散采购，是指按照需要由各单位自行设立采购部门负责采购工作，以满足生产经营需要。这种采购制度适合于大型生产企业或大型流通企业。以满足生产经营需要。这种采购制度适合于大型生产企业或大型流通企业。1 1、分散化采购的优点主要有：、分散化采购的优点主要有：（1 1）对利润中心直接负责）对利润中心直接负责（2 2）对于内部用户有更强的顾客导向）对于内部用户有更强的顾客导向（3 3）较少的官僚采购程序）较少的官僚采购程序（4 4）更少需要内部协调）更少需要内部协调（5 5）与供应商直接沟通）与供应商直接沟通2 2、分散采购的不利因素、分散采购的不利因素（1 1）权责不清

12、）权责不清（2 2）目标冲突）目标冲突（3 3）浪费资源）浪费资源 三、三、混合制采购制度混合制采购制度 混合采购，是指将集中化采购和分散化采购混合采购，是指将集中化采购和分散化采购组合成一种新型的采购制度。依据采购的数量、组合成一种新型的采购制度。依据采购的数量、品质要求、供货时间、价值大小等因素来确定集品质要求、供货时间、价值大小等因素来确定集中采购部分与分散采购部分。一般而言，需求量中采购部分与分散采购部分。一般而言，需求量大且价值高、需要进口的货物由总公司集中采购；大且价值高、需要进口的货物由总公司集中采购；需要量小、价值低、临时性采购的物资，由分公需要量小、价值低、临时性采购的物资，

13、由分公司采购。连锁企业一般以集中化采购为主，在某司采购。连锁企业一般以集中化采购为主，在某些特定商品上，如鲜活商品等也采取分散性采购。些特定商品上，如鲜活商品等也采取分散性采购。第三节第三节 采购组织的设置采购组织的设置一、采购组织的基本类型一、采购组织的基本类型 采购组织的基本类型有集中型采购组织、分散型采购组织和混合型采购组采购组织的基本类型有集中型采购组织、分散型采购组织和混合型采购组织。连锁企业一般采用集中型采购组织形式。织。连锁企业一般采用集中型采购组织形式。1.1.集中型采购组织集中型采购组织 该组织结构，一般在连锁公司总部层面上可以该组织结构，一般在连锁公司总部层面上可以找到中心

14、采购部门。在那里，公司的采购专家在找到中心采购部门。在那里，公司的采购专家在战略和战术层次上进行运作产品规格的决策被集战略和战术层次上进行运作产品规格的决策被集中制定，在制定过程中通常与中心工程技术或研中制定，在制定过程中通常与中心工程技术或研发机构紧密合作。这种集中决策模式，既体现在发机构紧密合作。这种集中决策模式，既体现在供应商选择决策上，也体现在与供应商之间的商供应商选择决策上，也体现在与供应商之间的商贸洽谈上。贸洽谈上。集中型采购组织形式主要有三种形式：（1）总部职能部门采购（2）采购委员会（3）联合采购2.2.分散型采购组织分散型采购组织 分散型采购组织就是每个经营单位的负责人对自身

15、的财务后果负责。因此，分散型采购组织就是每个经营单位的负责人对自身的财务后果负责。因此，这个经营单位的管理要对其所有的采购活动负完全责任。这个经营单位的管理要对其所有的采购活动负完全责任。3.3.混合型采购组织混合型采购组织 一般而言，实施混合型采购组织的企业，在公司一级一般而言，实施混合型采购组织的企业，在公司一级的层次上存在着公司采购部门，然而独立的经营单位有采的层次上存在着公司采购部门，然而独立的经营单位有采购活动。购活动。一是配送系统尚不完整，全部商品由总部采购还不经济，一是配送系统尚不完整，全部商品由总部采购还不经济，这时部分商品需要门店自行采购；这时部分商品需要门店自行采购；二是当

16、地的一些尚未进入工业化生产的土特产品，可由门二是当地的一些尚未进入工业化生产的土特产品，可由门店根据经营需要自行采购；店根据经营需要自行采购；三是一些鲜活商品和易腐烂的瓜、果、蔬菜等食品由门店三是一些鲜活商品和易腐烂的瓜、果、蔬菜等食品由门店根据自身的经营条件自行采购；根据自身的经营条件自行采购；四是一些加盟店、特许店，在征得总部同意后也会根据自四是一些加盟店、特许店，在征得总部同意后也会根据自己原有的经营特点，对某些商品进行自行采购。己原有的经营特点，对某些商品进行自行采购。二、二、连锁企业采购组织的设计连锁企业采购组织的设计 1.1.连锁企业采购组织设计的原则连锁企业采购组织设计的原则（1

17、 1）采购组织与连锁经营的性质、产品、规模相）采购组织与连锁经营的性质、产品、规模相适应。适应。（2 2）采购工作必须与连锁企业的整体目标，采购）采购工作必须与连锁企业的整体目标，采购方针、采购目标、采购部门的职权范围相适应。方针、采购目标、采购部门的职权范围相适应。（3 3）采购组织与连锁企业的管理水平相适应。）采购组织与连锁企业的管理水平相适应。（4 4）采购权力与采购责任相适应。）采购权力与采购责任相适应。2.连锁企业采购组织设计的方法（1 1）按采购地区设计）按采购地区设计（2 2）按物品类别设计）按物品类别设计（3 3）按采购物料价值设计）按采购物料价值设计（4 4）按采购物料的重要

18、性设计）按采购物料的重要性设计（5 5）按采购功能设计）按采购功能设计（6 6）混合式设计）混合式设计 三、三、连锁企业采购权责的划分连锁企业采购权责的划分 1.1.连锁企业采购部门的权限职责连锁企业采购部门的权限职责（1 1）审查请购单的内容，包括是否有采购的必要）审查请购单的内容，包括是否有采购的必要以及请购单的规格与数量等是否恰当。以及请购单的规格与数量等是否恰当。（2 2）与技术、质检等部门人员共同参与合格供应）与技术、质检等部门人员共同参与合格供应商的甄选。商的甄选。（3 3）执行采购功能，包括询价、比价、议价及订）执行采购功能，包括询价、比价、议价及订购。购。（4 4）交货的稽催与

19、协调。）交货的稽催与协调。（5 5）物品的退货与索赔。）物品的退货与索赔。（6 6）物资来源的开发与价格调查。）物资来源的开发与价格调查。（7 7）采购计划与预算的编制。）采购计划与预算的编制。（8 8）国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处）国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理。理。（9 9）供应商的管理。）供应商的管理。（1010）采购制度、流程、表单等的设计与改善。）采购制度、流程、表单等的设计与改善。2.2.连锁企业采购人员的权限职责连锁企业采购人员的权限职责(1)(1)采购总监采购总监采购部门的最高首脑，负责企业采购战略的制定、外包

20、或自制的决策等。采购部门的最高首脑，负责企业采购战略的制定、外包或自制的决策等。(2)(2)采购经理采购经理 拟订采购部门的工作方针与目标；拟订采购部门的工作方针与目标；负责主要经营资源的采购；负责主要经营资源的采购；编制年度采购计划与预算；编制年度采购计划与预算；签订审核订购单与合约；签订审核订购单与合约；采购制度的建立与改善；采购制度的建立与改善；撰写部门周报与月报；撰写部门周报与月报；主持采购人员的教育训练；主持采购人员的教育训练；建立与供应商良好的伙伴关系；建立与供应商良好的伙伴关系；主持或参与采购相关的业务会议，并作好部门间的协调主持或参与采购相关的业务会议，并作好部门间的协调工作。

21、工作。(3)(3)连锁企业采购主管连锁企业采购主管 分派采购人员及助理的日常工作；分派采购人员及助理的日常工作；负责次要经营资源的采购；负责次要经营资源的采购；协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；等；采购进度的跟踪；采购进度的跟踪；保险、公证、索赔的督导；保险、公证、索赔的督导；审核一般物料采购案；审核一般物料采购案；市场调查；市场调查；供应商的考核。供应商的考核。(4)(4)连锁企业采购员连锁企业采购员 经办一般性物品的采购；经办一般性物品的采购；查访厂商；查访厂商；与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；与供应商谈判价格、付款

22、方式、交货日期等；要求供应商执行价值工程工作；要求供应商执行价值工程工作；确认交货日期；确认交货日期；一般索赔案件的处理；一般索赔案件的处理；处理退货；处理退货；收集价格情报及替代品资料。收集价格情报及替代品资料。(4)(4)连锁企业采购员连锁企业采购员 经办一般性物品的采购；经办一般性物品的采购；查访厂商；查访厂商；与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；要求供应商执行价值工程工作；要求供应商执行价值工程工作；确认交货日期；确认交货日期；一般索赔案件的处理；一般索赔案件的处理；处理退货；处理退货；收集价格情报及替代品资料。收集价格情报及替代品资料。(5

23、)(5)连锁企业采购秘书连锁企业采购秘书 清购单、验收单的登记；清购单、验收单的登记；交货记录及稽催；交货记录及稽催；访客的安排与接待；访客的安排与接待；采购费用的申请与报支；采购费用的申请与报支；进出口文件及手续的申请；进出口文件及手续的申请；电脑作业与档案管理；电脑作业与档案管理；承办保险、公证事宜。承办保险、公证事宜。第二章 商品采购流程第一节 连锁企业采购的基本流程第二节 连锁企业采购的作业流程第三节 开业前后的采购作业第四节 连锁企业采购流程的再造第一节 连锁企业采购的基本流程 连锁企业采购的作业流程会因采购组织、采购模式、商品的来源、采购方法及采购时间等的不同而有所区别，但其基本的

24、采购流程却是大同小异。连锁企业采购的基本流程一般包括以下几个步骤：连锁企业采购的基本流程一般包括以下几个步骤：建立采购组织和确定采购模式建立采购组织和确定采购模式 收集顾客需求信息收集顾客需求信息 制定商品采购计划制定商品采购计划 确定货源确定货源 评估商品评估商品 采购谈判采购谈判 决定购买决定购买一、建立采购组织和确定采购模式一、建立采购组织和确定采购模式 连锁企业采购的第一步必须是建立一个采购组织，这个组织可以是正式的、连锁企业采购的第一步必须是建立一个采购组织，这个组织可以是正式的、临时的；可以是集中化的或分散化的；可以是通用采购组织或专门的采购组临时的；可以是集中化的或分散化的；可以

25、是通用采购组织或专门的采购组织织 二、收集顾客需求信息二、收集顾客需求信息 连锁企业在进行正式采购前，必须收集和分析连锁企业在进行正式采购前，必须收集和分析顾客的需求信息。连锁企业有以下几方面的信息顾客的需求信息。连锁企业有以下几方面的信息来源。来源。首先来自消费者。首先来自消费者。其次采购人员通过访问供应商、与销售人员谈其次采购人员通过访问供应商、与销售人员谈话及观察消费者行为，可以了解到许多信息。话及观察消费者行为，可以了解到许多信息。再者是竞争者提供的信息。再者是竞争者提供的信息。最后还可以从政府、新闻单位等途径获得所需最后还可以从政府、新闻单位等途径获得所需的信息。的信息。三、制定商品

26、采购计划三、制定商品采购计划 连锁企业的采购计划应在广泛收集信息的基础上制定，连锁企业商品采购连锁企业的采购计划应在广泛收集信息的基础上制定，连锁企业商品采购计划包括四方面内容：采购商品类别，采购商品数量，采购时间以及将采购计划包括四方面内容：采购商品类别，采购商品数量，采购时间以及将采购的资金问题。的资金问题。四、确定货源四、确定货源 连锁企业采购货源主要来自三个方面，公司自有、外部固定供应商、外部连锁企业采购货源主要来自三个方面，公司自有、外部固定供应商、外部新供应商等。新供应商等。1 1、公司自行生产。、公司自行生产。2 2、原有固定的供应商。、原有固定的供应商。3 3、外部新供应商。、

27、外部新供应商。五、评估商品五、评估商品 连锁商品采购在确定货源以后，不论商品是自有品牌还是购自供应商，都连锁商品采购在确定货源以后，不论商品是自有品牌还是购自供应商，都必须对商品进行必要的检查和评价。必须对商品进行必要的检查和评价。连锁企业可以采用三种可能的评估方式：检查、抽查和描述。具体选择哪连锁企业可以采用三种可能的评估方式：检查、抽查和描述。具体选择哪种方法取决于商品的成本、特征和购买的规律。种方法取决于商品的成本、特征和购买的规律。六、采购谈判六、采购谈判 当货源已经选定、对商品评估也已完成时，连锁企业需要就采购事项与供当货源已经选定、对商品评估也已完成时，连锁企业需要就采购事项与供应

28、商进行谈判。这往往是指在购买商品发生或采购对象发生变化，才需要一应商进行谈判。这往往是指在购买商品发生或采购对象发生变化，才需要一次采购谈判。谈判内容包括商品质量、购买数量、价格和付款安排、折扣、次采购谈判。谈判内容包括商品质量、购买数量、价格和付款安排、折扣、送货方式及所有权转移时间等。送货方式及所有权转移时间等。七、决定购买七、决定购买 对许多大中型连锁企业来说，购买决策是自动完成的。这些企业使用计算对许多大中型连锁企业来说，购买决策是自动完成的。这些企业使用计算机完成订单处理每一次购买都被输人计算机数据库。小型连锁企业则通常是机完成订单处理每一次购买都被输人计算机数据库。小型连锁企业则通

29、常是人工完成购买决策，人工填写和处理订单，每一次购买都以同样的方式记入人工完成购买决策，人工填写和处理订单，每一次购买都以同样的方式记入商店的存货手册。商店的存货手册。八、再订购商品八、再订购商品 对于那些大量日常商品，连锁企业需要连续购买，再订购的计划是必需的。对于那些大量日常商品，连锁企业需要连续购买，再订购的计划是必需的。制定计划时必须考虑订货和送货时间、存货流转率、财务支出、存货订货制定计划时必须考虑订货和送货时间、存货流转率、财务支出、存货订货成本。成本。第二节 连锁企业采购的作业流程 连锁企业采购作业流程是采购活动的全部操作过程，是采购人员从事采购连锁企业采购作业流程是采购活动的全

30、部操作过程，是采购人员从事采购活动的执行标准和业务规范。活动的执行标准和业务规范。连锁企业采购作业流程会因采购的方式及采购的对象等不同而在作业环节连锁企业采购作业流程会因采购的方式及采购的对象等不同而在作业环节上有所差异，但一个完整的采购过程，一般包括以下几个基本环节上有所差异，但一个完整的采购过程，一般包括以下几个基本环节.需求商品的说明选择供应商采购合同谈判签订采购合同和订单安排商品跟催商品验收和发票的核对验收不符与退货处理结案记录与档案维护 确认采购需求 一、确认采购需求一、确认采购需求 连锁企业采购作业流程的初始阶段是确定采购连锁企业采购作业流程的初始阶段是确定采购需求。确定采购哪些商

31、品、采购多少、何时采购、需求。确定采购哪些商品、采购多少、何时采购、由谁决定采购等。由谁决定采购等。任何采购都产生于企业中某个部门的确切的需求。任何采购都产生于企业中某个部门的确切的需求。连锁企业各部门应该清楚地了解本门店对商品的连锁企业各部门应该清楚地了解本门店对商品的需求：需要什么、需要多少、何时需要。采购部需求：需要什么、需要多少、何时需要。采购部门根据各门店商品的需要加以汇总。从而进行采门根据各门店商品的需要加以汇总。从而进行采购购二、需求商品的说明二、需求商品的说明 在确认需求之后，需对需求商品的细节需加以描述，包括商品品质、包装、在确认需求之后，需对需求商品的细节需加以描述，包括商

32、品品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均加以准确说明和描述，以便使商品来源选售后服务、运输及检验方式等，均加以准确说明和描述，以便使商品来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。择及价格谈判等作业能顺利进行。三、选择供应商三、选择供应商 明确了采购需求之后连锁企业就可以开始市场考察，以选择供应商。首先明确了采购需求之后连锁企业就可以开始市场考察，以选择供应商。首先在原有供应商中选择业绩良好的厂商，通知其报价，或者采用各种方式选择在原有供应商中选择业绩良好的厂商，通知其报价，或者采用各种方式选择新的供应商。供应商的选择是连锁企业采购活动中重要的一环，它涉及企业新的供应商。供应商的选择是连锁企业采购

33、活动中重要的一环，它涉及企业是否能购买到企业所需的产品或服务。是否能购买到企业所需的产品或服务。四、采购合同谈判四、采购合同谈判 选定供应商之后，连锁企业要确定采购价格、采购条件、供货条件等，以选定供应商之后，连锁企业要确定采购价格、采购条件、供货条件等，以便与供应商进行谈判。连锁企业可以通过招投标方法来确定价格条件，许多便与供应商进行谈判。连锁企业可以通过招投标方法来确定价格条件，许多采购活动不是通过招标进行的，那么则可以和供应商进行谈判来确定。采购活动不是通过招标进行的，那么则可以和供应商进行谈判来确定。五、签订采购合同和订单安排五、签订采购合同和订单安排 采购合同的条款和条件达成一致后，

34、连锁企业就可以与供应商办理订货签采购合同的条款和条件达成一致后，连锁企业就可以与供应商办理订货签约手续。订货签约手续包括订单和合约两种方式：订单和合约均属于具有法约手续。订货签约手续包括订单和合约两种方式：订单和合约均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务，必须在订单或合约中律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务，必须在订单或合约中予以说明。予以说明。六、商品跟催六、商品跟催 连锁企业把采购订单发给供应商之后，应对订单进行跟踪和催货。当订单连锁企业把采购订单发给供应商之后，应对订单进行跟踪和催货。当订单发出的时候，同时会确定相应的跟踪接触日期。跟踪是对订单所作的例行追

35、发出的时候，同时会确定相应的跟踪接触日期。跟踪是对订单所作的例行追踪，以便确保供应商能够履行其商品发运的承诺。踪，以便确保供应商能够履行其商品发运的承诺。七、商品验收和发票的核对七、商品验收和发票的核对 商品的验收是采购活动的一个重要环节。连锁商品的验收是采购活动的一个重要环节。连锁企业一般都会集中验收。验收部门直接或间接地企业一般都会集中验收。验收部门直接或间接地向采购部门负责。向采购部门负责。在验收商品时，发现短缺现象或质量与订单不在验收商品时，发现短缺现象或质量与订单不符的情况，都要写出详细的报告交给采购部门。符的情况，都要写出详细的报告交给采购部门。厂商在交货验收合格后，应随即开具发票

36、并支厂商在交货验收合格后，应随即开具发票并支付货款。付款时，必须对发票进行核对和审批，付货款。付款时，必须对发票进行核对和审批，确认无误后财务部门才能办理付款。确认无误后财务部门才能办理付款。八、验收不符与退货处理八、验收不符与退货处理 凡所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货，并立凡所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货，并立即办理重予以结案。即办理重予以结案。九、结案九、结案 凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无遗失、绩效好坏等，报高级管理层或权责部门核阅

37、批示。资料有无遗失、绩效好坏等，报高级管理层或权责部门核阅批示。十、记录与档案维护十、记录与档案维护 凡经结案批示后的采购案件，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备凡经结案批示后的采购案件，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备今后选择供应商时参阅或事后发生问题时查考。今后选择供应商时参阅或事后发生问题时查考。连锁企业在具体设计采购作业流程的时候，应该注意以连锁企业在具体设计采购作业流程的时候，应该注意以下几点：下几点：1 1商品采购流程应与采购数量、种类、区域相匹配。商品采购流程应与采购数量、种类、区域相匹配。2 2采购流程的先后顺序及时效控制。采购流程的先后顺序及时效控制。3 3采购流程

38、中关键点的设置。采购流程中关键点的设置。4 4采购流程中权利、责任或者任务的划分采购流程中权利、责任或者任务的划分 5 5避免作业流程中发生摩擦、重复与混乱避免作业流程中发生摩擦、重复与混乱 6 6采购流程应反映集体决策的思想采购流程应反映集体决策的思想 7 7流程的设计应配合作业方式进行调整。流程的设计应配合作业方式进行调整。第三节 开业前后的采购作业 连锁企业开业前后的采购作业对连锁企业的成功经营有着重要的影响，连连锁企业开业前后的采购作业对连锁企业的成功经营有着重要的影响，连锁企业开业前，采购作业的重点应是构建商品结构，进行市场调查，而开业锁企业开业前，采购作业的重点应是构建商品结构，进

39、行市场调查，而开业后的采购作业则应以调整采购商品结构为重点。后的采购作业则应以调整采购商品结构为重点。一、开业前的采购作业一、开业前的采购作业 1 1、构建商品结构、构建商品结构 构建商品结构依赖于连锁采购人员对市场的了构建商品结构依赖于连锁采购人员对市场的了解，并透过各种信息与手段将这些适合目标顾客解，并透过各种信息与手段将这些适合目标顾客群的畅销商品引进群的畅销商品引进 (1)(1)选定竞争对手。选定竞争对手。（2 2）收集竞争对手价格及商品情况）收集竞争对手价格及商品情况 （3 3）收集兄弟企业价格资料）收集兄弟企业价格资料 （4 4）初步构建商品结构）初步构建商品结构 （5 5）组织货

40、源。）组织货源。2 2协商交易条件协商交易条件 同一种商品可能有两家以上的供应商。连锁企业采购人员就分别在企业的同一种商品可能有两家以上的供应商。连锁企业采购人员就分别在企业的洽谈室约见相关供应商，并提供供应商手册给有潜力的供应商参考。洽谈室约见相关供应商，并提供供应商手册给有潜力的供应商参考。二、开业后的采购作业二、开业后的采购作业 开业后，顾客的需求可从销售数据上发现，采开业后，顾客的需求可从销售数据上发现，采购工作在此必须有质与量的转变。采购的最终任购工作在此必须有质与量的转变。采购的最终任务就是把务就是把“销售、毛利额及其他收入最大化销售、毛利额及其他收入最大化”，采购的一切工作都围绕

41、在这三方面。采购的一切工作都围绕在这三方面。为达成采购的任务，连锁企业开业后的采购工为达成采购的任务，连锁企业开业后的采购工作应分为五大项，每一大项各占作应分为五大项，每一大项各占2020的时间，它的时间，它们是：市调、快讯、采购、服务楼面、行政。们是：市调、快讯、采购、服务楼面、行政。第四节 连锁企业采购流程的再造 流程再造是一种改进哲理。它的目标是企业通流程再造是一种改进哲理。它的目标是企业通过重新设计组织经营的流程，以这些流程的增值过重新设计组织经营的流程，以这些流程的增值内容最大化，其他方面的内容最小化，从而达到内容最大化，其他方面的内容最小化，从而达到绩效的改进。绩效的改进。在企业采

42、购流程再造的的定义里有五个关键词：在企业采购流程再造的的定义里有五个关键词：“显著显著”、“深入深入”、“根本根本”、“彻底彻底”和和“流程流程”。我们可以通过这五个关键词来把握企。我们可以通过这五个关键词来把握企业采购流程再造的含义。业采购流程再造的含义。一、采购流程再造的动因一、采购流程再造的动因 1 1企业对利润的追求企业对利润的追求 2 2传统的采购流程效率低传统的采购流程效率低 3 3市场的快速变化市场的快速变化二、采购流程再造的目标二、采购流程再造的目标1 1缩短采购周期缩短采购周期2 2提高商品品质提高商品品质 3 3降低成本，提高利润降低成本，提高利润 4 4适应市场变化的能力

43、适应市场变化的能力 三、三、采购业务流程再造的过程采购业务流程再造的过程 1 1流程识别流程识别 正确认识企业采购流程，我们要把握流程的四个正确认识企业采购流程，我们要把握流程的四个特点：特点：（1 1）每个流程都有输入和输出）每个流程都有输入和输出 （2 2）每个流程都有顾客）每个流程都有顾客 （3 3）企业采购流程都有一个核心的处理对象）企业采购流程都有一个核心的处理对象 （4 4）企业采购流程往往是跨职能部门的）企业采购流程往往是跨职能部门的 2 2流程评估流程评估 流程评估不把现行的输出作为已知条件，而是流程评估不把现行的输出作为已知条件，而是从顾客出发，按照其对流程输出的需要来考察现

44、从顾客出发，按照其对流程输出的需要来考察现行流程运行的绩效如何。流程总是为满足顾客的行流程运行的绩效如何。流程总是为满足顾客的需要而存在的，要想准确把握流程，在操作上最需要而存在的，要想准确把握流程，在操作上最好从顾客开始着手考察出现行流程输出是否符合好从顾客开始着手考察出现行流程输出是否符合顾客需要。顾客需要。3 3流程设计流程设计 进行流程设计时，可以采取以下几种方法：废除、合并、分散和改变。进行流程设计时，可以采取以下几种方法：废除、合并、分散和改变。4流程的实施与运转 任何新设计的流程都必须经过一定时期的小范围试验后，才可全面实施。四、采购流程再造注意事项四、采购流程再造注意事项 1

45、1把加强与供应商的密切合作放在流程再造优先和重点把加强与供应商的密切合作放在流程再造优先和重点考虑的地位考虑的地位 2 2实现从传统的面向职能管理转为面向流程管理实现从传统的面向职能管理转为面向流程管理 3 3强调业务流程中每一个环节上的活动尽可能实现最大强调业务流程中每一个环节上的活动尽可能实现最大化增值化增值 4 4针对不同情况进行流程的改造针对不同情况进行流程的改造 5 5先设计流程，依流程建立先设计流程，依流程建立“扁平化扁平化”的新型组织关系的新型组织关系 6 6立足长远的信息化战略立足长远的信息化战略 第三章第三章 商品采购计划商品采购计划第一节第一节 采购计划的制定流程和影响因素

46、采购计划的制定流程和影响因素第二节第二节 连锁企业商品采购计划连锁企业商品采购计划第三节第三节 商品采购数量的确定商品采购数量的确定第一节第一节 采购计划的制定流程和影响因素采购计划的制定流程和影响因素 一、采购计划的制定流程一、采购计划的制定流程 商品采购计划的制定一般有以下几个步骤商品采购计划的制定一般有以下几个步骤 1 1收集商品信息收集商品信息 汇总和整理商品信息汇总和整理商品信息 确定商品采购类别、数量和金额确定商品采购类别、数量和金额 采购预定额估算采购预定额估算 5 5合同类型的选择合同类型的选择 6 6采购计划编制采购计划编制 1 1收集商品信息收集商品信息（1 1）收集商品信

47、息的方法）收集商品信息的方法 商品信息的收集有两个方面：一是现成资料；商品信息的收集有两个方面：一是现成资料；二是原始资料，它指通过实地调查等到的一手资二是原始资料，它指通过实地调查等到的一手资料。原始资料调查收集信息的方法有：调查法料。原始资料调查收集信息的方法有：调查法 、观察法和实验法观察法和实验法 。（）所需信息包括商品供求状况、所处行业的（）所需信息包括商品供求状况、所处行业的经营状况经营状况 、竞争对手有关数据分析、连锁企业历、竞争对手有关数据分析、连锁企业历年商品销售量。年商品销售量。汇总和整理商品信息汇总和整理商品信息（）汇总商品信息（）汇总商品信息（）整理商品信息（）整理商品

48、信息 确定商品采购类别、数量和金额确定商品采购类别、数量和金额 零售商品采购计划编制的核心是商品采购类别、零售商品采购计划编制的核心是商品采购类别、数量和金额。连锁企业在整理商品信息应从以下数量和金额。连锁企业在整理商品信息应从以下几方面着手：几方面着手：（1 1）确定商品类别）确定商品类别（2 2）确定商品数量）确定商品数量（3 3）确定供货商和进货时间）确定供货商和进货时间 采购预定额估算采购预定额估算 采购预定额的推算应考虑营业目标、库存情况采购预定额的推算应考虑营业目标、库存情况及各种损耗。及各种损耗。5 5合同类型的选择合同类型的选择 常见的合同可分为以下常见的合同可分为以下5 5种

49、。不同合同类型适种。不同合同类型适用于不同的情形，买方可根据具体情况进行选择。用于不同的情形，买方可根据具体情况进行选择。（）成本加成本百分比（）成本加成本百分比（CPPCCPPC）合同：）合同：（）成本加固定费用（）成本加固定费用（CPFFCPFF）合同）合同（）成本加奖励费（）成本加奖励费（CPIFCPIF）合同）合同（）固定价格加奖励费用（）固定价格加奖励费用（FPIFPI）合同）合同（）固定总价（）固定总价（FFPFFP）合同）合同6 6采购计划编制采购计划编制 根据企业采购分析的结果和所选择的合同类型编制采购计划，说明如何对根据企业采购分析的结果和所选择的合同类型编制采购计划，说明如

50、何对采购过程进行管理。具体包括：合同类型、组织采购的人员、管理潜在的供采购过程进行管理。具体包括：合同类型、组织采购的人员、管理潜在的供应商、编制采购文档、制定评价标准等。应商、编制采购文档、制定评价标准等。二、采购计划制定的影响因素二、采购计划制定的影响因素连锁企业的采购计划一般以销售作为起点，而销售则受到多种因素的影响。连锁企业的采购计划一般以销售作为起点，而销售则受到多种因素的影响。1 1经济发展水平经济发展水平2 2城市及商圈内人口增长状况城市及商圈内人口增长状况3 3竞争者状况竞争者状况4 4企业自身经营状况企业自身经营状况 5 5供应商及商品供应状况供应商及商品供应状况第二节第二节