秘书学第1版-第三章-课件.ppt

1、主要内容第三章 秘书职能环境 第二节 秘书职能环境资源 第三节 秘书职能环境与 职能场 第一节 秘书职能环境构成第一节 秘书职能环境构成 本节点睛一、纵向层次 二、横向要素 三、职能环境关系 秘书职能环境与其他环境系统一样，具有整体性、层次性、动态性。它与各环境要素及自然社会大环境有着密切的关联。一、纵向层次 秘书职能环境可分为三个层次，即秘书机构内部环境、秘书所在组织的内部环境、秘书所在组织的外部环境（见图3-1）。图3-1 秘书职能环境纵向层次所在组织外部环境 秘书机构内部环境所在组织内部 环境（一）秘书机构内部环境 秘书机构是秘书开展业务活动分工合作的基本单元，是各类管理领导机关的日常办

2、公部门即办事机构。秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构的内部环境。形成和保持秘书机构内部良好的环境必须具备以下六方面的条件：要有一位作风正派、知识能力全面、经验丰富、具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人；要有健全的工作制度；要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的 工作流程；要形成灵敏的信息处理及综合加工机制；要形成和保持和谐的人际关系；要配备良好的办公设备和具有良好的办公条件。（二）组织内部环境 秘书所在组织内部环境，是秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和，其中主要有以

3、下六方面：组织的结构要素；组织动态运行要素；组织的生态要素；组织心态要素；组织的物质要素；组织信息要素。上述六个方面的要素是相互联系、相互影响的，它与其他方面的组织因素结合在一起，形成影响包括秘书在内的一切组织成员工作成效的特定环境。（三）组织外部环境 组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的、相互联系的系统。外部环境对组织管理的各种影响，都直接关联着秘书部门、秘书及秘书工作。因此，适应环境，与时俱进的秘书部门和秘书，才能充当辅助领导者推动组织可持续发展的近身综合性参谋助手。二、横向要素 秘书职能环境与整个社会环境是融为一体的，由社会经济、政治、科技、文化等要素所决定。与其他社会成员所处的

4、具体的环境相比，这些要素对秘书职能环境的影响，既有共同性，又有某些特征。（一）社会经济环境 经济环境是指国家和地区经济发展的条件和水平、市场状况、经济结构、资源配置状况、经济运行机制、经济政策、产业布局、基础设施及收入分配状况等。经济环境对各类社会组织的生存和发展有着极为重要的影响。经济环境对秘书工作的影响有以下三方面：经济环境为秘书工作提供物质基础；经济环境影响秘书工作的业务内容；经济环境影响秘书开展业务活动的 形式。（二）社会政治环境 政治环境主要指国家政治制度、政治体制、政治目标、方针、政策、法律、法规等方面的政治文明程度。它反映了国家的政治意志和人民的政治权利，对组织和领导行为的政治方

5、向有着直接影响。秘书工作要适应其特定的政治环境必须做到：秘书工作必须遵从社会政治规范，必须在国家政治制度、法律法规允许的框架内开展各项业务活动；秘书必须辅助其领导人与各级政治行政组织保持良好的沟通往来关系，特别是要与相关政府主管部门保持经常性联系，促进相互理解与合作，以便其领导人遵从依法行政的调控，依法经营和管理；秘书必须按照社会政治原则，维护自身 的政治权利和合法权益，维护平等的人 格地位；秘书必须适应社会政治的发展和变化，每当社会政治制度和政治格局出现发展 变化时，秘书往往要经受特殊的考验。（三）社会文化环境 社会文化环境包括社会成员受教育程度、价值观念、宗教信仰、道德观、伦理观、社会风气

6、、社会习俗等。社会文化环境具有民族性、地区性、稳定性。社会文化环境对秘书及秘书工作的主要影响：它影响秘书的综合素质；它影响秘书事务辅助、参谋智能辅助和综合 协调辅助的有效性；它影响秘书工作的效率。（四）科学技术环境 科学技术环境是指与组织生存发展相关科学技术、工艺设备、原材料、动力、产品、管理流程等方面的水平、成果、发展状况及条件，相关科技理论研究成果及转化为社会生产产业的能力等。科学技术环境对秘书工作有以下三方面影响：影响其办公设备与手段的先进性；影响其思维方式；影响其学习及创新能力。三、职能环境关系 秘书职能环境关系，指的是对秘书职能活动影响最直接、最具体的与纵向层次机构的关系、与横向部门

7、机构的关系、与社会公众的关系及人际关系。（一）与纵向层次机构的关系 秘书工作与纵向层次机构的关系，指的是与本组织领导层的关系、与上级领导机关的关系、与本组织下属机构的关系等，如表3-1所示。关系 正确处理的好处 做法 与本组织领导层（具体见第五章）（具体见第五章）与上级领导机关（1）有助于本组织与上级领导机关的联系和沟通；（2）有助于及时了解和把握上级有关指示和政策精神；（3）有助于主动把握职能环境变化的动向，正确处理与上级领导机关的关系（1）遵从其领导；（2）加强服务；（3）做好下情上达工作；（4）加强沟通与协调 与本组织下属机构 有利于增强组织的凝聚力有利于增强开展秘书业务的职能基础，优化

8、其职能环境，使其获得下属机构和基层的有力支持与配合（1）为下属机构和基层着想；（2）态度谦虚，以礼待人，公正平等处事；（3）学习基层新经验、新思路；同时为下属机构和基层提供新信息表3-1 与纵向层次机构的关系（二）与横向部门机构的关系 秘书与横向部门机构的关系，既包括与本组织内各职能管理部门的关系，也包括上级机关职能部门及不相隶属的有关部门的关系。秘书与横向部门保持良好的相互配合关系必须要做到以下三点：要做好综合性办公服务；要尊重部门的职能管辖权；要保持密切有效的沟通。（三）与社会公众的关系 组织内外的社会公众是开展领导和管理活动的社会基础。秘书为领导提供综合辅助和服务，也必须要以此为基础。秘

9、书与社会公众的关系状态主要体现在以下六个方面：体现在工作目标上：为人民服务、为社会公众 服务应是秘书工作的根本宗旨，为领导工作服 务必须与这一根本宗旨统一起来；体现在工作内容上：秘书的各项业务，都应了 解社会公众的意愿和要求，在领导与群众之间 充当桥梁和纽带；体现在工作过程上：秘书在开展各项业务工作 的过程中，能否得到广大群众的支持与配合，是其工作成败的关键；体现在工作行为上：秘书应将围绕领导工作需 要展开业务活动与深入联系群众发挥补益作用 有机地结合起来；体现在工作作风上：尊重群众、关心群众、甘 做群众的小学生，待人以诚，热情大方，宽以 待人，严于律己，这样的秘书才能受到群众的 欢迎；体现在

10、工作成效上：秘书工作的各项工作成效，都应落实到辅助领导干出有利于人民的事业来。若有悖于人民的利益，秘书的工作成效就失去 了积极作用。（四）秘书与人际关系 秘书的人际关系指的是秘书开展业务活动实践中的人与人之间的关系。这种关系既渗透在组织内部，又存在于组织外部。不同的人际关系状态对秘书及秘书工作都存在着特定的影响。和谐人际关系是最佳发挥秘书职能作用的人际环境 氛围。具体要注重以下三方面：加强上情下达，下情上达，左右沟通，内外沟通，促进人与人之间的相互理解与信任，促进相互支持 与配合；要将贯彻领导意图与真实反映群众意愿有机结合起 来，加强团体意识；把服务于领导工作与服务于全体组织成员相结合，促进共

11、识，整合整体利益。秘书针对淡漠的人际环境要注重以下四个方面：要注重加强桥梁纽带作用，把群众的意见和要求及 时集中起来向领导反映，使领导和管理举措符合民 意，增强团体凝聚力；协助领导加强与群众联系，开发群体潜能，激发群 众开拓事业的热情；要将领导正确意图及时向群众传达和宣传，强化群 众对领导工作的理解和认同；协助领导妥善处理矛盾和问题，化解各种隔阂，谋 求协调与和谐，逐渐形成和谐人际关系。在紧张的人际关系环境里，秘书应该注意以下四个 方面：不介入领导人之间的无原则纠纷，不分亲疏，不传 是非，不传小道消息，不搞人身依附，坚持正常的 组织生活原则；一视同仁，诚恳相待，一切从组织公利出发，不为 小团体

12、利益损害组织公利；按职责分工对口请示汇报工作，避免多头请示、交 叉请示和多头指示、交叉指示引发的矛盾；多做协调工作，增进矛盾各方相互理解，促进关系 协调。第二节 秘书职能环境资源 本节点睛一、环境资源的支撑 二、环境资源的制约 特定职能环境资源对秘书工作的支撑和制约，是每一位秘书工作者都必须准确把握的。秘书职能环境资源指的是秘书所处的客观环境中，一切有利于秘书实现其职能目标、完成职能任务的要素的总和。一、环境资源的支撑 秘书工作与领导和管理工作一样，在特定的职能环境中运作，以环境资源为基础，进行与特定环境的物质、能量、信息交换，展开各项业务活动，充分发挥其职能作用。正确有效地利用职能环境资源的

13、支撑作用，是有效发挥秘书工作职能的前提。（一）资源供给的基础性 社会环境资源为秘书工作产生、发展，与时俱进提 供了基础性的时代推动力；社会各界、各不同社会领域都有秘书工作。行业环 境资源是秘书综合辅助和服务具有广泛适应性的基 础；各管理层次环境资源是该层次秘书工作为其领导和 管理提供综合辅助和服务的基础；秘书所在岗位的环境资源，是秘书开展其具体业务 工作的基础。（二）资源发展的导向性 宏观导向；业务内容导向；具体工作行为的导向。（三）资源配置的促动性 适应性促动，工作绩效使得秘书必须适应 这种变化，促动自己不断增长才干，提高 工作效率；诱导性促动，功利性诱导是调动人的主观 能动性的有效办法；比

14、较性促动，在公平竞争和稳定发展的客 观环境里，秘书人员及其他工作人员都在 自身的工作岗位上竞相谋求发展。（四）资源变化的机遇性 秘书在为领导者综合辅助和服务的实践中，若能根据领导工作发展的需要，在自身的业务活动中进行创新，有效提高工作质量和效率，就能抓住发展机遇，取得良好的发展成效。资源变化提供的机遇往往是与风险同在的。秘书在职能活动中要开发利用环境资源，客观职能环境中的资源条件也能对秘书及秘书工作产生不同形式、不同程度的制约和影响，其主要体现在以下方面：（一）信任度 秘书职能环境的信任度，是指秘书工作对象及秘书业务所关联到的组织内外公众对秘书的信任度。它是由秘书职能环境内的物质、精神及政治文

15、明等要素与秘书的工作表现及成效相互作用所决定的。二、环境资源的制约 提高职能环境的信任度，秘书必须做到：要忠于职守，严格按组织规范办事，不折不扣完 成各项任务，增强领导和同事对自己工作能力和 负责精神的信任感；在与各方面配合中诚恳、务实、严守诺言、热情 合作，共同完成任务；在公务服务中对组织内外公众讲真话、言必信，行必果；要事事从组织功利出发，不掺杂个人功利，严守 规范，克己奉公。（二）和谐度 秘书职能环境的和谐度，指的是组织运转中各相关方面协同配合的和谐程度及秘书工作中与各相关方面协同配合的和谐程度。组织运转中的和谐度是由组织与外部环境因素的协同程度及组织内部分工合作、权力及利益分配、团队精

16、神等因素决定的；秘书工作与职能环境的和谐度，既受组织运转和谐度的影响，又与秘书综合辅助和服务的有效性、周密性及与相关方面协同配合程度有着直接的关联。提高职能环境的和谐度，秘书必须做到：要增强主动配合的服务意识；要态度谦虚，尊重别人、真诚合作；要加强沟通，促进相互理解和信任，卓 有成效地支持别人的同时往往就能获得 更广泛的支持。（三）开放度 职能环境的开放度，是由秘书所在组织及秘书工作中与组织内外公众进行物质、能量、信息交换的灵敏程度、广度、深度所决定的。如何提高职能环境的开放度：要靠领导者增强组织管理及领导活动的开 放性；秘书开阔视野，在业务活动中主动联系实 际、联系群众，加强沟通。（四）自由

17、度 职能环境的自由度，是指秘书主动按领导工作需要开展业务活动，即发挥主观能动性的程度。管理组织中的自由度，是由管理体制、权力运行方式、制度规范及领导风格等因素决定的。对具体的秘书而言，其职能环境的自由度，还受着信任度、和谐度和开放度的影响。当秘书获得较大自由度后要做到：严格地规范自己的行为，自觉遵从组织纪 律和约束；准确地认识客观职能环境及其变化，在适 应客观职能环境、有效吸取环境资源、遵 从环境规范的基础上，通过努力工作取得 卓越的工作成效，逐步优化职能环境。这 样才能使其工作不断地取得进展。第三节 秘书职能环境与职能场 本节点睛一、秘书职能场的构成 二、秘书职能场的适应 三、清除环境障碍与

18、优 化职能场 秘书在其特定的职能环境中开展秘书工作，为其领导工作综合辅助和公务服务的影响力范围内，就形成了秘书的职能场。一、秘书职能场的构成 秘书职能场是在秘书职能环境中秘书职能活动影响力的范围；从某种意义上讲，它是职能环境资源要素作用下秘书通过其本职工作对环境的反作用并产生实际效应的范围。（一）职能场的大小 秘书职能场的大小是由其在领导身边综合辅助及公务服务的基本职能特征和所处的职能地位决定的。秘书职能场的概念，有以下含义：秘书职能场应在其领导活动范围及职责范围 之内这是秘书对其领导的从属关系决定的；秘书职能场应与其领导者工作对秘书的综合 辅助和服务的需要相吻合；秘书有能力发挥作用产生实际效

19、果的范围，（见图3-2）。图3-2 职能场大小与领导工作需要的吻合 A 客观职能环境（开发的具有层次并与各要素构成的）B 领导工作活动范围C 领导工作需要综合辅助和公务服务的范围（动态变化的）D 秘书职能场（与领导辅助需要吻合）C=D 吻合正常CD 辅助不足不正常CD 辅助太过不正常ABCD 秘书职能场的运作方向，指的是秘书在职能领域内开展各项业务的价值取向，功利目标的指向及产生各种影响力的方向。秘书在其职能场开展的职能活动，只有正向的才能产生正面积极的效应；负向的则产生负面消极效应；偏向的则看偏离的程度产生有利有弊且利弊占不同份额的效应。（二）职能场的运作方向 无论秘书人员在其实际工作中是有

20、意还是无意、是主动还是被动使自身工作运作的方向发生偏离或负向运作，其产生的负面影 响都是有损于事业发展功利的，也是对组织管理及领导工作的健 康发展有害的。（三）职能场的能量 秘书工作者职能场的能量是指其在特定职能环境中开展其业务活动产生影响的能力及强度。它是由其领导者的信任程度、工作指派任务的轻重，秘书个人的知识、信息、经验的拥有量、能力、态度，与领导者主辅配合的关系状态等因素所决定的。职能场能量较高的秘书，综合辅助对其领导的影响较大；反之，则较小。必须强调的是，越是其职能场能量较大，秘书越要严格规范自己的行为，越要严格按客观规律办事，越要坚持正确的职能活动方向，忠诚守职地为领导提供综合辅助和

21、服务。（四）职能场大小、方向、能量 的调适 在实践中，每一个秘书的职能场的大小、方向和能量都是相互影响、相互关联，并在动态变化之中的。职能场越大、能量越大并能坚持正方向，其取得的正面积极作用就越大；职能场大、能量大，若运作方向偏离或错误的负方向运作，则造成的负面消极作用越大。调适秘书职能场大小、能量及其运作方向，其方法是：靠组织对秘书的教育、培养、引导和规范；领导者在主辅配合中加强指导，正确使用，合理控 制，加强监督检查，使其秘书沿着正确的方向成长 并准确地运用职能场；秘书自身的努力和严格规范自己，这是起决定作用 的。只有做一个忠诚无私、勤奋工作的秘书，其职 能场大小能量及运作方向才能符合事业

22、功利和客观 事物发展规律的要求，才能对领导者的综合辅助和 服务起到积极正面的作用。由于组织运转与秘书工作实践的积淀以及领导工作的习惯不同，每一个组织的秘书岗位的职能场，都具有某些特征。新上岗的秘书必须了解、熟悉和适应这些特征。（一）业务要求适应 不同的组织体制和管理内容对秘书工作有不同的要求。行业业务要求；行业交往要求；岗位职责要求。二、秘书职能场的适应（二）工作需要的适应 秘书职能场运作及其发挥的作用，必须适应工作的需要。要适应不同领导人的风格和习惯的需要；要适应不同工作节奏的需要；要适应不同工作内容的要求。（三）事业发展的适应 秘书职能场运作及职能活动必须适应事业的发展。职能场的适应除了需

23、要秘书自身努力外，还必须有组织者和领导者对其工作任务、分工配合关系、有关制度及要求进行必要调整和改善，使其具有调整和优化职能场的必要条件。三、清除环境障碍与优化职能场 每一位想取得成功并谋求发展的秘书都要努力克服和清除职能环境中随时可能出现的种种障碍，并不断优化其职能场，使之有效地吸取客观环境资源，充分地发挥其作用。清除职能环境障碍与优化职能场是紧密联系、相辅相成的，必须同等重视此两个方面。（一）清除职能环境障碍 职能环境障碍指的是不利于秘书发挥职能作用的各种因素的总和。其中常见的且能够通过主观努力可以克服的主要障碍有以下三种：信任障碍；沟通障碍；理解障碍。（二）优化职能场 优化秘书工作的职能

24、场，除了要清除和防止出现职能环境中的障碍外，主要从职能场的大小、方向、能量三方面优化。职能场大小 秘书职能场大小的优化，指的是秘书要尽可能使自己对领导的综合辅助和公务服务范围，与其领导者的公务活动需要相吻合，并对领导职责范围内工作效率的提高产生积极的辅助作用。领导者对其秘书综合辅助和公务服务的需要是一个变量，它由领导者的自身综合素质和对其秘书综合素质的评价决定。其关系如下（见图3-3）。图3-3 职能场大小秘书职能场大小=领导者对其秘书综合辅助和公务服务需要的范围=领导者的职能范围 领导者对自己综合素质水平的评价（1）领导者对其秘书综合素质水平的评价（2）只有在（1）、（2）都是1即都是100

25、%的情况下，领导者的职责范围内的一切事务才都需要秘书的综合辅助和公务服务。这种情况在实践中是极少的 （1）、（2）都不切实际的过高，甚至大于1即高于百分之百，两者就会超越职责范围，就可能出现越权的不规范行为。这对事业发展是十分有害的。反之，如果（1）、（2）过低，就可能使自己难以尽到应尽的职责，或使秘书难以发挥应有的作用是确定的 秘书对于其职能场的大小要做到：必须以做好领导指派的工作为基础，也就是 以上岗时组织领导者提供的职能场为基础；在增长才干、取得成效、增强信任中，逐步 接近领导工作的实际需要，使其职能场大小 与其领导工作对秘书综合辅助与公务服务的 需要范围相吻合。职能场方向 对职能场运作

26、方向，秘书必须坚持正确的世界观、人生观、价值观和道德观，坚持事业功利第一，把为人民服务的根本宗旨作为为领导工作服务的导向，把实现个人的人生价值融于组织及国家发展的事业功利中去。职能场能量 对于职能场的能量，关键是要秘书不断增强自己的学习能力。优化秘书职能场的关键主要有两个方面：秘书职能活动的实际效能；领导者对秘书的有效使用。纵向要素秘书职能环境 秘书职能环境资源构成 秘书职能环境资源 秘书职能环境与职能场 职能环境关系 环境资源的制约 横向要素环境资源的支撑秘书职能场的适应清除环境障碍与优化职能场秘书职能场的构成 秘书机构内环境的构成要素。何为秘书职能场？秘书如何处理好与上级领导机关的关系？影响秘书职能场大小的主要因素是什么？如何认识秘书职能场的运作方向？秘书如何把 握其职能场的正确方向？若到一家中外合资企业为外方总经理担任秘书，你将如何认识和优化自己的秘书职能场？提示：按大小、方向、能量，分别谈认识和优化的打 算。1 12 23 34 45 56 6 案例中，张龙和赵虎都感到不适应BBM公司的工作环境，两人各自采取了怎样的态度？面对考验两人的表现有何不同？面对机遇两人又有何不同？两人不同的结果是必然的还是偶然的？