《会计信息系统》第8章.pptx

1、 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 第8章 应付款系统 【理论重点理论重点】 应付款系统主要功能应付款系统主要功能 应付款系统与其他系统的关系应付款系统与其他系统的关系 应付款系统初始化应付款系统初始化 应付款系统日常业务应付款系统日常业务 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 第8章 应付款系统 【操作重点操作重点】 应付款系统参数设置应付款系统参数设置 应付款系统凭证科目设置应付款系统凭证科目设置 应付款系统期初数据录入应付款系统期初数据录入 应付单据处理应付单据处理 付款单处理付款单处理 单据核销单据核销 转账处理转账处理 制单处理制单处理 天津财经大学天

2、津财经大学 商学院会计系商学院会计系 8.1 应付款系统概述 8.2 应付款系统初始化 本章目录 【本章思考题】 8.3 应付款系统日常业务处理 8.4 应付款系统信息查询 8.5 应付款系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 8.1 应付款系统概述 在应付款系统核算在应付款系统核算 在总账系统核算在总账系统核算 应付款核算模式应付款核算模式 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 8.1 应付款系统概述 8.1.18.1.1应付款系统的主要功能应付款系统的主要功能 1 1初始设置初始设置 系统初始化包括系统参数设置

3、、基础信息设置和期初数据系统初始化包括系统参数设置、基础信息设置和期初数据 录入。录入。 2.2.日常业务处理日常业务处理 应付单据处理应付单据处理 付款单处理付款单处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 8.1 应付款系统概述 单据核销单据核销 票据管理票据管理 转账处理转账处理 制单处理制单处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 8.1 应付款系统概述 3.3.信息查询信息查询 一般查询包括：单据查询、凭证查询以及账款查询等。统一般查询包括：单据查询、凭证查询以及账款查询等。统 计分析包括：一定期间内应付款账龄分析

4、、付款账龄分析、往计分析包括：一定期间内应付款账龄分析、付款账龄分析、往 来账龄分析，了解各个应付款周转天数，周转率，了解各个账来账龄分析，了解各个应付款周转天数，周转率，了解各个账 龄区间内应付款、付款及往来情况，便于用户及时发现问题，龄区间内应付款、付款及往来情况，便于用户及时发现问题， 加强对往来款项动态的监督管理。加强对往来款项动态的监督管理。 4.4.期末处理期末处理 应付款系统期末处理包括结算汇兑损益和期末结账。应付款系统期末处理包括结算汇兑损益和期末结账。 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 8.1 应付款系统概述 8.1.28.1.2应付款系

5、统的操作流程应付款系统的操作流程 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 8.1 应付款系统概述 8.1.3 8.1.3 应付款系统与其他系统的主要关系应付款系统与其他系统的主要关系 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 8.2 应付款系统初始化 8.2.18.2.1应付款系统的参数设置应付款系统的参数设置 1.1.确定应付账款核销方式确定应付账款核销方式 如果采用按单据核销方式，系统将满足条件的未结算单如果采用按单据核销方式，系统将满足条件的未结算单 据全部列出，由用户选择要结算的单据，根据所选择的单据进据全部列出，由用户选择

6、要结算的单据，根据所选择的单据进 行核销。行核销。 如果采用按产品核销方式，系统将满足条件的未结算单如果采用按产品核销方式，系统将满足条件的未结算单 据按产品列出，由用户选择要结算的产品，根据所选择的产品据按产品列出，由用户选择要结算的产品，根据所选择的产品 进行核销。进行核销。 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 2.2.选择设置控制科目的依据选择设置控制科目的依据 控制科目是指在应付款系统中所有带有客户往来辅助核算控制科目是指在应付款系统中所有带有客户往来辅助核算 的科目，例如应付账款、预付账款等。的科目，例如应付账款、预付账款等。 按供应商分类设置按供应商分类设置 按供应

7、商设置按供应商设置 按地区分类设置按地区分类设置 目录目录 本节本节 8.2 应付款系统初始化 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 按存货分类设置按存货分类设置 按存货设置按存货设置 4.4.选择制单的方式选择制单的方式 明细到供应商。明细到供应商是指将一个供应商的多笔明细到供应商。明细到供应商是指将一个供应商的多笔 业务合并生成一张凭证时，如果核算多笔业务的控制科目相同，业务合并生成一张凭证时，如果核算多笔业务的控制科目相同， 系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是在账务系系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是在账务系 统中能够查看到每一个供应商的详细信息。统

8、中能够查看到每一个供应商的详细信息。 目录目录 本节本节 8.2 应付款系统初始化 3.3.选择设置采购科目的依据选择设置采购科目的依据 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 8.2 应付款系统初始化 明细到单据。明细到单据是指将一个供应商的多笔业务明细到单据。明细到单据是指将一个供应商的多笔业务 合并生成一张凭证时，系统会将每一笔业务形成一条分录。这合并生成一张凭证时，系统会将每一笔业务形成一条分录。这 种方式的目的是在账务系统中能查看到每个供应商的每笔业务种方式的目的是在账务系统中能查看到每个供应商的每笔业务 的详细情况。的详细情况。 汇总制单。汇总制单是

9、指将多个供应商的多笔业务合并汇总制单。汇总制单是指将多个供应商的多笔业务合并 生成一张凭证时，如果核算多笔业务的控制科目相同，系统自生成一张凭证时，如果核算多笔业务的控制科目相同，系统自 动将其合并成一条分录。这种方式的目的是精简账务系统中的动将其合并成一条分录。这种方式的目的是精简账务系统中的 数据，但在账务系统中只能查看到该科目的数据，但在账务系统中只能查看到该科目的个总的发生额。个总的发生额。 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 5.5.选择预付款的核销方式选择预付款的核销方式 按单据核销。如果按单据核销，应根据所选择的单据，按单据核销。如果按单据核销，应根据所选择的单据

10、， 对预付款一笔一笔地进行核销。对预付款一笔一笔地进行核销。 按余额核销。如果按余额核销，即按预付款收到的时间按余额核销。如果按余额核销，即按预付款收到的时间 从前往后进行核销。从前往后进行核销。 6.6.选择计算汇兑损益的方式选择计算汇兑损益的方式 当存在外币应付款项时，还应该选择计算汇兑损益的方式。当存在外币应付款项时，还应该选择计算汇兑损益的方式。 系统提供两种计算汇兑损益的方式：外币余额结清时计算和月系统提供两种计算汇兑损益的方式：外币余额结清时计算和月 末汁算。末汁算。 目录目录 本节本节 8.2 应付款系统初始化 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 7.7.选择是否

11、显示现金折扣或输入发票的提示信息选择是否显示现金折扣或输入发票的提示信息 8.2.28.2.2应付款系统的核算规则设置应付款系统的核算规则设置 1.1.凭证科目的设置凭证科目的设置 基本科目设置基本科目设置 应付账款和预付账款科目应付账款和预付账款科目 采购科目、进项税额科目采购科目、进项税额科目 其他基本科目，银行承兑科目、商业承兑科目、现金折其他基本科目，银行承兑科目、商业承兑科目、现金折 扣科目、票据利息科目、票据费用科目、汇兑扣益科目、币种扣科目、票据利息科目、票据费用科目、汇兑扣益科目、币种 兑换差异科目和收支科目等。兑换差异科目和收支科目等。 目录目录 本节本节 8.2 应付款系统

12、初始化 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 控制科目的设置控制科目的设置 在核算供应商往来款时，如果要针对不同的供应商、供应在核算供应商往来款时，如果要针对不同的供应商、供应 商分类或地区分类分别设置不同的应付账款科目和预付账款科商分类或地区分类分别设置不同的应付账款科目和预付账款科 目，可以先在账套参数中设置控制科目依据，然后在此按所设目，可以先在账套参数中设置控制科目依据，然后在此按所设 置的控制科目依据来设置相应的应付科目和预收科目。置的控制科目依据来设置相应的应付科目和预收科目。 如果某个往来单位核算应付账款或预付账款的科目与常用如果某个往来单位核算应付账款或预付账款的

13、科目与常用 科目设置中的一样，则可以不设置，否则应进行设置。科目必科目设置中的一样，则可以不设置，否则应进行设置。科目必 须是有供应商往来辅助核算的末级科目。须是有供应商往来辅助核算的末级科目。 目录目录 本节本节 8.2 应付款系统初始化 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 产品科目的设置产品科目的设置 如果要针对不同的存货或存货分类分别设置不同的采购科如果要针对不同的存货或存货分类分别设置不同的采购科 目和进项税额科目，可以先在账套参数中设置产品科目依据，目和进项税额科目，可以先在账套参数中设置产品科目依据， 然后在此按所设置的产品科目依据来设置采购科目和进项税额然后在此按

14、所设置的产品科目依据来设置采购科目和进项税额 科目。科目。 如果某种存货或存货分类的科目与常用科目设置一致，则如果某种存货或存货分类的科目与常用科目设置一致，则 可以不设置，否则应进行设置。可以不设置，否则应进行设置。 目录目录 本节本节 8.2 应付款系统初始化 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 结算方式科目的设置结算方式科目的设置 用于设置结算方式对应的会计科目，以便根据付款单自动用于设置结算方式对应的会计科目，以便根据付款单自动 生成记账凭证。生成记账凭证。 2.2.账龄区间的设置账龄区间的设置 为了对应收账款进行账龄分析，需设置账龄区间。在进行为了对应收账款进行账龄分

15、析，需设置账龄区间。在进行 账龄区间的设置时，账龄区间总天数和起始天数直接输入，系账龄区间的设置时，账龄区间总天数和起始天数直接输入，系 统根据输入的总天数自动生成相应的区间。统根据输入的总天数自动生成相应的区间。 目录目录 本节本节 8.2 应付款系统初始化 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 3.3.报警级别的设置报警级别的设置 通过设置报警级别，可以将客户欠款余额与其信用额度的通过设置报警级别，可以将客户欠款余额与其信用额度的 比例分为不同的等级，以便于统计各客户的信用额度使用情况。比例分为不同的等级，以便于统计各客户的信用额度使用情况。 在进行报警级别设置时，直接输入级

16、别名称和各区间的比率。在进行报警级别设置时，直接输入级别名称和各区间的比率。 4.4.单据类型设置单据类型设置 应付款系统中单据类型分为发票和应付单两大类型。如果应付款系统中单据类型分为发票和应付单两大类型。如果 同时使用采购系统，则发票的类型包括采购专用发票、普通发同时使用采购系统，则发票的类型包括采购专用发票、普通发 票、运费发票和废旧物资收购凭证等。如果单独使用应付款系票、运费发票和废旧物资收购凭证等。如果单独使用应付款系 统，则发票类型只包括前两种。统，则发票类型只包括前两种。 目录目录 本节本节 8.2 应付款系统初始化 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 8.2.3

17、8.2.3应付款系统的期初数据录入应付款系统的期初数据录入 在应付款系统中，往来款余额是按单据形式录入的。例如，在应付款系统中，往来款余额是按单据形式录入的。例如， 应付账款余额通过发票录入，预付账款余额通过付款单录入。应付账款余额通过发票录入，预付账款余额通过付款单录入。 输入完成后，要与账务系统中相应的供应商往来账户余额核对，输入完成后，要与账务系统中相应的供应商往来账户余额核对， 以检查输入的往来未达账与相应往来科目余额是否相等。以检查输入的往来未达账与相应往来科目余额是否相等。 目录目录 本节本节 8.2 应付款系统初始化 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 8.3.1

18、8.3.1应付单据处理应付单据处理 应付单据处理是对应付单据（采购发票、应付单）进行管应付单据处理是对应付单据（采购发票、应付单）进行管 理，包括应付单据的录入、审核。应付单据处理是应付款系统理，包括应付单据的录入、审核。应付单据处理是应付款系统 处理的起点，在应付单据处理中可以输入采购业务中的各类发处理的起点，在应付单据处理中可以输入采购业务中的各类发 票以及采购业务之外的应付单据。票以及采购业务之外的应付单据。 1.1.单据输入单据输入 2.2.单据审核单据审核 3.3.单据制单单据制单 4.4.单据查询单据查询 目录目录 本节本节 8.3应付款系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学

19、商学院会计系商学院会计系 8.3.28.3.2付款单处理付款单处理 应付款系统的付款单用来记录企业支付给供应商的各种款应付款系统的付款单用来记录企业支付给供应商的各种款 项，款项性质包括应付款、预付款、代付款等。其中应付款、项，款项性质包括应付款、预付款、代付款等。其中应付款、 预付款性质的付款单将与发票、应付单进行核销处理。预付款性质的付款单将与发票、应付单进行核销处理。 当发生采购退货而收到由供应商退还给企业的款项时，可当发生采购退货而收到由供应商退还给企业的款项时，可 以在应付款系统中录入收款单，收款单可以与应付、预付性质以在应付款系统中录入收款单，收款单可以与应付、预付性质 的付款单、

20、红字应付单、红字发票进行核销处理。的付款单、红字应付单、红字发票进行核销处理。 付款单据处理包括付款单录入、付款单审核、付款单制单付款单据处理包括付款单录入、付款单审核、付款单制单 及付款单查询。及付款单查询。 目录目录 本节本节 8.3应付款系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 8.3.38.3.3票据管理票据管理 应付款系统可以对应付票据进行各种管理，包括：录入应应付款系统可以对应付票据进行各种管理，包括：录入应 付票据、票据计息、票据转出、票据结算等。如果要进行票据付票据、票据计息、票据转出、票据结算等。如果要进行票据 管理，必须将应付票据科目设置为供应商

21、往来辅助核算。管理，必须将应付票据科目设置为供应商往来辅助核算。 当为供应商开出银行承兑汇票或商业承兑汇票时，应将该当为供应商开出银行承兑汇票或商业承兑汇票时，应将该 汇票在应付款系统的票据管理中录入。系统会自动根据票据生汇票在应付款系统的票据管理中录入。系统会自动根据票据生 成一张付款单，用户可以对付款单进行查询，并可以与应付单成一张付款单，用户可以对付款单进行查询，并可以与应付单 据进行核销勾对，冲减企业应付账款。据进行核销勾对，冲减企业应付账款。 目录目录 本节本节 8.3应付款系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 8.3.48.3.4单据核销单据核销 单

22、据核销是确定付款单与原始发票之间的对应关系，进行单据核销是确定付款单与原始发票之间的对应关系，进行 机内自动冲销的过程，并据此登记应付账款明细账。明确核销机内自动冲销的过程，并据此登记应付账款明细账。明确核销 关系后，可以进行精确的账龄分析，更好地管理应付账款。关系后，可以进行精确的账龄分析，更好地管理应付账款。 如果结算金额与上期余额相等，则销账后余额为零，如果如果结算金额与上期余额相等，则销账后余额为零，如果 结算金额比上期余额小，则其余额为销账后的余额。单据核销结算金额比上期余额小，则其余额为销账后的余额。单据核销 可以由计算机自动进行核销，也可以由手工进行核销。可以由计算机自动进行核销

23、，也可以由手工进行核销。 目录目录 本节本节 8.3应付款系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 8.3.58.3.5转账处理转账处理 转账处理，是在日常业务处理中经常发生的应付冲应付、转账处理，是在日常业务处理中经常发生的应付冲应付、 应付冲应收、预付冲应付以及红票对冲的业务处理，与应收款应付冲应收、预付冲应付以及红票对冲的业务处理，与应收款 系统类似。系统类似。 目录目录 本节本节 8.3应付款系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 8.3.68.3.6制单处理制单处理 使用制单功能进行批处理制单，可以快速地、成批地生成使用制单功

24、能进行批处理制单，可以快速地、成批地生成 凭证。制单类型包括应付单据制单、结算单制单、转账制单、凭证。制单类型包括应付单据制单、结算单制单、转账制单、 汇兑损益制单等。制单处理时，应该输入制单日期、凭证类别，汇兑损益制单等。制单处理时，应该输入制单日期、凭证类别， 然后选择要进行制单的单据，进而生成凭证。然后选择要进行制单的单据，进而生成凭证。 目录目录 本节本节 8.3应付款系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 1.1.单据及凭证查询单据及凭证查询 2.2.业务账表查询业务账表查询 业务总账表查询业务总账表查询 业务余额表查询业务余额表查询 业务明细账查询业务

25、明细账查询 对账单查询对账单查询 3.3.业务账表分析业务账表分析 应付账款的账龄分析应付账款的账龄分析 目录目录 本节本节 8.4 应付款系统信息查询 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 付款账龄分析付款账龄分析 欠款分析欠款分析 付款预测付款预测 目录目录 本节本节 8.4 应付款系统信息查询 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 1.1.汇兑损益处理汇兑损益处理 如果供应商往来有外币核算，且在应付款系统中核算供应如果供应商往来有外币核算，且在应付款系统中核算供应 商往来款项，在月末需要计算外币单据的汇兑损益并进行相应商往来款项，在月末需要计算外币单据的汇兑损

26、益并进行相应 的处理。在计算汇兑损益之前，应首先在系统初始设置中选择的处理。在计算汇兑损益之前，应首先在系统初始设置中选择 汇兑损益的处理方法。通常系统会提供两种汇兑损益的处理方汇兑损益的处理方法。通常系统会提供两种汇兑损益的处理方 法：月末计算汇兑损益和单据结清时计算汇兑损益。法：月末计算汇兑损益和单据结清时计算汇兑损益。 目录目录 本节本节 8.5 应付款系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 2.2.期末结账期末结账 月末结账月末结账 如果确认本月的各项业务处理已经结束，可以选择执行月如果确认本月的各项业务处理已经结束，可以选择执行月 末结账功能。结账后本月不能

27、再进行单据、票据、转账等任何末结账功能。结账后本月不能再进行单据、票据、转账等任何 业务的增加、删除、修改等处理。业务的增加、删除、修改等处理。 如果用户觉得某月的月末结账有错误，可以取消月末结账。如果用户觉得某月的月末结账有错误，可以取消月末结账。 但取消结账操作只有在该月总账系统未结账时才能进行。但取消结账操作只有在该月总账系统未结账时才能进行。 目录目录 本节本节 8.5 应付款系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 如果上个月没有结账，则本月不能结账。如果启用了采购如果上个月没有结账，则本月不能结账。如果启用了采购 系统，采购系统结账后，应付款系统才能结账。系

28、统，采购系统结账后，应付款系统才能结账。 结账时还应注意本月的单据（发票和应付单）在结账前应结账时还应注意本月的单据（发票和应付单）在结账前应 该全部审核；若本月的结算单还有未核销的，不能结账；如果该全部审核；若本月的结算单还有未核销的，不能结账；如果 结账期间是本年度最后一个期间，则本年度进行的所有核销、结账期间是本年度最后一个期间，则本年度进行的所有核销、 转账等处理必须制单，否则不能向下一个年度结转，而且对于转账等处理必须制单，否则不能向下一个年度结转，而且对于 本年度外币余额为零的单据必须将本币余额结转为零，即必须本年度外币余额为零的单据必须将本币余额结转为零，即必须 执行汇兑损益。执

29、行汇兑损益。 目录目录 本节本节 8.5 应付款系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 年末结转年末结转 年末结转由账套主管在系统管理中统一执行，执行年末结年末结转由账套主管在系统管理中统一执行，执行年末结 转后，会将上年数据结转到新的年度账上。转后，会将上年数据结转到新的年度账上。 目录目录 本节本节 8.5 应付款系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 1.1.简述应付款系统的主要功能。简述应付款系统的主要功能。 2.2.应付款系统日常业务处理主要包括哪些功能？应付款系统日常业务处理主要包括哪些功能？ 3.3.对应付款的管理可以采取哪两种方式？各适用于什么情况？对应付款的管理可以采取哪两种方式？各适用于什么情况？ 4.4.应付款系统的转账处理包括哪些功能？应付款系统的转账处理包括哪些功能？ 5.5.应付款系统可以生成哪些凭证？如何进行初始设置，才能生应付款系统可以生成哪些凭证？如何进行初始设置，才能生 成这些凭证？成这些凭证？ 7.7.应付款系统可以提供哪些信息查询？应付款系统可以提供哪些信息查询？ 思考题