《会计信息系统》第3章.pptx

1、 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 第3章 总账系统 【理论重点理论重点】 总账系统的主要功能总账系统的主要功能 总账系统的业务处理流程总账系统的业务处理流程 总账系统与其他系统的关系总账系统与其他系统的关系 总账系统的主要参数总账系统的主要参数 录入期初余额的注意事项录入期初余额的注意事项 填制凭证的主意事项填制凭证的主意事项 有痕迹修改和无痕迹修改有痕迹修改和无痕迹修改 修改凭证的注意事项修改凭证的注意事项 银行对账的步骤银行对账的步骤 总账系统自动转账的类型总账系统自动转账的类型 使用自动转账的注意事项使用自动转账的注意事项 月末结账的注意事项月末结账的注意事项 天津财

2、经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 第3章 总账系统 【操作重点操作重点】 设置系统参数设置系统参数 录入期初余额录入期初余额 填制凭证填制凭证 复核凭证复核凭证 修改凭证修改凭证 作废凭证作废凭证 冲销凭证冲销凭证 查询凭证查询凭证 记账记账 自动转账自动转账 账簿查询账簿查询 结账结账 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 3.1 总账系统概述 3.2 总账系统初始化 本章目录 【本章思考题】 3.3 总账系统日常业务处理 3.4 账簿查询 3.5 总账系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 3.1 总账系统概述 3.1

3、.1 3.1.1 总账系统的功能总账系统的功能 1 1系统初始化系统初始化 2 2凭证管理凭证管理 3 3出纳管理出纳管理 4 4账表查询账表查询 5 5月末处理月末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 3.1 总账系统概述 3.1.23.1.2总账系统的业务处理流程总账系统的业务处理流程 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 3.1 总账系统概述 3.1.33.1.3总账系统与其他系统的关系总账系统与其他系统的关系 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 3.1 总账系统概述 3.1.4

4、3.1.4总账系统的操作流程总账系统的操作流程 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 3.1 总账系统概述 3.1.43.1.4总账系统的操作流程总账系统的操作流程 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 3.2 总账系统初始化 3.2.13.2.1系统参数设置系统参数设置 1 1是否对凭证日期进行序时控制是否对凭证日期进行序时控制 2 2是否允许修改或作废他人填制的凭证是否允许修改或作废他人填制的凭证 3 3出纳凭证是否必须由出纳签字出纳凭证是否必须由出纳签字 4 4凭证是否必须由主管签字凭证是否必须由主管签字 5 5是否允许

5、在总账系统中使用其他系统的受控科目进行是否允许在总账系统中使用其他系统的受控科目进行 制单制单 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 3.2 总账系统初始化 3.2.23.2.2期初数据录入期初数据录入 期初数据包括年初余额、累计借方发生额、累计贷方发期初数据包括年初余额、累计借方发生额、累计贷方发 生额和期初余额。生额和期初余额。 如果在年初启用总账系统，期初余额等于年初余额，不如果在年初启用总账系统，期初余额等于年初余额，不 必输入累计发生额；如果在年中启用总账系统，需要查询累计必输入累计发生额；如果在年中启用总账系统，需要查询累计 发生额的账户最好输入累

6、计发生额。发生额的账户最好输入累计发生额。 输入期初数据时，只能输入末级账户的数据，而不能输输入期初数据时，只能输入末级账户的数据，而不能输 入非末级账户的数据，非末级账户的数据由系统根据末级账户入非末级账户的数据，非末级账户的数据由系统根据末级账户 数据逐级向上汇总而得。数据逐级向上汇总而得。 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 3.2.23.2.2期初数据录入期初数据录入 科目有数量核算时，在输入完本位币金额后，还要输入科目有数量核算时，在输入完本位币金额后，还要输入 相应的数量；科目有外币核算时，在输入完本币金额后，还要相应的数量；科目有外币核算时，在

7、输入完本币金额后，还要 输入相应的外币金额。输入相应的外币金额。 期初数据输入完毕后应进行试算平衡。系统在第一次记期初数据输入完毕后应进行试算平衡。系统在第一次记 账时会自动进行试算平衡，如果期初余额试算不平衡，将不能账时会自动进行试算平衡，如果期初余额试算不平衡，将不能 记账，但是可以填制、审核凭证。一旦记账后，期初数据便不记账，但是可以填制、审核凭证。一旦记账后，期初数据便不 能再修改。能再修改。 3.2 总账系统初始化 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 3.3 总账系统日常业务处理 3.3.13.3.1凭证管理凭证管理 1 1填制凭证填制凭证 记账凭

8、证的内容及注意事项记账凭证的内容及注意事项 凭证类别凭证类别 凭证编号凭证编号 凭证日期。填制凭证时，日期一般自动取登录系统时的凭证日期。填制凭证时，日期一般自动取登录系统时的 业务日期。在制单序时控制的情况下，应注意日期的范围是该业务日期。在制单序时控制的情况下，应注意日期的范围是该 类凭证最后一张凭证日期至系统日期之间。类凭证最后一张凭证日期至系统日期之间。 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 目录目录 本节本节 3.3 总账系统日常业务处理 附单据数。附单据数就是指将来该记账凭证所符的原始附单据数。附单据数就是指将来该记账凭证所符的原始 单据数，如果填的话，必须与实际张数

9、相符。单据数，如果填的话，必须与实际张数相符。 摘要。会计分录各行都要有摘要，不能为空。可以直接摘要。会计分录各行都要有摘要，不能为空。可以直接 输入，如果定义了常用摘要的话，也可以调用常用摘要。输入，如果定义了常用摘要的话，也可以调用常用摘要。 会计科目。会计科目必须是末级科目。可以输入科目编会计科目。会计科目必须是末级科目。可以输入科目编 码、科目名称、科目助记码，也可以通过选择输入。码、科目名称、科目助记码，也可以通过选择输入。 金额。金额可以是正数或负数（即红字），但不能为零。金额。金额可以是正数或负数（即红字），但不能为零。 凭证金额应符合“有借必有贷，借贷必相等”原则。凭证金额应符

10、合“有借必有贷，借贷必相等”原则。 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 其他注意事项其他注意事项 填制有关损益类科目的凭证时，如果发生额方向与正常填制有关损益类科目的凭证时，如果发生额方向与正常 余额方向相反，最好填写红字凭证，使得损益类科目发生额方余额方向相反，最好填写红字凭证，使得损益类科目发生额方 向与其正常余额方向一致，以便生成利润表时很方便地取出其向与其正常余额方向一致，以便生成利润表时很方便地取出其 真实发生额。真实发生额。 如果设置了常用凭证，可以在填制凭证时直接调用常用如果设置了常用凭证，可以在填制凭证时直接调用常用 凭证，从而增加凭证录入速度。凭证，从而增加凭

11、证录入速度。 如果设置了填制凭证的相关明细权限，填制凭证时还应如果设置了填制凭证的相关明细权限，填制凭证时还应 符合明细权限的限制。符合明细权限的限制。 目录目录 本节本节 3.3 总账系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 2 2复核凭证复核凭证 出纳签字出纳签字 审核凭证审核凭证 主管签字主管签字 3 3汇总凭证汇总凭证 4 4记账记账 期初余额试算不平衡不能记账。如果上月未结账，则本月期初余额试算不平衡不能记账。如果上月未结账，则本月 也不能记账。也不能记账。 目录目录 本节本节 3.3 总账系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计

12、系 5 5修改凭证修改凭证 修改凭证的方式修改凭证的方式 无痕迹修改。无痕迹修改，是指系统内不保存任何修改无痕迹修改。无痕迹修改，是指系统内不保存任何修改 线索和痕迹。对于尚未审核和签字的凭证可以直接进行修改；线索和痕迹。对于尚未审核和签字的凭证可以直接进行修改； 对于已经审核或签字的凭证应该先取消审核或签字，然后才能对于已经审核或签字的凭证应该先取消审核或签字，然后才能 修改。修改。 有痕迹修改。有痕迹修改是指通过保存错误凭证和更正有痕迹修改。有痕迹修改是指通过保存错误凭证和更正 凭证的方式而保留修改痕迹。对于已经记账的错误凭证，一般凭证的方式而保留修改痕迹。对于已经记账的错误凭证，一般 应

13、采用有痕迹修改。具体方法是采用红字更正法或补充更正法。应采用有痕迹修改。具体方法是采用红字更正法或补充更正法。 目录目录 本节本节 3.3 总账系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 修改凭证应注意的问题修改凭证应注意的问题 已复核的凭证不能直接修改，必须取消复核才能修改。已复核的凭证不能直接修改，必须取消复核才能修改。 取消复核应遵循“谁复核谁取消”的原则。取消复核应遵循“谁复核谁取消”的原则。 修改凭证时，一般情况下，凭证类别及编号是不能修改修改凭证时，一般情况下，凭证类别及编号是不能修改 的。因为凭证一般是按凭证类别分别编号的，修改凭证类别意的。因为凭证一般

14、是按凭证类别分别编号的，修改凭证类别意 味着必须对凭证进行重排号。味着必须对凭证进行重排号。 修改凭证日期时，为了保持序时性，日期应介于前后两修改凭证日期时，为了保持序时性，日期应介于前后两 张凭证日期之间，同时日期月份不能修改。张凭证日期之间，同时日期月份不能修改。 目录目录 本节本节 3.3 总账系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 能否修改他人填制的凭证，将取决于系统参数的设置。能否修改他人填制的凭证，将取决于系统参数的设置。 如果允许修改他人填制的凭证，修改并保存后，制单人将自动如果允许修改他人填制的凭证，修改并保存后，制单人将自动 变换为修改人的用户名

15、称。变换为修改人的用户名称。 其他系统生成的凭证，只能在总账系统中进行查询、审其他系统生成的凭证，只能在总账系统中进行查询、审 核、记账，不能修改和作废，只能在生成该凭证的原系统中进核、记账，不能修改和作废，只能在生成该凭证的原系统中进 行修改和删除，以保证记账凭证和原系统中的原始单据相一致。行修改和删除，以保证记账凭证和原系统中的原始单据相一致。 如果该类凭证在总账系统中已经复核但尚未记账，可以先在总如果该类凭证在总账系统中已经复核但尚未记账，可以先在总 账系统中取消复核，然后在原系统中删除该凭证；如果该类凭账系统中取消复核，然后在原系统中删除该凭证；如果该类凭 证在总账系统中已经记账，可以

16、在原系统中冲销该凭证。证在总账系统中已经记账，可以在原系统中冲销该凭证。 目录目录 本节本节 3.3 总账系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 6 6作废凭证作废凭证 对于尚未复核的凭证，如果不需要的话，可以直接将其作对于尚未复核的凭证，如果不需要的话，可以直接将其作 废，作废的凭证将不会影响账簿数据，但其内容仍然会保留在废，作废的凭证将不会影响账簿数据，但其内容仍然会保留在 数据库内。总账系统一般会提供删除作废凭证的功能，并对相数据库内。总账系统一般会提供删除作废凭证的功能，并对相 关凭证重新编号，但只限于已记账凭证之后的作废凭证，已记关凭证重新编号，但只限于

17、已记账凭证之后的作废凭证，已记 账凭证之前的作废凭证将不能删除。账凭证之前的作废凭证将不能删除。 7 7冲销凭证冲销凭证 总账系统提供冲销凭证的功能，可对已记账凭证进行红字总账系统提供冲销凭证的功能，可对已记账凭证进行红字 冲销。冲销。 目录目录 本节本节 3.3 总账系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 8 8查询凭证查询凭证 3.3.23.3.2出纳管理出纳管理 1 1现金、银行日记账的查询打印现金、银行日记账的查询打印 2. 2. 资金日报表的查询打印资金日报表的查询打印 3 3支票登记簿支票登记簿 4 4银行对账银行对账 录入银行对账期初数据录入银行对账

18、期初数据 目录目录 本节本节 3.3 总账系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 银行对账期初数据包括银行对账启用日的企业方银行日记银行对账期初数据包括银行对账启用日的企业方银行日记 账与银行方银行对账单的调整前余额，以及启用日期之前的单账与银行方银行对账单的调整前余额，以及启用日期之前的单 位日记账和银行对账单的未达账项。录入期初数据后，应保证位日记账和银行对账单的未达账项。录入期初数据后，应保证 银行日记账的调整后余额等于银行对账单的调整后余额。银行日记账的调整后余额等于银行对账单的调整后余额。 银行对账的启用日期是指使用银行对账功能前最后一次手银行对账的启用

19、日期是指使用银行对账功能前最后一次手 工对账的截止日期。工对账的截止日期。 录入银行对账单录入银行对账单 银行对账，分为自动对账和手工对账。银行对账，分为自动对账和手工对账。 查询打印余额调节表查询打印余额调节表 目录目录 本节本节 3.3 总账系统日常业务处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 3.4.13.4.1传统会计账簿查询传统会计账簿查询 1.1.总账总账 2.2.发生额余额表发生额余额表 3.3.明细账明细账 4.4.序时账序时账 5.5.日记账日记账 6.6.多栏账多栏账 目录目录 本节本节 3.4 账簿查询 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系

20、3.4.23.4.2辅助账簿查询辅助账簿查询 1.1.个人往来辅助账个人往来辅助账 2.2.客户往来辅助账客户往来辅助账 3.3.供应商往来辅助账供应商往来辅助账 4.4.部门辅助账部门辅助账 5.5.项目辅助账项目辅助账 目录目录 本节本节 3.4 账簿查询 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 3.5.13.5.1自动转账自动转账 1 1转账的分类转账的分类 (1)(1)外部转账，是指将其他专项核算系统自动生成的凭证外部转账，是指将其他专项核算系统自动生成的凭证 转入到总账系统，如工资系统生成的有关工资费用分配的凭证、转入到总账系统，如工资系统生成的有关工资费用分配的凭证、

21、固定资产系统生成的有关固定资产增减变动及计提折旧的凭证、固定资产系统生成的有关固定资产增减变动及计提折旧的凭证、 应收款系统生成的有关应收账款发生收回及坏账准备的凭证、应收款系统生成的有关应收账款发生收回及坏账准备的凭证、 应付款系统生成的有关应付账款发生及偿还的凭证、存货核算应付款系统生成的有关应付账款发生及偿还的凭证、存货核算 系统生成的有关存货出入库成本的凭证等等。系统生成的有关存货出入库成本的凭证等等。 目录目录 本节本节 3.5 总账系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 (2)(2)内部转账，是指在总账系统内部通过设置凭证模板而内部转账，是指在总账系统内部

22、通过设置凭证模板而 自动生成相应的记账凭证。一些期末业务具有较强的规律性，自动生成相应的记账凭证。一些期末业务具有较强的规律性， 而且每个月都会重复发生，例如费用的分配、费用的分摊、费而且每个月都会重复发生，例如费用的分配、费用的分摊、费 用的计提、税金的计算、成本费用的结转、期间损益的结转等用的计提、税金的计算、成本费用的结转、期间损益的结转等 等。这些业务的凭证分录是固定的，金额来源和计算方法也是等。这些业务的凭证分录是固定的，金额来源和计算方法也是 固定的，因而可以利用自动转账功能将处理这些经济业务的凭固定的，因而可以利用自动转账功能将处理这些经济业务的凭 证模板定义下来，期末时通过调用

23、这些模板来自动生成相关凭证模板定义下来，期末时通过调用这些模板来自动生成相关凭 证。证。 目录目录 本节本节 3.5 总账系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 2 2使用自动转账的步骤使用自动转账的步骤 定义凭证模板定义凭证模板 生成记账凭证生成记账凭证 3 3使用自动转账应该注意的问题使用自动转账应该注意的问题 在某些会计软件中，只有在凭证记账后，账务函数才能在某些会计软件中，只有在凭证记账后，账务函数才能 取出相关数据。此时，利用自动转账生成凭证时，一定要将相取出相关数据。此时，利用自动转账生成凭证时，一定要将相 关凭证全部记账，只有这样才能保证取出数据并且是完

24、整的。关凭证全部记账，只有这样才能保证取出数据并且是完整的。 目录目录 本节本节 3.5 总账系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 出于同样的原因，如果定义了多张凭证模板，并且这些出于同样的原因，如果定义了多张凭证模板，并且这些 凭证之间又具有一定数据联系，那么一定要注意这些凭证的生凭证之间又具有一定数据联系，那么一定要注意这些凭证的生 成顺序。成顺序。 利用自动转账生成的凭证属于机制凭证，也需要复核记利用自动转账生成的凭证属于机制凭证，也需要复核记 账。账。 4 4自动转账的类型自动转账的类型 销售成本结转销售成本结转 汇兑损益结转汇兑损益结转 期间损益结转期间损

25、益结转 对应结转对应结转 自定义转账自定义转账 目录目录 本节本节 3.5 总账系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 3.5.23.5.2对账及试算平衡对账及试算平衡 总账系统的对账包括总账与明细账、总账与辅助账的核对，总账系统的对账包括总账与明细账、总账与辅助账的核对， 以确定是否账账相符。正常情况下，系统自动记账后，应该是以确定是否账账相符。正常情况下，系统自动记账后，应该是 账账相符的，账户余额也是平衡的。但由于非法操作或计算机账账相符的，账户余额也是平衡的。但由于非法操作或计算机 病毒等原因有时可能会造成数据被破坏，因而引起账账不符，病毒等原因有时可能会造成

26、数据被破坏，因而引起账账不符， 为了检查是否账证相符、账账相符以及账户余额是否平衡，应为了检查是否账证相符、账账相符以及账户余额是否平衡，应 经常使用对账及试算平衡功能。结账时，系统会自动进行对账经常使用对账及试算平衡功能。结账时，系统会自动进行对账 和试算平衡。和试算平衡。 目录目录 本节本节 3.5 总账系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 3.5.33.5.3结账结账 结账后，当月不能再填制凭证，并终止各账户的记账工作。结账后，当月不能再填制凭证，并终止各账户的记账工作。 同时，系统会自动计算当月各账户发生额合计及余额，并将其同时，系统会自动计算当月各账户发生

27、额合计及余额，并将其 转入到下月月初。转入到下月月初。 结账时，系统会进行下列检查工作结账时，系统会进行下列检查工作: : 检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结 账。账。 目录目录 本节本节 3.5 总账系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。 实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核 凭证。凭证。 核对总账与明细账、总账与辅助账、总账系统与其他系

28、核对总账与明细账、总账与辅助账、总账系统与其他系 统数据是否一致，账账不符不能结账。统数据是否一致，账账不符不能结账。 对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。 损益类账户是否已结转至本年利润，未全部结转不能结损益类账户是否已结转至本年利润，未全部结转不能结 账。账。 目录目录 本节本节 3.5 总账系统期末处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 当各系统集成应用时，总账系统必须在其他各系统结账当各系统集成应用时，总账系统必须在其他各系统结账 后才能最后结账。后才能最后结账。 目录目录 本节本节 3.5 总账系统期末

29、处理 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 1.1.总账系统的主要功能包括哪些内容？总账系统的主要功能包括哪些内容？ 2.2.简述总账系统的业务处理流程。简述总账系统的业务处理流程。 3.3.录入总账系统期初余额应当注意哪些事项？录入总账系统期初余额应当注意哪些事项？ 4.4.填制记账凭证时应当注意哪些事项？填制记账凭证时应当注意哪些事项？ 5.5.修改凭证分为哪两种方式？各适用于什么情况下的凭证修改？修改凭证分为哪两种方式？各适用于什么情况下的凭证修改？ 6.6.修改凭证时需要注意哪些事项？修改凭证时需要注意哪些事项？ 7.7.简述银行对账的主要步骤。简述银行对账的主要步骤。 目录目录 本节本节 思考题 天津财经大学天津财经大学 商学院会计系商学院会计系 8.8.总账系统的自动转账包括哪几种类型？使用自动转账时应当总账系统的自动转账包括哪几种类型？使用自动转账时应当 注意哪些事项？注意哪些事项？ 9.9.总账系统月末结账时应当注意哪些事项？总账系统月末结账时应当注意哪些事项？ 10.10.在总账系统中可以查询哪些账表？在总账系统中可以查询哪些账表？ 目录目录 本节本节 思考题