文书处理常见问题课件.ppt

1、文書處理常見問題l文稿正、副本行文單位禁用簡稱或以如出文稿正、副本行文單位禁用簡稱或以如出列席單位人員等書寫。列席單位人員等書寫。正本：二林工商正本：二林工商 正確應書明國立二林高級工商職業學校正確應書明國立二林高級工商職業學校副本：如出列席單位人員副本：如出列席單位人員 正確均應逐一正面表列或附發文電子檔清單正確均應逐一正面表列或附發文電子檔清單 文書處理常見問題受 文 者：如正副本發文日期：發文字號：二工商總字第0990000999號速別：密等及解密條件或保密期限：機密或密？保密期限或解密條件？正確要書明：密（本件於工作完成時解密）或正確要書明：密（本件於工作完成時解密）或 機密（本件至機

2、密（本件至99年年7月月5日解密）日解密）文書處理常見問題受受 文文 者：如正副本者：如正副本發文日期：發文日期：發文字號：二工商總字第發文字號：二工商總字第09900009990990000999號號速別：速別：密等及解密條件或保密期限：密等及解密條件或保密期限：附件附件：無附件（標示錯誤）、如文（標示不清楚）、？（未標示）：無附件（標示錯誤）、如文（標示不清楚）、？（未標示）主旨：本校訂於本（主旨：本校訂於本（9999）年）年7 7月月5 5日辦理推動公文書寫研習，惠請派日辦理推動公文書寫研習，惠請派員參加，請員參加，請 查照。查照。說明：說明：一一、依據公文橫式書寫資訊作業實施計畫第依據

3、公文橫式書寫資訊作業實施計畫第5 5點實施方式暨推動時點實施方式暨推動時 程辦理。程辦理。二二、檢附本次研習議程資料，並請至終身學習網登錄報名。檢附本次研習議程資料，並請至終身學習網登錄報名。附件附件正確應書明：議程資料正確應書明：議程資料文書處理常見問題國立二林高級工商職業學校國立二林高級工商職業學校 函（稿）函（稿）地地 址：址：526526彰化縣二林鎮斗苑路四段彰化縣二林鎮斗苑路四段500500號號聯絡方式：聯絡方式：04-8962132-37004-8962132-370傳真電話：傳真電話：04-896604204-8966042受文者：受文者：發文日期：中華民國發文日期：中華民國99

4、99年月日年月日發文字號：二工商人字第發文字號：二工商人字第099000000099000000號號速別：最速件速別：最速件密等及解密條件或保密期限：普通密等及解密條件或保密期限：普通附件：如主旨附件：如主旨主旨主旨：檢陳本校：檢陳本校9999年度參加教師介聘作業申請書及教師評審委員會會議紀錄年度參加教師介聘作業申請書及教師評審委員會會議紀錄 （含委員簽到紙）影本各（含委員簽到紙）影本各1 1份，請份，請 鑒核。鑒核。說明：奉說明：奉 鈞室鈞室9999年年0000月月0000日部授教中（人）字第日部授教中（人）字第0000008900000089號書函辦理。號書函辦理。正本：教育部中部辦公室正

5、本：教育部中部辦公室副本：本校教務處、人事室副本：本校教務處、人事室校長校長 陳陳 主旨主旨不分項，文字緊接段名冒號之下書寫不分項，文字緊接段名冒號之下書寫文書處理常見問題國立二林高級工商職業學校國立二林高級工商職業學校 函（稿）函（稿）地地 址：址：526526彰化縣二林鎮斗苑路四段彰化縣二林鎮斗苑路四段500500號號聯絡方式：聯絡方式：04-8962132-37004-8962132-370傳真電話：傳真電話：04-896604204-8966042受文者：受文者：發文日期：中華民國發文日期：中華民國9999年月日年月日發文字號：二工商人字第發文字號：二工商人字第099000000099

6、000000號號速別：最速件速別：最速件密等及解密條件或保密期限：普通密等及解密條件或保密期限：普通附件：如主旨附件：如主旨主旨：主旨：檢陳檢陳本校本校9999年度參加教師介聘作業申請書及教師評審委員會會議紀錄年度參加教師介聘作業申請書及教師評審委員會會議紀錄 （含委員簽到紙）影本各（含委員簽到紙）影本各1 1份，請份，請 鑒核。鑒核。說明：奉說明：奉 鈞室鈞室9999年年0000月月0000日部授教中（人）字第日部授教中（人）字第0000008900000089號書函辦理。號書函辦理。正本：教育部中部辦公室正本：教育部中部辦公室副本：本校教務處、人事室副本：本校教務處、人事室校長校長 陳陳

7、附送語：附送語：檢陳檢陳（對上級機關）、（對上級機關）、檢送檢送（對平行或下級機關）。（對平行或下級機關）。文書處理常見問題國立二林高級工商職業學校國立二林高級工商職業學校 函（稿）函（稿）地地 址：址：526526彰化縣二林鎮斗苑路四段彰化縣二林鎮斗苑路四段500500號號聯絡方式：聯絡方式：04-8962132-37004-8962132-370傳真電話：傳真電話：04-896604204-8966042受文者：受文者：發文日期：中華民國發文日期：中華民國9999年月日年月日發文字號：二工商人字第發文字號：二工商人字第099000000099000000號號速別：最速件速別：最速件密等及解

8、密條件或保密期限：普通密等及解密條件或保密期限：普通附件：如主旨附件：如主旨主旨：檢陳本校主旨：檢陳本校9999年度參加教師介聘作業申請書及教師評審委員會會議紀錄年度參加教師介聘作業申請書及教師評審委員會會議紀錄 （含委員簽到紙）影本各（含委員簽到紙）影本各1 1份，份，請請 鑒核鑒核。說明：奉說明：奉 鈞室鈞室9999年年0000月月0000日部授教中（人）字第日部授教中（人）字第0000008900000089號書函辦理。號書函辦理。正本：教育部中部辦公室正本：教育部中部辦公室副本：本校教務處、人事室副本：本校教務處、人事室校長校長 陳陳 文書處理常見問題期望及目的用語期望及目的用語，對上

9、級機關用：請鑒核、請鑒察、請核示、對上級機關用：請鑒核、請鑒察、請核示、請核轉、請備查、請釋示、請核轉、請備查、請釋示、復請鑒核。復請鑒核。對平行機關用：請查照、請查照見復、請查對平行機關用：請查照、請查照見復、請查 照轉告、請同意見復、請查明照轉告、請同意見復、請查明 見復、請惠允見復見復、請惠允見復、請惠示卓請惠示卓 見還辦見還辦(會簽用會簽用)。對下級機關用：希查照、希查照轉告、希照辦、希查照並轉對下級機關用：希查照、希查照轉告、希照辦、希查照並轉 行照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希依規行照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希依規 定辦理、希切實照辦。定辦理、希切實照辦。文書處理常見問題受受

10、文文 者：如正副本者：如正副本發文日期：發文日期：發文字號：二工商總字第發文字號：二工商總字第09900009990990000999號號速別：速別：密等及解密條件或保密期限：密等及解密條件或保密期限：附件：附件：主旨：本校訂於本（主旨：本校訂於本（9999）年）年7 7月月5 5日辦理推動公文書寫研日辦理推動公文書寫研 習，惠請派員參加，請習，惠請派員參加，請 查照查照。說明說明：依據公文橫式書寫資訊作業實施計畫第：依據公文橫式書寫資訊作業實施計畫第5 5點實施點實施 方式暨推動時程辦理。方式暨推動時程辦理。說明：如無項次，文字緊接冒號之下書寫，說明：如無項次，文字緊接冒號之下書寫，如分項條

11、列，應另列縮格書寫如分項條列，應另列縮格書寫 文書處理常見問題分項條列時，下一層應另列縮一格書寫，其層次及縮格範如下：分項條列時，下一層應另列縮一格書寫，其層次及縮格範如下：說明說明：一、一、依據公文橫式書寫資訊作業實施計畫第依據公文橫式書寫資訊作業實施計畫第5 5點點 實施方式暨推動時程辦理。實施方式暨推動時程辦理。二、二、研習地點、經費、期間與議題：研習地點、經費、期間與議題：(一一)研習地點與經費：研習地點與經費：1 1、研習地點：國立二林高級工商職業學校。研習地點：國立二林高級工商職業學校。2 2、研習經費：研習經費：。3 3、網址：網址：elvsmail.elvs.chc.edu.t

12、welvsmail.elvs.chc.edu.tw 792，000元元 數字及符號為半型數字及符號為半型 79萬萬2,000元元分項標號，應另列縮格以全形書寫。“（）”以半形為之。文書處理常見問題習慣用詞：習慣用詞：稿內涉及數字之敘寫，如稿內涉及數字之敘寫，如802,534,567802,534,567元請敘寫元請敘寫為為8 8億億0,2530,253萬萬4,5674,567元；元；12,492,34512,492,345人請人請敘寫為敘寫為1,2491,249萬萬2,3452,345人；人；26,45726,457班請敘班請敘寫為寫為2 2萬萬6,4576,457班，以求一致性。班，以求一致

13、性。收據及支票金額以國字（大寫數字）書寫，金額後收據及支票金額以國字（大寫數字）書寫，金額後一律加上整字；公文簽稿內涉及金額部分以一律加上整字；公文簽稿內涉及金額部分以阿拉伯數字書寫，金額後均不必加上整字。阿拉伯數字書寫，金額後均不必加上整字。描述性用語、專有名詞、計畫名稱及慣用語涉及數描述性用語、專有名詞、計畫名稱及慣用語涉及數字部分，如第二專長、五年教育促進方字部分，如第二專長、五年教育促進方案、九年一貫課程、十二年國教及案、九年一貫課程、十二年國教及星期三等，仍用國字書寫。星期三等，仍用國字書寫。文書處理常見問題說明：函文公文應引敘或說明來文日期、文號，以說明：函文公文應引敘或說明來文日

14、期、文號，以 便受文機關調案處理，引敘來文日期、文號便受文機關調案處理，引敘來文日期、文號 通常寫在說明一。通常寫在說明一。方式有二種：方式有二種：一種是簽復對方的公文一種是簽復對方的公文格式為：復格式為：復oooo年年oooo月月oooo日日oooo號函。號函。常見寫成常見寫成 復復 貴會貴會oooo年年oooo月月oooo日日oooo號函辦理。號函辦理。之貴會及辦理是贅字可以省去。之貴會及辦理是贅字可以省去。另一種是依據某機關的公文辦理：另一種是依據某機關的公文辦理：此時就寫成：依據此時就寫成：依據oooo機關機關oooo年年oooo月月oooo日日oooo號函辦號函辦 理。或依據理。或依

15、據 鈞部（或貴會等）鈞部（或貴會等）.辦理。辦理。文書處理常見問題簽署由上而下蓋用職章，日期時間標記於職簽署由上而下蓋用職章，日期時間標記於職章的右方如章的右方如0705/14200705/1420或下方（注意預留長官或下方（注意預留長官核印的空間）核印的空間）文書處理常見問題稱謂用語：稱謂用語：直接稱謂使用鈞、大、鈞長等用語直接稱謂使用鈞、大、鈞長等用語時，應空一格示敬；間接稱謂機關全銜或簡稱及間時，應空一格示敬；間接稱謂機關全銜或簡稱及間接稱謂長官職稱時，除對總統空一格示敬外，接稱謂長官職稱時，除對總統空一格示敬外，餘均不空格。餘均不空格。1.1.上級對下級上級對下級稱貴稱貴2.2.下級對

16、上級下級對上級稱鈞稱鈞 鈞長大鈞長大(無隸屬無隸屬)3.3.機關或首長對屬員機關或首長對屬員稱台端稱台端4.4.間接對機關團體間接對機關團體稱全銜或簡銜必要時稱全銜或簡銜必要時稱稱該該文書處理常見問題文書處理常見問題：文書處理常見問題：公文數字用法。公文數字用法。公文用字用語。公文用字用語。法規用字用語。法規用字用語。文書組廣告時間文書組文書組廣告時間一一、電子公文電子公文本可快速傳遞文件及達節能功本可快速傳遞文件及達節能功 效。優點是達到快速傳遞但節能就值得效。優點是達到快速傳遞但節能就值得 商闕，各機關都找到閘道鍵盤一點文就商闕，各機關都找到閘道鍵盤一點文就 出去，所以承辦公文會越來越多。

17、出去，所以承辦公文會越來越多。文書組廣告時間二、檔管局規劃二、檔管局規劃101101年實施公文線上簽核，年實施公文線上簽核，將公文處理以電子方式在安全之網路將公文處理以電子方式在安全之網路 作業環境下，採用電子認證進行線上作業環境下，採用電子認證進行線上 傳遞、簽核工作傳遞、簽核工作。文書組廣告時間三、同仁處理公文請務必把握承辦時限：三、同仁處理公文請務必把握承辦時限：（一）最速件：（一）最速件：1 1日。日。（二）速（二）速 件：件：3 3日。日。（三）普通件：（三）普通件：6 6日日 （四）限期公文：（四）限期公文：1.1.來文或依其他規定定有期限之公文，應依其規定期限辦理。來文或依其他規

18、定定有期限之公文，應依其規定期限辦理。2.2.來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限者，來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限者，該文得以普通件處理時限辦理。該文得以普通件處理時限辦理。3.3.變更來文所訂期限者，需聯絡來文機關確認。變更來文所訂期限者，需聯絡來文機關確認。（五）涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需（五）涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需3030日以上方可辦日以上方可辦 結之複雜案件，得申請專案管制案件。結之複雜案件，得申請專案管制案件。（六）專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限，各機關得視事（六）專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限，各機關得視事

19、 實需要自行訂定。實需要自行訂定。文書組廣告時間四、公文用紙：公文要另簽（如文內無法四、公文用紙：公文要另簽（如文內無法 簽註意見）、存檔與對外發文之公文簽註意見）、存檔與對外發文之公文 書及其附件，應使用潔淨的書及其附件，應使用潔淨的A4A4第第1 1次用次用 紙。紙。文書組廣告時間五、發文：五、發文：（一一）請同仁將函稿及歸檔附件裝訂整齊，編好頁碼請同仁將函稿及歸檔附件裝訂整齊，編好頁碼 ，並請將稿本，並請將稿本（若校長有修改亦請先將原稿更若校長有修改亦請先將原稿更 正後正後e-maile-mail至芳仙及淑琴信箱至芳仙及淑琴信箱）連同連同公文登記公文登記 簿簿送至文書組。送至文書組。（二

20、）若受文者單位很多請業務單位於函文正、副本（二）若受文者單位很多請業務單位於函文正、副本 收文單位（收文單位（列出機關全銜列出機關全銜，機關與機關，機關與機關中間以中間以 頓號相隔頓號相隔）列出，避免使用清冊方便文書組整）列出，避免使用清冊方便文書組整 理發文及減省作業時間，有時發文單位過多，理發文及減省作業時間，有時發文單位過多，電子傳輸閘道異常，一件發文作業要花很多時電子傳輸閘道異常，一件發文作業要花很多時 間處理。間處理。文書組廣告時間六、歸檔：公文辦畢歸檔請務必編製頁碼。六、歸檔：公文辦畢歸檔請務必編製頁碼。文書組廣告時間七、建議確實依公文速別套用公文夾；同七、建議確實依公文速別套用公文夾；同 時，各單位應注意淘汰過於破爛之公時，各單位應注意淘汰過於破爛之公 文卷宗夾（白色文卷宗夾（白色-普通件；藍色普通件；藍色-速速 件；紅色件；紅色-最速件；黃色最速件；黃色-機密件）。機密件）。八、私人大宗郵件請同仁儘可能寄至家八、私人大宗郵件請同仁儘可能寄至家 裡。裡。文書組廣告時間 謝謝聆聽