教學卓越計畫行政同仁講習课件.ppt

1、1.蔡函均蔡函均：儀器設備、圖書期刊：儀器設備、圖書期刊 2.陳玉萍陳玉萍：工程、一般財物：工程、一般財物 3.莊姿鈴莊姿鈴：勞務、行政綜合：勞務、行政綜合教學卓越計畫行政同仁講習 -採購作業教學卓越計畫行政同仁講習 -採購作業預算來源？金額？是否須辦請、採購作業？採購的性質？(工程？冷氣？）金額級距？(300 ；100-300；50-100；30-50；5-30；5 ）選擇何種方式辦理採購？(限制性招標？共同供應契約？)如何辦理請、採購作業？辦理請、採購須多長時間？時程緊迫怎麼辦？教學卓越計畫經費曾採之招標方式教學卓越計畫經費曾採之招標方式金額級距 流程 請請購購作作業業 採購作業採購作業契

2、契約約訂訂定定 驗收驗收 付款付款 請購轉採購 招標文件作業 招標文件公告底價呈核採購委員會議召開 採購委員會議紀錄 採購單簽核 正式驗收簽呈採購委員會議召開 採購委員會議紀錄 會計審核保管列產 出納付款300萬元以上100萬元以上至未達300萬元50萬元以上至未達100萬元30萬元以上至未達50萬元5萬元以上至未達30萬元未達5萬元(非單位預算)未達5萬元(單位預算)註：-單位承辦 人作業 -採購組承辦人作業 -單位承辦人視案件性質作業請、採購作業流程金金 額額比價、議價比價、議價詢詢 價價核核 決決未達未達5050萬元萬元使用單位主管使用單位主管總務處採購組總務處採購組總務長總務長5050

3、萬元以上萬元以上、未未達達100100萬元萬元採購組組長召集申請單位主管採購組組長召集申請單位主管、單位採單位採 購協辦人等至少三人召開會議購協辦人等至少三人召開會議。總務長總務長100100萬元以上萬元以上未達未達300300萬元萬元總務長召集申請單位主管、相關單位人員總務長召集申請單位主管、相關單位人員 、儀委會執行秘書或選任採購委員至少一、儀委會執行秘書或選任採購委員至少一 人、採購組組長等至少五人召開會議人、採購組組長等至少五人召開會議。校校 長長300300萬元以上萬元以上召開採購委員會議召開採購委員會議(由校長召開由校長召開)。校校 長長採(請)購核決層級採購金額採購金額驗驗 收收

4、 程程 序序 核決核決承辦單位承辦單位未達未達100100萬元萬元單位主管或指派適當人單位主管或指派適當人員辦理，負責該設備採員辦理，負責該設備採購人員不得擔任主驗人。購人員不得擔任主驗人。申請單位主管申請單位主管申請單位申請單位100100萬元以上，萬元以上，未達未達300300萬元萬元由總務長召集申請單位由總務長召集申請單位或承辦單位人員辦理。或承辦單位人員辦理。校長校長申請單位申請單位300300萬元以上，萬元以上，未達未達10001000萬萬元元依學校採購辦法得由採依學校採購辦法得由採購委員會召集人指派該購委員會召集人指派該會委員會委員3-53-5人辦理，惟人辦理，惟至目前，均慎重提採

5、購至目前，均慎重提採購委員會辦理。委員會辦理。校長校長採購組採購組10001000萬元以萬元以上上應提報採購委員會辦理。應提報採購委員會辦理。校長校長採購組採購組採購案驗收採購案驗收300萬元以上採購案流程(最低標)階段附件流程請購作業限制性招標中小型工程單一般財物冷氣簽呈承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)會計室總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】招標文件作業招標須知、契約書草案、規範需求書(圖說)、標價清單、授權委託書、廠商聲明書承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書

6、室承辦人 主秘 校長】採購作業採購單填報承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)總務處【(會辦組)採購組】招標公告採購組承辦人底價呈核底價呈核表、底價詢價表採購組承辦人採購組組長(處內會辦單位)總務長(會辦單位)秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購委員會議召開議程、簽到表、流程押標金一覽表、資格審查比議價表、優先議價表、減價表採購組承辦人採購組組長總務長 秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購委員會議紀錄紀錄表採購組承辦人採購組組長總務長 秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購單簽核採購組承辦人採購組組長總務長 秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】決標公告採購組承辦人契約

7、訂定契約書承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】驗收正式驗收簽呈單位初驗、複驗紀錄承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購委員會議召開議程簽到表採購組承辦人採購組組長總務長 秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購委員會議紀錄紀錄表採購組承辦人採購組組長總務長 秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】付款會計審核付款申請單、憑證粘貼單承辦人二級主管一級主管會計室(100000元以上秘書室-校長)保管組會計室 出納組 會計室保管列產財產驗收報告單出

8、納付款300萬元以上採購案流程(最有利標)階段附件流程請購作業限制性招標中小型工程單一般財物冷氣簽呈承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)會計室總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】招標文件作業招標須知、契約書草案、規範需求書(圖說)、標價清單、授權委託書、廠商聲明書承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購作業採購單填報承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)總務處【(會辦組)採購組】招標公告採購組承辦人廠商資格審查議程、簽到表、

9、流程押標金一覽表、資格審查比議價表、採購組承辦人採購組組長(處內會辦單位)總務長(會辦單位)秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】評選會議召開承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購委員會議召開議程、簽到表、減價表採購組承辦人採購組組長總務長 秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購委員會議紀錄紀錄表採購組承辦人採購組組長總務長 秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購單簽核採購組承辦人採購組組長總務長 秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】決標公告採購組承辦人契約訂定契約書承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦

10、人一級主管總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】驗收正式驗收簽呈單位初驗、複驗紀錄承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購委員會議召開議程簽到表採購組承辦人採購組組長總務長 秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購委員會議紀錄紀錄表採購組承辦人採購組組長總務長 秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】付款會計審核付款申請單、憑證粘貼單承辦人二級主管一級主管會計室(100000元以上秘書室-校長)保管組會計室 出納組 會計室100萬元以上至未達300萬元採購案流程(最低標)階段附件流程請購作業限制

11、性招標中小型工程單一般財物冷氣簽呈承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)會計室總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】招標文件作業招標須知、契約書草案、規範需求書(圖說)、標價清單、授權委託書、廠商聲明書承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購作業採購單填報承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)總務處【(會辦組)採購組】招標公告採購組承辦人底價呈核底價呈核表、底價詢價表採購組承辦人採購組組長(處內會辦單位)總務長(會辦單位)秘書室

12、【秘書室承辦人 主秘 校長】採購小組會議召開議程、簽到表、流程押標金一覽表、資格審查比議價表、優先議價表、減價表採購組承辦人採購組組長總務長採購小組會議紀錄紀錄表採購組承辦人採購組組長總務長 秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購單簽核採購組承辦人採購組組長總務長 秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】決標公告採購組承辦人契約訂定契約書承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】驗收正式驗收簽呈單位初驗紀錄承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購小

13、組會議召開議程簽到表承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管總務處【(會辦組)採購組總務長】採購小組會議紀錄正式驗收紀錄表承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】付款會計審核付款申請單、憑證粘貼單承辦人二級主管一級主管會計室(100000元以上秘書室-校長)保管組會計室 出納組 會計室保管列產財產驗收報告單100萬元以上至未達300萬元採購案流程(最有利標)階段附件流程請購作業限制性招標中小型工程單一般財物冷氣簽呈承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)會計室總務處【(會辦組)採購組總務

14、長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】招標文件作業招標須知、契約書草案、規範需求書(圖說)、標價清單、授權委託書、廠商聲明書承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購作業採購單填報承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)總務處【(會辦組)採購組】招標公告採購組承辦人底價呈核底價呈核表、底價詢價表採購組承辦人採購組組長(處內會辦單位)總務長(會辦單位)秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】評選會議召開承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)總務處【(會辦組)採購組總務

15、長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購小組會議召開議程、簽到表、流程押標金一覽表、資格審查比議價表、優先議價表、減價表採購組承辦人採購組組長總務長採購小組會議紀錄紀錄表採購組承辦人採購組組長總務長 秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】採購單簽核採購組承辦人採購組組長總務長 秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】決標公告採購組承辦人契約訂定契約書承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】驗收正式驗收簽呈單位初驗紀錄承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校

16、長】採購小組會議召開議程簽到表承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管總務處【(會辦組)採購組總務長】採購小組會議紀錄正式驗收紀錄表承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】付款會計審核付款申請單、憑證粘貼單承辦人二級主管一級主管會計室(100000元以上秘書室-校長)保管組會計室 出納組 會計室50萬元以上至未達100萬元採購案流程階段附件流程請購作業限制性招標中小型工程單一般財物冷氣簽呈承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)會計室總務處【(會辦組)採購組總務長】採購作業採購單填報招標

17、公告、規範需求書(圖說)、標價清單、授權委託書、底價呈核表承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)總務處【(會辦組)採購組】招標公告採購組承辦人底價呈核底價呈核表、底價詢價表採購組承辦人採購組組長(處內會辦單位)總務長(會辦單位)總務處【總務長】開標會議召開簽到表、流程、優先議價表、減價表採購組承辦人採購組組長採購單簽核紀錄表採購組承辦人採購組組長總務長決標公告採購組承辦人契約訂定契約書承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】驗收正式驗收單位驗收會議紀錄承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一

18、級主管付款會計審核付款申請單、憑證粘貼單承辦人二級主管一級主管會計室(100000元以上秘書室-校長)保管組會計室 出納組 會計室保管列產財產驗收報告單出納付款30萬元以上至未達50萬元採購案流程階段附件流程請購作業限制性招標中小型工程單一般財物冷氣簽呈承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)會計室總務處【(會辦組)採購組總務長】採購單簽核三家以上廠商報價單單位比議價會議紀錄承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)總務處【(會辦組)採購組詢價】契約訂定契約書承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書

19、室承辦人 主秘 校長】驗收正式驗收單位驗收會議紀錄承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管付款會計審核付款申請單、憑證粘貼單承辦人二級主管一級主管會計室(100000元以上秘書室-校長)保管組會計室 出納組 會計室保管列產財產驗收報告單出納付款5萬元以上至未達30萬元採購案流程階段附件流程請購作業限制性招標中小型工程單一般財物冷氣簽呈承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)會計室總務處【(會辦組)採購組總務長】採購單簽核三家以上廠商報價單單位比議價會議紀錄承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)總務處【(會辦組)採購組詢價】驗收正式驗收單位

20、驗收會議紀錄承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管契約訂定契約書承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】付款會計審核付款申請單、憑證粘貼單承辦人二級主管一級主管會計室(100000元以上秘書室-校長)保管組會計室 出納組 會計室保管列產財產驗收報告單出納付款未達5萬元(非單位預算)採購案流程階段附件流程請購作業限制性招標中小型工程單一般財物冷氣簽呈承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)會計室總務處【(會辦組)採購組總務長】採購單簽核一家以上廠商報價單單位比議價會議紀錄承辦人二級採購協

21、辦人二級主管一級採購協辦人一級主管(會辦單位)總務處【(會辦組)採購組詢價】契約訂定契約書承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管總務處【(會辦組)採購組總務長】秘書室【秘書室承辦人 主秘 校長】驗收正式驗收單位驗收會議紀錄承辦人二級採購協辦人二級主管一級採購協辦人一級主管付款會計審核付款申請單、憑證粘貼單承辦人二級主管一級主管會計室(100000元以上秘書室-校長)保管組會計室 出納組 會計室保管列產財產驗收報告單出納付款未達5萬元(單位預算)採購案流程階段附件流程請購作業中小型工程單一般財物冷氣簽呈承辦人二級主管一級主管驗收正式驗收單位驗收會議紀錄承辦人二級採購協辦人二級主管一級

22、採購協辦人一級主管付款會計審核付款申請單、憑證粘貼單承辦人二級主管一級主管會計室(100000元以上秘書室-校長)保管組會計室 出納組 會計室保管列產財產驗收報告單出納付款 100萬元以上案件平均完成時間49天50萬元以上至未達100萬元案件平均完成時間31天未達50萬元案件平均完成時間15天請、採購作業時程請、採購作業時程(未含訂約、交貨、驗收、付款未含訂約、交貨、驗收、付款)：採購組98學年度(99年2-4月)行政同仁辦理時程件數核決平均日數採購組承辦日數備註請購簽呈243123採購116238合約書訂定4414.55.3驗收87.52.9招標文件8144限制性招標20155請、採購作業流

23、程檢討請、採購作業流程檢討錯誤態樣案例一OOOOOOOO活動概述：承攬政府專案計畫政府專案計畫，委託00廠商辦理活動，活動結束，單位執行 付款申請，方知未完成請、採購、訂約作業，經費無法核銷。省思：1.承攬政府專案計畫，以學校(校長)名義與政府單位訂約且經費撥 入學校會計帳務管控者，均受政府採購法及本校採購辦法約制。2.請、採購作業須按金額級距，獲所屬層級(未達100萬總務長、100萬元以上-校長)核可後，方可請廠商交貨。3.合約須以學校(校長)名義訂定，不得以計畫主持人或單位名義與 廠商訂約。4.以政府經費辦理採購，查核日趨嚴格，未按規定實施，對承辦 者及學校均可能形成不良影響。錯誤態樣案例

24、二OOOOOO授權使用概述：以單位募款及所屬發展基金單位募款及所屬發展基金由獨家廠商獨家廠商提供軟體授權使用並辦理活 動，活動結束，單位執行付款申請，方知未完成限制性招標申請及 請、採 購相關程序。省思：1.經費進入學校會計帳務管控者，均受本校採購辦法約制。2.因案件需要，須以限制性招標方式，向特定廠商採購者，須先 進行限制性招標申請，經校長核准後，方可辦理請、採購作業。3.請、採購須經所屬主管同意，會經會計室、總務處，由校長或 總務長核可後，方可請廠商執行交付作業。錯誤態樣案例三OOOOO 空間建置概述：單位辦理工程施作，已完成請購程序及完成單位比、議價程序 但未經採購組詢價程序及總務長核決

25、但未經採購組詢價程序及總務長核決，即請廠商先行施工，待 完工後，採購單方行送會總務處。省思：1.單位辦理未達50萬元採購，經主管主持比議價會議後，依現行 學校採購辦法，並未完成決標，採購單送會總務處後，除須由 相關組檢視其施作內容、價格，尚須由採購組市場詢價，必要 時尚可另提廠商，由總務長核決後，方行決標，請廠商施作。2.採購經所屬主管同意後，會經 總務處，由總務長 核可後，方 可請廠商施作。3.本案屬政府經費，且市場詢價較單位原比價金額為低，致衍生 衍生執行困難及查核缺失疑慮。錯誤態樣案例四OOOOO 工程請購概述：提出中小型工程單，方發現施工地點非單位所屬空間、冷氣設 置未經核准。省思：1.空間須經行政與教學研究空間分配小組會議通過。2.冷氣設置須專簽經校長核定。