EXCEL新增功能应用课件.ppt
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1、 第 一 章 EXCEL 2019 新增功能應用1-11-1Excel 2019 Excel 2019 工作表索引彩色標籤使用說明工作表索引彩色標籤使用說明1-21-2Excel 2019 Excel 2019 新增功能新增功能-智慧標籤智慧標籤 1 儲存格複製時的智慧標籤:2 插入選項時的智慧標籤:1-31-3Excel 2019 Excel 2019 新增功能新增功能-試算表函數語法提示試算表函數語法提示1-41-4Excel 2019 Excel 2019 新增功能新增功能 表格繪製功能表格繪製功能1-51-5Excel 2019 Excel 2019 新增功能新增功能 新增新增WebW
2、eb查詢功能查詢功能1-61-6Excel 2019 Excel 2019 新增功能新增功能 監看式瀏覽功能監看式瀏覽功能第二章 EXCEL 2019 應收帳款 實務管理及分析2-1 應收帳款實作 結構分析/設計/統計應收帳款管理結構分為三個部份來處理:(A)應收帳款統計工作表:(B)應收帳款帳齡分析工作表:(C)帳齡分佈圖表工作表:2-2 應收帳款統計 實作設計/統計/分析應收帳款統計主執行機制工作表 2-3 應收帳款統計 欄位/公式交叉設計 在應收帳款統計工作表上,將選定資料庫範圍內所有欄位分為三類:(1)必須輸入資料欄位:包含交易日期、購買產品名稱、銷 售數量、產品單價、實際收款日期等欄
3、位都要屬於要使 用者輸入資料的欄位。(2)選項欄位:利用線上選擇方式來處理儲存格,包括客戶編號、是否含稅、結帳方式、付款方式、對帳年月等欄 位。(3)直接顯示欄位:不須輸入,EXCEL 2019 會依儲存格的公式或函數 自動顯示各類資料。2-4 利用EXCEL 2019強大的應用函數 來設計應收帳款的顯示/分析欄位 在應收帳款管理上我們希望登錄者在登錄客戶編號後,客戶名稱及VIP折扣會一併帶出。要做到此點,我們要使用 EXCEL 內建函數 VLOOKUP()來處理。現在我們先選擇 C7 儲存格(顯示客戶名稱的第一個儲存格),輸入下列公式:=IF(TRIM(=IF(TRIM(客戶編號客戶編號)=
4、,VLOOKUP()=,VLOOKUP(客戶編號客戶編號,客戶客戶,2,FALSE),2,FALSE)我們利用上述公式中的 VLOOKUP(客戶編號,客戶,2,FALSE)函數傳回客戶名稱,其運作方式為同筆資料錄的客戶編號(C6 儲存格)內資料在客戶名稱項目中的客戶編號欄搜尋,找到相同的客戶編號後將對應的第2 個欄位(客戶名稱)的資料傳回。不過在利用 VLOOKUP 函數搜尋 前,我們先利用 TRIM()函數將客戶編號欄位資料內的空白清除,在利用 IF()函數判斷客戶編號儲存格內是否已有登錄資料,若未輸入客戶編號資料則傳回空白,有資料則執行搜尋處理。2-5 應收帳款-金額處理欄位 設計/統計/
5、分析 在前面說到我們在設計應收帳款機制時,希望銷售實價(銷售實價=銷售數量 x 產品單價 x VIP折扣)、未稅金額、稅金及小計金額等欄位是運用其他相關欄位組合成的運算公式計算而得,如此才符合帳款金額自動處理。首先選擇 H7 銷售實價第一個儲存格,輸入=銷售數量*產品單價*VIP折扣 的計算公式(如下圖所示)。銷售實價=銷售數量 x 產品單價 x VIP折扣2-6 應收帳款-應收帳款帳齡分析 分析報表設計2-7 應收帳款-應收帳款帳齡 分析交叉分析圖表設計第三章 EXCEL 2019 進銷存帳務管理3-1進貨憑證設計/單品成本計算分析 日月星辰貿易股份有限公司決定做到在每一次進口貨品時,要求營
6、業部門都開立一份進貨憑證留存。但在該份進貨憑證上,要求包含的所有資訊分列如下:(進貨憑證 需包含兩部份:單頭(Header)及明細(Detail-Item)兩部份)單頭最重要要包含下列五資訊項目:1 進貨使用原幣金額的當時匯率 2 本次進貨的報關費用 3 本次進貨的關稅費用 4 本次進貨的運費支出 5 卸貨港口 其中 2、3、4 項屬於因進貨而產生的額外費用金額。明細必須包含下列所有項目:1 進貨貨品名稱 2 進貨數量 3 進貨原幣單價 4 原幣小計金額 (原幣小計金額=進貨數量 x進貨原幣單價)5 台幣小計金額 (台幣小計金額=原幣小計金額 x 使用原幣金額的當時匯率)6 單品進貨成本3-2
7、 進貨憑證前置設計作業3-3 庫存貨品管理/統計/分析 在實務設計上,我們利用四個工作表來處理庫存所有作業:庫存統計分析報表:庫存控管主工作表 為庫存控管主機制工作表,記錄庫存管理上所有需要的資訊欄位。庫存項目設定工作表:基本項目定義工作表 各倉庫存統計:以立體圖表顯示方式來分析統計各倉庫存成本金額 變化情形 庫存樞紐分析統計:利用樞紐分析來分析庫存資料3-4 3-4 庫存統計庫存統計期末庫存成本統計分析期末庫存成本統計分析3-5 3-5 庫存交叉分析統計庫存交叉分析統計 庫存樞紐分析設計庫存樞紐分析設計庫存統計樞紐分析報表 3-6 3-6 銷貨憑證建立銷貨憑證建立/統計統計/分析設計分析設計
8、 在進銷存作業裡面,銷貨可說是企業營業收入最重要的來源,也可以說有了銷貨作業,就產生了應收帳款!因此銷貨作業的管理、統計、及分析就成為各企業日常作業中最重要的工作之一。第 四 章 會計帳務與 資產負債、損益表實務分析4-1會計帳務管理-管理架構分析及定義 在設計上將整個要處理的會計帳務管理架構分為五個主工作表來處理:(A)會計科目的建立及維護作業:(B)日計帳簿的建立及維護作業:(C)試算表的建立及試算分析:(D)損益表的建立及統計分析:(E)資產負債表的建立及統計分析:4-2會計帳務管理-會計科目登錄工作表設計實作 會計科目登錄管理工作表在設計上主要目的為建立會計科目維護及查詢列印作業。在一
9、般會計作業上會計科目都屬於8大會計類別:資產 負債 業主權益 營業收入 營業成本 營業費用 營業外收入 營業外費用等8類會計類別4-3會計帳務管理-日記簿登錄工作表設計實作 各個企業在發生任何一筆交易行為(銷售、進貨、退貨)時,必須依據該筆交易的內容及性質來開立傳票。而每一張傳票在經過開立後,必須詳實以流水帳方式登錄在日計帳簿上。作為後續會計帳務處理的依據及資料來源。4-4會計帳務管理-分類明細帳查詢設計實作 會計日常作業中除了日記帳簿以外,另一最常用到的就是分類明細帳了,在電腦會計實務處理方式上來說,日記帳是以流水帳方式登錄處理,而分類明細帳則是以會計科目為主要分類項目。4-5會計帳務管理試
10、算表查詢設計實作 電腦化會計作業上,試算的觀念是指借方貸方金額平衡來檢視帳務登錄時的作業是否有錯誤發生的可能!也就是說會計電腦化作業上強調的試算表作業,簡單的說就在檢核借貸是否平衡!利用Excel 2019 的樞紐分析表來對日記帳簿的流水帳資料做統計分析,利用樞紐分析表來設計試算表。4-6會計帳務管理-損益表實作設計4-7會計帳務管理-損益類別分析比較圖表設計實作4-8會計帳務管理-資產負債表設計實作4-9會計帳務管理-資產負債統計圖表設計實作 第五章 固定資產管理分析與實作固定資產管理 企業固定資產折舊的提列金額對公司的財務狀況及經營成果具有深遠的影響,因此較有規模的公司對於資產的折舊計算及
11、管理皆十分重視!且會定期進行資產的盤點來驗證帳款記錄資料。固定資產管理固定資產管理5-1EXCEL 2019 內建折舊處理函數介紹【1】.DB 函數:【2】.DDB 函數:【3】.SLN 函數:【4】.SYD 函數:【5】.VDB 函數:5-2固定資產管理統計-資產報表登錄管理設計【1】.財產登錄管理主工作表:【2】.資產統計分析工作表:【3】.資產樞紐分析工作表:【4】.帳面價值分析工作表:【5】.累計折舊分析工作表:固定資產管理5-3固定資產管理財產資料管理設計分析 財產資料管工作表主要用途為記錄公司所有購置財產的資料及計算分析折舊攤提金額和帳面價值。主架構欄位包含12個重點資料欄位:A
12、購置日期:B 財產類型:C 財產編號:D 財產名稱:E 單位:F 數量:G 初始購置成本:H 使用年限:I 殘值:J 本期攤提:K 累計折舊:L 帳面價值:5-4固定資產管理-資產統計分析設計5-5固定資產管理-資產樞紐分析 /累計折舊 /帳面價值圖表繪製設計5-6固定資產管理-在網際上瀏覽資產統計分析資訊 當設計完成全部固定資產管理作業,已經可以處理所有財產的管理作業,但設計好的資產統計分析圖表只能在Excel 中查看!而日月星辰公司決策人員希望將資產的統計分析資料能在網際上也可查看,如此公司決策及管理人員不論人在何處,都可即時掌握最新的資訊。因此現在就來設計如何將資產統計分析工作表轉成 W
13、eb 網頁供使用者查詢處理!由於 Excel 2019 擁有強大的轉換功能而且操作上十分簡單!固定資產管理資產統計分析試算表在瀏覽器中顯示 第 六 章 收入與費用管理 一個公司企業營運的好壞,從該公司的收入及費用就可看的一清二楚,也就是說從收入及費用的角度上看,就可知道該公司目前是否賺錢或賠錢。所以在任一公司企業內部對即時性的收入及費用支出情況,必定控管得十 分嚴謹,所謂知己知彼,百戰百勝!收入與費用的即時統計及 分析是企業知己最重要的手段。收入與費用可說是企業營運資金流動的最重要的兩個方向,因 此在做公司資金流通分析時,一定是收入與費用同時一起處理分析。收入及費用管理6-1 收入費用統計分析
14、收入費用統計分析/交叉分析報表交叉分析報表 結構設計分析結構設計分析(1)收入費用統計分析 工作表 (2)收入費用交叉分析 工作表 6-2 收入費用統計分析報表收入費用統計分析報表實作設計分析實作設計分析6-3 收入費用彙總交叉統計分析收入費用彙總交叉統計分析 月平均收入費用分析設計月平均收入費用分析設計 收入費用統計分析作業中,還有一項十分重要的分析資訊要包含在交叉分析報表中,那就是月平均收入及月平均費用分析。唯有分析月平均收入及費用才可直接看出企業營運走勢!因此在分析收入及費用時,就一定要分析月平均值。日月星辰企業有限公司希望在分析月平均值時,不僅能看到月平均收入及月平均費用資訊外,更要能
15、夠看到月平均盈虧金額以及平均每月費用佔收入比率的統計分析資料。第七章 EXCEL2019 人事管理 及薪資管理應用 人事資料及薪資資料管理對於企業來說不但涉及公司內部組織管理及營運成本負擔控制。對於公司內部組織管理而言,人事資料的建立、審核、年資處理、升遷建議 等等以及製作員工薪資表單,以及員工薪資銀行轉帳作業 等,都是企業內部組織管理的工作。而對於公司營運成本負擔控制而言,員工薪資亦屬於公司營運的成本!因此在控管營運成本時,員工薪資是一定要加以管理及控制。因此利用電腦化來管理人事薪資資料已是企業內財務會計及管理人員十分重要的一項工作任務!人事薪資管理7-1 人事管理及薪資統計管理-架構分析
16、A 員工基本資料管理工作表 B 員工薪資清冊工作表 C 員工薪資分析工作表 D 員工薪資報表工作表 E 員工銀行轉帳工作表 7-2 人事管理及薪資統計管理-員工資料維護管理分析 在設計員工資料維護工作表時,有兩點我們必須特殊處理:【1】輸入員工編號時,需將員工編號中帶有應文字母 的部份自動改為大寫字母。【2】在輸入員工編號後,系統會將本日日期自動傳入 到到期日期及加保日期儲存格上。7-3 人事管理及薪資統計管理-員工薪資清冊管理分析7-4 人事管理及薪資統計管理-員工薪資報表管理分析 員工薪資建立完成後,我們常常需要檢查及核對是否正確,若在員工薪資清冊上直接檢查當然是可以,但當薪資資料多達上百
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