Email营销及其在外贸中的应用课件.ppt

1、EmailEmail营销及其在外贸中的应用营销及其在外贸中的应用第一节第一节 外贸外贸EmailEmail营销实用技巧营销实用技巧第二节第二节 EmailEmail营销的特点、功能和流程营销的特点、功能和流程第三节第三节 EmailEmail的特点及使用的特点及使用 第一节第一节 EmailEmail营销的特点、功能和流程营销的特点、功能和流程 一、什么是一、什么是EmailEmail营销营销EmailEmail营销也被称为营销也被称为EDMEDM营销（营销（Email Direct Email Direct MarketingMarketing）、电子邮件营销，即）、电子邮件营销，即企业通过

2、企业通过EmailEmail建立同目标客户的沟通渠道，向其直接传达相关建立同目标客户的沟通渠道，向其直接传达相关信息，用来促进销售。信息，用来促进销售。1.1.许可许可EmailEmail营销营销:是在是在客户事先许可的前提下客户事先许可的前提下，通，通过电子邮件的方式向目标客户传递有价值信息的一过电子邮件的方式向目标客户传递有价值信息的一种网络营销手段。种网络营销手段。2.2.三个基本因素：三个基本因素：基于客户许可基于客户许可 通过电子邮件传递信息通过电子邮件传递信息 信息对客户是有价值的。信息对客户是有价值的。3.Email3.Email营销的三大基础营销的三大基础 （1 1）Email

3、Email营销的技术基础营销的技术基础能够收发和跟踪效果能够收发和跟踪效果 （2 2）客户的）客户的EmailEmail地址资源地址资源足够量的有效地址足够量的有效地址 （3 3）EmailEmail营销的内容营销的内容有针对性的设计有针对性的设计 二、二、EmailEmail营销的优势和劣势营销的优势和劣势1 1EmailEmail营销的优势营销的优势（1 1）成本较低）成本较低（2 2）反应迅速，缩短营销周期）反应迅速，缩短营销周期 （3 3）信息丰富，全面）信息丰富，全面 （4 4）针对性强，减少浪费）针对性强，减少浪费 （5 5）便于营销效果监测）便于营销效果监测 2 2EmailEm

4、ail营销的劣势营销的劣势（1 1）应用条件限制）应用条件限制（2 2）邮件传输限制和信息传递障碍）邮件传输限制和信息传递障碍 （3 3）营销效果的限制）营销效果的限制 三、三、EmailEmail营销的功能营销的功能1 1品牌形象品牌形象2 2推广销售推广销售3 3顾客关系顾客关系4 4顾客服务顾客服务5 5网站推广网站推广6 6资源合作资源合作7 7市场调研市场调研8 8增强市场竞争力增强市场竞争力四、开展四、开展EmailEmail营销的流程营销的流程首先，确定营销目标和目标群体。首先，确定营销目标和目标群体。再次，获取目标群体邮件地址列表，对再次，获取目标群体邮件地址列表，对Email

5、Email邮邮件内容进行设计。件内容进行设计。最后，根据计划向潜在用户发送电子邮件信息，最后，根据计划向潜在用户发送电子邮件信息，并且及时对并且及时对EmailEmail营销活动的效果进行分析总结。营销活动的效果进行分析总结。第三节第三节 外贸外贸EmailEmail营销实用技巧营销实用技巧 一、外贸业务中如何选择邮箱一、外贸业务中如何选择邮箱1 1最好架设自己的最好架设自己的企业邮局企业邮局，尽量不要使用尽量不要使用公共邮箱公共邮箱网易（网易（163163）、搜狐、新浪、以及腾讯（）、搜狐、新浪、以及腾讯（QQQQ）X X2 2最好使用最好使用外国邮箱外国邮箱，尽量不要用尽量不要用我国的邮箱

6、我国的邮箱Hotmail、Yahoo、Gmail 3 3最好使用最好使用企业邮箱企业邮箱，尽量不要使用尽量不要使用个人邮箱个人邮箱 4 4尽量尽量自建邮件服务器或使用知自建邮件服务器或使用知名服务商提供的邮局名服务商提供的邮局网易：http:/ 1.1.全面体现企业形象。全面体现企业形象。2.2.克服员工流动影响。克服员工流动影响。3.3.便于企业管理。便于企业管理。4.4.增强内部信息沟通和协同办公能力。增强内部信息沟通和协同办公能力。5.5.优于个人邮箱的安全性、稳优于个人邮箱的安全性、稳定性和服务品质。定性和服务品质。二、如何获得邮箱地址二、如何获得邮箱地址1.1.购买购买一是从一般的一

7、是从一般的地址数据库服务商地址数据库服务商购买购买 二是从专业提供二是从专业提供外贸展会企业名录的服务商外贸展会企业名录的服务商处处购买购买 三是从提供三是从提供“海关数据海关数据”以及以及“提单数据提单数据”的服务商的服务商处购买处购买 2.2.自己搜集自己搜集一是自己通过一是自己通过搜索引擎、搜索引擎、B2BB2B平台、黄页以及企平台、黄页以及企业网站业网站等搜集地址。等搜集地址。二是通过搜索软件搜集，比如二是通过搜索软件搜集，比如Email SpiderEmail Spider、GoogleGoogle邮箱搜索器、利德商务邮箱搜索通、深维邮箱搜索器、利德商务邮箱搜索通、深维超级邮箱搜索软

8、件超级邮箱搜索软件等等等等 http:/ 网络工具网络工具 -邮件处理邮件处理 华军软件园华军软件园三、如何设计外贸电子邮件主题三、如何设计外贸电子邮件主题主题的作用主题的作用让收件人快速了解邮件的大概内容或者最重要让收件人快速了解邮件的大概内容或者最重要的信息；的信息；在邮件主题中表达基本的营销信息；在邮件主题中表达基本的营销信息；区别于其他类似的邮件；区别于其他类似的邮件；为了方便客户日后查询邮件；为了方便客户日后查询邮件；尽可能引起收件人的兴趣。尽可能引起收件人的兴趣。1 1一定要设置主题，不能没有邮件主题一定要设置主题，不能没有邮件主题2 2邮件主题不宜过于简单或过于复杂邮件主题不宜过

9、于简单或过于复杂3 3邮件主题信息要突出明确邮件主题信息要突出明确4 4邮件主题信息要完整邮件主题信息要完整5 5邮件主题要有吸引力邮件主题要有吸引力6 6邮件主题应含有丰富的关键词邮件主题应含有丰富的关键词7 7切忌中文标题切忌中文标题1 1设计外贸邮件正文的基本原则设计外贸邮件正文的基本原则四、如何设计外贸邮件正文四、如何设计外贸邮件正文（1 1）简洁性）简洁性（2 2）灵活性）灵活性（3 3）针对性）针对性（4 4）严谨性）严谨性2 2外贸电子邮件语言词汇和文法的选用外贸电子邮件语言词汇和文法的选用如“Dear sirs”、“Dear Ms.Harbough”，“Dear Mr.Hayw

10、ood”“Hello，Victor”，“Hi，Jenny”，“Hello”“Yours faithfully”、“Sincerely yours”、“And here we remain yours faithfully”已是几乎见不到了，“Best regards”、“Take care”、“Bye”、“Cheers”基本词汇以及短语，口语化的形式经常用到，比如基本词汇以及短语，口语化的形式经常用到，比如Hes，Were，Hed等等。等等。另外还经常使用商贸行业常用的缩略语，例如，另外还经常使用商贸行业常用的缩略语，例如，U（表示（表示you）、）、Pls（表示（表示please）、）、In

11、fo（表示（表示information）、）、Qty（表示（表示quantity）、）、PC（表示（表示piece）、）、S/C(销售合同销售合同)、B/L(提单提单)、FYI(供贵方供贵方参考参考)、DOCS(文件、单据文件、单据)、FCL(整箱整箱)等等 3 3外贸电子邮件内容的组织外贸电子邮件内容的组织（1 1）务必将要点放在信件的开头务必将要点放在信件的开头，然后是有关要点，然后是有关要点的实事和观点的陈述。用两三句简洁地写下表达主的实事和观点的陈述。用两三句简洁地写下表达主要观点的句子来开始你的邮件。但是有时候需要几要观点的句子来开始你的邮件。但是有时候需要几个词或一两个短句来引出要

12、点。个词或一两个短句来引出要点。（2 2）结构方面，尽量使用）结构方面，尽量使用短段落短段落。（3 3）考虑是否有）考虑是否有多余的信息或是否呈现太多的信多余的信息或是否呈现太多的信息息。4 4外贸电子邮件文体格式的选择外贸电子邮件文体格式的选择在外贸中，大多数时候都使用在外贸中，大多数时候都使用平头式平头式文体：文体：一是写作方便、快捷，结构简洁明快；一是写作方便、快捷，结构简洁明快；二是如果使用其他文体，由于发信人和收信人的邮件系统二是如果使用其他文体，由于发信人和收信人的邮件系统有可能不同，所以可能会造成在收信人系统上格式混乱，有可能不同，所以可能会造成在收信人系统上格式混乱，而平头式一

13、般显示还是平头式的，不会混乱。而平头式一般显示还是平头式的，不会混乱。五、如何提高邮件打开率五、如何提高邮件打开率1 1提升到达率提升到达率2 2保持保持持续稳定发件人名称、使用独有的域名与发件人地持续稳定发件人名称、使用独有的域名与发件人地址址3 3标题中标题中包含吸引收件人的关键词包含吸引收件人的关键词4 4标题的个性化与内容有用性，经验发现如果标题的个性化与内容有用性，经验发现如果EmailEmail的标题的标题里有收件人姓名里有收件人姓名，并且是当天的，并且是当天的EmailEmail，那么被看的可能性比，那么被看的可能性比只有收件人姓名的多出只有收件人姓名的多出2424，比不是当天，

14、比不是当天EmailEmail且没有收件人且没有收件人姓名的多出姓名的多出7575。5 5到达时间的选择，在具体的阅读时间上，到达时间的选择，在具体的阅读时间上，8 8点钟看点钟看EmailEmail的人数比的人数比9 9点钟的人数高出点钟的人数高出5151，比下午比下午3 3点钟看点钟看EmailEmail的高出的高出260260。6 6持续的反馈与改进持续的反馈与改进六、遭到退信的原因六、遭到退信的原因接受邮件服务器忙，或网络繁忙，造成接受超时；接受邮件服务器忙，或网络繁忙，造成接受超时；对方邮箱已满；对方邮箱已满；邮箱无效或者没有权限；邮箱无效或者没有权限；DNSDNS解析无效，得不到对

15、方邮箱的服务器地址；解析无效，得不到对方邮箱的服务器地址；发件人邮箱被识别无效或者列入对方黑名单；发件人邮箱被识别无效或者列入对方黑名单；对方邮件服务器认为发送方对方邮件服务器认为发送方SMTPSMTP服务器不合法。服务器不合法。1.没有找到收件人的地址没有找到收件人的地址退信包含：invalid address/User unknown/user is not found/doesnt have this account。2.接收方邮箱已经没有足够的空间来接收新邮件接收方邮箱已经没有足够的空间来接收新邮件退信包含：mailbox is full/Quota exceed the hard l

16、imit for user/mail box space not enough。3.被对方服务器拒收被对方服务器拒收退信包含：Recipient address rejected/Error:content rejected/Mail data refused。根据退信信息查找原因根据退信信息查找原因七、客户不回复邮件的原因七、客户不回复邮件的原因1 1发送的邮件对方根本没收到或计入垃圾箱发送的邮件对方根本没收到或计入垃圾箱2 2我方回复过慢我方回复过慢3 3缺乏沟通技巧缺乏沟通技巧4 4报价过于离谱报价过于离谱5 5语言沟通有障碍语言沟通有障碍6 6客户本身无成交意愿客户本身无成交意愿八、其

17、他一些实用技巧和注意事项八、其他一些实用技巧和注意事项1 1注意邮件字体样式注意邮件字体样式英文邮件用英文邮件用utf-8utf-8，字体用字体用VerdanaVerdana，ArialArial，HelveticaHelvetica，sans-serifsans-serif等等统一字号（外国人喜欢用统一字号（外国人喜欢用小字号，五号或小字号，五号或1010号左右号左右）。）。重要的内容可以用重要的内容可以用boldbold粗体加粗或者用大写粗体加粗或者用大写，但，但不要通不要通篇使用大写字母篇使用大写字母写邮件正文。写邮件正文。两段中间要空一行两段中间要空一行，方便别人阅读，方便别人阅读，如

18、果事情比较复杂，繁多的话，可以用如果事情比较复杂，繁多的话，可以用1 1、2 2、3 3、4 4注明。注明。2 2正确使用签名正确使用签名签名要简单，整齐，不要放特别的字符，让签名邮件居签名要简单，整齐，不要放特别的字符，让签名邮件居左而不是居中或者居右，左而不是居中或者居右，不要有中英文混排不要有中英文混排 3 3附件的应用附件的应用尽量不要使用附件尽量不要使用附件，但大的文件一般可以放到附件中。，但大的文件一般可以放到附件中。在外贸中经常使用在外贸中经常使用wordword、excelexcel、pdfpdf格式的文档，格式的文档，版本不版本不要太高，要太高，第一次联系客户时第一次联系客户

19、时，除非客户在询盘中提出，最好，除非客户在询盘中提出，最好不要主不要主动附上图片动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截。，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截。4 4最佳邮件格式最佳邮件格式常用的邮件格式包括常用的邮件格式包括纯文本格式、纯文本格式、HTMLHTML格式和格式和Rich MediaRich Media格式格式，或者是这些格式的组合，如纯文本，或者是这些格式的组合，如纯文本/HTML/HTML混和格式。混和格式。外贸中大部分情况下均使用外贸中大部分情况下均使用纯文本格式或是简单纯文本格式或是简单HTMLHTML格格式式，如果是问候或祝贺等情况则可以使用，如果是问候或祝贺等情

20、况则可以使用HTMLHTML格式或格式或Rich MediaRich Media格式，这样效果更好。格式，这样效果更好。5 5注意时效性注意时效性6 6注意邮件主题和邮件内容的字词书写注意邮件主题和邮件内容的字词书写不要包含有如不要包含有如“大量、宣传、钱、第一大量、宣传、钱、第一”等字词等字词 7 7尽量做到个性化尽量做到个性化8 8适当控制发送频率适当控制发送频率9 9尽量少采用抄送的方式发送邮件尽量少采用抄送的方式发送邮件10.10.正式发送前测试正式发送前测试第三节第三节 EmailEmail的特点及使用的特点及使用 一、电子邮件（一、电子邮件（EmailEmail）及其特点）及其特点

21、（1 1）速度快、范围广）速度快、范围广（2 2）使用方便，操作简单）使用方便，操作简单（3 3）价格便宜，收发一个电子邮件仅需几分钱）价格便宜，收发一个电子邮件仅需几分钱（4 4）邮件内容形式多样）邮件内容形式多样电子邮件电子邮件（Electronic MailElectronic Mail，简称，简称EmailEmail、电邮或邮、电邮或邮件），它是件），它是种用电子手段提供信息交换的通信方式种用电子手段提供信息交换的通信方式 二、电子邮件协议二、电子邮件协议1 1SMTPSMTP协议协议帮助每台计算机在发送或中转信件时帮助每台计算机在发送或中转信件时找到下一个目的地找到下一个目的地，以及

22、通过它来控制邮件的以及通过它来控制邮件的中转中转方式方式 2 2POP3POP3协议协议负责从负责从邮件服务器中检索邮件服务器中检索电子邮件电子邮件:从邮件服务器中检索邮件并从服务器中删除这个邮件；从邮件服务器中检索邮件并从服务器中删除这个邮件；从邮件服务器中检索邮件但不删除它；从邮件服务器中检索邮件但不删除它；不检索邮件，只是询问是否有新邮件到达。不检索邮件，只是询问是否有新邮件到达。SMTPSMTP：负责发送：负责发送POP3POP3：负责检索接收：负责检索接收HotmailHotmail的协议设置的协议设置3 3IMAPIMAP协议协议和和POP3POP3类似，但：类似，但：IMAPIM

23、AP它只下载邮件的主题，并不是把所有的邮件内容都下载它只下载邮件的主题，并不是把所有的邮件内容都下载下来下来在客户端做的改变都会同步回服务器在客户端做的改变都会同步回服务器三、电子邮件的使用方法三、电子邮件的使用方法1 1EmailEmail地址的申请（略）地址的申请（略）2 2收发邮件的方式收发邮件的方式一是使用一是使用网页方式（即网页方式（即WebWeb方式）方式）收发邮件收发邮件 二是通过二是通过Outlook ExpressOutlook Express、FoxmailFoxmail等邮件软等邮件软件（客户端）收发邮件件（客户端）收发邮件 http:/ http:/ 1简洁简洁长话短说

24、，尽量使用长话短说，尽量使用常用词、短语、结构简单常用词、短语、结构简单的短句的短句，避免使用难词、古词和陈旧的商业术，避免使用难词、古词和陈旧的商业术语，不用长句或从句。语，不用长句或从句。“here”而不用“enclosed here with”；“because”而不用“due to the fact that”；“thank you for”而不用“acknowledge receipt of”2 2清楚清楚思路清晰，行文明了，邮件内容不会被误解。思路清晰，行文明了，邮件内容不会被误解。要要避免使用意义上模棱两可的词语和句子避免使用意义上模棱两可的词语和句子 “We have a di

25、rect sailing from Shanghai to Los Angeles bimonthly.”Money is important in our life,but it isnt()to us.everything or anything 3 3礼貌礼貌使用使用虚拟语气、委婉语气虚拟语气、委婉语气等方法及运用一些语等方法及运用一些语用策略，婉转、迂回、和缓地表达观点，提出用策略，婉转、迂回、和缓地表达观点，提出要求，从而给收件人留下有知识、有修养、素要求，从而给收件人留下有知识、有修养、素质高的印象质高的印象 Could you please tell me the update?

26、4 4完整完整要对收件人提供其需要的所有信息，答复其提出要对收件人提供其需要的所有信息，答复其提出的一切问题并争取满足其提出的一切要求。的一切问题并争取满足其提出的一切要求。另外另外邮件的落款也要包含公司名称，电话，传真，邮件的落款也要包含公司名称，电话，传真，网址等内容网址等内容，这样看着比较正规。，这样看着比较正规。5 5具体具体必须强调具体的事实、数据和时间，让收件人阅读必须强调具体的事实、数据和时间，让收件人阅读邮件后采取具体的行动，解决具体的问题。邮件后采取具体的行动，解决具体的问题。Dear David,The Unit CFR price is 65 USD/length,tot

27、al amount is 1300USDThe pipes are packed in wooden box.Shipping time,about 5-7 days after receiving 100%TT in advance.Any problems,just let me know.Best regards,Kevin6 6准确准确电子邮件的格式、语法、标点符号和拼写要做到准电子邮件的格式、语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确确无误，电子邮件内容还要叙述准确 日期、数字日期、数字不能弄错，打字时要避免误打、漏不能弄错，打字时要避免误打、漏打，并要认真核对收件

28、人的打，并要认真核对收件人的信箱信箱是否填写正确是否填写正确对方姓名一定要正确对方姓名一定要正确 7 7体谅体谅要设身处地要设身处地为收件人着想为收件人着想，考虑他们的感情、希，考虑他们的感情、希望、要求和利益等，即要进行换位思考，从而给望、要求和利益等，即要进行换位思考，从而给收件人留下好感和深刻的印象收件人留下好感和深刻的印象 8 8专业专业一是对一是对自己的行业、对自己的公司和对自己的产品自己的行业、对自己的公司和对自己的产品非常熟悉，尤其是在一些技术细节问题上一定要搞非常熟悉，尤其是在一些技术细节问题上一定要搞清楚，在邮件当中要尽可能的讲清楚，不要犯错误。清楚，在邮件当中要尽可能的讲清

29、楚，不要犯错误。另一方面是对另一方面是对外贸领域知识外贸领域知识的深入了解，尤其是外的深入了解，尤其是外贸流程和一些惯例做法要非常清楚。贸流程和一些惯例做法要非常清楚。Flange WN A182 Gr.F11 1500#RF sch.120Size:28=8 pcsAre you able to supply NB 1/8”(0.125”)sch 40 304L pipe in 5.8 metre.Total length:20 length x 5.8 metre.Cut the 5.8 metre pipe into 6 length with 5 piece 1 metre lengt

30、h and the last piece 0.8 m.Best RegardsDavid Tan对方询盘对方询盘实例讲解实例讲解Dear David,Yes，we can.The Unit CFR price is 65 USD/length,total amount is 1300USDThe pipes are packed in wooden box.Shipping time,about 5-7 days after receiving 100%TT in advance.Any problems,just let me know.Best regards,Kevin我方发盘我方发盘W

31、hat is the length per tube?Can you cut it to 1 metre length and ship to us?If so we can save some money for freight.Please take a photograph of the tube and send it to us,can?Best RegardsDavid Tan对方回复对方回复Dear David,Each length is 5.8m,as you told.Please see the attachment for photos,these were for a

32、nother client in Singapore.The box was so long and it took a lot money.heheAny problems,just let me know.Kevin我方回复我方回复Hi Kevin,Confirm 5.8m than you can cut the pipe to 1100mm X 4 nos.&1400mm X 1 no.This will save you a lot of cost for freight so you can give me a better price.I will increase the qu

33、antity to 30 pieces so that you can have a better costing.Please give a fresh quote for me to confirm the order.Thanks.David对方回复对方回复Dear David,I have confirmed with my boss and we can give you the pipes of 6m/Length(Cut into 1.5mm/each,4 Nos.)The CFR Singapore price is USD60/length.Total is USD1800.

34、I made a sales contract,please find in the attachment.Any problems,just let me know.Best regards,Kevin 我方回复我方回复Hi Kevin,As I mentioned I need the pipe to be 1m length each when it arrives.If you give me 1.5m each than I have to cut and weld two 0.5m together?Its 3m or 2m or 1m that you can choose fr

35、om.ThanksDavid对方回复对方回复Dear David,OK,we can cut it into 2m.And put them in the wooden box.Any other problems?Kevin我方回复我方回复Hi Gary,Yes if you are giving me 2m length I would request you to thread for me both ends so that when I receive them all I need to do is cut into half.As mentioned I need 1 m wit

36、h threaded on one side as per attached photo.Please see attached amended SC as this will be the contractor who is going to do the clearance from port,inland transport and cutting of the pipe for us.They will arrange for the payment to you once you confirm the final threading issue.ThanksDavid对方回复对方回

37、复Dear David,Morning!I see,we can thread two ends,please see the attachment for the signed contract.Any problems,just let me know.Best regards,Kevin我方回复我方回复Dear Vincent,The Pek Kah Plastic Pte Ltd has not informed me any proceed after last Thursday.Could you please tell me the update?Many thanks,Best regards,Kevin 我方跟进我方跟进Hi Kevin,Sorry Im in Malaysia for the water works exhibition and only be back this weekend.I will get them to prepare payment to you early next week when Im back.Thanks.Best Regards对方回复对方回复