会议策划与组织概论课件.pptx

1、会议策划与组织概论会议策划与组织概论课程简介课程简介 项目一 会议概述 项目二 会议策划与准备 项目三 会中组织与服务 项目四 会议善后工作 项目五 会议礼仪 项目六 实训2课程要求课程要求18+1818+18课堂教学、课堂讨论、课外作业等期末成绩（60%）、实训（课堂讨论、课外作业）30%、考勤（10%）全班36人，分成6小组3项项目一目一 会议概说会议概说45课程内容课程内容1会议含义与要素2会议的功能与种类3会议的三个基本阶段4会议不良现象及解决对策案例导入案例导入王王义义大大学毕业学毕业便便应应聘到一家大型企聘到一家大型企业业做秘做秘书书。一天公司。一天公司杨经杨经理走理走进办进办公室

2、，公室，“明天明天上午酒店在三上午酒店在三楼会议楼会议室室开会开会，”“唉，唉，怎么怎么又又开会开会？”王王义脱义脱口口说说了一句。了一句。杨经杨经理有点理有点惊讶惊讶地反地反问问道：道：“你认为开会你认为开会是是没没有意有意义义的事的事吗吗？”杨经杨经理似乎看出了理似乎看出了王王义义不以不以为为然的然的样样子，子，继续问继续问：“你说说会议你说说会议都有都有哪哪些价些价值值或者或者为为什什么没么没有价有价值值？”这个问题这个问题王王义从来没义从来没有想有想过过，对开会厌烦对开会厌烦情情绪绪淹淹没没了他了他对会议对会议的理性思考。的理性思考。杨经杨经理理见见他他语语塞，塞，递给递给他一他一份资

3、份资料：料：“拿去看看，好好准拿去看看，好好准备备明天的明天的会议会议”也也许许是因是因为为在在学学校校见见多了一些无聊的多了一些无聊的会议会议，每次，每次开会开会王王义义不是逃不是逃会会就是在就是在会场会场睡睡觉觉，而且想着自己，而且想着自己刚来刚来不久，不久，没啥没啥事事会问会问道自己，道自己，开会嘛开会嘛就是走走就是走走过场过场。所以王。所以王义义打定打定主意，明天要到主意，明天要到会场会场休息休息。休息休息。第二天，第二天，当杨经当杨经理看到坐在角落、睡意朦理看到坐在角落、睡意朦胧胧的王的王义义，就点名，就点名让让他他为讨论为讨论的方案的方案献计献计。王王义义急忙站起急忙站起来来，两两

4、手空空，手空空，两两耳空空，口中无耳空空，口中无语语；看看四周，才；看看四周，才发现发现大家手大家手边边都都放着放着资资料，而且都在料，而且都在记录记录着什着什么么，他一下子，他一下子涨红涨红了了脸脸，地下了，地下了头头杨经杨经理理见状见状，沉默了一，沉默了一会会，对对他他说说：“会会后到我后到我办办公室公室来来一一趟趟。”王王义开义开完完会会就就来来到到杨经杨经理的理的办办公室，公室，杨经杨经理理递给递给他一他一份份文件：文件：“下周有下周有个个新新员员工培工培训会训会，你来帮你来帮我我办办。”王王义义仔仔细细看了文件上的要求，原看了文件上的要求，原来这么简单来这么简单的一的一个会还个会还有

5、有这么这么多的准多的准备备工作看工作看来办来办会还会还不不简单简单。6 结合你平时所参加过的或者对会议的认识，谈谈会议的意义何在？如何才能成功举办一次高效率、高质量的会议？7课堂讨论课堂讨论任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素 一、会议的含义8 会议是人们最常见的一种交往形式，会是指多人相聚，议是指协商事宜，会议合在一起就是人们聚集在一起通过一定的形式和程序，协商事宜、交流信息、沟通情感、达成共识的一种重要的行为过程，是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。“凡研究事理而为之解决，一人谓之独思，凡研究事理而为之解决，一人谓之独思，二人谓之对话，三人以上而循有一定规则者二

6、人谓之对话，三人以上而循有一定规则者谓之会议。谓之会议。”任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素 二、会议的要素9 会会 议议会议主题会议主题 会议会议 地点地点 会议会议 时间时间会议人员会议人员会议议程会议议程会议名称会议名称会议结果会议结果会议形式会议形式会议议题会议议题（一）会议名称 会议名称要能概括会议的内容、性质、参加对象、主办单位以及会议时间、届次、地点、范围、规模等。“2009界曹妃甸论坛”“中韩秘书教育学术研讨会”“深圳开发技术股份有限公司第二十次（2010）股东大会”10任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素（二）会议议题 会议议题是根据会议目标来确定并付诸

7、会议讨论或解决的具体问题。单个议题 多个议题11任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素（三）会议主题 会议主题是根据会议议题概括出的主题性口号。如何确定会议的主题？精确 简明 有号召力“主题+副题”12主主题题：城市让生活更美好副副题题：城市多元文化的融合城市经济繁荣城市科技的创新城市社区的重塑城市与乡村的互动任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素13议题与主题议题与主题l主题只有一个，议题确可以有多个如2013年APEC（亚太经合组织）领导人非正式会议主题为“亚太发展的新承诺”l议题则包括“世界经济形势、粮食安全、能源安全、区域经济一体化、企业社会责任、气候变化、防灾减灾”等

8、多个议题。（四）会议时间 如何选择合适的会议时间？要避开的日期 重大节日：国庆、春节、圣诞节 重大事件：大选 气候不好的季节 其他同时举行的会议或活动期间 会议时间确定不要随便更改14任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素（五）会议地点 会议地点的选择首先要考虑会议的母的、主题和内容 常用的会议地点 会议中心 会展中心 室内酒店 远郊宾馆及度假村 高校15任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素（六）会议议程 会议议程，是会议议事程序和整体安排。议程内容：主题、主持人、议题、发言人、时间等 编制会议议程遵循的原则 处理好轻重缓急 预估和表示每个环节的时间16任务一任务一 会议的含

9、义与要素会议的含义与要素（七）会议人员17 主办者主办者 主持人主持人 参与人参与人主办、协办、承办主办、协办、承办 主持人的职责：宣布开会和闭会；介绍或报告会议情况 控制盒调节会议的进程；允许发言、组织超时、违规的发言；维护会场秩序、执行会议纪律 选定会议纪律人员、验证会议记录的准确性；督促会议决议的执行。任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素（八）会议形式18现场办公座谈会研讨会观摩会论坛辩论会任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素（9）会议结果 会议是以解决问题为目标的社会活动。因此，会议一定要尽可能达到预期结果，所有的会务工作都必须围绕着会议的结果展开，以使会议达到目标

10、。19任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素任务二任务二 会议的功能与种类会议的功能与种类 一、会议的功能20 二、会议的种类21任务二任务二 会议的功能与种类会议的功能与种类法定性或制度规定性会议：如党代会、人代会、职代会、妇代会、股东大会。决策性会议：如常委会、党组会、理事会、行政会、董事会。工作性质会议：动员大会、工作布置会、经验交流、现场办公会、总结会、联席会。专业性会议：如研讨会、论坛、听证会、答辩会、专题会、鉴定会等。告知性会议：如表彰会、纪念会、庆祝会、庆功会、命名会。商务性会议：如招商会、贸易洽谈会、观摩会、产品推介会、促销会。联谊性会议：如接见、会见、茶话会、团拜会、

11、恳谈会、宴会。信息性会议：如新闻发布会、记者招待会、报告会、咨询会。（一）按会议性质分类（一）按会议性质分类 二、会议的种类22任务二任务二 会议的功能与种类会议的功能与种类按区域分类是按照会议代表来自的地区范围分类，可分为：国际会议、全国会议、区域会议、单位或部门会议。（二）按会议区域分类（二）按会议区域分类（三）按会议规模分类（三）按会议规模分类大型会议：500人以上中型会议：200500人小型会议：200人以内 二、会议的种类23任务二任务二 会议的功能与种类会议的功能与种类定期会议与不定期会议（四）按会议是否定期分类（四）按会议是否定期分类（五）按会议阶段分类（五）按会议阶段分类预备会

12、议与正式会议（五）按会议阶段分类（五）按会议阶段分类常规会议、电话会议、电视会议、网络会议任务三任务三 会议的三个基本阶段会议的三个基本阶段选择适合的参与选择适合的参与者者制定会议议程制定会议议程确定特殊角色确定特殊角色确定场地、器材确定场地、器材发出会议通知发出会议通知 会内容传达会内容传达会议纪要及时发布会议纪要及时发布会议决定的执行会议决定的执行掌握会议节奏掌握会议节奏控制会议议题控制会议议题调整会议气氛调整会议气氛01确定参会者确定参会者专家型参会者,对于会议中涉及的问题可以给予专业解释评判有决策权的人,对会议中提到的建议拍板，提高会议执行性沟通协调能力强的人，有助于会议内容的传达和推

13、进制定会议议程制定会议议程同类议题放置一块，避免话题接近造成颠来倒去说同样内容与个别与会者沟通议题是否合适确定会议特殊角色确定会议特殊角色确定主持人、发言人、会议记录人确定会议地点、所需器材、会议时间确定会议地点、所需器材、会议时间会议时间选择原则，确保会议关键人物时间符合，尽量避开人疲倦时间。如避开刚上班的半个小时，下班前半小时通知与会者通知与会者通知时需同步告知会议目的、议程，方便与会者提前准备，提高会议效率。任务三任务三 会议的三个基本阶段会议的三个基本阶段准时开始，按时结束控制参会人员发言时间根据议题对会议时间分块，方便把握会议开始向与会人员明确会议目的和会议议程对偏离主题的发言果断及

14、时进行纠正遵循会议议程，板块式进行节律性：各种议题搭配，主持人阶段性总结开放性：职位高的人最晚发言，保护弱者活跃性：会前小游戏任务三任务三 会议的三个基本阶段会议的三个基本阶段任务三任务三 会议的三个基本阶段会议的三个基本阶段会议结束后的执行与落实会议结束后的执行与落实是会议效果的体现，也是是会议效果的体现，也是会议目的的最终实现。会议目的的最终实现。规范传达会议决定，防止理解的偏颇会议中做的决定，专人在结束后立即推进落实会议纪要及时发布决定的执行与落实确定的问题需要及时传递给需要了解和执行的人确定问题的传达【案例导入】【案例导入】有一次，余世有一次，余世维维先手主持公司先手主持公司会议会议，

15、他把，他把闹钟带闹钟带到到会场会场，对参会对参会人人员说员说：“各位，我今天各位，我今天带来闹钟来带来闹钟来，十一点半散，十一点半散会会。”大家都笑起大家都笑起来来，谁谁也也没没有在意。有在意。到了十一点半，到了十一点半，“叮叮铃铃铃铃”闹钟响闹钟响起起来来了，了，会会却只却只开开到一半。余先到一半。余先生生说说：“哎哎呀，呀，闹钟响闹钟响了，我了，我们们散散会会”。这时这时有人有人说说：“会还没开会还没开到一半呢。到一半呢。”“我不是告我不是告诉你们诉你们到十一点半散到十一点半散会吗会吗各位主管，各位主管，会议会议明天重新明天重新开开，散散会会！”第二天他又把第二天他又把脑胀带脑胀带到到会场

16、会场：“各位，今天我各位，今天我们们重重开开，十一点半散，十一点半散会会。”每每个个人眼睛都人眼睛都盯盯着着闹钟闹钟，结结果果11:28分就分就结结束了。束了。2829课堂讨论课堂讨论1、你参加过的会议中有没有拖延很长时间的，你的心情如何？2、根据你的经验，会议拖延的原因有哪些？如何有效控制会议时间？3、你认为还有哪些会议不良现象？30任务四任务四 会议不良现象及解决对策会议不良现象及解决对策 一、会议不良现象一、会议不良现象1.为交际而开会2.为惯例而开会3.为攀比而开会4.为表功而开会5.为推卸责任而开会6.为避免尴尬而开会会议会议缺乏意缺乏意义义会议会议上上议议而不而不决决讲话讲话滔滔不

17、滔滔不决决1.推卸责任2.追求完美3.习惯推延4.信息阻塞会议会议不不计计成本成本态态度自由散漫度自由散漫 会议成本构成会议成本构成31时间成本：时间成本：人数（会议准人数（会议准备时间备时间+会议持续会议持续时间）时间）显性成本显性成本：会议：会议资料费用资料费用+场地场地+劳务费用劳务费用效率成本：效率成本：不不能处理其他事能处理其他事务的损失务的损失时间成本和效率成本又统称为时间成本和效率成本又统称为隐性成本隐性成本，其中：，其中：时间成本可时间成本可直接换算成金钱成本直接换算成金钱成本=开会时间参会人员平均工资开会时间参会人员平均工资，这部，这部分成本很容易被忽略，确实实实在在存在着。

18、分成本很容易被忽略，确实实实在在存在着。32问题一：会议太多判断会议的必要性减少不必要的例会将会议的决策权上交限定出席会议的次数问题二：会议散漫无效率建立签到制度强调开会纪律，避免干扰减少开会人数会议环境不宜过于舒适问题三：会议偏题邀请有关人员向不了解情况的人介绍情况不能达成一致意见的议题，下次会议讨论纠正误解和不相关的话题二、常见的问题及解决策略二、常见的问题及解决策略问题四：会议沟通不充分会议目的、议程提前告知，事先发放材料会前与主要发言人沟通职位高的领导最后发言33会议中常见问题及对策会议中常见问题及对策问题七：会议决定的执行完善会议纪要，及时发布表明不遵守会议纪律者指定专人负责推进会议

19、决定问题六：会议偏题确定会议目标按议程开会邀请有关人员向不了解情况的人介绍情况纠正误解和不相关的话题问题五：会议延时准时开始严格控制时间，达成一致意见，果断结束，转入下个议题及时打断、提醒过详的表达准时结束高效会议案例高效会议案例 谷歌会议的决策秘密记录与投票34记录记录自行自行修改修改分享分享与与记录记录分享分享与记录与记录投票投票决决策策高效会议案例高效会议案例 三星公司的开会流程与“会议文化”体系35一、凡是会议，必有准备一、凡是会议，必有准备二、凡是会议，必有主题二、凡是会议，必有主题三、凡是会议，必有纪律三、凡是会议，必有纪律四、凡是会议，会前必有四、凡是会议，会前必有议程议程五、凡是会议，必有结果五、凡是会议，必有结果六、凡是开会，必有训练六、凡是开会，必有训练七、凡是开会，必须守时七、凡是开会，必须守时八、凡是开会，必有记录八、凡是开会，必有记录九、凡是散会，必有事后九、凡是散会，必有事后追踪追踪 十、最后请记住三个简十、最后请记住三个简单却很有意义的公式：单却很有意义的公式：开会+不落实=零布置工作+不检查=零抓住不落实的事+追究不落实的人=落实