常用办公公文写作课件.ppt

1、常用办公公文写作常用办公公文写作通知通知 通报通报 函函 会议纪要会议纪要 工作总结工作总结 通知通知 一、通知的用途 条例规定：通知“用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项”。办法规定：通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。二、通知的特点 1、适用范围宽 2、涉及内容广 3、可分的种类多 4、使用的频率高 转发(批转、印发)通知的格式 关于转发(批转、印发)的通知 ：业经年月日会议讨论

2、通过，现转发（批转、印发）给你们，请认真贯彻执行(请遵照执行)。(执行意义)年月日传达通知的格式 关于的通知 (通知缘由)特通知如下：(通知事项)(结语)年月日知照通知的格式关于的通知：为了，决定。现将有关事宜通知如下 (通知事项)年月日任免通知的格式关于等同志任(免)职的通知：经年月日会议研究决定，任命：(姓名)为(职务)；(姓名)为(职务)。免去：(姓名)职务。(姓名)职务。年月日例文 关于关于“元旦元旦”期间工作安排的通知期间工作安排的通知 公司所属各部室：根据市政府关于2005年“元旦”放假通知及集团的要求，分公司“元期间工作安排如下：一、放假时间：从2005年1月1日至3日，共放假3

3、天，其中，1月1日为法定节假日，将1月1日（周六）公休日调至1月3日（周一），1月2日（周日）照常公休。二、公司总部要安排好节日值班，确保安全。其它部门因工作需要安排值班，经主管领导批准后，报分公司总经办备案。各单位值班人员值班时，按时到岗，坚守岗位，不得空岗，保证信息通畅、并做好值班记录，遇特殊情况及时向分公司值班室及有关领导报告。三、各门店、应根据经营需要合理安排员工班次，并可适当延长营业时间，确保商品货源充足，顾客购物方便，同进认真做好食品卫生和卫生防疫工作。四、加强安全保卫工作，注意防火、防盗，做好应对各类突发事件的预案，为广大的消费者及员工提供良好的购物及工作环境。请各门店于12月2

4、7日前将值班表传到分公司总经办，公司总部值班人员要做到每日不少于2次电话查岗。XX商城行政人事部 2004年12月20日通 告 沪公1999 号 兹因埋下水道、自来水、煤气、电话导管等，自1999年月日至1999年月日止，路（路至路）除公交路之外，禁止机动车辆通行 特此通告。一九九九年月日请示报告请示报告 关于在关于在XX市举办市举办“XX洽谈会洽谈会”的请示的请示 XX市经贸委：为了扩大我XX商品的知名度，向全国推广，繁荣市场，满足消费者需求，拟于今年X年X月X日至X月X日在XX市举办“XX洽谈会”。洽谈会摊位共XXX平方米，展团由我公司及生产厂家派人组成，经费自理。妥否，请批示。XXX公司

5、 X年X月X日 函“移”、“关”、“咨”、“牒”、“简”、“笺”、“书”、“函”条例“用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部 门请求批准等”办法“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。函的特点函的特点：1、行文宽泛 2、内容多样 3、写法简便 函的种类函的种类 （一）按行文去函和复函（二）按用途商洽函、询问函（答复函）和请求批准函（答复审批函）写作注意事项（1）文种的选用要正确；要注意两种错用现象，一种是应当用函却用了其他文种，如请示；另一种是应当用其他文种，如请示、报告、通知等，却错用了函。简单的识别法是以直属关系和内容多少来区分。

6、是直属、内容又较多的，用请示、报告、通知等等。（2）内容要简洁：一份函一般只能写一件事，要开门见山，直陈其事，简便、灵活是函的一大特色。（3）措辞要得体：对上级机关，用语要谦恭、谨慎；对同级或不相隶属机关，用语要友好、诚恳；对下级机关，用语要尊重、平和。不能在函中使用的语言：过于生硬、严厉，盛气凌人或恭维逢迎、庸俗陈腐等。去函的格式关于的函 ：(去函缘由)(函请事项)(希望要求)敬请函复 年月日复函的格式 关于的复函 ：你（省、市、县、局）关于的函（号）收悉。关于问题，答复如下：(答复事项)特此函复 年月日询询 价价 函函 尊敬的先生：从上海的AA公司处，敬悉贵公司生产各类手工制人造皮革手套。

7、本地区对中等价格的高品质手套向有稳定的需求。请惠寄贵公司的手套目录一份，详述有关价目与付款条件。希望贵公司顺带惠赐样品。采购部主任 赵XX谨上 XX有限公司 2007年5月20日报报 价价 函函 TO:托尼.斯密思先生 FROM:李约翰 SUBJECT:手套报价 DATE:2000年5月25日 尊敬的托尼.斯密思先生：感谢你通过传真询价，我们很高兴按目前的行情给你们最优惠的 价格，具体如下:支付条款：电汇或即期不可撤销信用证 价格条款:FOB上海 交货：接受订单后90天 效期：从本文的日期算起 产品（1）图片 编号1:货物描述:独立包装:每包:1付,净重XX克,毛重XX克 产品（2）图片 编号

8、2:货物描述:独立包装:每包:1付,净重XX克,毛重XX克客户回复函客户回复函xx公司：敝公司对贵公司传真询问，非常感激，因为与贵公司为首次接触，可否请贵公司惠予示之贵公司交往的银行或公司行号名称，地址。敝公司了解贵公司所需集成电路之型态，但不明了所需之规格，如电压，电流等等资料，是否能告知此集成电路的用途。贵公司所传真过来的部份字体不十分清楚，希望能重新传真，但无须传真图片。盼望能为贵公司提供最佳的服务。王XX XXX公司2008-2-28会议纪要会议纪要的结构1标题。标题有两种形式：一是单行标题，由会议名称（全称）和纪要组成。二是双行标题，由正、副标题组成。正标题揭示会议主要内容，副标题则

9、由会议名称和纪要组成。2正文。会议纪要类似消息写法，正文一般由导语、主体、结束语三大部分组成。导语导语（总述）。简要概括介绍会议的基本情况：会议召开的时间、地点，会议名称、与会者、主持单位、会议议题、会议结果评价等。这一部分应写得概括简洁，给人以总的印象。主体主体。会议内容的具体报道。这是会议纪要的主要部分，一般应写明会议所讨论、研究的问题，会议所作出的决定及对今后工作所提出的要求。这部分的写法，常见的有以下三种：（1）综合式。将会议的进程和讨论、研究的问题综合起来，按逻辑顺序，从头至尾分段陈述。这种写法适用于问题比较单纯的会议或参加人数不多的中、小型会议。（2）条项式。把会议所讨论、研究的问

10、题分项叙述，可用小标题，也可用序号标明；或者按性质归纳成若干个问题后，逐项阐述。这种写法适用于大型会议或专题性会议。（3）记录式。按发言顺序将与会者每个人的发言内容记录下来，反映会议议程和会议的基本精神，便于反映发言人的不同看法和会议原貌。这种写法适用于座谈会或学术会议。结束语结束语。多写会议的要求和希望，或发出号召。有些会议纪要不单独结尾，主体部分的最后一个问题写完即结束全文。市区人民政府办公会议纪要时间：2003年1月3 日下午地点：211会议室主持人：出席者：列席者：会议研究决定事项如下：一、同志传达了市加快发展奶牛、改善牛奶供应会议精神和我区集体发展奶牛的安排。会议同意2003年首先在

11、、三个乡镇发展奶牛700至1000头，其他有条件的乡镇可以逐步发展。各有关部门要积极支持，提供方便。粮食部门要协同乡镇落实好饲料供应问题。二、同志汇报了我区四个乡镇土地详查情况。会议同意由区划办公室详查结果报市。三、同志传达了市人防工作会议的精神，汇报了我区2002年人防工作的情况和2003年的工作安排。会议同意人防办公室的工作要本着加强维护、平战结合的原则，在保证人防干事安全的前提下，充分加以利用，发挥作用。公司项目论证会议记录公司项目论证会议记录时间：1998年9月1日 地点：公司会议室 出席人：公司各部门主任 主持人：李X（公司副总经理）记录：王XX（办公室主任）一、主持人讲话：今天主要

12、讨论一下中国办公室软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。二、发言：技术部朱总：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如WORD中对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部份也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中国运用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我们定位在这一方面是很有市场的。市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容问题。三、各部门都同意立项，初步的技术方案将在十天内完成，资料部预计需要三个月完成资料编辑工作，系统集成约需要二十天，该软件预定于元旦投放市场。散会。主持人：（签名）记录人：（签名）