审计学采购与付款循环审计概述课件.ppt
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- 审计学 采购 付款 循环 审计 概述 课件
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1、购货与付款循环的控制测试购货与付款循环的控制测试 应付账款审计应付账款审计固定资产和累计折旧审计固定资产和累计折旧审计购货与付款循环概述购货与付款循环概述1324第一节第一节 购货与付款循环的概述购货与付款循环的概述v一、涉及的主要凭证与会计记录一、涉及的主要凭证与会计记录v 1.1.请购单请购单v 仓储、产品制造仓储、产品制造 生产部门生产部门、资产使用、资产使用 管理部门管理部门 等部门等部门人员填写人员填写 谁需要谁填写谁需要谁填写 的书面凭证,经本部门负责预算的书面凭证,经本部门负责预算的主管的主管 应付凭单部门应付凭单部门 批准后送交采购部门,申请购买商批准后送交采购部门,申请购买商
2、品、劳务或其他资产。品、劳务或其他资产。v 2.2.订购单订购单v 采购部门填写采购部门填写 统一填写,事先连续编号统一填写,事先连续编号 的书面凭证,向的书面凭证,向供应商购买订购单上指定的商品、劳务或其他资产。供应商购买订购单上指定的商品、劳务或其他资产。v 3.3.验收单验收单v 收到商品、资产时收到商品、资产时 验收部门统一验收部门统一 编制编制 事先连续编号事先连续编号 的的书面凭证书面凭证 证明收到实物、表明实物流转证明收到实物、表明实物流转,列示从供应商处列示从供应商处收到的商品、资产种类和数量等内容收到的商品、资产种类和数量等内容 付款条件之一付款条件之一。v 4.4.卖方发票
3、卖方发票 供应商发票、购货发票供应商发票、购货发票 v 供应商开具的账单。载明发运的货物或提供的劳务、应付供应商开具的账单。载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件款金额和付款条件 填写付款凭单金额的依据填写付款凭单金额的依据 等。等。v 5.5.付款凭单付款凭单 注意与付款凭证的区别注意与付款凭证的区别 v 应付凭单部门应付凭单部门 统称。谁请购谁付款统称。谁请购谁付款/批准请购单的部门批准请购单的部门 编编制,载明已收到的商品、资产制,载明已收到的商品、资产 后附验收单后附验收单 或接受的劳务或接受的劳务、应付款金额、应付款金额 后附卖方发票后附卖方发票 和付款日期和付款日期 与采
4、购合同、卖与采购合同、卖方发票上付款条件相关方发票上付款条件相关,是采购方企业内部记录和支付负,是采购方企业内部记录和支付负债的授权证明文件债的授权证明文件v 付款凭单后附订购单、验收单、卖方发票传递给财务部门付款凭单后附订购单、验收单、卖方发票传递给财务部门,据以转账、填写付款凭证、付款。,据以转账、填写付款凭证、付款。v 6.6.转账凭证转账凭证v 7.7.付款凭证付款凭证v 付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证,是是 财务财务部门部门 用来记录库存现金和银行存款用来记录库存现金和银行存款 已实际发生的已实际发生的 支出交支出交易的记账凭证易
5、的记账凭证 后附付款凭单后附付款凭单。v 8.8.应付账款明细账应付账款明细账v 9.9.库存现金日记账和银行存款日记账库存现金日记账和银行存款日记账v 10.10.供应商对账单供应商对账单 卖方对账单。与销售交易中的客户月末卖方对账单。与销售交易中的客户月末对账单属于同一个事项的不同侧面对账单属于同一个事项的不同侧面 v二、购货与付款循环的主要业务活动二、购货与付款循环的主要业务活动v1.1.请购请购商品或劳务环节的控制活动(商品或劳务环节的控制活动(4 4个方面个方面)v(1 1)仓储部门仓储部门填写请购单,通常由仓储部门经填写请购单,通常由仓储部门经理在请购单上签字审批。理在请购单上签字
6、审批。v(2 2)生产部门生产部门填写请购单,通常由生产部门经填写请购单,通常由生产部门经理在请购单上签字审批。理在请购单上签字审批。v(3 3)对于日常采购的请购,应当根据请购单进)对于日常采购的请购,应当根据请购单进行一般授权审批,每张请购单必须经过对这类支行一般授权审批,每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员出预算负责的主管人员签字审批签字审批。v(4 4)对于资本支出和租赁的请购,应当指定人)对于资本支出和租赁的请购,应当指定人员请购,需要进行特别授权审批。员请购,需要进行特别授权审批。v2.2.编制编制订购单订购单环节的控制活动(环节的控制活动(5 5个方面)个方面)v(1
7、1)采购部门采购部门负责编制订购单,发出订购单。负责编制订购单,发出订购单。v(2 2)采购部门只对经过)采购部门只对经过批准批准的请购单编制订购的请购单编制订购单。单。v(3 3)采购部门对经过批准的请购单发出订购单)采购部门对经过批准的请购单发出订购单,询价后,询价后确定最佳供应商确定最佳供应商,但询价与确定供应商,但询价与确定供应商的职责应当分离;对于大额、重要的采购项目,的职责应当分离;对于大额、重要的采购项目,应采取竞价方式来确定供应商。应采取竞价方式来确定供应商。v(4 4)采购部门收到请购单后,对金额在人民币)采购部门收到请购单后,对金额在人民币元以下的请购单由元以下的请购单由采
8、购经理负责审批采购经理负责审批;金额;金额在人民币在人民币元至人民币元至人民币元的请购单由总经元的请购单由总经理负责审批;金额超过人民币理负责审批;金额超过人民币元的请购单需元的请购单需经董事会审批。经董事会审批。v(5 5)采购信息管理员采购信息管理员根据经恰当审批的请购单编根据经恰当审批的请购单编制连续编号采购订单。制连续编号采购订单。v3.3.执行采购执行采购环节的控制活动(环节的控制活动(2 2个方面)个方面)v(1 1)在采用自动化信息系统的被审计单位,)在采用自动化信息系统的被审计单位,采购业务采购业务员员根据系统显示的根据系统显示的“待处理待处理”的采购订单信息,安排的采购订单信
9、息,安排供应商发货、开具采购发票以及仓储验收等事宜。供应商发货、开具采购发票以及仓储验收等事宜。v(2 2)每周,财务部门应付账款记账员汇总本周内生成)每周,财务部门应付账款记账员汇总本周内生成的所有采购订单并与请购单核对,编制采购信息报告的所有采购订单并与请购单核对,编制采购信息报告。如采购订单与请购单核对相符,应付账款记账员即。如采购订单与请购单核对相符,应付账款记账员即在采购信息报告上签字。如有不符,应付账款记账员在采购信息报告上签字。如有不符,应付账款记账员将通知采购信息管理员,与其共同调查该事项。应付将通知采购信息管理员,与其共同调查该事项。应付账款记账员还需在采购信息报告中注明不符
10、事项及其账款记账员还需在采购信息报告中注明不符事项及其调查结果。调查结果。v4.4.验收商品验收商品环节的控制活动(环节的控制活动(4 4个方面)个方面)v(1 1)验收管理员验收管理员首先需要比较所收商品与订购单上的首先需要比较所收商品与订购单上的要求是否相符,然后盘点商品并检查商品有无损坏。要求是否相符,然后盘点商品并检查商品有无损坏。v(2 2)验收管理员对已收货的每张订购单编制一式多联)验收管理员对已收货的每张订购单编制一式多联、预先按顺序编号的验收单。、预先按顺序编号的验收单。v(3 3)验收管理员将商品送交仓库或其他请购部门时,)验收管理员将商品送交仓库或其他请购部门时,应取得经过
11、签字的收据,或要求其在验收单的副联上应取得经过签字的收据,或要求其在验收单的副联上签收签收。v(4 4)验收管理员将验收单其中的一联送交应付凭单部)验收管理员将验收单其中的一联送交应付凭单部门。门。v5.5.储存商品储存商品环节的控制活动(环节的控制活动(2 2个方面)个方面)v(1 1)储存储存岗位与岗位与验收验收岗位应当岗位应当职责分离职责分离。v(2 2)限制无关人员接近储存的商品存货。)限制无关人员接近储存的商品存货。v【解读】储存岗位与验收岗位的职责分离可以减少【解读】储存岗位与验收岗位的职责分离可以减少存存货舞弊货舞弊;验收管理员将商品送交仓库或其他请购部门;验收管理员将商品送交仓
12、库或其他请购部门时在验收单副联上签收的控制活动,与固定资产、存时在验收单副联上签收的控制活动,与固定资产、存货的存在认定相关。货的存在认定相关。v6.6.编制付款凭单编制付款凭单环节的控制活动环节的控制活动v(1 1)确定)确定供应商发票供应商发票的内容与相关的的内容与相关的验收单、订购验收单、订购单单的一致性。的一致性。v(2 2)确定供应商发票计算的正确性。)确定供应商发票计算的正确性。v(3 3)编制有预先顺序编号的付款凭单,并附上支持)编制有预先顺序编号的付款凭单,并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)。性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)。v(4 4)独立检查付款凭单
13、计算的正确性。)独立检查付款凭单计算的正确性。v(5 5)在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名)在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。称。v(6 6)由被授权人员在凭单上签字,以示批准照此凭)由被授权人员在凭单上签字,以示批准照此凭单要求付款。单要求付款。业务环节执行部门凭证或账簿请购仓库,其他请购单编制、发出订购单采购订购单验收商品验收验收单存储商品仓库,其他入库单确认付款应付凭单应付凭单编制记账凭证财务记账凭证登记入账财务应付账款支付货款财务现金、银行存款日记账第二节第二节 购货与付款循环的内部控制及其购货与付款循环的内部控制及其测试测试一、购货与付款循环的内部控制一、购货与付款
14、循环的内部控制(一)职责分工控制(一)职责分工控制在购货与付款循环中,不相容职务应当分离。应在购货与付款循环中,不相容职务应当分离。应当分离的职务主要有:物资的采购人员不能同时当分离的职务主要有:物资的采购人员不能同时负责物资的验收保管;物资的采购人员、保管人负责物资的验收保管;物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录;采购人员员、使用人员不能同时负责会计记录;采购人员应与审批付款人员应与审批付款人员相分离;审批付款人员应与执行付款人员相分离;相分离;审批付款人员应与执行付款人员相分离;记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。(二)请购控制(二
15、)请购控制一个企业可以针对不同情况下商品或劳务的请一个企业可以针对不同情况下商品或劳务的请购,制定不同的请购制度,确定不同的请购方法购,制定不同的请购制度,确定不同的请购方法,但无论在什么情况下请购商品或劳务,其关键,但无论在什么情况下请购商品或劳务,其关键控制均应包括以下内容:控制均应包括以下内容:v1 1、请购商品或劳务应填写请购单,请购单的内、请购商品或劳务应填写请购单,请购单的内容必须完整。请购单主要包括商品或劳务的名称容必须完整。请购单主要包括商品或劳务的名称、数量、种类、用途等内容。、数量、种类、用途等内容。v2 2、请购单应由、请购单应由仓库管理部门或其他部门仓库管理部门或其他部
16、门根据授根据授权填写。一般来说,企业正常生产经营所需的物权填写。一般来说,企业正常生产经营所需的物资由经一般授权的人员提出请购,并填写请购单资由经一般授权的人员提出请购,并填写请购单;固定资产、无形资产等资本性支出应由经特殊;固定资产、无形资产等资本性支出应由经特殊授权的特定人员提出请购,并填写请购单。授权的特定人员提出请购,并填写请购单。3 3、请购单必须经有关主管人员审批,审批后的请、请购单必须经有关主管人员审批,审批后的请购单送交采购部门。购单送交采购部门。(三)订购控制(三)订购控制 无论什么情况下的请购,采购部门在收到请无论什么情况下的请购,采购部门在收到请购单后,都应首先明确订购的
17、数量、订购的时间购单后,都应首先明确订购的数量、订购的时间和供货单位等问题,然后及时编制订购单。订购和供货单位等问题,然后及时编制订购单。订购单的关键控制包括:单的关键控制包括:1 1、订购单内容必须正确、完整。订购单的内容主、订购单内容必须正确、完整。订购单的内容主要包括商品或劳务的名称、数量、种类、价格、要包括商品或劳务的名称、数量、种类、价格、供货商名称和地址、付款条件等。供货商名称和地址、付款条件等。v2 2、订购单应预先连续编号,以确保日后能被完、订购单应预先连续编号,以确保日后能被完整地保存,会计人员能对所有订货单进行处理。整地保存,会计人员能对所有订货单进行处理。v3 3、在订购
18、单发出前,必须由专人检查订购单是、在订购单发出前,必须由专人检查订购单是否得到授权人的签字,以及是否有经请购部门主否得到授权人的签字,以及是否有经请购部门主管批准的请购单作为支持凭证,以确保订购单的管批准的请购单作为支持凭证,以确保订购单的有效性。有效性。v4 4、由专人复查订购单的编制过程和内容,包括、由专人复查订购单的编制过程和内容,包括复查从请购单中摘录的资料、有关供货商的主要复查从请购单中摘录的资料、有关供货商的主要文件资料、价格和数量及金额的计算等。文件资料、价格和数量及金额的计算等。v5 5、订购单一式多份,正联送交供应商,副联分、订购单一式多份,正联送交供应商,副联分别送交企业内
19、部的验收部门、请购部门、会计部别送交企业内部的验收部门、请购部门、会计部门、仓库及采购部门自身留存。门、仓库及采购部门自身留存。v(四)验收控制(四)验收控制v货物的验收应由独立于请购、采购和会计部门的货物的验收应由独立于请购、采购和会计部门的部门及人员来承担,验收部门及人员的主要责任部门及人员来承担,验收部门及人员的主要责任是检验收到货物的数量和质量。是检验收到货物的数量和质量。v1 1、验收人员应通过计数、过磅或测量等方法来、验收人员应通过计数、过磅或测量等方法来证明收到的货物与货运单或订购单上所列的数量证明收到的货物与货运单或订购单上所列的数量是否一致。是否一致。v2 2、验收人员应检验
20、有无因运输造成损坏,并在、验收人员应检验有无因运输造成损坏,并在可能的范围内对货物的质量进行检验。在货物质可能的范围内对货物的质量进行检验。在货物质量检验需要有较高专业知识或者必须经过仪器检量检验需要有较高专业知识或者必须经过仪器检验或者实验才能进行的情况下,验收部门应该将验或者实验才能进行的情况下,验收部门应该将部分样品送交专家或实验室对其质量进行检验。部分样品送交专家或实验室对其质量进行检验。3 3、验收人员验收完毕之后,必须填制包括供应商、验收人员验收完毕之后,必须填制包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量、质量以及货名称、收货日期、货物名称、数量、质量以及货运人名称、原订购单编号等内
21、容的验收单或验收运人名称、原订购单编号等内容的验收单或验收报告,并经验收人员签字。验收单或验收报告应报告,并经验收人员签字。验收单或验收报告应当预先连续编号,并要求一式多联,分别报送采当预先连续编号,并要求一式多联,分别报送采购部门和会计部门等。购部门和会计部门等。(五)记录应付账款控制(五)记录应付账款控制及时、正确地记录应付账款是内部控制基本要及时、正确地记录应付账款是内部控制基本要求,记录应付账款控制主要内容包括:求,记录应付账款控制主要内容包括:v1 1、应付账款的记录必须由独立于请购、采购、应付账款的记录必须由独立于请购、采购、验收、付款的人员来进行。验收、付款的人员来进行。v2 2
22、、应付账款的入账必须以审核无误的供货商的、应付账款的入账必须以审核无误的供货商的发票、付款凭单等凭证为依据。发票、付款凭单等凭证为依据。v3 3、企业必须分别设置应付账款的总账和明细账、企业必须分别设置应付账款的总账和明细账来记录应付账款,并在月末进行总账和明细账余来记录应付账款,并在月末进行总账和明细账余额核对,以防止记账过程中的差错。额核对,以防止记账过程中的差错。v(六)支付货款控制(六)支付货款控制v企业货款结算有许多方式,不同的结算方式,其企业货款结算有许多方式,不同的结算方式,其相应的内部控制不同,下面以支票结算方式为例相应的内部控制不同,下面以支票结算方式为例,介绍有关的内部控制
23、。,介绍有关的内部控制。v(七)对账控制(七)对账控制v每月月末,应由独立于应付账款明细账记录的人每月月末,应由独立于应付账款明细账记录的人员将来自供应商的对账单与应付账款明细账核对员将来自供应商的对账单与应付账款明细账核对。企业还应定期取得银行对账单并与银行存款余。企业还应定期取得银行对账单并与银行存款余额的核对。额的核对。内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的实质性程序1.所记录的采购都确已收到商品或已接受劳务(管理费用/发生、销售费用/发生、存货/存在、固定资产/存在、应付账款/存在)(1)请购单、订购单、验收单和供应商发票一应俱全,并附在付款凭单后;(2)采购经适当级别批准;(3
24、)注销凭证以防止重复使用;(4)对供应商发票、验收单、订购单和请购单作内部核查批准。(1)查验付款凭单后是否附有完整的相关单据;(2)检查批准采购的标记;(3)检查注销凭证的标记;(4)检查内部核查的标记(1)复核采购明细账、总账及应付账款明细账,注意是否有大额或异常的金额;(2)检查供应商发票、验收单、订购单和请购单的合理性和真实性;(3)追查存货的采购至存货永续盘存记录;(4)检查取得的固定资产采购合同、发票内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的实质性程序2.已发生的采购交易均已记录(管理费用/完整性、存货/完整性、固定资产/完整性、应付账款/完整性)(1)订购单均经事先连续编号并将
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