《电子文件管理教程（第二版）》课件 第10章.pptx

1、电子文件管理系统的概念与系统定位ERMS与档案辅助管理系统的区别ERMS的实现方式ERMS的主要功能ERMS开发原则ERMS建设过程第十章第十章 电子文件管理系统电子文件管理系统一、概念 电子文件管理系统（ERMS）是机关、团体、企事业单位和其他组织用来对电子文件的识别、捕获、存储、维护、利用和处置等进行管理和控制的信息系统第一节第一节 电子文件管理系统概述电子文件管理系统概述二、系统定位 系统可划分为：业务系统（business system，BS）电子文件管理系统 电子文件长期保存系统第一节第一节 电子文件管理系统概述电子文件管理系统概述三、电子文件管理系统与档案计算机辅助管理系统的区别

2、管理对象不同 管理阶段不同 主要功能不同 技术水平不同第一节第一节 电子文件管理系统概述电子文件管理系统概述四、电子文件管理系统的实现方式 实现方式考虑要点 成本投入 所需的技术团队及其水平 现有系统类型 特有功能需求 安全保密等级 建设周期第一节第一节 电子文件管理系统概述电子文件管理系统概述四、电子文件管理系统的实现方式 具体实现方式 独立式 嵌入式 整合式 邦联式 跨机构的实现方式第一节第一节 电子文件管理系统概述电子文件管理系统概述一、典型EMRS功能需求标准 DoD 5015.2-STD MoReq系列 ISO 16175 ISO 15489 电子文件管理系统通用功能要求第二节第二节

3、 电子文件管理系统的主要功能电子文件管理系统的主要功能二、配置管理 分类方案的配置与管理 保管期限表的配置与管理 元数据方案的配置与管理第二节第二节 电子文件管理系统的主要功能电子文件管理系统的主要功能三、分类组织第二节第二节 电子文件管理系统的主要功能电子文件管理系统的主要功能四、捕获 捕获过程具有控制功能 保证捕获文件的元数据 保证捕获文件的完整性五、鉴定处置 支持随时对文件的保管状态进行调整并及时做出处置决定，能够对处置决定进行自动或者手动实施，并可通过审计跟踪日志对处置活动进行记录六、存储保管第二节第二节 电子文件管理系统的主要功能电子文件管理系统的主要功能六、存储保管七、检索利用八、

4、系统管理九、安全管理 身份认证、权限管理、审计跟踪、电子签名第二节第二节 电子文件管理系统的主要功能电子文件管理系统的主要功能 全程性原则 完整性原则 安全性原则 系统应兼容多种软件格式 系统应提供数据备份和灾难恢复功能 系统应提供严格的用户角色定义、权限分配和口令审查 先进性原则 综合管理原则 实用性原则第三节第三节 电子文件管理系统开发原则电子文件管理系统开发原则第四节第四节 电子文件管理系统建设过程电子文件管理系统建设过程一、系统规划 可行性研究 组织建设二、系统分析 业务分析 规范制定 功能需求分析第四节第四节 电子文件管理系统建设过程电子文件管理系统建设过程三、系统设计 辅助编程 划

5、分权责 设计工作流程 拟订系统测试计划 编制系统使用指南第四节第四节 电子文件管理系统建设过程电子文件管理系统建设过程四、系统实施 实施内容 系统配置 系统测试 系统验收 试点应用 系统迁移 用户培训第四节第四节 电子文件管理系统建设过程电子文件管理系统建设过程四、系统实施 实施要素 制度规范 EMRS文档 实施人员 第三方软件第四节第四节 电子文件管理系统建设过程电子文件管理系统建设过程五、系统维护 系统评估 制定应急预案 培训第四节第四节 电子文件管理系统建设过程电子文件管理系统建设过程 如何理解ERMS的概念？试述ERMS与档案辅助管理系统的区别和联系。ERMS的实现方式有哪些？结合实际

6、，谈谈机构ERMS应具有哪些功能。如果你所在的机构在讨论是否开展ERMS的建设，请结合实际情况，就实施该项目的利弊进行分析，提交一份供决策者参考的报告。结合工作实践，谈谈如何理解ERMS开发原则？系统的建设过程大致包括系统规划、系统分析、系统设计、系统实施、系统维护等，试述这些阶段的主要内容和相互关系。思考与练习 在系统规划阶段，对机构进行总体调查的主要目的和内容是什么？机构准备以招标的形式开发ERMS，请结合本机构业务及文档管理的实际情况，借鉴有关研究成果，起草ERMS需求报告。10 简述目前国际上典型的ERMS功能需求规范有哪些。11 机构实施ERMS之后，应如何维持系统的可持续运行？思考与练习