《电子文件管理教程（第二版）》课件 第5章.pptx

1、电子文件分类的含义电子文件分类的方法业务活动分析电子文件分类方案的建立第五章第五章 电子文件的分类电子文件的分类一、电子文件分类相关概念 电子文件分类 在文件管理中，依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对业务活动和或文件进行的系统标识和整理 电子文件分类方案 电子文件分类方案，也称电子文件分类体系 它面向整个机构的所有电子文件，是指导机构进行电子文件分类的工具第一节第一节 电子文件分类概述电子文件分类概述二、电子文件分类的目的 电子文件分类并不是为了描述文件的内容或者促进检索，其目的在于维护文件和形成文件的业务活动之间的关联，将文件置于其形成的业务活动背景之中，从而使得一组

2、相关联的文件能够重现形成文件的相关事件的“完整故事”电子文件分类成为维护文件的真实、可靠、完整的重要手段，成为整套文件管理活动的支撑工具，为一系列文件管理活动提供实施框架，包括识别需要被捕获的文件，确定和实施保管期限以及确定文件安全和存取权限等第一节第一节 电子文件分类概述电子文件分类概述三、电子文件分类的时机 电子文件分类的时机指的是何时对电子文件进行分类。与纸质文件分类相比，电子文件分类的时机大大提前，甚至可提前至文件形成之时第一节第一节 电子文件分类概述电子文件分类概述四、电子文件分类与其他文件管理活动的关系 电子文件分类与鉴定、处置 电子文件分类与安全和利用权限设置 将安全和利用权限设

3、置与电子文件分类方案相连的价值：能够全面控制文件的安全利用 有利于对在具体业务中形成的文件进行精细化管理 保障电子文件自形成之时起就受到安全保护第一节第一节 电子文件分类概述电子文件分类概述一、职能分类法 职能分类法根据文件形成和使用的业务背景而不是文件自身的内容主题或其他属性对文件进行分类，即根据文件为什么存在（即产生文件的职能）而不是文件是关于什么的（即文件的主题）对文件进行分类 作用 支持业务的有序开展 支持文件现行和长期的可理解性 支持检索和一个业务活动相关的所有文件 帮助机构全面掌控电子文件资源 支持按类开展的文件管理第二节第二节 电子文件分类的方法电子文件分类的方法一、建立电子文件

4、分类方案的原则 业务驱动原则 统管全局原则 全程统一原则 法规遵从原则 载体和格式中立原则 精细化原则 用户友好原则 集成原则第三节第三节 电子文件分类方案的建立电子文件分类方案的建立二、建立电子文件分类方案的方法 环境调查 法律规范环境 组织结构环境 组织结构环境 职能结构 事业部结构 区域结构 矩阵结构 横向组织结构 网络结构第三节第三节 电子文件分类方案的建立电子文件分类方案的建立二、建立电子文件分类方案的方法 业务活动分析 等级分析 序列分析 确定业务活动细分程度 建立业务分类方案第三节第三节 电子文件分类方案的建立电子文件分类方案的建立二、建立电子文件分类方案的方法 设置电子文件分类方案的层级和类目 职能层类目 活动层类目 事务层类目：专案案卷、类目名称 完善电子文件分类方案的相关要素 编制说明 类目编码 类目范围说明 参见说明 负责部门第三节第三节 电子文件分类方案的建立电子文件分类方案的建立 在数字环境下，电子文件分类相比我国传统的档案分类发生了哪几个方面的变化？职能分类法在电子文件管理中的作用有哪些？基于职能的文件分类方案和文件保管期限表、文件安全和存取方案之间有何关系？请说明等级分析法和序列分析法的区别和联系。请结合实际，分析一个专案案卷的结构。请选取一个文件形成单位，对其进行环境调查和业务活动分析，为其建立一个电子文件分类方案。思考与练习