《电子文件管理教程（第二版）》课件 第8章.pptx

1、电子文件检索的概念电子文件利用的概念电子文件检索与利用的特点电子文件检索与利用的基本原则电子文件检索的常用方法电子文件检索的系统功能电子文件检索标准化电子文件提供利用的内容电子文件提供利用的类型电子文件提供利用的方式第八章第八章 电子文件的检索与利用电子文件的检索与利用一、电子文件检索的概念 检索的定义 广义的检索包括存储和查找两个方向相反的过程，存储是指将信息资源中具有检索意义的特征标识出来，通过编制检索工具、建立数据库等方法，使之成为有序的信息集合的过程；查找则是指在信息集合中选择、获取特定信息的过程第一节第一节 电子文件检索与利用概述电子文件检索与利用概述一、电子文件检索的概念 检索的类

2、型 直接检索：指由利用者（最终用户）直接在电子文件相关系统中查找和定位所需文件信息的过程 间接检索：指利用者委托电子文件管理部门或机构代为查找和定位所需文件信息的过程，受托部门或机构统一整理检索结果，将其返还给委托用户 基于数据库的检索 全文检索第一节第一节 电子文件检索与利用概述电子文件检索与利用概述一、电子文件检索的概念 检索与相关概念 检索与元数据管理 检索与标引 检索与利用第一节第一节 电子文件检索与利用概述电子文件检索与利用概述二、电子文件利用的概念 利用的定义 利用是指查找、使用或检索电子档案的权利、机会和方法 利用的类型 原发性利用 增值性利用 业务支撑性利用 文化研究性利用 内

3、部利用 外部利用第一节第一节 电子文件检索与利用概述电子文件检索与利用概述二、电子文件利用的概念 利用与相关概念 利用与开发 利用与提供利用第一节第一节 电子文件检索与利用概述电子文件检索与利用概述三、电子文件检索与利用的特点 共享性 复用性 交互性 灵活性第一节第一节 电子文件检索与利用概述电子文件检索与利用概述四、电子文件检索与利用的基本原则 便利原则 经济原则 广泛原则 安全原则第一节第一节 电子文件检索与利用概述电子文件检索与利用概述一、电子文件检索的常用方法 布尔逻辑检索:用逻辑“或（or）”“与(and)”“非(not)”等布尔逻辑运算符对检索入口词或代码进行组配查找所需信息的检索

4、方法 近邻检索:用特定的位置算符表达检索词与检索词之间的位置关系，以表达更为确切的检索要求，提高查准率 字段限制检索与短语检索:把检索词限定在某一特定的字段范围内进行检索第二节第二节 电子文件的检索电子文件的检索一、电子文件检索的常用方法 加权检索:在检索时给每一检索词一个表示其重要程度的数值（即权值），然后对含有这些检索词的文件信息进行加权计算，其和在规定的临界值以上者可被作为检索结果输出，权值的大小可以作为对检出文件的排序依据 截词检索:将检索词在其认为合适的地方截断，让计算机按照检索词的局部片段同索引词进行对比，将所有满足截词要求的文献作为答案输出第二节第二节 电子文件的检索电子文件的检

5、索二、电子文件检索的系统功能 支持常见的检索方法 提供多种检索入口 展现文件层次结构，并提供通畅的导航 具有用户友好性 界面友好、兼容多种浏览器、输入输出友好、提供适当的帮助功能 提供安全保障功能 提供用户检索行为的分析功能第二节第二节 电子文件的检索电子文件的检索三、电子文件检索的实现原理 基于数据库的电子文件检索 基于现代信息检索技术的电子文件检索第二节第二节 电子文件的检索电子文件的检索四、电子文件检索系统的评价 可以从功能和性能两个方面对电子文件检索系统进行评价 功能评价可通过测试系统是否具备某项功能来进行，相对容易 性能评价的常用衡量尺度是时间和空间，时空占用越小，则系统越好 对于检

6、索系统来说，评价的重点通常是检索结果的相关性，常用的评价指标有查准率和查全率第二节第二节 电子文件的检索电子文件的检索五、电子文件检索数据的交换 通过数据库格式直接交换 通过独立于平台的交换格式交换 通过相互映射或与第三方标准进行映射第二节第二节 电子文件的检索电子文件的检索一、电子文件提供利用的内容 电子文件提供利用工作的主要内容包括三个方面：用户分析、用户服务和用户反馈第三节第三节 电子文件的提供利用电子文件的提供利用一、电子文件提供利用的内容 用户分析 分析用户的类型和需求 用户服务 服务者通过一定的渠道为利用者提供电子文件信息服务的工作，这是提供利用的主体内容，在很多场合下，这项工作几

7、乎是提供利用的代名词 用户反馈 接受用户反馈是掌握用户需求、评价用户服务质量的有效方法，也是提供利用工作持续改进的重要支撑第三节第三节 电子文件的提供利用电子文件的提供利用二、电子文件提供利用的类型 文件形成机构提供利用和档案馆提供利用 独立式、集中式和合作式 营利性和非营利性第三节第三节 电子文件的提供利用电子文件的提供利用三、电子文件提供利用的方式 互联网服务 内网服务 集中阅览 复制供应 咨询服务第三节第三节 电子文件的提供利用电子文件的提供利用四、电子文件利用的访问控制 确定角色、分组和用户 明确权限控制的颗粒度 设置访问控制策略 验证权限访问控制是否有效第三节第三节 电子文件的提供利用电子文件的提供利用 如何理解电子文件检索与利用的相互关系？结合实例谈谈你对电子文件检索与利用特点的理解。结合实例谈谈你对电子文件检索与利用原则的理解。电子文件检索有哪些常用方法？电子文件检索系统应具备哪些功能？结合实际分析基于数据库的检索和全文检索的利弊。如何评价一个检索系统的优劣？如何实现跨系统的电子文件目录信息的交换？思考与练习 结合实际，分析互联网服务方式的特点和要求。10 复制供应这种服务方式是否过时，为什么？11 如果由你来负责开发一个电子文件利用的，你打算以什么为题？12 在技术环境下应如何加强电子文件利用的访问控制？思考与练习