《电子文件管理教程（第二版）》课件 第9章.pptx

1、公务电子邮件的特点电子邮件文件管理关键环节数据库电子文件的概念数据库电子文件的管理策略网站文件管理的难点与要点网站文件的归档网站文件的保存CAD文件的整理、归档与保存第九章第九章 专门电子文件管理专门电子文件管理一、电子邮件概述 电子邮件信息结构 从技术上看，电子邮件主要由邮件头和邮件体两部分构成 从电子文件内容、结构、背景三要素的角度来看待电子邮件，对于电子邮件文件的管理很有帮助 电子邮件的分类 从文件管理的角度出发，电子邮件可简单分为公务邮件和私人邮件 公务电子邮件的特点 集工具性与证据性于一身 公务文件与私人文件交织第一节第一节 电子邮件管理电子邮件管理二、电子邮件文件管理关键环节 电子

2、邮件的撰写与传递 选择电子邮件应用环境 正确撰写电子邮件 公务电子邮件处理要求 电子邮件的捕获 确定捕获范围 确定捕获对象 捕获方式：打印捕获、邮件系统捕获、共享磁盘管理、电子文件管理系统捕获 附件的处理第一节第一节 电子邮件管理电子邮件管理二、电子邮件文件管理关键环节 鉴定 电子邮件鉴定的责任归属 电子邮件鉴定归档的内容 保存第一节第一节 电子邮件管理电子邮件管理三、电子邮件管理难点及策略 管理难点 公务与私人电子邮件的识别问题 邮件归档问题 电子邮件对话流的管理 附件管理 安全保密问题第一节第一节 电子邮件管理电子邮件管理三、电子邮件管理难点及策略 管理策略 法规遵从 规范建设 职责管理

3、开发并实施电子邮件归档管理系统第一节第一节 电子邮件管理电子邮件管理一、数据库电子文件概述 数据库电子文件的概念 数据库系统是对数据进行存储、管理和维护的软件系统，机构的信息管理系统大多会使用数据库管理系统来管理和维护日益增长的数据。在这些系统中，有一些数据库数据对象会单独承担文件的职责，或者作为文件的重要组成部分出现。我们把在机构各个业务系统中承担文件功能的数据库数据对象，或者包括机构数据库数据的文件，称为数据库电子文件第二节第二节 数据库电子文件管理数据库电子文件管理一、数据库电子文件概述 数据库电子文件的管理思路 整体论：将数据库看作独立的数据集合，从中挑选应该归档的数据，该思路是基于数

4、据整体的后台管理方法 分散论：在业务环境中具体分析哪些数据需要作为文件保存和管理，再结合数据库技术特点确定具体的管理策略第二节第二节 数据库电子文件管理数据库电子文件管理二、数据库中的数据对象 表 视图 快照第二节第二节 数据库电子文件管理数据库电子文件管理三、数据库管理工具 数据字典 日志管理 备份机制第二节第二节 数据库电子文件管理数据库电子文件管理四、数据库电子文件的管理策略 划分保管期限 实现自动鉴定 确定数据库电子文件的元数据模板 基于XML对数据库电子文件进行长期保存第二节第二节 数据库电子文件管理数据库电子文件管理一、网站与网站文件 网页类型 静态网页 动态网页 网站类型 静态网

5、站 动态网站第三节第三节 网站文件管理网站文件管理二、网站文件管理的难点与要点 网站文件管理的难点 超级链接的维护 动态网页的保存 网络化业务文件的管理 网站文件管理的要点 确定网站文件管理需求 确定网站在机构业务活动中的功能 确定网站管理的元数据 确定网站文件综合管理方案 明确网站文件管理相关人员的职责第三节第三节 网站文件管理网站文件管理三、网站文件的归档 明确网站文件归档原则 时效性原则 针对性原则 质量保证原则 动态原则第三节第三节 网站文件管理网站文件管理三、网站文件的归档 明确网站文件归档模式 选择性归档 非选择性归档 主动归档 被动归档第三节第三节 网站文件管理网站文件管理三、网

6、站文件的归档 明确网站文件归档范围 全面归档 部分归档 专题归档第三节第三节 网站文件管理网站文件管理三、网站文件的归档 明确网站文件归档方法 对象型方法 事件型方法第三节第三节 网站文件管理网站文件管理三、网站文件的归档 划分归档级别 归档级 链接级 镜像级 代理级 服务级 检索工具级第三节第三节 网站文件管理网站文件管理三、网站文件的归档 选用恰当的归档技术 使用网络归档采集工具 脱机镜像 网站快照第三节第三节 网站文件管理网站文件管理四、网站文件的保存 网站文件保存技术体系框架 基于OAIS的Web Aechive系统技术体系框架，覆盖了Web Aechive工作链中的所有过程，包括采集

7、ingest）、存储（storage）、访问（access）和索引与检索（index&search）等主要功能第三节第三节 网站文件管理网站文件管理四、网站文件的保存 网站文件长期保存格式 ARC，ARC是互联网档案馆（Internet Archive，IA）制定的用以存档网络爬行器（web crawler）批量收割结果的格式标准 WARC，是网络资源存档（Web Archive，WA）中使用的文件格式第三节第三节 网站文件管理网站文件管理四、网站文件的保存 网站文件的管理工具 元数据 日志第三节第三节 网站文件管理网站文件管理一、CAD概述 CAD文件的特点 专业性 成套性 多样性 技术含量

8、高 主流CAD平台介绍 CATIA、UG、Pro/E、SolidWorks和AutoCAD 其中CATIA、UG、Pro/E主要面向高端市场第四节第四节 CAD文件管理文件管理二、CAD文件形成阶段的管理 CAD文件编制要遵循规则 CAD文件的形成过程第四节第四节 CAD文件管理文件管理二、CAD文件形成阶段的管理 CAD文件有编号 CAD文件的更改不留痕迹 CAD文件的积累工作第四节第四节 CAD文件管理文件管理三、CAD文件的整理、归档与保存 CAD文件的整理 尊重成套性的特点 以文件类型为整理工作的重要依据 符合产品生命周期特点 编写文件目录系统说明 CAD文件的归档 确定归档范围 归档

9、方式 归档时间第四节第四节 CAD文件管理文件管理三、CAD文件的整理、归档与保存 CAD文件的保存管理 确定适当的CAD文件交换标准 考虑文件的长期保存第四节第四节 CAD文件管理文件管理四、CAD文件管理策略 加强协同管理 全面管理 制定CAD文件管理制度 通过CAD文件管理系统进行管理第四节第四节 CAD文件管理文件管理 如何理解电子邮件的信息结构？公务电子邮件的管理特点有哪些？你认为公务电子邮件的管理难点是什么？如果你是一个行政机构的信息主管，你将如何制定本机构的邮件管理政策？数据库电子文件的管理思路是什么？谈一谈你倾向于哪种思路并说明理由。数据库中的数据对象有哪些类别？如何利用数据库环境中已有的管理工具为数据库电子文件管理务？如何从“动”“静”角度来分析一个具体网站的类型？思考与练习 如果你是中国人民大学档案馆馆长，请问你将如何确定官网的归档要点？10 试述网站电子文件的归档模式。11 如何理解CAD文件的特点？12 为便于CAD文件的管理，在其形成阶段应注意哪些环节？13 如何进行CAD文件的保存工作？思考与练习