《电子文件管理教程（第二版）》课件 第11章.pptx

1、元数据、元数据元素、元数据语义和语法的基本概念电子文件元数据的特点电子文件元数据的作用电子文件与元数据的关系文件管理元数据和文件保存元数据的区别和联系电子文件元数据标准的类型文件形成机构元数据管理的内容文件管理元数据方案的设计文件形成机构的元数据管理流程文件保存元数据方案的制定文件保存机构的元数据管理流程第十一章第十一章 电子文件元数据电子文件元数据一、电子文件元数据的概念 元数据（metadata），是信息技术应用后才出现的概念，其一般性解释为“关于数据的数据”，其基本功能为描述和定义数据 元数据元素 每个元数据都是由元数据元素及其取值构成的。所谓元数据元素，是指独立的元数据单元，用来描述电

2、子文件及其管理过程某个特定的方面、特征、特性或者关系 元数据语义和语法 所谓语义，是指词语的含义；语法，则是词语之间的结构关系。元数据的语义和语法，包含元数据元素和元数据值的语义和语法。需要具体情况具体分析第一节第一节 电子文件元数据简介电子文件元数据简介二、电子文件元数据的特点 全面性 全程性 实时性 动态性 自动化 结构化 多级性第一节第一节 电子文件元数据简介电子文件元数据简介三、电子文件元数据的作用 保障电子文件的真实性 保护电子文件的完整性 保证电子文件的可读性 维护电子文件的可理解性 支持电子文件信息的组织和查询 支持电子文件的安全管理 支持电子文件管理流程的集成与优化第一节第一节

3、 电子文件元数据简介电子文件元数据简介四、电子文件与元数据的关系 包含 即文件当中包含元数据，元数据是文件内容的组成部分 伴随 部分元数据是文件本身携带的属性信息，由操作系统或者应用软件自动记录，也可通过人工方式记录 链接 在有专门系统管理电子文件及其元数据的情况下，链接是两者之间常见的一种关系 打包 打包是指采用一定的技术工具将文件和元数据物理地存放在一起，成为一个整体，这种方式有助于维护文件和元数据关联的稳定性第一节第一节 电子文件元数据简介电子文件元数据简介五、电子文件元数据的类型 按照元数据的功能 管理性元数据、描述性元数据、保存性元数据、技术性元数据、利用性元数据 按照元数据的形成阶

4、段和形成目的 支持文件形成业务的电子文件形成元数据，支持电子文件管理活动的文件管理元数据，以及支持电子文件长期保存的文件保存元数据 按照元数据的适用范围 通用元数据和专门元数据第一节第一节 电子文件元数据简介电子文件元数据简介一、电子文件元数据标准的作用 提供实践指导 提高系统的互操作性 有助于追踪管理过程第二节第二节 电子文件元数据标准电子文件元数据标准二、电子文件元数据标准的类型 按照标准的层级划分 国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、企业标准等多种类型 按照标准的适用范围划分 一类是直接针对文件或电子文件的,另一类则面向包括电子文件在内的所有政府信息资源 按照标准所规范的内容划分 元

5、数据元素集、结构标准、编码体系标准、实施指南等类型 按照标准的独立程度划分 独立式标准和嵌入式标准第二节第二节 电子文件元数据标准电子文件元数据标准三、典型电子文件元数据标准 信息与文献 管理文件元数据（ISO23081）系列标准第二节第二节 电子文件元数据标准电子文件元数据标准三、典型电子文件元数据标准 国际标准档案著录规则（总则）ISAD（G）第二节第二节 电子文件元数据标准电子文件元数据标准三、典型电子文件元数据标准 PREMIS第二节第二节 电子文件元数据标准电子文件元数据标准三、典型电子文件元数据标准 档案著录规则（DA/T 18-1999）第二节第二节 电子文件元数据标准电子文件元

6、数据标准三、典型电子文件元数据标准 文书类电子文件元数据方案（DA/T 46-2009）第二节第二节 电子文件元数据标准电子文件元数据标准三、典型电子文件元数据标准 其他典型电子文件元数据标准 我国档案行业标准基于XML的电子文件封装规范（DA/T 48-2009），美国伯克利大学制定的、现由美国国会图书馆负责维护的元数据编码和传输格式（METS）都是常见的元数据结构标准、元数据封装标准第二节第二节 电子文件元数据标准电子文件元数据标准一、文件形成机构元数据管理的内容 ISO 23081.1-2006指出，文件形成机构开展的元数据管理包括两个层次的内容：形成、捕获和管理元数据，以及制定、实施、

7、维护和管理元数据规则及元数据结构。我们不妨将前者称为元数据管理的业务层，将后者称为元数据管理的支撑层第三节第三节 文件形成机构的元数据管理文件形成机构的元数据管理二、文件形成机构元数据管理的职责分工 内部人员的元数据管理职责 就内部人员而言，文件形成者应承担文件形成阶段的元数据著录活动，如关键词、责任者、文件编号等的著录，确保业务元数据的准确、真实和完整 外部人员的元数据管理职责 就外部人员而言，系统服务商应和机构文件、档案管理人员以及信息技术人员保持沟通，确保为元数据管理提供充分的系统支撑；档案馆工作人员应就元数据方案的制定、元数据管理过程和方法提供指导，并提出移交电子文件的元数据要求第三节

8、第三节 文件形成机构的元数据管理文件形成机构的元数据管理三、文件管理元数据方案的制定 元数据方案是指文件形成机构或保存机构根据相关元数据标准，结合本单位实际，对电子文件元数据元素语义、语法、赋值规则及其相互关系（结构）的系统性规定 整个元数据方案的制定工作分为准备、设计、实施、评估、更新等阶段第三节第三节 文件形成机构的元数据管理文件形成机构的元数据管理三、文件管理元数据方案的制定 文件管理元数据方案的准备 熟悉相关元数据标准 明确元数据方案所服务的系统类型及其功能定位 明确需要确定元数据方案的电子文件类型 文件管理元数据方案的设计 元数据实体的确定 元数据实体层次的确定第三节第三节 文件形成

9、机构的元数据管理文件形成机构的元数据管理三、文件管理元数据方案的制定 文件管理元数据方案的设计 元数据元素的确定 标识类、描述类、利用类、事件计划类、事件历史类、关系类元数据 编码体系的确定 元数据语法规则和语义规则的确定 元数据管理规则的确定 元数据方案的机读表达第三节第三节 文件形成机构的元数据管理文件形成机构的元数据管理四、文件形成机构的元数据管理流程 元数据的形成 元数据的捕获 元数据的存储与维护 元数据的利用 元数据的处置 元数据管理过程的监控第三节第三节 文件形成机构的元数据管理文件形成机构的元数据管理一、文件保存机构元数据管理的内容与职责分工 元数据管理的内容 与文件形成机构类似

10、，文件保存机构开展的元数据管理也包括业务层和支撑层两个层次的内容：形成、捕获和管理元数据，以及制定、实施、维护和管理元数据规则及元数据结构 元数据管理的职责 文件保存机构内部承担元数据管理职责的人员主要包括：电子文件（此时可称之为电子档案）日常管理人员、元数据工作负责人、信息技术人员和主管领导第四节第四节 文件保存机构的元数据管理文件保存机构的元数据管理一、文件保存机构元数据管理的内容与职责分工 电子文件日常管理人员承担元数据管理业务工作，确保元数据的准确、真实和完整。元数据工作负责人监督元数据管理业务工作；制定文件保存元数据方案，确保元数据方案与相关标准保持一致；明确元数据移交要求，与文件形

11、成机构、电子文件日常管理人员、信息技术人员进行协调，保证元数据顺利移交接收；就元数据管理开展适当的培训等。信息技术人员负责元数据方案的系统配置、维护以及元数据在系统中的存储、维护等工作 主管领导为包括元数据管理在内的整个电子文件长期保存工作提供行政支持第四节第四节 文件保存机构的元数据管理文件保存机构的元数据管理二、文件保存元数据方案的制定 文件保存元数据方案制定的要求 我国文件保存机构应重点掌握PREMIS、DA/T 18-1999、DA/T 46-2009、METS、DA/T 48-2009、ISAD（G）等国内外元数据标准，同时也要了解ISO23081等文件管理元数据标准，更要熟悉本地电

12、子文件元数据标准规范，以保证文件保存元数据方案和地方电子文件元数据标准规范的衔接 文件保存元数据方案的设计 件保存元数据方案的设计思路和步骤与文件管理元数据方案设计基本一致 文件保存元数据方案设计需要依次定义和标识元数据实体及其层次；按照属性元数据的模块化设计思路，描述实体及其层次所必需的元数据，建立相关实体层次元数据之间的关系；明确元数据元素的编码体系；明确元数据的语法规则；建立元数据管理规则；明确元数据方案的机器表达方式等第四节第四节 文件保存机构的元数据管理文件保存机构的元数据管理三、文件保存元数据封装方案 自从20世纪90年代澳大利亚维多利亚州公共文件局提出用数据（即电子文件和元数据的

13、封装包）的方式来实现电子文件的长期保存以来，封装在文件、档案管理领域备受关注 从作用来讲，封装不仅可以作为电子文件长期保存的一种办法，也是一种有效的跨系统数据交换手段 按照电子文件和元数据的关系，封装分为内包式和外包式两种，也称为一体式和分体式第四节第四节 文件保存机构的元数据管理文件保存机构的元数据管理四、文件管理元数据方案的注册 元数据方案注册的作用 有助于实现元数据方案的映射 有助于解析文件形成机构的提交信息包 有助于各文件形成机构互相借鉴学习 元数据方案的注册管理（按照其生命周期展开）编制 注册 发布和利用 维护和处置第四节第四节 文件保存机构的元数据管理文件保存机构的元数据管理五、文

14、件保存机构的元数据管理流程 元数据的接收 元数据的追加 元数据的存储与维护 元数据的利用 元数据的处置 元数据管理过程的监控第四节第四节 文件保存机构的元数据管理文件保存机构的元数据管理 什么是电子文件元数据？它有何特点？如何认识元数据和著录的关系？结合实际，谈谈电子文件元数据的作用。电子文件和元数据之间的关系有哪些类型？你倾向于采用何种类型？电子文件管理元数据标准有哪些作用？结合本教材对电子文件元数据标准类型的划分，谈谈你对典型元数据标准的认识？如果你是某政府机关文件管理元数据方案的设计者，你主要会参考哪些元数据标准？如果你是某省级综合档案馆文件保存元数据方案的设计者，你主要会参考哪些元数据标准？思考与练习 如何理解ISO 23081的元数据模型？10 如何理解PREMIS的元数据模型？11 如何制定文件管理元数据方案？12 如何制定文件保存元数据方案？13 文件形成机构需要开展哪些元数据管理工作？14 文件保存机构需要开展哪些元数据管理工作？思考与练习