第七讲会议管理实务课件.ppt

1、2022-12-2612022-12-262l一、会议的基本知识一、会议的基本知识l二、会议的计划与准备二、会议的计划与准备l三、会议中的实务三、会议中的实务l四、会议后的实务四、会议后的实务l五、召开各种形式会议的方法五、召开各种形式会议的方法l六、如何提高会议的效率六、如何提高会议的效率2022-12-263l1、会议的概念：、会议的概念：“会议会议”是一个动态的合成词。是一个动态的合成词。从字面含义上讲，从字面含义上讲，“会会”的基本意思是聚会、见面、的基本意思是聚会、见面、集会等；集会等；“议议”的基本意思是讨论、商议。的基本意思是讨论、商议。现代意现代意义上的会议，是有组织、有领导地

2、召集人们商议事义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。情的活动。它体现了会议的四个基本条件：有组织、它体现了会议的四个基本条件：有组织、有领导、商议事情和集会。有领导、商议事情和集会。一个会议的构成，包括一个会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席人员和工作人员）、会议组织、会议主题等。人员和工作人员）、会议组织、会议主题等。2022-12-264l会议管理是为了保会议管理是为了保证会议的正常进行证会议的正常进行并提高会议的效率，

3、并提高会议的效率，而对会议的筹备、而对会议的筹备、组织、保障等工作组织、保障等工作的一种有效的协调。的一种有效的协调。2022-12-265l（1）按会议的）按会议的目的分类目的分类l（2）按会议的）按会议的形式分类形式分类l（3）按会议的）按会议的职级分类职级分类2022-12-266l会议的具体目的：信息的传达、信息的交换、会议的具体目的：信息的传达、信息的交换、相互启发、作出决定、收集创意等。相互启发、作出决定、收集创意等。l说明会议说明会议以信息的传递为目的。以信息的传递为目的。l研究会议研究会议以信息交换与相互启发为目的。以信息交换与相互启发为目的。l解决问题的会议解决问题的会议以作

4、出决定为目的。以作出决定为目的。l学习会议学习会议以传递信息和相互启发为目的。以传递信息和相互启发为目的。l创意会议创意会议以收集创意为目的。以收集创意为目的。2022-12-267l圆桌会议圆桌会议l公开讨论会议公开讨论会议l小组讨论小组讨论l议会型讨论议会型讨论l头脑风暴会议头脑风暴会议l远程电信会议远程电信会议2022-12-268l股东大会股东大会l董事会董事会l常务董事会常务董事会l中层管理人员会议中层管理人员会议l员工大会员工大会l工作场所会议工作场所会议2022-12-269l1、举行会议的决定、举行会议的决定l2、参加会议的人选、参加会议的人选l3、会议日期、时间、会议日期、时

5、间的决定的决定l4、会议场所的选择、会议场所的选择l5、议程表制作和执、议程表制作和执行方法行方法l6、会议通知的写作、会议通知的写作和传达方法和传达方法l7、会议资料的准备、会议资料的准备l8、会议场所的布置、会议场所的布置l9、出席者的位置、出席者的位置l10、会议用品的准备、会议用品的准备l11、为来宾安排膳宿、为来宾安排膳宿等等2022-12-2610l通知应包含的内容通知应包含的内容:l(1)会议的名称会议的名称l(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称出席会议者的姓名或组织、部门的名称l(3)日期、时间（开始到结束的预定时刻）日期、时间（开始到结束的预定时刻）l(4)地点地点l(5

6、)议题议题l(6)主办者的联络处、电话号码等主办者的联络处、电话号码等2022-12-2611l圆桌型圆桌型l口字型口字型lU字型和字型和V字型字型l教室型教室型2022-12-2612l领导者（主持人、主席）领导者（主持人、主席）l负责记录的人负责记录的人l其余参加会议的人其余参加会议的人l列席人员列席人员2022-12-2613l领导为单数：领导为单数：75312462022-12-2614123456872022-12-2615l1、接待实务、接待实务l2、会场的管理及、会场的管理及茶点招待茶点招待l3、会议中的电话、会议中的电话或来访者或来访者l4、宣读和做会议、宣读和做会议记录记录2

7、022-12-2616l会议记录应记载以下事项：会议记录应记载以下事项：l会议名称会议名称l会议时间会议时间l会议地点会议地点l议题议题l主持人、主席主持人、主席l出席者名单出席者名单l会议的经过情形及结论会议的经过情形及结论l相关的资料相关的资料l下次会议预定日期下次会议预定日期2022-12-2617l1、会后杂务、会后杂务l2、编写会议、编写会议简报简报l3、拟写会议、拟写会议纪要纪要l4、会议总结、会议总结2022-12-26182022-12-26192022-12-2620l1、办公会议、办公会议l2、代表会议、代表会议l3、联席会议、联席会议l4、学术会议、学术会议l5、新闻发布会、新闻发布会和记者招待会和记者招待会l6、报告会、报告会l7、座谈会、座谈会l8、国际会议、国际会议l9、电话、电视、电话、电视会议会议l10、签约仪式、签约仪式2022-12-2621