综合事务部工作思路课件.ppt

1、综合事务部工作思路汇报 田长生 2016年8月1ppt课件LO目 录一、综合事务部主要职能二、综合事务部主要目标三、人事工作思路四、行政工作思路五、需支持及协调的工作 2ppt课件2事务方面：会务管理、组织设计、有 岗位管理、人才招聘、有 绩效管理、员工关系1政务方面：督办管理、制度建设、有 文书管理、文化建设4公关方面：资源管理、日常维护、有 资质管理3服务方面：食堂管理、接待管理、有 车辆管理、环境建设5集采方面：供应商管理、仓库管理、配送管理、市场开发一、主要职能一、主要职能 备注：以上是综合事务部的标准职能。鉴于各种原因，目前涉足的仅有制度建设、组织设计、人才招聘等工作。3ppt课件2

2、架构清晰、职责明确1政令畅通、令行禁止4服务到位、后勤充足3渠道多元、人员充沛全员绩效、共同成长5关系融洽二、主要目标二、主要目标6配送及时、管理精细 备注：目前基本定了组织架构。其他都存在不足，比如人员未定岗，层级未定，导致所有工作归口都到总经理1人处；招聘仅靠被动的投简历，面试过程基本上是在聊天，面试问题未精心设计；新员工到岗后，无固定老员工指导和专业跟踪，不利于成长和稳定；新老员工关系之间还有待磨合，等等。4ppt课件三、人事思路三、人事思路 招聘途径 如何选人 胜任特征 如何用人 如何育人 如何留人5ppt课件三、人事思路三、人事思路 招聘途径1、内部招聘2、大众媒体3、专业媒体4、人

3、才市场5、校园招聘6、中介公司7、网络招聘8、员工推荐9、品牌吸引10、并购合作 备注：目前招聘渠道较单一，单纯靠被动地对方投递简历。建议一方面主动搜集简历，邀请对方面试；另一方面拓展渠道，鼓励员工推荐，“举贤不避亲”，或者登报招聘、猎头公司招聘。此外，招聘应一直进行，既给在岗者一定危机感，如果有真正优秀的，也可作为人才储备之用。6ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何选人原则原则一：勿眼光过高原则二：首选忠诚重义之人原则三：要有一技之长原则四：不怕人比己强原则五：亲自考察，不偏听偏信 备注：选人时专业能力强，忠诚度高，懂管理的综合人才当然更好，但人才市场的现实是很少存在这样的完人的。因此，

4、建议一方面用人所长，另一方面加大培养力度，老员工要提高，新员工也要提高7ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何选人360度评估法时间过去（“三代”、家庭、成绩、经历）现在未来（目标、理想、职业生涯规划）空间外表（形象、气质、举止、礼仪）内心（观念、态度、性格、品德、信仰）言行（一致性、巧言）待人自己别人（亲人、朋友、同事、伙伴、对手）世人（国家、民族、社会、人类、世界）处事工作办事（远近、易繁）处事（荣辱、成败、名利、生死）人事时空 备注：此方法主要判断一个人的价值观和品性。专业知识考察，尽可能通过笔试和试用1周左右的实际表现等途径。8ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何选人通用指标序号

5、序号能力能力态度态度认同度认同度资历资历悟性悟性专业形象专业形象1过往成就热情行业学历智力外形2最高职位忠诚职业履历反应礼仪3收入福利责任公司经历思维谈吐4生活状况意志理念经验灵性气质5执行力自信背景穿着6专业水平进取资源7合群8纪律方法观察、访谈、笔试观察、访谈观察、访谈简历、背景调查观察、访谈观察、访谈 备注：面试过程尽可能程序化，所问问题尽可能提前设计。9ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何选人坚决不用的员工类型序号序号类型类型序号序号类型类型1没有创意的鹦鹉8只会妒忌的孤独虫2无法与人合作的荒野之狼9没有知识的小孩3缺乏适应能力的恐龙10不重视健康的幽灵4浪费金钱的流水虾11过于慎

6、重消极的岩石5不愿沟通的贝类12摇摆不定的墙头草6不注重资讯汇集的白纸13自我设限的农户7没有礼貌的海盗美国著名管理专家希尔曼研究世界500强人才管理之道后总结10ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何选人受欢迎用的员工类型序号序号类型类型序号序号类型类型1尽职尽责的牧羊犬8忍辱负重的骆驼2团队合作的蚂蚁9严格守时的公鸡3目标远大的鸿雁10感恩图报的山羊4脚踏实地的大象11机智应变的猴子5善解人意的海豚12喜欢创新的猩猩6适应环境的变色龙13勇敢挑战的狮子7目光敏锐的老鹰美国著名管理专家希尔曼研究世界500强人才管理之道后总结11ppt课件三、人事思路三、人事思路 公司中高层人员胜任特征态度

7、-胜任率评价表评价岗位：评价人员：序号评价要素评价因子评价标尺（对应的栏位下打“1”）权重得分备注（简单说明评价依据）差-0.2勉强-0.4合格-0.6良好-0.8优秀-1.01积极进取20成就欲望40%02好胜心15%03求知欲25%04自我规划20%05高度投入30爱岗敬业40%06职责意识20%07精益求精20%08不计得失20%09勇于担当30主人翁意识30%010当责精神40%011不找借口30%012自我管理20不搞特殊化20%013以身作则30%014坚持不懈20%015抵制诱惑30%0备注被评为60分以上为合格，胜任率=评价综合得分/100合计0维度胜任率0.0%评审人签名评审

8、日期12ppt课件三、人事思路三、人事思路 公司中高层人员胜任特征价值观-胜任率评价表评价岗位：评价人员：序号评价要素评价因子评价标尺（对应的栏位下打“1”）权重得分 备注（简单说明评价依据）差-0.2勉强-0.4 合格-0.6 良好-0.8优秀-1.01文化认同30客户导向15%02共识管理10%03团队合作20%04员工培养20%05系统化运作20%06讲真话15%011尊重规则15身体力行30%012督导执行25%013制度建设30%014稽核配合度15%015关注客户30客户满意40%016不输出不良30%017减少投诉30%018以人为本25人尽其才30%019尊重员工30%020教

9、导员工40%0备注被评为60分以上为合格，胜任率=评价综合得分/100合计0维度胜任率0.0%评审人签名评审日期13ppt课件三、人事思路三、人事思路 公司中高层人员胜任特征领导力-胜任率评价表评价岗位：评价人员：序号评价要素评价因子评价标尺（对应的栏位下打“1”）权重得分备注（简单说明评价依据）差-0.2勉强-0.4 合格-0.6 良好-0.8优秀-1.01全局意识15%关注组织40%02服从安排30%03组织敏感性30%04自我修为25%表里如一20%05虚怀若谷20%06职业操守30%07自我认知30%08激励人心25%了解需求30%09充分授权20%010过程激励30%011不争功诿过

10、20%012尊重专业15%不自居权威30%013欣赏创意20%014不耻下问30%015不抢功20%016人才培养20%帮员工成长20%017容忍失败10%018分享经验25%019鼓励挑战20%020职业辅导25%0备注被评为60分以上为合格，胜任率=评价综合得分/100合计0维度胜任率0.0%评审人签名评审日期14ppt课件三、人事思路三、人事思路 公司中高层人员胜任特征管理力-胜任率评价表评价岗位：评价人员：序号评价要素评价因子评价标尺（对应的栏位下打“1”）权重得分 备注（简单说明评价依据）差-0.2 勉强-0.4 合格-0.6 良好-0.8 优秀-1.01目标导向15%制定目标20%

11、02目标分解30%03目标管控30%04目标调整20%05系统思维15%系统化方案30%06抓住关键30%07开放性思维20%08风险规避20%09监督教导20%共同工作30%010目标监控点20%011处理异常30%012答疑解惑20%013团队协作20%团队为大25%014积极配合25%015赢得协作25%016化解分歧25%017交付成果30%锁定目标25%018不推卸责任25%019信守承诺25%020目标导向25%0备注被评为60分以上为合格，胜任率=评价综合得分/100合计0维度胜任率0.0%评审人签名评审日期15ppt课件三、人事思路三、人事思路 公司中高层人员胜任特征专业力-胜

12、任率评价表评价岗位：评价人员：序号评价要素评价因子评价标尺（对应的栏位下打“1”）权重得分备注（简单说明评价依据）差-0.2勉强-0.4合格-0.6良好-0.8优秀-1.01专业基础25对话能力30%02评估能力40%03前沿资讯30%04分析判断25理解能力40%05判断能力30%06推理能力30%07资源整合25广开门路40%08赢得支持30%09兼容并蓄30%010有效决策25反复求证30%011标本兼治40%012适时优化30%0备注被评为60分以上为合格，胜任率=评价综合得分/100合计0维度胜任率0.0%评审人签名评审日期16ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何选人项目经理胜任

13、特征个性魅力个性魅力应变能力应变能力大局观大局观人际关系能力人际关系能力品格品格个人魅力压力承受能力计划性强沟通能力勇于承担责任诚恳判断能力项目管理知识协调能力公正性关心下属果断前瞻性关系处理能力合作精神开放性风险控制能力全局观念献身精神条理性强学习能力 备注：这是目前公认的项目经理应具备的品质和能力。在面试时，可围绕这些方面设计问题或进行考察。17ppt课件三、人事思路三、人事思路 项目经理胜任特征重要性排名重要性排名重要性排名重要性排名重要性排名重要性排名重要性排名重要性排名1计划性强7合作精神13条理性强19关心下属2全局观念8关系处理能力14判断能力20学习能力3沟通能力9应变能力15

14、项目管理知识21开放性4协调能力10压力承受能力16公正性22献身精神5责任心强11风险控制能力17果断23个人魅力6勇于承担责任12前瞻性18诚恳 备注：面试时可让应聘者作排名，并对自己进行自评打岔。试用一周左右，可请项目部其他人员对这些指标进行综合打分，以此判断该应聘者是否称职。18ppt课件三、人事思路三、人事思路 财务人员胜任特征知识知识技能技能技能技能职业素养职业素养公司知识协调能力专业学习能力自信心财务知识财务管理能力预期应变能力廉洁自律性管理知识财务分析能力关注细节能力严谨求实法律知识投资分析能力沟通能力敏感会计核算能力理解判断能力责任心财务控制能力诚实正直 备注：这是目前公认的

15、财务人员应具备的品质和能力。在面试时，可围绕这些方面设计问题或进行考察。同样，也可让其进行自评打分，试用1周后由部门内部其他人员打分。19ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何用人人才观 备注：有较好的人才观是正确用人、准确用人的前提和保障。一个企业最大的不幸就是：有才不知，知而不任，任而不用爱才之心强烈的人才意识，要有爱惜人才、求贤若渴之心识才之智善于发现、团结和使用人才用才之能知人善任、用其所长、用其所能、扬长避短容才之量摒弃成见引才之艺丰富引进人才的方法，提高吸引人才的能力20ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何用人了解需求和能力 备注：用人之前先尽可能了解员工的需求和能力。只有准

16、确的了解员工需求和能力，才有可能进行有针对性的激励，才能做到知人善任。员工的需求不外乎生存、成长和稳定三个因素。需求动机行为需求满足激励新的需求21ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何用人其他公司三星u 各尽其能u 赏罚分明u 善用个性人才u 杜绝用人唯亲u 疑人不用，用人不疑u 内部提拔机制蒙牛u 有德有才，破格使用u 有德无才，培养使用u 无才无德，绝不使用阿里巴巴u 忠诚敬业u 自动自发u 注重效率u 结果导向u 善于沟通u 合作进取u 为人低调22ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何用人五银人才盘点公司现有人才技能及不足大盘点，用人之长，容人之短因事择人盘点近期乃至未来公司事务

17、，把人员对号入座，配好班子适当授权确定岗位，按岗位授权，层层落实管理责任，领导抓关键点任人以专确定人选后，给其充分施展时间，将稳，军心才能稳加强沟通多深入群众，倾听意见，协调沟通，营造和谐氛围23ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何用人五银 备注：公司目前用人的问题一方面对新人了解不充分，是否胜任也是求知数，这就导致在实际工作中无法授权，无法真正放心；另一方面老员工颇有看戏的意思，对新人不太主动配合，势必工作效率效果不尽人意。因此，建议按以上路径，采取相应办法，确保人尽其才，才尽其用。计划管理人人要有计划，人人要有总结，但公司现在从上到下都较缺恩威并施无论对管理者还是一线员工，都应有一定的

18、奖罚和关怀措施建立梯队加强人才储备，各岗位一定要有后备人选加强监督尽可能通过制度而不是人来监督、考核，确保尽职尽责24ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何育人分类骨干员工技术培训，帮助做职业生涯规划中层人员一方面送出去培训，另一方面实行轮岗，多压担子高管人员一方面外培提高领导能力和管理能力，另一方面融进圈子25ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何育人步骤职前训练友善欢迎介绍同事认识，尽快融入团队系统地介绍公司：基本情况，遵守的事项等26ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何育人步骤职中训练我叫你去做我教你去做我带你去做我看着你做我让你去做27ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何育

19、人步骤生涯训练人员继任计划制订目标职位资格条件评估管理潜力规划职业生涯设计训练计划28ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何育人步骤学习型组织学习岗位知识，向深度和广度拓展学习管理知识，为走向管理岗位储备相互分享知识，互补有无，共同促进实施师带徒计划，适时进行表彰关注并学习行业知识，及时了解先进理念和技术29ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何育人华为第一阶段（新人入职）安排位置，介绍位置周围同事认识开欢迎会，认识其他部门同事公司及岗位介绍，直接领导与其单独深入沟通工作介绍，直接领导告诉每天要做什么、怎么做、对接人日常工作指导，检查每天工作量及工作难点，及时帮助3-7天，让他知道来干什么

20、30ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何育人华为第二阶段（新人过渡）安排老同事带新员工积极沟通反馈，及时观察其情绪状态及压力情况对其成长和进步及时肯定和表扬，提出更高的期望和要求分配挑战性任务，讲清工作要求和关键指标给予包容，观察其逆境时的心态，看其培养价值8-30天，让他知道如何能做好31ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何育人华为第三阶段（融入团队）鼓励积极参与团队会议并在会议中发言分享成功经验与新员工探讨任务处理的方法和建议如果出现与老员工间的矛盾要及时处理开展团队活动，观察其优点和能力30-90天，让新员工主动完成工作32ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何育人华为第四阶段

21、（制定计划）帮助重新定位，认识工作价值，明确目标和方向适度放权让其自行完成工作，发现工作价值与喜悦每季度1-2次1个小时以上的正式面谈，帮助评估协助制定目标和措施，让其做出承诺，监督进度鼓励平时多学习，制定个人成长计划，分阶段检查91-180天，让新员工制定计划、总结经验33ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何育人华为第五阶段（关注关怀）关注其生活状态，多沟通、关心、帮助庆祝生日，生日当天部门集体庆祝每月举办一次各种形式的部门集体活动，增加团队凝聚力公司层面进行家访不定期非正式谈心，了解工作状态、生活状态91-180天，让新员工时刻每关心34ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何育人五银

22、知识系统化老员工各方面的知识要系统化、书面化人尽其才形成能者多劳，多劳多得的良性机制，公司不养“闲人”职业通道建立多元化的晋升通道，保持队伍稳定，员工积极向上员工团队化员工的成长及稳定问题直接纳入部门负责人的关键考核指标营造环境营造公开、公平、竞争、和谐的公司环境35ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何留人常用手段u 薪酬健全并有竞争力u 给予不断培训机会u 充分授权、信任u 安排富有挑战性的任务u 个人职业发展与公司契合u 绩效考核客观公正u 弹性工作制u 亲情化管理u 内部环境和谐宽松u 领导亲密无间的交流和沟通 备注：双向选择是企业间的正常流动。努力减少企业间的非正常流动，特别是核心

23、人员的流动，对企业危害最大。对五银而言，老员工的忠诚当然没话说，但如果不能准确了解其内心需求并满足其合理要求，其工作效率则难以保障。新员工除了健全的薪酬制度，还要配以晋升机制，要让人有奔头，有发展，才能真正留住人心。36ppt课件三、人事思路三、人事思路 如何留人激励 备注：公司尽可能用丰富的“人性激励”，足够的“金钱激励”，最少的“恐惧激励。针对不同的员工采取适当的激励手段，促进员工成长，达到公司发展的要求。恐惧激励法恐惧激励法诱因激励法诱因激励法人性激励人性激励惩戒加薪成就感责骂恐吓奖金被肯定降级降薪红利兴趣削权特别津贴责任与权力冰冻不重用奖励性福利挑战性的环境开除股权荣誉37ppt课件三

24、、人事思路三、人事思路 如何留人人性激励常用方法u 随时随地赞美u 将优秀员工请到办公室单独表扬感谢u 总结报告写入有功劳员工的名字u 公开场合感谢成绩突出的员工u 对员工的建议表示肯定u 给做出成绩的员工休假u 主动关心员工的生活u 将优秀员工的照片挂在宣传栏u 请优秀员工吃饭u 员工生日亲自送贺卡和礼物u 颁发荣誉证书u 邀请优秀员工家人与公司一起旅游38ppt课件四、行政思路四、行政思路 建章立制 文书管理 固定资产管理 沟通渠道 集采配送管理 企业文化39ppt课件四、行政思路四、行政思路 建章立制综合事务部综合事务部考勤及请休假管理办法办公用品采购及管理办法固定资产采购及管理办法公文

25、及档案管理办法车辆卫生管理办法40ppt课件四、行政思路四、行政思路 建章立制综合事务部综合事务部招聘管理办法培训管理办法薪酬管理办法绩效管理办法劳动合同等范本 备注：在目前阶段，要求简单易行。41ppt课件四、行政思路四、行政思路 建章立制其他各部门财务核审部经营计划部工程管理部子公司资金管理、报销等造价管理等项目管理、质量管理、技术管理等.备注：部门和人员确定后，由部门负责人牵头拟定。42ppt课件四、行政思路四、行政思路 文书管理红头文件公司及部门、项目计划总结资质证照员工档案、工程资料规章制度.管理规范有章可循43ppt课件四、行政思路四、行政思路 固定资产管理 备注：目前博能、基地、

26、项目部需要一次完整、彻底的盘点，盘点以后再逐步规范。固定资产管理职能一般放财务部，公司可根据实际情况确定。在此提供管理方案参考。采购填报申请表，层层审批通过后，采购员办理入库，综合部办理出库转移填报申请调用表，综合事务部协调，办理调拨报废及处置提出申请报废及处置方案，综合部、财务部复核，处置维护及保养使用人负责日常维护及保养44ppt课件四、行政思路四、行政思路 沟通渠道建立工作汇报制度建立工作计划总结制度建立定期交流会议制度建立员工面谈谈心制度建立调查问卷制度.政令畅通和谐融洽45ppt课件四、行政思路四、行政思路 企业文化影响因素五银公司企业文化公司历史行业影响地域影响发展战略公司氛围领导

27、风格46ppt课件四、行政思路四、行政思路 企业文化建设过程物质层制度层精神层物质层主要指公司形象、标识、刊物等制度层主要指规范员工行为的规章制度精神层主要指公司的使命、愿景、价值观 备注：公司的企业文化目前只设计了标识，还有公司简介、规章制度等等一系列工作要做。企业文化一方面靠顶层设计，另一方面靠时间沉淀。47ppt课件五、需求五、需求 人事方面u 全面参与招聘工作。搜集岗位需求及招聘要求，初筛简历，汇总面试试题，组织集中面试（每周至少1次），项目经理、施工员、会计等岗位招聘不间断，大浪淘沙，去粗存精u 完善培养体系。对新员工，一律明确老员工带教和指导，要有指导目标，带教可视能力给予一定激励

28、；对老员工，一律要求自己提出成长要求，不爱学习不上进满向负能量的员工，最终会成为公司发展的绊脚石48ppt课件五、需求五、需求 人事方面u 确定薪酬体系及劳动合同。尽快明确薪酬体系内容，特别是新员工，尽量在入职前谈妥，避免滋生负面情绪影响工作；劳动合同还是要签订，对双方都有个约束u 组织员工个别谈话。总经理、综合事务部组织公司所有员工，挨个谈话，描绘公司发展前景，落实员工岗位责任，了解员工工作状态及生活状态，对公司发展意见和建议49ppt课件五、需求五、需求 行政方面u 突出信息反馈。包括员工周计划、周总结，工作中遇到哪些难题需要领导层协调的，等等，形成周报制度和例会制度。避免事情安排了没下文

29、，或者推一下才动一下u 理顺工作流程。虽然有很多制度和流程，但一直没有讨论确定。建议一些紧急的比如工程质量管理、技术要求等方面的可先定，这样大家工作起来有章可循，而不是什么都要问，问也不知道问谁，以致最后还是到总经理这里50ppt课件五、需求五、需求 行政方面u 博能与基地关系。基地的定位：一方面为博能的靠前指挥所，另一方面为劳务、设备等子公司办公地。因此，博能还是要保持相当部分人员办公，聚集人气，基地以子公司为主，项目部人员偶尔在基地过渡。博能、基地、项目部任何人事变动都需经综合事务部统一管辖，再报总经理审批。而现在基本上就是没有流程，一些项目部人员到基地住，就直接趴窗户开门，事后综合事务部成了最后才知道的人，不说不让住，最起码的沟通都没有51ppt课件五、需求五、需求 行政方面u 车辆问题。对个人而言，当然多一事不如少一事。但在这个岗位上，有些问题就不得不指出来：公司现在有哪些车辆，车况如何，平时是否保养到位，年检是否都办了，最好统归到吴加强处，专人管理，专人负责u 采购及费用问题。目前不管是办公用品还是工程材料，虽然都报销了，但有三个问题，一是采购流程是否都走了，二是所有物品是否建立台帐，三是采购前都需员工垫资52ppt课件汇报完毕！53ppt课件