红头文件模板制作课件.ppt

1、12办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学出版社 北京交通大学出版社2职场情境制作公司红头文件是办公室文员经常碰到的问题，为避免大量的重复劳动，有没有一种定制的模板可以直接拿来套用呢？我们将做好的红头文件定制成带提示按钮的模板，即可拿来套用，方便今后制作类似的红头文件，减轻工作量。22022-12-24办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学出版社 北京交通大学出版社3学习准备什么是红头文件？什么是红头文件？红头文件一般是指规范性文件，主要是指由行政机关制定并公布，在一定范围、时间内对公民、法人和其他组织具有普遍约束力的文件。2什么是模板？什么是模板？模板是一个用来创建文档的原型，是

2、一种特殊的文档，Word提供很多现成的模板，可以用来制作不同类型的文本，如备忘录、报告、信函和传真等，用户也可以按照自己的需要定制模板，使今后的文稿编排工作变得轻松自如。一个模板一般包含以下信息：（1）文本的格式信息，包括分页、段、字、图文框、表格等；（2）样式：预先定义好的文本格式用于快速格式化文本；（3）内容：文本（包括占位符）、图片、OLE对象、表格等；（4）自定义工具栏、宏、快捷键、自动图文集词条；（5）宏按钮（带指示定位符，告诉您键入或插入什么）等。32022-12-24办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学出版社 北京交通大学出版社4学习准备什么是提示按钮？什么是提示按钮？所

3、谓提示按钮是指一个“域”。域是保存在文档中的可能发生变化的数据，最常用到的域有PAGE域，即在添加页码时插入的能够随文档的延伸而变化的符号。利用域可以在文档的特殊位置布置一些提示信息，告诉用户可以单击该信息，并输入新的文字代替这些信息。同时，新输入的文字可以继承提示信息的外观特征，如字体、字号、段落设置等等。比如，需要在一个模板中指明标题、作者等信息的输入位置，并赋予适当的格式。42022-12-24办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学出版社 北京交通大学出版社5学习案例制作一份由3个单位联名签发的红头文件模板。52022-12-24办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学出版社

4、北京交通大学出版社6案例分解启动启动Microsoft Word 2010设置字符格式设置字符格式设置段落格式设置段落格式保存红头文件保存红头文件插入域代码插入域代码切换域代码切换域代码保存模板保存模板使用模板使用模板62022-12-24办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学出版社 北京交通大学出版社7实施步骤步骤1启动Microsoft Word 2010。72022-12-24办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学出版社 北京交通大学出版社8实施步骤步骤2 设置字符格式。在空白文档中输入样稿文字并设置字符格式。82022-12-24办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学

5、出版社 北京交通大学出版社9实施步骤步骤3设置段落格式。92022-12-24办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学出版社 北京交通大学出版社10实施步骤步骤4保存红头文件。保存文件并命名为“红头文件头.docx”。102022-12-24办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学出版社 北京交通大学出版社11实施步骤步骤5插入域代码。删除红头文件中文字“宁波市职成教中心”，按组合键“Ctrl+F9”，插入一对标明域代码的花括号，然后在花括号之间键入“MacroButton NoMacro 单击此处输入发文单位1”。112022-12-24办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学出

6、版社 北京交通大学出版社12实施步骤步骤6切换域代码。使用切换域代码，即可得到带有相应格式的信息“单击此处输入发文单位1”。同理制作下面两个发文单位的提示按钮，当然，提示信息应改成相应的“单击此处输入发文单位2”和“单击此处输入发文单位3”，切换域代码。122022-12-24办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学出版社 北京交通大学出版社13实施步骤步骤7保存模板。打开“文件|另存为”菜单命令，在“另存为”对话框中，选择保存类型为“word模板（*.dotx）”。132022-12-24办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学出版社 北京交通大学出版社14实施步骤步骤8使用模板。打

7、开“文件|新建”菜单命令，选择“我的模板”，在新建对话框中选择相应的模板。142022-12-24办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学出版社 北京交通大学出版社15职场经验设置字符格式中的分割线不采用形状中的直线而用“”（破折号），星形的插入不用形状而用符号代替是为了在字符格式设置时可以同步设置而不会导致位置偏移。插入域代码时，域代码中的“NaMacro”和“”之间必须有一个空格，否则切换域代码时将无法显示。设置提示按钮信息的文字格式时，可以切换成域代码后选中相应的内容进行设置，也可以切换成提示信息时直接设置，只要选中后进行设置即可。如果模板的保存位置不是默认的Templates文件夹

8、，可以通过原有的模板进行定位。新建的模板必须保存在Templates文件夹，否则无法显示。在进行操作的过程中要养成随时保存文件的习惯。152022-12-24办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学出版社 北京交通大学出版社16职场延伸制作一份如图所示的联合公文文件。重点提示：重点提示：第一行文字效果可使用表格定位制作。162022-12-24办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学出版社 北京交通大学出版社17职场延伸帮泗门日立电器有限公司制作一份任命通告文件模板。172022-12-24办公自动化高级应用案例教程（第2版）清华大学出版社 北京交通大学出版社18学习评价评分内容评分内容分值分值自评分自评分评分细则评分细则“学习准备学习准备”掌握情况掌握情况100 1.能独立完成：80-100分2.能在老师和同学的帮助下完成：60-80分3.不能完成：0-60分“学习案例学习案例”操作情况操作情况100“职场延伸职场延伸”任务操作情况任务操作情况100 合计合计300 182022-12-24