第12章-公共关系文书-(《公共关系学》课件).ppt
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1、公共关系学公共关系学第十二章:公共关系文书第十二章:公共关系文书公共关系学课件公共关系学课件引例引例 威廉C亚当斯是美国佛罗里达国际大学新闻和大众学院的教授,从事公关工作达30年,曾在美国石油公司、飞利普石油公司和英国化学工业公司担任过管理职位,是著名的公关战略杂志中教授栏目的撰稿人。他认为优秀的写作是公关的基础,写作是公关事业的发源地,也是公关人员与他人相区别的重要标志。一次,他对一位具有公关潜力的学生说:“选择公关职业,一定要写好所有的公关材料。”事务性公关文书事务性公关文书 公共关系学课件公共关系学课件公共关系文书概述公共关系文书概述 1沟通协调性公关文书沟通协调性公关文书 2信息传播性
2、公关文书信息传播性公关文书 344第一节第一节 公共关系文书概述公共关系文书概述一、公共关系文书的概念及其分类一、公共关系文书的概念及其分类二、公共关系文书的写作特点二、公共关系文书的写作特点三、公共关系文书的语言要求三、公共关系文书的语言要求公共关系学课件公共关系学课件公共关系学课件公共关系学课件一、公共关系文书概述及其一、公共关系文书概述及其分类分类文书是一个外延很宽泛的概念,它包括公务文文书是一个外延很宽泛的概念,它包括公务文书和私人文书两大类。书和私人文书两大类。公共关系文书是社会组织为了实现自己的公关公共关系文书是社会组织为了实现自己的公关目标和开展公关活动而制作的各种书面文字材目标
3、和开展公关活动而制作的各种书面文字材料,它是文书在公共关系中的运用。料,它是文书在公共关系中的运用。一般来说,公共关系文书写作内容较多,但概一般来说,公共关系文书写作内容较多,但概括起来,主要分为三个方面,即沟通协调性公括起来,主要分为三个方面,即沟通协调性公关文书、信息传播性公关文书和事务性公关文关文书、信息传播性公关文书和事务性公关文书。书。公共关系学课件公共关系学课件二、公共关系文书的写作特点二、公共关系文书的写作特点 明确的实用性明确的实用性 内容的真实性内容的真实性较强的时效性较强的时效性格式的规范性格式的规范性 作者与读者的特定性作者与读者的特定性 公共关系学课件公共关系学课件三、
4、公共关系文书的语言要求三、公共关系文书的语言要求用词准确用词准确 文字简洁文字简洁语言质朴语言质朴表现得体表现得体第二节第二节 沟通性协调性公沟通性协调性公关文书关文书一、请柬一、请柬二、信函二、信函三、专用书信三、专用书信公共关系学课件公共关系学课件公共关系学课件公共关系学课件一、请柬一、请柬 请柬又叫柬贴或请贴请柬又叫柬贴或请贴,是人们在社会活是人们在社会活动和相互交往中动和相互交往中,如开业如开业,奠基奠基,庆祝等庆祝等礼仪性活动前礼仪性活动前,以书面形式通知以书面形式通知,邀请参邀请参加者的文体。加者的文体。公关请柬就是社会组织与公众交往中公关请柬就是社会组织与公众交往中,为了达到某种
5、公关目的为了达到某种公关目的,用来告知特定用来告知特定公众的书面语体。其主要作用是密切和公众的书面语体。其主要作用是密切和协调主客体之间的友谊关系协调主客体之间的友谊关系,促进双方促进双方的理解与合作的理解与合作,帮助本组织扩大声誉和帮助本组织扩大声誉和进一步发展。进一步发展。公共关系学课件公共关系学课件一、请柬一、请柬v请柬的写作方法和格式请柬的写作方法和格式 1.1.标题标题 用较大的字体书写用较大的字体书写“请柬请柬”二字,可写在第一行正中,二字,可写在第一行正中,也可放在首页的正中当作封面。也可放在首页的正中当作封面。2.2.正文正文顶格上写明邀请的机构全称或个人的姓名,如果邀请顶格上
6、写明邀请的机构全称或个人的姓名,如果邀请的是个人的话,那么除了要写上他的姓名外,还要写的是个人的话,那么除了要写上他的姓名外,还要写上其头衔或职务;第二行空两格写正文,写明事由,上其头衔或职务;第二行空两格写正文,写明事由,时间和地点;并换行顶格写上时间和地点;并换行顶格写上“敬请参加敬请参加”,“恭请恭请届时光临届时光临”等词。等词。3.3.落款落款正文下面靠右写明发贴的单位全称或个人的姓名,头正文下面靠右写明发贴的单位全称或个人的姓名,头衔,换行写发贴的年、月、日。一般为表示诚意和恭衔,换行写发贴的年、月、日。一般为表示诚意和恭敬,落款的个人姓名由本人书写。敬,落款的个人姓名由本人书写。公
7、共关系学课件公共关系学课件一、请柬一、请柬v请柬的语言要求请柬的语言要求 1.1.简洁明了简洁明了 2.2.礼貌典雅礼貌典雅 公共关系学课件公共关系学课件二、信函二、信函v信函信函信函是社会组织之间联系工作的公用信件,信函是社会组织之间联系工作的公用信件,它是企事业单位公关事物活动中不可缺少它是企事业单位公关事物活动中不可缺少的重要传播工具。的重要传播工具。公关信函的主要作用是沟通组织与公众之公关信函的主要作用是沟通组织与公众之间的感情,交换某些与双方有关问题的意间的感情,交换某些与双方有关问题的意见和建议,协调建立和发展组织对外公众见和建议,协调建立和发展组织对外公众之间的关系,树立本组织良
8、好的形象,争之间的关系,树立本组织良好的形象,争取公众的理解,信赖,支持与合作。取公众的理解,信赖,支持与合作。公函就其内容与作用来看又可分为商洽函,公函就其内容与作用来看又可分为商洽函,询问函,答复函,委托函,告知函五类。询问函,答复函,委托函,告知函五类。公共关系学课件公共关系学课件二、信函二、信函v商洽函商洽函 这是最为常用的一种公函,用于社会组织之间商量和这是最为常用的一种公函,用于社会组织之间商量和接洽工作。这类公函多半是主动发出的,即要求对方接洽工作。这类公函多半是主动发出的,即要求对方给予协助。有的则是向对方提出共同办理某事的要求,给予协助。有的则是向对方提出共同办理某事的要求,
9、也有的是向对方提出处理某一问题的意见。也有的是向对方提出处理某一问题的意见。商洽函正文一般包括两个部分:一是商洽原由,即写商洽函正文一般包括两个部分:一是商洽原由,即写名发函的原因;二是商洽事项,这部分是主体,应写名发函的原因;二是商洽事项,这部分是主体,应写清所商洽的具体事项,写清对对方的要求。清所商洽的具体事项,写清对对方的要求。公共关系学课件公共关系学课件二、信函二、信函v询问函询问函询问函主要用于向对方询问问题,也可以简述某一事询问函主要用于向对方询问问题,也可以简述某一事项并提出处理方法,然后征求对方意见,要求答复。项并提出处理方法,然后征求对方意见,要求答复。询问函正文一般也由两部
10、分组成:一是说明询问的目询问函正文一般也由两部分组成:一是说明询问的目的或原由;二是询问事项的主要内容,这是询问函的的或原由;二是询问事项的主要内容,这是询问函的主要部分。因此要写的既明确而又具体,简洁,让人主要部分。因此要写的既明确而又具体,简洁,让人一目了然,以便答复。一目了然,以便答复。公共关系学课件公共关系学课件二、信函二、信函v答复函答复函答复函是用来答复对方询问函的问题。答复函是用来答复对方询问函的问题。答复函正文一般由三部分构成:一是说明对方函已收答复函正文一般由三部分构成:一是说明对方函已收到,并写清收文的日期;二是简要复述对方函件所询到,并写清收文的日期;二是简要复述对方函件
11、所询问的主要问题或所提要求;三是答复内容。这部分是问的主要问题或所提要求;三是答复内容。这部分是答复函的主体。因此要写的明确具体,简明扼要,所答复函的主体。因此要写的明确具体,简明扼要,所答问题的内容要有条理性,针对性和顺序性。答问题的内容要有条理性,针对性和顺序性。公共关系学课件公共关系学课件二、信函二、信函v委托函委托函委托函用于委托有关组织代为办理某一事项。委托函用于委托有关组织代为办理某一事项。委托函正文一般由两部分组成:一是原因,这部分既委托函正文一般由两部分组成:一是原因,这部分既要写清委托的目的,又要写清所委托代办或代办事项要写清委托的目的,又要写清所委托代办或代办事项的基本情况
12、;二是委托事项,这部分是主体,因此要的基本情况;二是委托事项,这部分是主体,因此要写得清楚明了,尤其要写清托办或托查的要求。写得清楚明了,尤其要写清托办或托查的要求。公共关系学课件公共关系学课件二、信函二、信函v告知函告知函v告知函一般是用在办理受托代办事项之后告知代告知函一般是用在办理受托代办事项之后告知代办情况,或主动告知对方某种情况或某一事项,办情况,或主动告知对方某种情况或某一事项,以引起对方注意。以引起对方注意。v其正文包括两部分:一是告知发函原由;二是告其正文包括两部分:一是告知发函原由;二是告知事项。知事项。公共关系学课件公共关系学课件三、专用书信三、专用书信v专用书信专用书信
13、介绍信介绍信 证明信证明信 感谢信感谢信 邀请书邀请书 公共关系学课件公共关系学课件三、专用书信三、专用书信v介绍信介绍信 公共关系学课件公共关系学课件三、专用书信三、专用书信v证明信证明信 公共关系学课件公共关系学课件三、专用书信三、专用书信v感谢信感谢信 感谢信的写法:感谢信的写法:1.1.开头开头落笔第一行写落笔第一行写“感谢信感谢信”,或者,或者“致致XXXX感谢信感谢信”,这些字的字,这些字的字体应稍微大一些,写于第一行的等距离中间。体应稍微大一些,写于第一行的等距离中间。2.2.正文正文首先是开头语;其次,另起一行开头空两个字,使开始写正文首先是开头语;其次,另起一行开头空两个字,
14、使开始写正文的内容。正文如果内容多,可以分段落一个意思一个段落,层的内容。正文如果内容多,可以分段落一个意思一个段落,层次要分明。再次,是结束语。结束语一般表示敬意致谢的话。次要分明。再次,是结束语。结束语一般表示敬意致谢的话。3.3.署名署名署名、年月日。这些文字写于右下方,先署名然后署年月日。署名、年月日。这些文字写于右下方,先署名然后署年月日。公共关系学课件公共关系学课件三、专用书信三、专用书信v邀请书邀请书 第三节第三节 信息传播性文书信息传播性文书一、广告一、广告 二、新闻二、新闻 三、演讲稿三、演讲稿 公共关系学课件公共关系学课件公共关系学课件公共关系学课件一、广告一、广告v广告的
15、概念广告的概念 营销广告主要传递商品、市场、服务信息,它以盈利营销广告主要传递商品、市场、服务信息,它以盈利为目的,有促进商品流通或劳务销售的作用。为目的,有促进商品流通或劳务销售的作用。公共关系广告宣传的内容主要是社会组织自身的经营公共关系广告宣传的内容主要是社会组织自身的经营宗旨、追求目标、人员素质、管理水平、社会声誉等,宗旨、追求目标、人员素质、管理水平、社会声誉等,其主要目的就是树立良好的组织形象,使公众对本组其主要目的就是树立良好的组织形象,使公众对本组织产生认知、认可织产生认知、认可,从而与其它社会组织和个人建立起从而与其它社会组织和个人建立起相互信任、相互理解、相互支持的良好关系
16、,创造一相互信任、相互理解、相互支持的良好关系,创造一个有利于组织发展的良好社会环境。个有利于组织发展的良好社会环境。公共关系学课件公共关系学课件一、广告一、广告v广告的结构广告的结构 广告一般由标题、正文、落款三部分构成。广告一般由标题、正文、落款三部分构成。标题是广告的题目,它的作用是提示广告内容,引起读者的注标题是广告的题目,它的作用是提示广告内容,引起读者的注意。一个好的标题能够吸引读者、加深印象,起到画龙点睛的意。一个好的标题能够吸引读者、加深印象,起到画龙点睛的作用。作用。正文是广告的主要内容,是对广告主题的延伸和说明,广告正正文是广告的主要内容,是对广告主题的延伸和说明,广告正文
17、的写作,要求重点突出,结构紧凑,材料充实,表达清晰。文的写作,要求重点突出,结构紧凑,材料充实,表达清晰。广告正文分开头、主体、结尾三部分。广告正文分开头、主体、结尾三部分。落款是在广告文之后,对公众提供的进一步消息,一般包括广落款是在广告文之后,对公众提供的进一步消息,一般包括广告组织的名称、通讯地址、联系方法等等。落款虽然不是广告告组织的名称、通讯地址、联系方法等等。落款虽然不是广告的主要内容,但也是公众十分关心的内容,因此要准确、细致、的主要内容,但也是公众十分关心的内容,因此要准确、细致、不可出现半点差错。不可出现半点差错。公共关系学课件公共关系学课件一、广告一、广告v广告的写作要求广
18、告的写作要求 1.1.主题突出主题突出2.2.内容真实内容真实3.3.构思新颖构思新颖4.4.语言简洁语言简洁5.5.富有形象富有形象公共关系学课件公共关系学课件二、新闻二、新闻v新闻的概念新闻的概念 新闻有广狭二义。广义的新闻指消息、通讯、特写等新闻有广狭二义。广义的新闻指消息、通讯、特写等等,狭义的新闻特指消息,所以新闻也叫消息。新闻等,狭义的新闻特指消息,所以新闻也叫消息。新闻是社会新闻机构是社会新闻机构(电视电视,广播广播,报纸报纸,刊物刊物)对社会中所发对社会中所发生的重要事实的报道。公共关系新闻特指社会组织为生的重要事实的报道。公共关系新闻特指社会组织为了开展公关活动向公众传递的有
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