秘书会议管理(教学课件)汇编.ppt
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- 秘书 会议 管理 教学 课件 汇编
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1、学习准备学习准备1.教师准备相关会议视频资料。(中共十八大开幕式);2现代服务系“双代会”工作文件资料。想一想想一想 问题一问题一:在平时的学习生活中,你开过哪些会?问题二问题二:结合教师所发资料以及实际,能归纳出会议的具有什么特征吗?问题三问题三:结合会议的概念,试分析出会议的构成要素?第四章第四章 会议管理工作会议管理工作模块一模块一 会议工作概述会议工作概述知识点一、会议的概念知识点一、会议的概念第一种:会议是人们有组织的会晤、议事的行第一种:会议是人们有组织的会晤、议事的行为过程。至少有三人以上,以一定的方式聚在为过程。至少有三人以上,以一定的方式聚在一起,为了某个确定的问题展开讨论,
2、以求解一起,为了某个确定的问题展开讨论,以求解决方式,如工作会议、记者招待会、产品展销决方式,如工作会议、记者招待会、产品展销订货会等。订货会等。第二种:会议是一种经常商讨并处理重要事务第二种:会议是一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织,如每年三月召开的全国两的常设机构或组织,如每年三月召开的全国两会、上海经济合作领导人会议等。会、上海经济合作领导人会议等。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作模块一模块一 会议工作概述会议工作概述会议的特征会议的特征v有组织有组织v有目标有目标v有秩序有秩序v有规则有规则v有领导有领导第四章第四章 会议管理工作会议管理工作模块一模块一 会议工作概述会议
3、工作概述二、会议的主要种类二、会议的主要种类v 按组织类型按组织类型 内部会议内部会议 外部会议外部会议 正式会议正式会议 非正式会议非正式会议v 按时间方面的规定性按时间方面的规定性 定期会议定期会议 不定期会议不定期会议v 按出席对象按出席对象 联席会联席会 内部会内部会 代表会代表会 群众会群众会 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第一节第一节 会议工作概述会议工作概述按功能性质按功能性质 决策性决策性 讲座性讲座性 执行性执行性 告知性告知性 学术性学术性协调性协调性 报告性报告性 谈判性谈判性 动员性动员性 纪念性等纪念性等按议题性质按议题性质 专题性专题性 综合性综合性 按规模
4、大小按规模大小 特大型特大型 大型大型 中型中型 小型小型按会议采用的方式手段按会议采用的方式手段常规会常规会 广播会广播会 电话会电话会 电视会电视会 网络会网络会第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第一节第一节 会议工作概述会议工作概述三、三、公司常见会议的类型(外部)公司常见会议的类型(外部)v 客户咨询会客户咨询会 v 产品展销订货会产品展销订货会 v 业务洽谈会业务洽谈会 v 新产品新闻发布会新产品新闻发布会第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第一节第一节 会议工作概述会议工作概述三、三、公司常见会议的类型(内部)公司常见会议的类型(内部)v 经理例会与特别会议经理例会与特别会议
5、 v 员工例会员工例会 v 股东大会和董事会议股东大会和董事会议 v 公司年会公司年会 情景案例情景案例1、制定会议方案的一般原则、制定会议方案的一般原则 v减少会议次数原则减少会议次数原则 v严守时间原则严守时间原则v会议通知的明确性原则会议通知的明确性原则 v缺席迟到的事前联络原则缺席迟到的事前联络原则 v效率性原则效率性原则 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作一、制定大中型会议方案一、制定大中型会议方案 2会议筹备方案的内容会议筹备方案的内容 确定会议的主题与议题确定会议的主题与议题 确定会议的名称确定会议的名称 确定会议的议程确定会议的议程
6、 确定会议的时间和日期确定会议的时间和日期 确定会议所需设备和工具确定会议所需设备和工具 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作一、制定大中型会议方案一、制定大中型会议方案v确定会议与会代表的组成确定会议与会代表的组成v确定会议文件的范围,做好文件的印确定会议文件的范围,做好文件的印制和发放工作制和发放工作 v确定会议经费预算确定会议经费预算 v确定会议住宿和餐饮安排确定会议住宿和餐饮安排 v确定会议的筹备机构确定会议的筹备机构 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作一、制定大中型会议方案一、制定大中型会议方案
7、 可信公司技术训练专题研讨会筹备方案可信公司技术训练专题研讨会筹备方案 一、会议主题:为了增强本公司综合竞争一、会议主题:为了增强本公司综合竞争力,提高产品质量和管理水平,特召开此次力,提高产品质量和管理水平,特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛,并提出提高训练质量的对策,探讨新的技,并提出提高训练质量的对策,探讨新的技术训练方法。术训练方法。二、会议的时间、地点:拟定于二、会议的时间、地点:拟定于3月月5日上午日上午9:00至下午至下午4:00,在公司,在公司1号会议
8、厅召开。号会议厅召开。3月月5日上午日上午8:30报到。报到。会议筹备方案示例如下:会议筹备方案示例如下:三、参加会议人员:公司总经理、副总经理、公司三、参加会议人员:公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监,以及人力资源部总监、生产部总监、培训部总监,以及公司下属各部门的技术骨干公司下属各部门的技术骨干30人。总计人。总计50人。人。四、会议议程:会议由主管副总经理主持。四、会议议程:会议由主管副总经理主持。上午:上午:1、总经理做关于技术训练问题的工作报告。、总经理做关于技术训练问题的工作报告。2、培训部总监专题发言。、培训部总监专题发言。3、生产部总监专题发言。、
9、生产部总监专题发言。下午:下午:1、分组讨论。、分组讨论。2、人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评、人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。比的计划草案。3、主管副总经理做总结报告。、主管副总经理做总结报告。五、会议议题:五、会议议题:1、技术训练与提高企业综合竞争力。、技术训练与提高企业综合竞争力。2、技术训练与技术创新。、技术训练与技术创新。3、如何提高技术训练的质量。、如何提高技术训练的质量。4、技术训练方法的再讨论。、技术训练方法的再讨论。六、会场设备和用品的准备:准备会议所需的六、会场设备和用品的准备:准备会议所需的投影仪、白板和音像设备,由公司前台秘书负投影仪、白板和音像
10、设备,由公司前台秘书负责。责。七、会议材料准备:由总经理办公室牵头准备。七、会议材料准备:由总经理办公室牵头准备。1、总经理的工作报告。、总经理的工作报告。2、培训部、生产部总监的专题发言稿。、培训部、生产部总监的专题发言稿。3、公司开展技术竞赛评比的计划、公司开展技术竞赛评比的计划(草案草案)。4、副总经理的总结报告。、副总经理的总结报告。八、会议服务工作:由行政部综合协调。八、会议服务工作:由行政部综合协调。附:附:1、会议通知。、会议通知。2、会议日程表。、会议日程表。会议的构成要素会议的构成要素1 1主题主题 会议主题是会议讨论的中心议题,会议主题是会议讨论的中心议题,例如例如“双代会
11、双代会”的主题是选出新一届学生的主题是选出新一届学生会和团委会的干部。会和团委会的干部。2.2.议题议题 会议议题是会议讨论的内容,这个会议议题是会议讨论的内容,这个内容可以是若干项的,如内容可以是若干项的,如“双代会双代会”召开召开的议程中包括的内容。的议程中包括的内容。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作一、会议主题和议题一、会议主题和议题 1 1确定会议的时间确定会议的时间 如企业新闻发布会就要避开如企业新闻发布会就要避开“两会两会”期间期间2.2.会议议程与会议日程会议议程与会议日程 会议议程:会议议程:是对会议所要通过的文件、所要解是对会议
12、所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排,并冠以序号将其清晰地决的问题的概略安排,并冠以序号将其清晰地表达出来表达出来 会议日程:会议日程:是指会议在一定时间内的具体安排是指会议在一定时间内的具体安排 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、会议时间的安排二、会议时间的安排 安排会议议程和日程要注意的问题安排会议议程和日程要注意的问题1)要把握会议目的,即了解会议召开的原因)要把握会议目的,即了解会议召开的原因2)先安排关键人物的时间,要保证重要人物能)先安排关键人物的时间,要保证重要人物能够出席会议,根据多数人意见安排日程,保证够出席会议,根据多数
13、人意见安排日程,保证尽可能多的人员都有时间参加会议尽可能多的人员都有时间参加会议3)例会原则上定时召开,且时间不宜过长。)例会原则上定时召开,且时间不宜过长。4)如遇几个议题,应按其重要程度排列,最重)如遇几个议题,应按其重要程度排列,最重要的排列在最前面。要的排列在最前面。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、会议时间的安排二、会议时间的安排 大中型会议的议程一般安排:大中型会议的议程一般安排:开幕式、上司和来宾致辞开幕式、上司和来宾致辞上司做报告上司做报告分组讨论分组讨论大会发言大会发言参观或其他活动;参观或其他活动;会议总结,宣读决议;会议总
14、结,宣读决议;闭幕式。闭幕式。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、会议时间的安排二、会议时间的安排 会议议程示例会议议程示例 英豪公司销售团队会议议程英豪公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在公司销售团队会议将在5月月25日星期一上日星期一上午午9:00在公司总部的三号会议室举行。在公司总部的三号会议室举行。一、宣布议程。一、宣布议程。二、说明有关人员缺席情况。二、说明有关人员缺席情况。三、宣读并通过上次会议的记录。三、宣读并通过上次会议的记录。四、东部地区销售活动的总结。四、东部地区销售活动的总结。五、销售一部关于团队沟通问题的发言。五、销
15、售一部关于团队沟通问题的发言。六、公司销售人员的招聘和重组。六、公司销售人员的招聘和重组。七、销售二部经理的人选。七、销售二部经理的人选。八、下季度销售目标。八、下季度销售目标。会议日程表示例:会议日程表示例:日期日期时间时间内容安排内容安排地点地点参加人参加人负责人负责人备注备注2008年年6月月20日日8:00报到报到会议大会议大厅厅钟秘书钟秘书签到桌签到桌 纸纸 笔笔9:00-10:00总经理讲话总经理讲话小会议小会议厅厅全体代表全体代表投影仪投影仪 录音录音 录像录像10:00-10:20休息休息10:20-11:50公司顾问讲公司顾问讲话话小会议小会议厅厅全体代表全体代表12:00午
16、餐午餐天地宾天地宾馆馆全体代表全体代表高秘书高秘书自助餐自助餐14:00-15:30分组讨论分组讨论小会议小会议厅厅全体代表全体代表15:30-15:50休息休息15:50-17:30各组代表发各组代表发言言小会议小会议厅厅全体代表全体代表18:00-20:00聚餐聚餐天地宾天地宾馆馆全体代表全体代表赵秘书赵秘书20:00离会离会会场位置必须让上司和与会者方便前往会场位置必须让上司和与会者方便前往 会场的大小应与会议规模相符会场的大小应与会议规模相符 场地要有良好的设备配置场地要有良好的设备配置 场地应不受外界干扰,应尽量避开闹市区场地应不受外界干扰,应尽量避开闹市区选择会议地点应考虑有无停车
17、场所选择会议地点应考虑有无停车场所 场地租借的费用必须合理场地租借的费用必须合理 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作三、确定会议地点三、确定会议地点第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作四、正确确定会人员范围四、正确确定会人员范围 主持人主持人、正式代表、列席代表、正式代表、列席代表、特邀嘉宾、工作人员特邀嘉宾、工作人员五、准备会议文件资料五、准备会议文件资料 为上司撰写会议文稿为上司撰写会议文稿 为上司准备材料为上司准备材料 组织好发言人的文稿组织好发言人的文稿 准备资料袋准备资料袋 第四章第四章 会议管
18、理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作六、发送会议通知六、发送会议通知 1 1会议通知的作用会议通知的作用 周知作用周知作用提醒作用提醒作用凭证作用凭证作用 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作2、会议通知的发送、会议通知的发送为了规范公司的管理及运作,除了非正式会议为了规范公司的管理及运作,除了非正式会议和每日例会,均应正式打印会议通知,以示正和每日例会,均应正式打印会议通知,以示正规和郑重规和郑重人数较少的非正式会议,可用多种方式进行通人数较少的非正式会议,可用多种方式进行通知。知。一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行一
19、些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事,如股东会议附上代理委托书事,如股东会议附上代理委托书如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况,应随信寄发一份与会者事先了解的情况,应随信寄发一份第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作需要回复的会议可夹一张明信片,上面注明本公司地需要回复的会议可夹一张明信片,上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名址、邮编、电话、发信人姓名对于经常参加某类会议的会员,可用计算机打印出多对于经常参加某类会议的会员,可用计算机打印出多套邮寄标签,以免重复打印,对于计算机中
20、保存的地套邮寄标签,以免重复打印,对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新址要注意随情况变化不断更新可将会中使用的票证与会议通知一并发出可将会中使用的票证与会议通知一并发出如果与会者对会议地址不熟悉,应附加一份说明或回如果与会者对会议地址不熟悉,应附加一份说明或回执单,要求与会者告知具体的到达和反程时间,并说执单,要求与会者告知具体的到达和反程时间,并说明到达会址的汽车、火车等交通工具线路明到达会址的汽车、火车等交通工具线路会议通知样本要作为档案保存会议通知样本要作为档案保存第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作3、会议通知的内容、会议通知的内容
21、要有具体的会议名称要有具体的会议名称日期、时间、场所要准确无误日期、时间、场所要准确无误议题应尽量具体议题应尽量具体有附加资料时,应写明资料名称及页数有附加资料时,应写明资料名称及页数会议通知示例会议通知示例 会议通知会议通知尊敬的客户:尊敬的客户:为了进一步加强与贵公司的协作关系,听取客户对我为了进一步加强与贵公司的协作关系,听取客户对我公司产品和服务的意见,我公司拟于公司产品和服务的意见,我公司拟于2003年年8月月15日上午日上午9:00至下午至下午5:00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。请回复及光临。附:会议日程及路线图附:会议日程及路线图
22、回执回执 请于请于7月月30日以前将回执寄至:北京市朝阳区天地大日以前将回执寄至:北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐,邮编:厦天地公司销售部孙萌小姐,邮编:100110,电话:,电话:010-87654321。我公司参加此次会议,参加人数:我公司参加此次会议,参加人数:我公司不能参加此次会议。我公司不能参加此次会议。姓名:姓名:公司:公司:第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作七、控制会议经费七、控制会议经费 1 1、会议费、会议费 2 2、培训费、培训费 3 3、资料费、资料费4 4、食宿费、食宿费 5 5、交通费、交通费 6 6、文娱活动费
23、、文娱活动费八、会议食宿安排八、会议食宿安排原则:让与会者住好、吃好但不浪费。(注意原则:让与会者住好、吃好但不浪费。(注意少数民族的生活习惯)少数民族的生活习惯)任务一任务一:拟定一个会议方案拟定一个会议方案 情境一:情境一:本学期,我校把周三定位全校社团活动课时间,学生社团作为校园文化建设、学生思想教育、青年素质拓展的重要阵地,是同学们施展才华、培养能力、结交益友的平台。为了给各社团的交流提供一个平台,并通过各社团间的经验交流,明确各社团活动的目标,提高各社团开展活动的积极性,促进我校社团文化的发展,特策划此次“学生社团交流会”。此次活动旨在加强我校各艺术类校级社团之间的联系与交流,促进各
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