业务流程梳理与编制规范-流程描述培训概要课件.ppt

1、流程描述培训流程描述培训用友软件宁波分公司用友软件宁波分公司咨询实施部：胡凯侃咨询实施部：胡凯侃目录目录一、流程说明规范介绍一、流程说明规范介绍 1 1、流程说明首页、流程说明首页 2 2、流程说明正文、流程说明正文二、流程绘制规范介绍二、流程绘制规范介绍 1 1、流程图背景、流程图背景 2 2、流程图主体、流程图主体 3 3、流程图形说明、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求四、绘制步骤以及要求首页首页1.标题填写“客户项目名称”，字体：宋体，字号：小一2.标题下方的表格填写“流程编号+流程名称”，字体：宋体，字号：二号。3.每一个流程

2、说明Word文档对应一个流程图，该文件命名规则与流程图的VISIO文件名相同，存在相同目录下。4.创建日期、最后修订日期，字体：宋体，字号：五号。5.文控编号:项目组自行和客户定义。目录目录一、流程说明规范介绍一、流程说明规范介绍 1 1、流程说明首页、流程说明首页 2 2、流程说明正文、流程说明正文二、流程绘制规范介绍二、流程绘制规范介绍 1 1、流程图背景、流程图背景 2 2、流程图主体、流程图主体 3 3、流程图形说明、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求四、绘制步骤以及要求流程说明正文结构内容流程说明正文结构内容流程简介流程简介1

3、.流程内容：描述流程的主要活动2.运作原则：描述流程的关键管理要求、指标3.流程起止点：描述流程的开始和结束活动4.术语解释：描述特定使用的词汇流程说明正文部分为：宋体，小四，段前流程说明正文部分为：宋体，小四，段前0 0行，段后行，段后0 0磅，行间距磅，行间距1.51.5倍。倍。流程涉及的部门及职责流程涉及的部门及职责1.流程涉及的部门及职责：如果已经有现成的岗位职责及规定，在流程文字说明中需要再次体现，不能建立引用。2.流程参与部门及职责：除“公司领导”的职责不用描述外，其他涉及的部门职责均需描述。流程依据的管理制度、工作标准及体系文件流程依据的管理制度、工作标准及体系文件1.在表格内列

4、示相关文件时，每个文件在一单元行显示，不要出现一单元行显示多个文件，每一单元行内必须标明文件编号。业务流程图业务流程图此处插入业务流程图（VISIO），流程图为图片文件，使用“选择性粘贴-图片(增强型图元文件)”流程说明流程说明在表格中描述每一步活动。包括：活动序号、部门及岗位、输入单据、活动说明、输出单据、时间（及时或按需）。流程步骤编号从“1”开始，初次编号采用5、10、15、20 间隔编号；后续需要添加步骤时，可在中间增加编号，如3、7；流程活动编号同流程说明文档必须一一对应。报表及表单报表及表单在表格中列示全部报表及表单，并填写内容和介质类型流程存在问题和改进建议流程存在问题和改进建议

5、针对绩效影响比较大或易产生风险的关键环节进行重点说明其问题和建议，分项列出，不要在一行中列出所有事项。目录目录一、流程说明规范介绍一、流程说明规范介绍 1 1、流程说明首页、流程说明首页 2 2、流程说明正文、流程说明正文二、流程绘制规范介绍二、流程绘制规范介绍 1 1、流程图背景、流程图背景 2 2、流程图主体、流程图主体 3 3、流程图形说明、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求四、绘制步骤以及要求流程图背景流程图背景单位：单位：公司单位全称编制人：编制人：流程的绘制人员业务主管部门业务主管部门：流程目录流程目录中的流程主管部门业务参

6、与部门业务参与部门：流程参与部门流程名称：流程名称：该流程图所属的一、二级流程名称，如“仓库管理-入库作业”流程编号流程编号：该流程图对应的二级流程编号，如“ABC-CK-01”。如果该流程是三级以下的流程此处也只填写对应的二级流程编号，而在流程图主体部分的标题处填写该流程具体的流程编号和流程名称。最后更新时间最后更新时间：最后修改时间，格式yyyy-mm-dd版本版本：由项目组统一制定.(统一定为：V1.0)目录目录一、流程说明规范介绍一、流程说明规范介绍 1 1、流程说明首页、流程说明首页 2 2、流程说明正文、流程说明正文二、流程绘制规范介绍二、流程绘制规范介绍 1 1、流程图背景、流程

7、图背景 2 2、流程图主体、流程图主体 3 3、流程图形说明、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求四、绘制步骤以及要求流程图主体说明流程图主体说明一 流程图顶端标题栏填入流程图的名称，格式也是“流程编号流程名称”，双击即可填入文字，字体为14号宋体加粗，左对齐。二 每个流程文件中绘制一个流程图；页名称与流程图名称一致。三 为保持流程图美观及易于装订，流程图大小规定如下：1.左边界2格2.上边界与背景的距离2格3.右边界=2格4.下边界2格5.图形大小需占整体页面三分之二以上目录目录一、流程说明规范介绍一、流程说明规范介绍 1 1、流程说明

8、首页、流程说明首页 2 2、流程说明正文、流程说明正文二、流程绘制规范介绍二、流程绘制规范介绍 1 1、流程图背景、流程图背景 2 2、流程图主体、流程图主体 3 3、流程图形说明、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求四、绘制步骤以及要求流程图主体说明流程图主体说明一 流程图顶端标题栏填入流程图的名称，格式也是“流程编号流程名称”，双击即可填入文字，字体为14号宋体加粗，左对齐。二 每个流程文件中绘制一个流程图；页名称与流程图名称一致。三 为保持流程图美观及易于装订，流程图大小规定如下：1.左边界2格2.上边界与背景的距离2格3.右边界=

9、2格4.下边界2格5.图形大小需占整体页面三分之二以上流程图绘制工具包括流程图绘制工具包括17个图形个图形流程开始系统外业务活动系统外文档和报表系统外多联文档与相应流程相连接的其他业务流程 非UFIDA系统中处理的业务活动非UFIDA系统内表单非UFIDA系统内多联表单职能带区判断页码索引注释UFIDA系统中处理的业务活动UFIDA系统中表单UFIDA系统中多联表单连接线流程结束流程图形讲解流程图形讲解职能带区职能带区图形名称：图形名称：职能带区 图形作用：图形作用：在增加部门时使用 使用说明和标准：使用说明和标准：1.每个流程参与部门占一列，若某一流程主要在某一部门内完成，可以将部门下的班组

10、作为一列，班组名称应放在第二行 2.公司领导单独占一列，统一称作“厂领导”。在流程步骤中写明高层的职务，如“厂长”、“销售副厂长”等，但不能出现“部长”、“科长”的职能带。3.职能带中业务主导部门在左边，参与部门在右边，其中，“公司领导”在最左边。图形1流程图形讲解流程图形讲解职能带区职能带区(续续)图形1图形名称：图形名称：职能带区 图形作用：图形作用：在增加部门时使用 使用说明和标准：使用说明和标准：4.部门名称应使用正式全称，不能用简称。字体为默认12号宋体加粗，若第二行有班组，班组字体为10号宋体加粗。5.选中职能带，在顶部横向推动，可以改变职能带的横向宽度。6.在“业务参与部门”中，

11、列出具体业务参与部门；参与部门如果很多并且的活动完全一致，可归结写为如”生产各部门”。流程图形讲解流程图形讲解流程开始流程开始图形2图形名称：图形名称：流程开始 图形作用：图形作用：一个流程图开始时使用，表明此流程图由此开始。使用说明和标准：使用说明和标准：1.一个流程图只有一个“开始”图形。2.图形中默认有“开始”两字，无须输入。3.流程结束时不需要用此图形来说明流程结束。4.“开始”在流程图中不需要标注步骤号。流程图形讲解流程图形讲解引用引用/拆分的流程图拆分的流程图图形3图形名称：图形名称：引用/拆分的流程图 图形作用：图形作用：在流程图中，当需用引用别的流程图时使用；或流程图中某一环节

12、较复杂，可以进一步拆分成子流程图时使用使用说明和标准：使用说明和标准：1.填入所引用/拆分的流程图编号和名称，它是流程图中的一个步骤，也有步骤编号。2.当使用这一图形时，我们默认所引用/拆分的流程图已经完成相应的操作步骤。3.引用时，必须跟所引用流程图的主管部门沟通确认引用的流程图已经存在，并且所引用流程图的内容已经包括了相应的工作步骤。4.使用默认图形大小，若需要改变图形大小，图形横向宽度度不可以改变，纵向高度可以加高。5.引用/拆分的流程图不用单建一个职能栏。字体为默认8号宋体。流程图形讲解流程图形讲解系统外业务活动系统外业务活动图形4图形名称：图形名称：系统外业务活动 图形作用：图形作用

13、：在描述一个流程时使用未使用信息系统情况下的工作过程使用说明和标准：使用说明和标准：1.上方框填入操作此项工作的岗位名称，不是姓名；下方框简要填入工作内容，如：“填写费用报销单”，应尽量简明，一般不超过15个字。2.字体为默认8号宋体。3.每个步骤都要加上顺序的编号。流程步骤编号从“1”开始，初次编号采用5、10、15、20 间隔编号；后续需要添加步骤时，可在中间增加编号，如3、7；流程活动编号同流程说明文档必须一一对应。4.图形必须放在职能栏内，不能跨越两个职能栏，即不能跨越竖线。5.使用默认图形大小，若需改变框图大小，则图形的横行宽度不可以改变，可以纵向高度加高。流程图形讲解流程图形讲解系

14、统外文档系统外文档图形5图形名称：图形名称：系统外文档 图形作用：图形作用：工作步骤中直接用到的文件/表单，或工作步骤中产生的文件/表单 使用说明和标准：使用说明和标准：1.非信息系统生成的文件/表单，包括纸质的或是电子的。2.填入文件/表单的正式的全称。3.此图形不是单独的工作步骤，必须与“系统外业务活动”图形或“引用/拆分的流程图”图形一起使用，一般通过“连接线”跟在以上两类图形的下方。4.文档/报表只作为上一流程的输出，或文档/报表作为上一流程的输出，同时做为下一流程的输入。5.使用默认的图形大小，横向宽度与所属工作步骤的图形一样，纵向可以加高。6.每一个文件/表单独占一行流程图形讲解流

15、程图形讲解系统外多联文档系统外多联文档图形6图形名称：图形名称：系统外多联文档 图形作用：图形作用：工作步骤中直接用到的文件/表单，或工作步骤中产生的多联文件/表单 使用说明和标准：使用说明和标准：1.非信息系统生成的多联文件/表单，包括纸质的或是电子的。2.填入多联文件/表单的正式的全称。3.此图形不是单独的工作步骤，必须与“系统外业务活动”图形或“引用/拆分的流程图”图形一起使用，一般通过“连接线”跟在以上两类图形的下方。4.系统外多联文档/报表只作为上一流程的输出，或文档/报表作为上一流程的输出，同时某联做为下一流程的输入。5.使用默认的图形大小，横向宽度与所属工作步骤的图形一样，纵向可

16、以加高。6.每一个文件/表单独占一行流程图形讲解流程图形讲解UFIDA系统业务活动系统业务活动图形7图形名称：图形名称：UFIDA系统业务活动 图形作用：图形作用：在描述一个流程时使用UFIDA系统情况下的工作过程使用说明和标准：使用说明和标准：1.上方框填入操作此项工作的岗位名称，不是姓名；下方框简要填入工作内容，如：“填写费用报销单”，应尽量简明，一般不超过15个字。2.字体为默认8号宋体。3.每个步骤都要加上顺序的编号。流程步骤编号从“1”开始，初次编号采用5、10、15、20 间隔编号；后续需要添加步骤时，可在中间增加编号，如3、7；流程活动编号同流程说明文档必须一一对应。4.图形必须

17、放在职能栏内，不能跨越两个职能栏，即不能跨越竖线。5.使用默认图形大小，若需改变框图大小，则图形的横行宽度不可以改变，可以纵向高度加高。流程图形讲解流程图形讲解UFIDA系统文档系统文档图形8图形名称：图形名称：UFIDA系统文档 图形作用：图形作用：工作步骤中通过UFIDA系统产生的文件/表单 使用说明和标准：使用说明和标准：1.UFIDA系统生成的文件/表单。2.填入文件/表单的正式的全称。3.此图形不是单独的工作步骤，必须与“UFIDA系统业务活动”图形或“引用/拆分的流程图”图形一起使用，一般通过“连接线”跟在以上两类图形的下方。4.文档/报表只作为上一流程的输出，或文档/报表作为上一

18、流程的输出，同时做为下一流程的输入。5.使用默认的图形大小，横向宽度与所属工作步骤的图形一样，纵向可以加高。6.每一个文件/表单独占一行流程图形讲解流程图形讲解UFIDA系统多联文档系统多联文档图形9图形名称：图形名称：UFIDA系统多联文档 图形作用：图形作用：工作步骤中通过UFIDA系统直接用到的文件/表单，或工作步骤中通过UFIDA系统产生的多联文件/表单 使用说明和标准：使用说明和标准：1.UFIDA系统生成的多联文件/表单。2.填入多联文件/表单的正式的全称。3.此图形不是单独的工作步骤，必须与“UFIDA系统业务活动”图形或“引用/拆分的流程图”图形一起使用，一般通过“连接线”跟在

19、以上两类图形的下方。4.UFIDA系统多联文档/报表只作为上一流程的输出，或文档/报表作为上一流程的输出，同时某联做为下一流程的输入。5.使用默认的图形大小，横向宽度与所属工作步骤的图形一样，纵向可以加高。6.每一个文件/表单独占一行流程图形讲解流程图形讲解非非UFIDA系统业务活动系统业务活动图形10图形名称：图形名称：非UFIDA外的其它信息系统业务活动 图形作用：图形作用：在描述一个流程时使用除UFIDA外的其它信息系统情况下的工作过程使用说明和标准：使用说明和标准：1.上方框填入操作此项工作的岗位名称，不是姓名；下方框简要填入工作内容，如：“填写费用报销单”，应尽量简明，一般不超过15

20、个字。2.字体为默认8号宋体。3.每个步骤都要加上顺序的编号。流程步骤编号从“1”开始，初次编号采用5、10、15、20 间隔编号；后续需要添加步骤时，可在中间增加编号，如3、7；流程活动编号同流程说明文档必须一一对应。4.图形必须放在职能栏内，不能跨越两个职能栏，即不能跨越竖线。5.使用默认图形大小，若需改变框图大小，则图形的横行宽度不可以改变，可以纵向高度加高。流程图形讲解流程图形讲解非非UFIDA系统文档系统文档图形11图形名称：图形名称：除UFIDA外的其它信息系统文档 图形作用：图形作用：工作步骤中通过除UFIDA外的其它信息系统产生的文件/表单 使用说明和标准：使用说明和标准：1.

21、除UFIDA外的其它信息系统生成的文件/表单。2.填入文件/表单的正式的全称。3.此图形不是单独的工作步骤，必须与“非UFIDA系统业务活动”图形或“引用/拆分的流程图”图形一起使用，一般通过“连接线”跟在以上两类图形的下方。4.除UFIDA外的其它信息系统文档/报表只作为上一流程的输出，或文档/报表作为上一流程的输出，同时做为下一流程的输入。5.使用默认的图形大小，横向宽度与所属工作步骤的图形一样，纵向可以加高。6.每一个文件/表单独占一行流程图形讲解流程图形讲解非非UFIDA系统多联文档系统多联文档图形12图形名称：图形名称：非UFIDA系统多联文档 图形作用：图形作用：工作步骤中通过除U

22、FIDA外的其它信息系统产生的多联文件/表单 使用说明和标准：使用说明和标准：1.除UFIDA外的其它信息系统生成的多联文件/表单。2.填入多联文件/表单的正式的全称。3.此图形不是单独的工作步骤，必须与“非UFIDA系统业务活动”图形或“引用/拆分的流程图”图形一起使用，一般通过“连接线”跟在以上两类图形的下方。4.除UFIDA外的其它信息系统多联文档/报表只作为上一流程的输出，或文档/报表作为上一流程的输出，同时某联做为下一流程的输入。5.使用默认的图形大小，横向宽度与所属工作步骤的图形一样，纵向可以加高。6.每一个文件/表单独占一行流程图形讲解流程图形讲解判断判断/决策决策图形13图形名

23、称：图形名称：判断/决策 图形作用：图形作用：在出现情况判断或进行审核审批时使用 使用说明和标准：使用说明和标准：1.此图形也作为工作步骤之一，内容填入具体的判断事项，并应加以编号。2.如本步骤为审核，应直接使用判断框，而非在“最低一级操作步骤”图形下再加判断框。3.若是情况判断的，其结果统一使用“是”与“否”；若是决策的，统一使用“通过”与“不通过”，不能使用“YES”NO”。4.此图形下不能附属“（多联）文件/表单类”的图形。5.使用此图形，必须而且只能出现两种决策/判断结果；应该只有一个信息入口，两个信息出口。流程图形讲解流程图形讲解连线连线图形14图形名称：图形名称：连线 图形作用：图

24、形作用：连接两个图形之间的关系，箭头表示流程进行的方向。使用说明和标准：使用说明和标准：1.线条与图形的连接点只能是同一个业务方向，同一点上不能同时出现信息流入和信息流出，可以有多个信息流入或多个信息流出。2.两个图形之间选择连接点时，应该遵循“最少曲折”原则。3.选择连线并双击，可以在连线上加上文字。4.连线应该连到图上的连接点，不应连到另一条线上。流程图形讲解流程图形讲解批注批注/文字说明文字说明图形15图形名称：图形名称：批注/文字说明 图形作用：图形作用：需要对工作步骤进行补充说明时使用 使用说明和标准：使用说明和标准：1.此图不是独立的工作步骤，必须附属在其他图形上。2.字体使用默认

25、8号宋体。3.此图可以跨越两个职能栏，可以与所附属的图形不在同一个职能栏。流程图形讲解流程图形讲解页码索引页码索引图形16图形名称：图形名称：页码索引 图形作用：图形作用：当流程图较长，没法在一页中绘制出来，需要多页绘制时使用 使用说明和标准：使用说明和标准：1.拖动此图出来后，选择所要连接的页码，在所连接的页码右上角出现同样的图形，就是页码之间的连接关系。2.此图为第一个页码的结尾图，是所连接页码的开始图，用连线与其他图形连接。流程图形讲解流程图形讲解流程结束流程结束图形名称：图形名称：流程结束 图形作用：图形作用：一个流程图结束时使用，表明此流程图到此结束。使用说明和标准：使用说明和标准：

26、1.一个流程图只有一个“结束”图形。2.图形中默认有“结束”两字，无须输入。3.注意，流程开始时不需要用此图形来说明流程开始。4.“结束”在流程图中不需要标注步骤号。图形17目录目录一、流程说明规范介绍一、流程说明规范介绍 1 1、流程说明首页、流程说明首页 2 2、流程说明正文、流程说明正文二、流程绘制规范介绍二、流程绘制规范介绍 1 1、流程图背景、流程图背景 2 2、流程图主体、流程图主体 3 3、流程图形说明、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求四、绘制步骤以及要求绘制流程图考虑的内容绘制流程图考虑的内容 表单或文件的种类、内容、

27、频度、张数表单或文件的种类、内容、频度、张数 有关联的部门，有关联的人有关联的部门，有关联的人 表单、文件的填写方法、填写时机表单、文件的填写方法、填写时机 表单与管理运行的关系表单与管理运行的关系参参考考项项目目目录目录一、流程说明规范介绍一、流程说明规范介绍 1 1、流程说明首页、流程说明首页 2 2、流程说明正文、流程说明正文二、流程绘制规范介绍二、流程绘制规范介绍 1 1、流程图背景、流程图背景 2 2、流程图主体、流程图主体 3 3、流程图形说明、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求四、绘制步骤以及要求流程描述建议步骤流程描述建

28、议步骤1、整理手头资料，包括所使用的各种表单、文件、制度等；2、在纸上写出实际的工作步骤，并与相关岗位人员交流讨论确认；3、在纸上画出流程初稿，写明部门、岗位、任务、涉及的表单及流向；4、检查规范性（流程编号、流程图标准图形等）；5、用项目组提供的VISIO流程图工具模板，按规范绘出流程图；6、按项目组提供的Word流程说明模板，编制流程说明文档。其中流程说明和流程中存在的问题及建议需要重点描述；7、请部门负责人审核签字确认。注：在流程图绘制和说明编写过程中如有疑问，请随时联系项目组顾问答疑，以保证工作质量和效果，避免返工。中国的世界级中国的世界级全球第一款完全基于全球第一款完全基于SOASOA架构的企业管理软件架构的企业管理软件