时间管理课件讲义02.ppt

1、将帅训练营之二-时间管理分组分组时间概况时间概况我们的时间浪费在我们的时间浪费在时间管理的五项基本原则时间管理的五项基本原则掌握省时之道掌握省时之道目录目录时间概况时间概况我们的时间浪费在我们的时间浪费在时间管理的五项基本原则时间管理的五项基本原则掌握省时之道掌握省时之道目录目录 时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。彼得德鲁克人生70古来稀，（假设你能活100岁）。p生命倒计时 我的生命已用去 天 我的生命只剩下 天 签名：年 月 日什么是时间？什么是时间？什么是时间？什么是时间？哲学家这样说：哲学家这样说：“时间是物质运动的顺序时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点

2、是一维性，是一种特性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。殊的资源。”时间的四个特性时间的四个特性 供给毫无弹性供给毫无弹性 无法积蓄无法积蓄 无法取代无法取代 无法失而复得无法失而复得一天的时间是怎么花的一天的时间是怎么花的睡 眠 8.05小时用 餐 1.31小时琐 事 0.55小时工 作 7.34小时交 际 0.39小时 休 息 0.45小时娱 乐 0.31小时上下班交通 0.73小时读书报杂志 0.42小时处理家务事 0.26小时兴趣的工作 0.37小时音乐或电视 2.51小时 与朋友聊天 1.11小时时间是如何被消耗的时间是如何被消耗的时间是如何被消耗的时间是如何被消耗的活到72

3、岁的美国人一辈子的时间是怎么花的：-睡觉：21年-工作：14年-个人卫生：7年-吃饭：6年-旅行：6年-排队：6年-学习：4年-开会：3年-打电话：2年-找东西：1年-其它：3年 管理人员平均每8分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时；行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出：恢复思路平均时间为分钟。时间是如何被消耗的国外学者对组织中时间消耗的研究国外学者对组织中时间消耗的研究什么是时间管理？什么是时间管理？由于时间所具备的四个独特性，所以时间由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是管理的对象不是“时间时间”，它是指面对时，它是指面对时间而进行的间

4、而进行的“管理者的自我管理”。什么是时间管理？什么是时间管理？所谓所谓“管理者的自我管理管理者的自我管理”你必须抛你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。之以恒才可提高效率，事半功倍。时间管理的重要意义 时间管理之于个体生命的重要性时间管理之于个体生命的重要性u每一个生命只有一次u每个人的职业生涯黄金时间是有限的6666岁以上，当退休临近的时候岁以上，当退休临近的时候下降下降阶段阶段

5、4545岁岁-65-65岁岁维持维持阶段阶段3030多岁和多岁和4040多岁之间的多岁之间的某个时段上某个时段上职业中期危机阶段职业中期危机阶段30-4030-40岁之间岁之间稳定子阶段稳定子阶段25-3025-30岁之间岁之间尝试子阶段尝试子阶段24-4424-44岁岁之之 间间确立确立阶段阶段1515岁岁-24-24岁之间岁之间探索探索阶段阶段具体说明具体说明不不同同阶阶段段p 时间管理之于企业的重要性u速度之争的时代 过去是大鱼吃小鱼 现在是快鱼吃慢鱼u企业经营管理需要高效率 各个环节都体现出效率 各个层面都体现出效率时间管理的重要意义时间概况时间概况我们的时间浪费在我们的时间浪费在时间

6、管理的五项基本原则时间管理的五项基本原则掌握省时之道掌握省时之道目录目录我们的时间浪费在我们的时间浪费在我们的时间浪费在组织中常见的时间消耗组织中常见的时间消耗欠缺计划；行事优先级错误事必躬亲；沟通不良无效会议太多；拖延不好意思拒绝；电话干扰上司找麻烦；出差太多文件满桌，找不到；午餐吃太饱或吃太久我们的时间浪费在我们的时间浪费在 工作缺乏计划工作缺乏计划 工作组织不当工作组织不当 时间控制不当时间控制不当 整理整顿不当整理整顿不当 工作缺乏计划工作缺乏计划 工作缺乏计划的原因工作缺乏计划的原因 u 认为不做计划也能获得实效；u 不了解做计划的好处；u“计划没有变化快”，对计划丧失信心；u 不知

7、如何做计划。工作缺乏计划工作缺乏计划 工作如果缺乏计划工作如果缺乏计划u工作目标不明确 u时间难以合理分配u做事难分轻重缓急工作组织不当工作组织不当 常见的工作组织不当：常见的工作组织不当：u 职责权限不清，工作内容重复 u“事必躬亲，亲力而为”u 沟通不良 u 工作时断时续 时间控制不当时间控制不当 常见的时间控制陷井：常见的时间控制陷井：u习惯拖延u不速之客的打扰u无端电话的打扰u泛滥的“会议病”测试测试 拖延商数测验拖延商数测验 评分标准：评分标准：每一个每一个“非常同意非常同意”评评4 4分分，“比较同意比较同意”评评3 3分，分，“比较不比较不同意同意”评评2 2分，分，“极不同意极

8、不同意”评评1 1分分。总分小于。总分小于2020分，表示你不是拖延分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在分在2121至至3030分之间，表示你有拖延分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于的毛病，但不太严重。总分多于3030分，表示你或许已患上严重的拖延分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。毛病。整理整顿不当整理整顿不当整理整顿不当整理整顿不当整理整顿不当整理整顿不当时间概况时间概况我们的时间浪费在我们的时间浪费在时间管理的五项基本原则时间管理的五项基本原则掌握省时之道掌握省时之道目录目录时间管理的基本原则时间管理的基本原则时间管理的五项基本

9、原则时间管理的五项基本原则 明确目标明确目标 有计划、有组织地进行工作有计划、有组织地进行工作 分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急 与他人的时间取得一致与他人的时间取得一致 遵守规则、拒绝拖延遵守规则、拒绝拖延 明确目标明确目标 完整的目标应该具备的五个特征：完整的目标应该具备的五个特征：u具体的（specific）u可衡量的（measurable）u可达到的（attainable）u相关的（relevant）u基于时间的（time-based）有计划、有组织地进行工作有计划、有组织地进行工作p有哪些计划？有哪些计划？u按广度分 战略性计划、作业性计划战略性计划、作业性计划 u按时间框架分

10、短期计划、长期计划短期计划、长期计划 u按明确性分 具体性计划、指导性计划具体性计划、指导性计划 有计划、有组织地进行工作有计划、有组织地进行工作 制定计划时事先要了解：制定计划时事先要了解：u所在部门的业务定位 u所在岗位的业务定位 u上级主管的业务目标 u上级主管对你的期望和要求 u 与其它相关岗位的业务接口关系 有计划、有组织地进行工作有计划、有组织地进行工作 如何做计划？如何做计划？u确立目标；u探寻完成目标的各种途径；u选定最佳的完成方式；u将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；u编排月/周/日的工作次序并加以执行；u定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。有计划、有组织

11、地进行工作有计划、有组织地进行工作 遵循遵循5W2H5W2H原则原则 uWhy:为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持 uWhat：任务的内容和达成的目标 uWhen：在什么时间段进行 uWhere：任务发生的地点 uWho：哪些人员参加此任务，由谁负责 uHow to：用什么方法进行 uHow much：需要多少成本 有计划、有组织地进行工作有计划、有组织地进行工作 设置控制点（设置控制点（milestonemilestone）u在目标或任务中设置阶段性的里程碑，通过检查，可以及时发现问题，对自己难以解决的，还可以获得同事或领导的支持。u坚持工作周记，对计划的执行情况进行总结，发现和纠正各

12、种偏差，同时对计划进行调整和滚动。分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急 重重 要要 性性急急 迫迫 性性2134分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急不紧急不紧急重重 要要不重要不重要 不重要的电话不重要的电话 不重要的信件、报告不重要的信件、报告 不重要的会议不重要的会议 不重要但符合别人不重要但符合别人期望的事期望的事 做规划、计划做规划、计划 人际关系的建立人际关系的建立 预防措施预防措施 提升自己的能力提升自己的能力 抓住新机会抓住新机会l 闲聊闲聊 逃避性活动逃避性活动 紧急状况紧急状况 迫切的问题迫切的问题 限期完成的工作限期完成的工作 计划好的会议计划好的会议紧紧 急急分清工作的轻

13、重缓急分清工作的轻重缓急 不良的时间分配不良的时间分配 213紧急紧急 4重重要要不紧急不紧急不重不重要要45%35%5%15%分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急不良的时间分配有什么特点？分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急急迫性测验急迫性测验（A=0A=0分；分；B=2B=2分；分；C=4C=4分）分）0 0到到2525分属于低度急迫性心态，分属于低度急迫性心态，2626到到4545分属于强烈急迫性心态，分属于强烈急迫性心态，4646分以上已经到了严重急迫性的分以上已经到了严重急迫性的程度。程度。p长期处理紧急重要事务的后果长期处理紧急重要事务的后果u压力压力u筋疲力尽筋疲力尽u充当充当“

14、消防队员消防队员”u收拾残局收拾残局分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急p长期处理紧急不重要事务的后果长期处理紧急不重要事务的后果u短视近利短视近利u轻视目标与计划轻视目标与计划u有效率没效果有效率没效果分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急p长期处理不紧急不重要事务的后果长期处理不紧急不重要事务的后果u无责任感无责任感u无能力无能力u依赖他人依赖他人u工作不保工作不保分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急p多处理不紧急重要事务的结果多处理不紧急重要事务的结果u有远见、有计划有远见、有计划u工作富有成效工作富有成效u少有危机少有危机分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急分清工作的轻

15、重缓急 紧 急 不 紧 急重要不重要IIIIV 如何处理高价值的工作？如何处理高价值的工作？u坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。u设定最后期限，合理安排事情的进展。u将大项目分解，逐步完成。u高效运用自己的黄金时段。分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急与他人的时间取得一致与他人的时间取得一致 p了解并尊重同事的时间；了解并尊重同事的时间；p认清组织的节奏和规律；认清组织的节奏和规律；p“己所不欲，勿施于人己所不欲，勿施于人”；遵守规则、拒绝拖延遵守规则、拒绝拖延p 遵守规则、拒绝拖延遵守规则、拒绝拖延u当机立断，直接面对不愉快的工作u把大工作分解u念念不忘工作应于何时截止u即使外

16、部没有规定截止的日期，自己也要树立一个目标u奖励自己时间概况时间概况我们的时间浪费在我们的时间浪费在时间管理的五项基本原则时间管理的五项基本原则掌握省时之道掌握省时之道目录目录掌握省时之道掌握省时之道 分析并记录自己的时间分析并记录自己的时间 不要让别人浪费你的时间不要让别人浪费你的时间 逆势操作逆势操作 积少成多，化零为整积少成多，化零为整 改变行为习惯改变行为习惯p 现代管理之父德鲁克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们的时间开始。u记录时间；u分析时间；u管理时间。掌握省时之道掌握省时之道记录并分析自己的时间记录并分析自己的时间 记录时间时间花费清单记录时间时间花费清单 分

17、析时间我们要思考：分析时间我们要思考：u我如何浪费我的时间？未来有何算途径可预防或减低时间的浪费？u哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？u我做的哪些事既重要又紧急？u我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？u大胆地问问你的下属“我做了哪些浪费你们时间而又不产生效果的事？”不要让别人浪费你的时间不要让别人浪费你的时间p打电话的艺术打电话的艺术 u事先的预约与准备 u保持简短而明确的开场白 u控制通话时间、保持通话主题 u过滤电话 不要让别人浪费你的时间不要让别人浪费你的时间 减少来自上司的减少来自上司的“打扰打扰”案例案例 有一位职员，每当他应召支见

18、上司时，他手上有一位职员，每当他应召支见上司时，他手上总是带着一件仍待完成的工作：编写一份报告、检查总是带着一件仍待完成的工作：编写一份报告、检查报告草案、或者阅读必要的资料等。报告草案、或者阅读必要的资料等。一来可以利用在一旁等待上司打电话或是其他一来可以利用在一旁等待上司打电话或是其他事务处理的时间，二来可以提醒上司自己的工作也是事务处理的时间，二来可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以尽快结束对话或事情的安排，三来很忙的，希望可以尽快结束对话或事情的安排，三来还可以让主管对他的工作态度留下深刻的印象。还可以让主管对他的工作态度留下深刻的印象。不要让别人浪费你的时间不要让别人浪费你的时

19、间 减少来自下属的打断减少来自下属的打断 u你是否曾经训练你的助理，将他人可能的打扰含集中起来，然后每天或每星期一次地向你汇报？u你是不是尽可能地把集体例会列为每日/周工作的一部分？u你是不是每天都会保留一段固定的时间，供下属向你提出问题，同时在一旦发觉某些工作日程发生改变时，会告诉对方何时见面较合适？u你是不是曾经鼓励下属以便条/邮件方式提出问题，而不必亲自上门打扰你的工作？u你是不是立即向下属回话，使他们不至于认为他们必须经常打扰你，才能立刻获得回应？不要让别人浪费你的时间不要让别人浪费你的时间 减少来自同事的打扰减少来自同事的打扰 u双方应事先达成共识。u不要随意打扰对方。u想想为什么你

20、的中断情形无法受控。逆势操作逆势操作 逆势操作逆势操作 将逆势操作运用在时间管理上，就意味着当别将逆势操作运用在时间管理上，就意味着当别人没有在做某件事的时候，你就去做，这样可以省人没有在做某件事的时候，你就去做，这样可以省下许多等待的时间。下许多等待的时间。A A、远离高峰时期，避免一窝蜂；、远离高峰时期，避免一窝蜂；B B、中午使用复印机、传真机；、中午使用复印机、传真机；积少成多，花零为整积少成多，花零为整 管理者的时间总是受到各种压力管理者的时间总是受到各种压力 管理的工作要取得效率总是需要整块的时间管理的工作要取得效率总是需要整块的时间p长尾理论长尾理论 p利用利用“长尾长尾”的力量

21、的力量 积少成多，花零为整积少成多，花零为整积少成多，花零为整积少成多，花零为整 打包处理打包处理背包原则背包原则u 注意平时积累素材；u 位移上的批量处理；u 时间上的批量处理。积少成多，花零为整积少成多，花零为整 见缝插针见缝插针等待的时候做什么等待的时候做什么？u 带本书看；u 写点东西；u 修改报告；u 检查语音邮件；u 打电话；u 用录音机口述信件等。改变行为习惯改变行为习惯 改变行为习惯改变行为习惯u 缩短、取消、合并会议u 4D法则 Do it now/Delegate/Do it later/Do it now/Delegate/Do it later/Dont do it D

22、ont do it u 左手接电话u 找出并扔掉重复的记录u 建立模板 u写下你明天要做的6件最重要的事；u用数字标明每件事的重要性次序；u明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；u然后再开始完成第二项、第三项；u每天都要这样做，养成习惯；o艾维利的时间管理行为习惯改变行为习惯改变行为习惯回顾回顾 时间管理是什么时间管理是什么 时间管理的五项基本原则是什么时间管理的五项基本原则是什么 有哪些省时之道有哪些省时之道课后行动计划课后行动计划 根据你的时间清单总结自己时间管理存在根据你的时间清单总结自己时间管理存在的问题；的问题；运用学到的某个技巧制定课后行动计划。运用学到的某个技巧制定课后行动计划。请大家完成课后行动计划，并于请大家完成课后行动计划，并于7 7月日前提交至月日前提交至HSHS处！处！