文秘基础会议工作课件-.pptx

1、第一节第一节 会议工作会议工作第二节第二节 会议的前期准备会议的前期准备第五节第五节 会议方案的制定会议方案的制定第三节第三节 会议的前期准备会议的前期准备第四节第四节 会议的文书工作会议的文书工作 第六节第六节 会见和会谈会见和会谈第七节第七节 新型会议新型会议 一、一、会议概念会议概念 会，就是聚会，集合，会合；议，就是会，就是聚会，集合，会合；议，就是商讨，议论。会议，就是把人们组织起来，讨商讨，议论。会议，就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种形式。论和研究问题的一种形式。从历史学的角度看，会议作为人们的一种从历史学的角度看，会议作为人们的一种活动方式，是与当时落后的生产力相适应的原

2、活动方式，是与当时落后的生产力相适应的原始民主制的具体表现。始民主制的具体表现。从信息学的角度看，会议是输入信息、加从信息学的角度看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。工信息、输出信息的一种方式。从系统工程的角度看，领导机关或管理层从系统工程的角度看，领导机关或管理层召开会议是一种领导方式。召开会议是一种领导方式。中国人民政治协商会议第十届全国委员会第一次会议中国人民政治协商会议第十届全国委员会第一次会议 海南博鳌亚洲论坛海南博鳌亚洲论坛 二、会议的要素二、会议的要素 构成会议的要素有：会议名称、构成会议的要素有：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持者、会议时间、会议地点、会议主

3、持者、会议参与者、会议议题、会议进行的会议参与者、会议议题、会议进行的方式方法、会议的文件、会议的结果、方式方法、会议的文件、会议的结果、会议的费用等。会议的费用等。三、会议的种类三、会议的种类按规模分按规模分特大型会议、大型会议、中型会议、小型会议。特大型会议、大型会议、中型会议、小型会议。按会期分按会期分定期会议、不定期会议。定期会议、不定期会议。按级别分按级别分中央级、地方级。中央级、地方级。按功能分按功能分决策型会议、分工协调会议、动员激励会议、总结决策型会议、分工协调会议、动员激励会议、总结评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研讨会、展览会。评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研

4、讨会、展览会。按召开方式分按召开方式分集中会议、分散会议；电话会议、电视会议、集中会议、分散会议；电话会议、电视会议、广播会议、网络会议。广播会议、网络会议。按涉外与否分按涉外与否分国内会议、国际会议。国内会议、国际会议。按密级分按密级分公开会议、内部会议、机密会议。公开会议、内部会议、机密会议。按内容分按内容分综合性会议、专题性会议。综合性会议、专题性会议。四、会议的作用四、会议的作用交流信息，互通情报；交流信息，互通情报；发扬民主，集思广益；发扬民主，集思广益；增进友谊，促进团结；增进友谊，促进团结；科学决策，协调行动；科学决策，协调行动；带动消费，促进经济。带动消费，促进经济。五、会议的

5、控制五、会议的控制 从我国的现状来看，从我国的现状来看，“会海会海”已成为机关已成为机关工作中的一大工作中的一大“公害公害”。它的危害有：。它的危害有：（1 1）时间、精力的浪费）时间、精力的浪费 （2 2）经济的浪费）经济的浪费 （3 3）信息的重复、浪费）信息的重复、浪费 （4 4）滋长不正之风。）滋长不正之风。加强会议控制，秘书人员应作好以下工作加强会议控制，秘书人员应作好以下工作 （1 1）改变会议观念，提高工作效率）改变会议观念，提高工作效率 （2 2）会议应有领导、有计划、有制度）会议应有领导、有计划、有制度 一、会议的前期准备工作一、会议的前期准备工作1 1安排会议议题安排会议议

6、题 2 2确定与会人员确定与会人员3 3确定会议时间确定会议时间 4 4确定会议方式确定会议方式5 5确定会议场所确定会议场所 6 6确定会议议程确定会议议程7 7制定会议日程制定会议日程 8 8制发会议通知制发会议通知9 9准备会议必需品准备会议必需品 1010布置好会场布置好会场1111准备会议文件资料准备会议文件资料安排会议议题安排会议议题确定与会人员确定与会人员 确定会议时间确定会议时间 第五节 会议方案的制定5确定会议场所 6确定会议议程3会议记录 五、会见会谈的合影安排3会议记录 （1）对方提出会见、会谈要求，秘书应将对方要求的目的、人数、职务以及会见（会谈）什么人等事项报告领导；

7、2企事业单位重要的会见、会谈的注意事项第二节 会议的前期准备二、几种常用会议文书的撰写要求5准备会议文件，落实后勤工作第二节 会议的前期准备第二节 会议的前期准备二、安排会见、会谈的一般原则按功能分决策型会议、分工协调会议、动员激励会议、总结评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研讨会、展览会。（2）食宿（1）会前检查会场 （2）签到（5）维持会场秩序 （6）内外联系，传递信息第三节 会议的前期准备我方应尽早予以回复，约定时间。第二节 会议的前期准备（3）会见（会谈）的安排者要准确掌握会见（会谈）的日程表和具体时间表；确定会议方式确定会议方式 确定会议地点确定会议地点 确定会议场所确定会议场所

8、 确定会议议程确定会议议程 确定会议日程确定会议日程 准备会议必需品准备会议必需品 布置会场布置会场 准备会议文件资料准备会议文件资料 会议准备程序图会议准备程序图 常见会议座位布局常见会议座位布局 常见会议座位布局常见会议座位布局 常见会议座位布局常见会议座位布局 常见会议座位布局常见会议座位布局 （5）会议参考文书 （6）公告、传达文书一、会议文书工作的特点、主要内容第三节 会议的前期准备第二节 会议的前期准备（1）时间、精力的浪费5准备会议文件，落实后勤工作第二节 会议的前期准备利用现代网络科技手段，新型会议服务正向着高质量、高效率、低成本方向发展。二、几种常用会议文书的撰写要求从历史学

9、的角度看，会议作为人们的一种活动方式，是与当时落后的生产力相适应的原始民主制的具体表现。第二节 会议的前期准备3集中力量，确保时限。11准备会议文件资料3会议记录 5准备会议文件，落实后勤工作（1）对方提出会见、会谈要求，秘书应将对方要求的目的、人数、职务以及会见（会谈）什么人等事项报告领导；一、会议中的组织服务工作（1）会议的指导文书 （2）会议的主题文书第三节 会议的前期准备第二节 会议的前期准备（1）礼宾工作要以我国对外政策和策略为指导二、会前准备应注意的问题二、会前准备应注意的问题 1 1安排周密、不丢不漏。安排周密、不丢不漏。2 2反复检查，杜绝隐患。反复检查，杜绝隐患。3 3集中力

10、量，确保时限。集中力量，确保时限。一、会议中的组织服务工作一、会议中的组织服务工作 1 1会场中的组织服务工作会场中的组织服务工作（1 1）会前检查会场）会前检查会场 （2 2）签到）签到 （3 3）引导就座）引导就座 （4 4）分发文件）分发文件 （5 5）维持会场秩序）维持会场秩序 （6 6）内外联系，传递信息）内外联系，传递信息 （7 7）处理临时交办事项）处理临时交办事项 （8 8）做好会议记录）做好会议记录 （9 9）收集会议资料）收集会议资料 （1010）编写会议简报）编写会议简报 （1111）其他服务工作）其他服务工作 检查会场检查会场一、会议中的组织服务工作一、会议中的组织服务

11、工作 2 2会议场外的科学管理会议场外的科学管理 （1 1）经费）经费 （2 2）食宿）食宿 （3 3）交通）交通 （4 4）活动）活动 （5 5）保健保安）保健保安 五、会见会谈的合影安排一、会议中的组织服务工作按内容分综合性会议、专题性会议。3会议记录 第二节 会议的前期准备第三节 会议的前期准备按内容分综合性会议、专题性会议。三、会见、会谈中的会务工作（3）会见（会谈）的安排者要准确掌握会见（会谈）的日程表和具体时间表；第二节 会议的前期准备第二节 会议的前期准备第二节 会议的前期准备（1）会议的指导文书 （2）会议的主题文书第三节 会议的前期准备第五节 会议方案的制定（4）滋长不正之风

12、。我方应尽早予以回复，约定时间。（3）会见（会谈）的安排者要准确掌握会见（会谈）的日程表和具体时间表；（1）会议的指导文书 （2）会议的主题文书3会议记录 3整理、编写会议文件二、会议后的善后落实工作二、会议后的善后落实工作 1 1会后检查会场会后检查会场 2 2离会工作离会工作 3 3整理、编写会议文件整理、编写会议文件 4 4立卷归档立卷归档 5 5会务总结会务总结 6 6检查催办检查催办 会议文件立卷归档会议文件立卷归档一、会议文书工作的特点、主要内容一、会议文书工作的特点、主要内容 1 1会议文书工作的特点会议文书工作的特点 时间紧，变动大，政策性强。时间紧，变动大，政策性强。2 2会

13、议文书的主要内容会议文书的主要内容 （1 1）会议的指导文书）会议的指导文书 （2 2）会议的主题文书）会议的主题文书 （3 3）会议程序文书）会议程序文书 （4 4）会议简报和会议记录文书）会议简报和会议记录文书 （5 5）会议参考文书）会议参考文书 （6 6）公告、传达文书）公告、传达文书 （7 7）会议管理文书）会议管理文书 二、几种常用会议文书的撰写要求二、几种常用会议文书的撰写要求1 1会议通知会议通知 2 2会议规则会议规则 3 3会议记录会议记录 4 4会议简报会议简报 1 1安排会议议题，确定会议名称、规模和规格安排会议议题，确定会议名称、规模和规格 2 2提出与会人员范围或人

14、员名单提出与会人员范围或人员名单 3 3拟定会议的会期拟定会议的会期 4 4拟定会议的议程与日程安排拟定会议的议程与日程安排 5 5准备会议文件，落实后勤工作准备会议文件，落实后勤工作 一、会见和会谈的意义一、会见和会谈的意义 会见指双方会晤。礼节性会见时间较短，会见指双方会晤。礼节性会见时间较短，话题较广泛；政治性会见大多涉及双边关系、话题较广泛；政治性会见大多涉及双边关系、国际局势等重大问题；实务性的会见，时间较国际局势等重大问题；实务性的会见，时间较长，话题较集中，往往涉及企业经营、商业贸长，话题较集中，往往涉及企业经营、商业贸易、文化交流等具体内容。易、文化交流等具体内容。会谈是指双方

15、或多方就某些重大问题正式会谈是指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。会谈的含义有大有小，大的交换意见或磋商。会谈的含义有大有小，大的指国家和地区之间的双边或多边会谈；小的指指国家和地区之间的双边或多边会谈；小的指两人或多人对共同关心的事情进行商讨。两人或多人对共同关心的事情进行商讨。3整理、编写会议文件第三节 会议的前期准备第三节 会议的前期准备会谈是指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。3集中力量，确保时限。第二节 会议的前期准备从历史学的角度看，会议作为人们的一种活动方式，是与当时落后的生产力相适应的原始民主制的具体表现。11准备会议文件资料（1）对方提出会见、会谈要求，秘

16、书应将对方要求的目的、人数、职务以及会见（会谈）什么人等事项报告领导；（11）其他服务工作第三节 会议的前期准备按内容分综合性会议、专题性会议。第二节 会议的前期准备会谈是指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。第二节 会议的前期准备第三节 会议的前期准备二、安排会见、会谈的一般原则四、会见、会谈的座位安排构成会议的要素有：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持者、会议参与者、会议议题、会议进行的方式方法、会议的文件、会议的结果、会议的费用等。（11）其他服务工作第三节 会议的前期准备中国外交部长李肇新会见巴林副首相兼外交大臣默罕默德中国外交部长李肇新会见巴林副首相兼外交大臣默罕默德 在

17、在北北京京举举行行的的第第二二轮轮朝朝核核问问题题六六方方会会谈谈 二、二、安排会见、会谈的一般原则安排会见、会谈的一般原则 1 1 我国的外交、外事礼宾工作的三项原则我国的外交、外事礼宾工作的三项原则 （1 1）礼宾工作要以我国对外政策和策略为指导）礼宾工作要以我国对外政策和策略为指导 （2 2）坚持平等互利的原则）坚持平等互利的原则 （3 3）热情周到而不铺张）热情周到而不铺张 二、二、安排会见、会谈的一般原则安排会见、会谈的一般原则 2 2企事业单位重要的会见、会谈的注意事项企事业单位重要的会见、会谈的注意事项 （1 1）对等会见、会谈）对等会见、会谈 （2 2）注意保密）注意保密 （3

18、 3）注重实效）注重实效 三、三、会见、会谈中的会务工作会见、会谈中的会务工作 （1 1）对方提出会见、会谈要求，秘书应将对方要求的）对方提出会见、会谈要求，秘书应将对方要求的目的、人数、职务以及会见（会谈）什么人等事项报告领目的、人数、职务以及会见（会谈）什么人等事项报告领导；我方应尽早予以回复，约定时间。导；我方应尽早予以回复，约定时间。（2 2）会见（会谈）的安排者应当在适当的时候把时间、）会见（会谈）的安排者应当在适当的时候把时间、地点、我方出席人、具体安排和注意事项通知对方；地点、我方出席人、具体安排和注意事项通知对方；（3 3）会见（会谈）的安排者要准确掌握会见（会谈）会见（会谈）

19、的安排者要准确掌握会见（会谈）的日程表和具体时间表；安排好有关人员的食、宿、交通、的日程表和具体时间表；安排好有关人员的食、宿、交通、访问等具体事宜。访问等具体事宜。四、会见、会谈的座位安排四、会见、会谈的座位安排 1 1会见座位的安排会见座位的安排 2 2会谈的座位安排会谈的座位安排 会谈多以双边为主，也有多边会谈。几个人会谈多以双边为主，也有多边会谈。几个人的会谈可不另设会场，座位安排同会见。较多的的会谈可不另设会场，座位安排同会见。较多的人会谈需专设会场，通常用长方形、椭圆形、圆人会谈需专设会场，通常用长方形、椭圆形、圆形或方形会议桌形或方形会议桌 会见时的座位布局会见时的座位布局 会见

20、时的座位布局会见时的座位布局 会见时的座位布局会见时的座位布局 3会议记录 第二节 会议的前期准备会，就是聚会，集合，会合；中国人民政治协商会议第十届全国委员会第一次会议四、会见、会谈的座位安排从信息学的角度看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。加强会议控制，秘书人员应作好以下工作2企事业单位重要的会见、会谈的注意事项会谈是指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。第四节 会议的文书工作第三节 会议的前期准备会谈多以双边为主，也有多边会谈。第三节 会议的前期准备二、几种常用会议文书的撰写要求（1）会前检查会场 （2）签到第二节 会议的前期准备三、会见、会谈中的会务工作二、安排会

21、见、会谈的一般原则（2）食宿加强会议控制，秘书人员应作好以下工作11准备会议文件资料会谈时的座位布局会谈时的座位布局 会见时的座位布局会见时的座位布局 五、会见会谈的合影安排五、会见会谈的合影安排 合影时一般主人居中，按礼宾次序，合影时一般主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上。如果是会见、会谈双方以主人右手为上。如果是会见、会谈双方合影，主客双方间隔排列。第一排既要考合影，主客双方间隔排列。第一排既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，能否都虑人员身份，也要考虑场地大小，能否都摄入镜头。一般两端由主方人员把边摄入镜头。一般两端由主方人员把边 。按密级分公开会议、内部会议、机密会议。第二节 会议的前

22、期准备（2）注意保密我方应尽早予以回复，约定时间。（1）礼宾工作要以我国对外政策和策略为指导第二节 会议的前期准备按内容分综合性会议、专题性会议。1安排周密、不丢不漏。第二节 会议的前期准备第二节 会议的前期准备第三节 会议的前期准备第二节 会议的前期准备从信息学的角度看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。二、安排会见、会谈的一般原则一、会议文书工作的特点、主要内容（3）引导就座 （4）分发文件按涉外与否分国内会议、国际会议。三、会见、会谈中的会务工作第三节 会议的前期准备5准备会议文件，落实后勤工作（1）对方提出会见、会谈要求，秘书应将对方要求的目的、人数、职务以及会见（会谈）什

23、么人等事项报告领导；国务院副总理回良玉与来访的荷兰王储威廉国务院副总理回良玉与来访的荷兰王储威廉亚历山大一行合影留念亚历山大一行合影留念一、新型会议方法一、新型会议方法 1 1开放式会议开放式会议 2 2“鱼缸鱼缸”会议法会议法 二、二、新型会议服务的兴起新型会议服务的兴起 由于会议在人类生活中发挥的重要作用，人由于会议在人类生活中发挥的重要作用，人们已经离不开会议。文化、体育、商业等方面各们已经离不开会议。文化、体育、商业等方面各类形式和各种规模的会议召开，在客观上又带动类形式和各种规模的会议召开，在客观上又带动了市场的消费，从而促进了经济的发展。了市场的消费，从而促进了经济的发展。利用现代

24、网络科技手段，新型会议服务正向利用现代网络科技手段，新型会议服务正向着高质量、高效率、低成本方向发展。作为秘书着高质量、高效率、低成本方向发展。作为秘书人员，应该了解有关的信息，学会利用现有资源，人员，应该了解有关的信息，学会利用现有资源，更好地完成会议组织服务工作。更好地完成会议组织服务工作。一、一、会议概念会议概念 会，就是聚会，集合，会合；议，就是会，就是聚会，集合，会合；议，就是商讨，议论。会议，就是把人们组织起来，讨商讨，议论。会议，就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种形式。论和研究问题的一种形式。从历史学的角度看，会议作为人们的一种从历史学的角度看，会议作为人们的一种活动方式，

25、是与当时落后的生产力相适应的原活动方式，是与当时落后的生产力相适应的原始民主制的具体表现。始民主制的具体表现。从信息学的角度看，会议是输入信息、加从信息学的角度看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。工信息、输出信息的一种方式。从系统工程的角度看，领导机关或管理层从系统工程的角度看，领导机关或管理层召开会议是一种领导方式。召开会议是一种领导方式。准备会议文件资料准备会议文件资料 一、会议中的组织服务工作一、会议中的组织服务工作 1 1会场中的组织服务工作会场中的组织服务工作（1 1）会前检查会场）会前检查会场 （2 2）签到）签到 （3 3）引导就座）引导就座 （4 4）分发文件）分

26、发文件 （5 5）维持会场秩序）维持会场秩序 （6 6）内外联系，传递信息）内外联系，传递信息 （7 7）处理临时交办事项）处理临时交办事项 （8 8）做好会议记录）做好会议记录 （9 9）收集会议资料）收集会议资料 （1010）编写会议简报）编写会议简报 （1111）其他服务工作）其他服务工作 会议文件立卷归档会议文件立卷归档1开放式会议 2企事业单位重要的会见、会谈的注意事项第四节 会议的文书工作第二节 会议的前期准备按涉外与否分国内会议、国际会议。第三节 会议的前期准备第五节 会议方案的制定第二节 会议的前期准备2会谈的座位安排 二、安排会见、会谈的一般原则2会议文书的主要内容 （3）会

27、见（会谈）的安排者要准确掌握会见（会谈）的日程表和具体时间表；二、新型会议服务的兴起（2）注意保密第二节 会议的前期准备（3）引导就座 （4）分发文件1安排周密、不丢不漏。第二节 会议的前期准备二、二、安排会见、会谈的一般原则安排会见、会谈的一般原则 2 2企事业单位重要的会见、会谈的注意事项企事业单位重要的会见、会谈的注意事项 （1 1）对等会见、会谈）对等会见、会谈 （2 2）注意保密）注意保密 （3 3）注重实效）注重实效 三、三、会见、会谈中的会务工作会见、会谈中的会务工作 （1 1）对方提出会见、会谈要求，秘书应将对方要求的）对方提出会见、会谈要求，秘书应将对方要求的目的、人数、职务

28、以及会见（会谈）什么人等事项报告领目的、人数、职务以及会见（会谈）什么人等事项报告领导；我方应尽早予以回复，约定时间。导；我方应尽早予以回复，约定时间。（2 2）会见（会谈）的安排者应当在适当的时候把时间、）会见（会谈）的安排者应当在适当的时候把时间、地点、我方出席人、具体安排和注意事项通知对方；地点、我方出席人、具体安排和注意事项通知对方；（3 3）会见（会谈）的安排者要准确掌握会见（会谈）会见（会谈）的安排者要准确掌握会见（会谈）的日程表和具体时间表；安排好有关人员的食、宿、交通、的日程表和具体时间表；安排好有关人员的食、宿、交通、访问等具体事宜。访问等具体事宜。一、新型会议方法一、新型会议方法 1 1开放式会议开放式会议 2 2“鱼缸鱼缸”会议法会议法